職場での罰が減少しているのは周知の事実です。多くの研究が、あらゆる形態の罰が従業員の行動を管理する上で効果的ではないことを示しています。むしろ逆効果になり、生産性の低下、モチベーションの低下、さらに離職率の増加につながることもしばしば。もちろん、そんな事態は避けたいですよね！
では、無礼な従業員にどう対処すればいいのでしょうか？ 罰の代わりに何をすればいいのでしょうか？ このブログ記事では、より効果的な職場での指導方法をいくつかご紹介します。引き続きチェックしてくださいね！
従業員の行動を管理する際、罰が解決策とみなされがちです。ルールを破ったなら、その相応の罰を与えるのが当然だと思われているのです。間違いです！ 職場での罰は、メリットを上回る好ましくない副作用を生み出します。
「罰」とは、悪いとみなされる行動に伴う望ましくない結果、というふうに定義されます。職場の例としては、口頭や書面での警告、感情的な叱責、減給、停職、さらには解雇などが該当します。
しかし、何が「悪い」か「正しい」かは、人によって意見が異なる場合があります。ある人にとっては軽微な違反が、別の人にとっては重大な問題に思えることも。これにより罰の与え方が不均一になると、従業員にとってはフラストレーションにつながりかねません。
罰を受けていると感じた従業員は仕事への意欲を失いやすくなり、モチベーションの低下や離職率の増加につながります。
さらに、罰は問題行動の根本原因に対処しません。たとえば、遅刻が常習化している従業員に減給という罰を与えれば、一時的に遅刻が減るかもしれません。しかし、なぜその従業員が遅刻するかという根本の理由は解消されていません。
根本的な原因を解決しない限り、問題は続く可能性が高く、悪化することすらあります。確かに、基本的な動機づけテクニックでは、良い行動に報酬を与え、悪い行動に罰を与える方法が一般的です。しかし多くの企業は、ポジティブな行動を強化し、従業員がそれを繰り返そうとする動機づけとして、報酬のほうが効果的だと見出しています。
これは、スキナー（Skinner）の1938年におけるオペラント学習理論とも合致しており、望ましい行動の後にプラスの強化を与えると、将来も同じ行動が繰り返されやすいという考え方です。こうした理由から、多くの企業は「罰」ではなく「指導」を重視しています。両者を同じものと混同されがちですが、実は異なる概念です。
罰と指導の大きな違いは、罰がネガティブな結果を与えることを目的としているのに対し、指導はポジティブな結果を目指している点です。
罰は問題行動に対する「即効性がありそうな」対策と見なされがちですが、問題の根本原因にはアプローチしません。また、生産性の低下、士気の低下、離職率の上昇などの副作用を伴う恐れがあります。
一方で、指導はより包括的なアプローチで、ポジティブな行動を強化し、従業員がネガティブな行動を避けられるように学ばせることに焦点を当てています。長期的に見ても、生産性 や意欲、定着率が高まることが証明されています。
したがって、目指すべきは、従業員を好ましく生産的なルーティンへ導くこと。では、どのようにそれを実践すればよいのでしょうか？ここからは実際に効果が見られた方法をご紹介します！
以下に、従業員を罰することなくうまく指導するためのヒントをまとめました！
時には、従業員が軌道修正の助けを必要としている場合があります。このとき役に立つのが建設的な批判です。建設的な批判とは、相手を傷つけるのではなく、助けることを目的としたフィードバックの手法です。ネガティブな言葉を避け、個人攻撃しないようにすることが重要です。行動そのものと、どうすれば改善できるかに焦点を当てましょう。
建設的な批判を行う際のポイントは以下の通りです:
従業員が良い成果を出したときには、しっかりと伝えることが大切です。公の場でほめられると、従業員はモチベーションが高まり、さらにがんばろうという気持ちになります。また、一方で従業員はミスをすることがあります。
その際、仲間の前で批判するのは避けましょう。恥ずかしさや屈辱感を与えるだけで、逆効果です。代わりに、本人をそっと呼び出して個別に話し合いましょう。そうすることで、冷静かつ建設的に話を進められます。
従業員を指導する上で、明確な会社のポリシーを設けることは不可欠です。これらのポリシーには、従業員に求めることや違反した場合の結果、そして懲戒措置の手順が明確に示されている必要があります。
このような透明性により、従業員が守るべきラインをしっかり認識できるだけでなく、懲戒措置が一貫して公正に行われるようになります。また、明確なポリシーは法的な保護にもつながり、適切に周知・遵守されていることを示す証拠にもなります。
継続的な教育は従業員の指導において非常に重要です。業務パフォーマンスや職業倫理の向上につながるだけでなく、会社のポリシーや手順を再確認する機会でもあります。定期的に研修を行うことで、従業員は業界の最新動向やベストプラクティスを常に把握し、自信と能力を高められます。
