إن أكثر الشركات فاعلية تفكر دائمًا في طرق لتحسين إنتاجية الفرق. عندما يكون الموظفون في أفضل حالاتهم، تحقق المؤسسات إنجازات أكبر بشكل جماعي كذلك. فهي تتحسّن في عدة جوانب، بما فيها رضا الموظفين، وزيادة انخراطهم في العمل، وحتى الربحية.
إحدى الطرق الفعالة لتعزيز إنتاجية موظفيك هي استخدام برامج مراقبة الموظفين. قد يعترض بعض الشركات والأفراد على استخدام مراقبة الموظفين بسبب الفكرة القائلة إنها تشجع على الإدارة التفصيلية. ولكن مع المعايير والأهداف المناسبة، هناك العديد من الفوائد لاستخدام أدوات مراقبة الموظفين لإجمالي إنتاجية شركتك.
فيما يلي سبع من أبرز الفوائد التي يمكن أن تحصل عليها شركتك أو فريقك عند استخدام أدوات مراقبة الموظفين.
يمكن أن تكون أدوات مراقبة الموظفين موارد رائعة من أجل قياس الإنتاجية. ينبغي أن نستخدمها لتتبع ومراقبة المخرجات، لا المدخلات. على سبيل المثال، تميل العديد من الشركات إلى استخدام مراقبة الموظفين لتتبّع ساعات العمل والاعتماد على ذلك في قياس إنتاجية الموظف. ولكن قد يُنجز الموظف نفسه مهمة خلال ساعتين بينما يستغرق معظم الموظفين الآخرين أربع ساعات لإنهائها.
عندما نمتلك أدوات للمراقبة وثقافة تركز على مخرجات العمل، يمكننا مراقبة النتائج الفردية والجماعية بشكل أفضل. وبناءً على ذلك، نستطيع دعم العوامل التي تعزّز النتائج عبر وضع حوافز للأداء، وهذا يقودنا إلى الفائدة الثانية.
عندما نقوم بتدريب الموظفين على تتبّع وقتهم وقياس النتائج، يمكننا تتبّع الموظفين الأكثر أداءً. بناءً على ذلك، نستطيع مكافأتهم وتحفيزهم والاحتفاء بما يحققونه.
لا يجب أن تكون الحوافز باهظة الثمن. ففي بعض الأحيان يمكن أن تكون بسيطة ولكنها كفيلة بجعل الموظفين المُنجزين يشعرون بالتقدير. بعض الأفكار لمنح الحوافز للمتميزين تشمل:
يمكن أن يساعد استخدام نظام مراقبة الموظفين في القضاء على أو تقليل مُضيّعات الوقت مثل المشاريع غير المنتجة والمهام القديمة ومشتتات العمل. فقد اعترف 98% من الموظفين بأنهم يتعرضون للتشتت 3 إلى 4 مرات يوميًا على الأقل. وتؤدي هذه المشتتات إلى فقدان وقت عمل منتج وزيادة الأخطاء البشرية، إذ تشير التقارير إلى أن الموظفين يرتكبون أخطاء بمعدل 2 إلى 3 مرات أكثر عند تشتتهم.
يمكن لأدوات مراقبة الموظفين المساعدة في تحديد هذه المشتتات وإيجاد سُبل للقضاء عليها. فبعض أدوات المراقبة تحتوي على أدوات حظر للمواقع الترفيهية مثل منصات التواصل الاجتماعي أو تطبيقات الدردشة غير المرتبطة بالعمل.
على الجانب الآخر من عملية مراقبة الموظفين، يمكن لهذه الأدوات أيضًا المساعدة في تحديد الأنشطة والمهام التي تساهم في نمو الموظفين والفرق والشركات. يمكنك تتبّع المكالمات البيعية التي تُحقق نتائج، والحملات التسويقية التي تجلب التفاعل، إضافةً إلى الأنشطة والاجتماعات التي تُشرك فريق عملك.
وبعض أدوات مراقبة الموظفين يمكنها التكامل مع برامج المحاسبة لتحديد الأنشطة أو الفرق الأكثر ربحية. إليك هنا قائمة ومقارنة لبرامج المحاسبة التي يمكنك استخدامها مع أدوات مراقبة الموظفين الخاصة بك.
إن أفضل برامج مراقبة الموظفين وسياسات الإدارة المصاحبة لها ستؤدي إلى بناء المسؤولية، وليس الإدارة التفصيلية. فهناك خط رفيع بين الاثنين، لكنه يشكل فارقًا كبيرًا في الواقع.
تُتيح المسؤولية للموظفين الشعور بالالتزام الشخصي بتحقيق النتائج لصالح المؤسسة. وتمكّن الفرق من التعاون والتواصل بغرض إنجاز المزيد معًا. وتساعد أدوات المراقبة على تعزيز هذا الهدف بتوفير بيانات قابلة للقياس تظهر مدى تقدم الموظف أو الفريق في تحقيق مؤشرات الأداء الأساسية والأهداف الوظيفية.
ولبناء روح المسؤولية، ستحتاج أيضًا إلى إقران تلك الأدوات بثقافة مؤسسية مناسبة. شجّع جو التعاون وروح الفريق. اجعل الفرق تتوافق وتنسجم عبر أنشطة بناء الفريق وتمارين تعزيز الثقة. فهذه النشاطات وغيرها تعمل على بناء الثقة اللازمة لتشجيع المسؤولية الفردية.
يُمكّن استخدام برامج مراقبة الموظفين عن بُعد مديري الموارد البشرية والفرق المختصة من تقييم أداء الموظفين. وهذه خطوة ضرورية لتحديد من يستحق الترقيات القيادية من خلال البحث عن الموظفين الذين يستحقون الترقيات بناءً على أدائهم. وبفضل البيانات الكمية الأكثر دقة، تستطيع منح الزيادات والترقيات للأشخاص الذين يستحقونها حقًا، ما يقلل من البيروقراطية في مكان العمل.
كما يمكن أن تكون أدوات التقييم تلك فرصًا ممتازة للتوجيه والتدريب. إذ يرغب 60% من الموظفين في الحصول على ملاحظات منتظمة من المديرين. وبالنسبة للموظفين الأصغر سنًا، ترتفع هذه النسبة إلى 72%. يولي الموظفون أهمية كبيرة للتوجيه والتقييم، وهي أنشطة يمكننا تطبيقها بسهولة عند توفر أدوات مثل برامج مراقبة الموظفين.
وأخيرًا، تزوّدك أدوات مراقبة الموظفين برؤية شاملة للمجالات التي قد يحتاج فيها فريقك إلى تدريب إضافي. على سبيل المثال، إذا اكتشفت عبر أدوات المراقبة أن ممثلي خدمة العملاء يستغرقون وقتًا طويلاً في تهدئة العملاء الغاضبين، يمكنك تقديم برامج تدريبية مخصصة لهذا الموقف.
يمكنك استخدام أنظمة إدارة التعلم مثل Moodle لتوفير هذه البرامج التدريبية عند الطلب. اطلع أيضًا على بدائل Moodle إذا كنت بحاجة إلى مزيد من الخيارات.
باختصار، هناك العديد من الفوائد التي توفّرها أدوات مراقبة الموظفين لأي مؤسسة. لذلك، اطلع على قوائم برامج مراقبة الموظفين واختر ما يناسب شركتك. فمن خلال المراقبة، يمكننا تتبّع ما يهمنا حتى نتمكّن من تطويره وتحسينه أيضًا.