最も効果的な企業は、常にチームの生産性を向上させる方法を考えています。従業員が最適な状態で働けば、組織全体がより成果を上げることができます。従業員の幸福度や仕事へのエンゲージメント、さらには収益性など、さまざまな面での改善が期待できます。
従業員の生産性を積極的に向上させる一つの方法として、従業員モニタリングソフトウェアがあります。細かな管理を助長するとの考えから、従業員モニタリングの導入に反対する企業やスタッフもいるかもしれません。しかし、適切なパラメータと目標を設定すれば、従業員モニタリングツールを導入することで、企業全体の生産性を大幅に高めるメリットを得られます。
ここでは、従業員モニタリングツールを活用することで、企業やチームが得られる主な利点を7つご紹介します。
従業員モニタリングツールは、生産性を測定するための非常に有用なリソースです。私たちはインプットではなく、アウトプットの追跡や監視に活用すべきです。たとえば、多くの企業は従業員モニタリングを使用して勤務時間を追跡し、それをもとに従業員の生産性を評価しがちですが、同じ従業員でも、通常4時間かかるタスクを2時間でこなす場合もあります。
モニタリングツールと成果を追跡する文化があれば、個人とチーム双方の結果をより正確に把握できます。その結果に応じてインセンティブを設定し、パフォーマンスを促進することにつながります。これが2つ目の利点へとつながります。
従業員に作業時間の記録方法を教えることで結果も測定でき、高い成果を出している従業員を把握できます。そして、その成果をたたえる形でインセンティブを与えて報酬を提供すると、従業員のモチベーションがさらに高まります。
インセンティブは必ずしも高額である必要はありません。小さな工夫でも、成果を上げた従業員が評価されていると感じることが重要です。たとえば、以下のようなインセンティブを検討できます。
従業員モニタリングシステムを導入することで、生産性を下げる要因、古いタスク、仕事の妨げとなる要素などを排除または最小化することが可能になります。ある調査では、98%の従業員が、1日に3～4回は気が散ると答えています。こうした気の散る状況は、実質的な作業時間の損失や、人為的ミスの増加につながります。従業員が集中していないと、2～3倍多くのミスを犯すと報告されています。
従業員モニタリングツールは、こうした気を散らす要素を特定し、それらを削減する手段を見つけるのに役立ちます。一部のツールには、ソーシャルメディアやプライベートなチャットアプリなど、業務に集中できなくなるウェブサイトをブロックする機能が備わっている場合もあります。
逆に、従業員モニタリングツールを活用すれば、従業員やチーム、そして企業が成長するために有益なアクティビティやタスクを特定することもできます。たとえば、成約につながる営業電話や、エンゲージメントを高めるマーケティングキャンペーン、従業員の意欲を高める会議や作業内容などを追跡できます。
一部の従業員モニタリングツールは、会計ソフトウェアと連携して、利益を生む活動やチームを特定できる場合もあります。こちらの会計ソフト比較リストも参考にして、従業員モニタリングツールと併用できるシステムを検討してみてください。
最適な従業員モニタリングソフトウェアと管理方針は、従業員を細かく監視するのではなく、責任感を育むことにつながります。両者は微妙な差ですが、本質的にはまったく異なります。
責任感があると、従業員は組織の成果に対して個人的な責任を感じるようになり、チームが連携してより大きな成果を上げられます。モニタリングツールは、定量化されたデータを提示し、各従業員やチームがKPIや仕事の目標に対してどの程度進捗しているかを可視化することで、責任感を高める助けとなります。
責任感を育むためには、ツールだけでなく社内文化も重要です。協力や仲間意識を大切にし、チームビルディングやお互いを理解し合う機会を設けることで、チームが一体となって大きな成果を出せるようになります。
リモート従業員を含めたモニタリングソフトウェアは、人事担当者や管理チームが従業員のパフォーマンスを評価するのに役立ちます。これは、リーダーシップ候補を見極めるための大切なステップでもあり、実際の業績や数値データをもとに昇進を検討できるため、職場内での不公平感を減らせます。
さらに、これらの評価はコーチングの機会としても活用できます。60%の従業員は定期的なフィードバックを望んでおり、若い世代では72%に上ります。従業員モニタリングソフトウェアなどを使って得られるデータは、コーチングや評価を行う際に非常に役立ちます。
最後に、従業員モニタリングツールから得られる情報を活用すると、チームが追加のトレーニングを必要としている領域を特定できます。たとえば、顧客対応に時間がかかっている場合は、クレーム対応に関する研修を導入するなど、従業員のスキルアップを図るきっかけを得られます。
Moodleのようなラーニングマネジメントシステムを使えば、こうした研修プログラムをオンデマンドで提供できます。ほかにもMoodleの代替ツール もありますので、必要に応じて検討してみてください。
このように、従業員モニタリングツールが企業にもたらす利点は多岐にわたります。まずは従業員モニタリングソフトウェアを比較検討し、組織に適したツールを選んでみてください。従業員モニタリングを活用することで、重要な要素を可視化し、それをさらに拡張・改善できるようになります。