また、継続的な教育は、職場の基本的な期待事項やガイドラインを再認識させる役割も果たし、懲戒が必要になる状況を未然に防ぐ効果もあります。
もし問題が起こったとしても、マネージャーが一貫性を持って指導できる土台が整っているので、かえって解決がスムーズになります。継続的な教育への投資は、従業員個々の成長だけでなく、会社全体の成功への有益な投資と言えるでしょう。
フィードバックは一度きりで終わるものではなく、継続的に行うことが重要です。そうすることで、従業員は常に自分の立ち位置や改善点を把握できます。フィードバックは、できるだけ事象の直後に行いましょう。
あまり時間が経ってからだと、従業員自身が何をしたのかを思い出せないこともあります。一方で、あまりに頻繁に与えすぎると口うるさいと感じられかねません。バランスを取りながら、必要に応じてフィードバックを行うようにしましょう。
従業員を指導する際は、ポジティブな面にも目を向けることが大切です。つまり、良い行動を捉えて積極的にほめるということ。ポジティブな面を評価すれば、従業員はその行動をより続けようとするでしょう。
以下に具体的な方法をまとめました:
明確なルールとポリシーを設けておくと、上司であるあなたも含め、全員が同じ方向性を持って取り組めます。
総じて、従業員の懲戒に関する明確な社内ポリシーを設定することは、職場環境や組織全体の円滑な運営に大きく寄与します。
罰のシステムよりも報酬システムを導入するメリットは明確です。まず、報酬のほうが狙った行動変容を引き起こしやすい傾向にあります。さらに、罰のようなネガティブな副作用がなく、むしろ従業員のモチベーションを向上させる効果も期待できます。
目指す行動を明確にする – 最初に、何を達成したいのかをはっきりさせましょう。どのような行動を促進したいのかを具体的にします。
実行可能な報酬をリストアップする – ゴールが定まったら、どんな報酬を与えるかを検討します。ボーナスから休暇まで、あらゆる可能性を考えてみましょう。
従業員にとって意味のある報酬を選ぶ – 選んだ報酬は、従業員にとって魅力的である必要があります。手に入れたいと思える内容でなければ意味がありません。
従業員の行動を管理する上でとても効果的なのが、ポジティブ・リインフォースメント（正の強化）です。これは、望ましい行動をとったときに報酬を与えることで、同じ行動を繰り返すよう促す職場での指導方法です。
たとえば、従業員が期待を満たした、あるいはそれ以上の成果を上げた場合には、ボーナスやギフトカード、あるいは上司からのねぎらいの言葉といった形で報酬を与えます。一方で、期待を下回った場合は報酬を見送るなどの形をとります。
もし上記のステップを試しても効果が見られない場合は、より強い対応が必要です。口頭で注意を促すのがいいでしょう。その際、何が問題で、行動が改まらない場合の結果はどうなるか、明確に伝えます。
たとえば、「最近、出勤がかなり遅れていますね。このまま改善しないようなら懲戒処分を検討します。」というように伝えましょう。
これは最終手段ですが、従業員が期待に応えない場合にはしっかり行動に移す必要があります。そうしないと、その従業員は行動が許容されていると勘違いし、同じことを続けてしまうかもしれません。
警告後も改善が見られない場合は、さらに踏み込んだアクションを取る時期です。正式な文書での警告、停職、あるいは解雇などが考えられます。
もちろん、これはすべての選択肢を試したうえでの最後の手段です。しかし、問題行動が続く場合、対応を取る必要があります。
懲戒は好ましいものではありませんが、他の社員や会社全体に与える影響を考えると避けては通れません。
規律を欠く状態が続けば、職場の雰囲気は悪化し、モチベーションも下がります。また業務の遅れや期日の逸脱にもつながります。雇用主としては、問題行動を迅速かつ公平に対処し、すべての従業員にとって健全な職場環境を作る責任があります。
従業員に望ましい行動を促すうえで重要なのは、上司やリーダーが率先して模範を示すことです。たとえば、従業員に時間厳守を望むなら、あなた自身が常に時間を守りましょう。また、一定の服装ルールを求めるなら、あなた自身がまず守ることが大切です。
リーダーが手本を示すことで、周りも「そうあるべき」という基準をはっきり理解します。従業員の行動を前向きに管理するためには自分自身がまず取り組む姿勢が大切なのです！
現代では、罰を与える方法はもはや最適な行動管理とは見なされず、むしろポジティブな強化を重視することが勧められています。そのほうが、従業員の行動をより効率的に変えていくことができるのです。
さらに、罰によるストレスが軽減されるぶん、従業員の幸福度も高まり、職場全体の雰囲気が良くなることも期待できます。
この記事がお役に立てば幸いです！ 他にも知りたいことがあれば、ぜひこのトピックに関する私たちの他のブログ投稿もご覧ください！