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Dal momento in cui cessano di essere candidati e diventano dipendenti ufficiali, ovvero la somma dei valori che i dipendenti offrono alla loro azienda a seguito dell'interazione, si parla di esperienza del dipendente. Durante la loro vita lavorativa, le priorità e le preoccupazioni dei dipendenti cambiano costantemente e variano da persona a persona. Pertanto, proprio come l'esperienza del cliente, l'esperienza del dipendente, che contribuisce direttamente al successo dell'azienda, dovrebbe essere gestita per fasi.
Nonostante sia un concetto relativamente nuovo, le aziende hanno già compiuto notevoli progressi in termini di esperienza del dipendente. Sulla base delle esperienze acquisite, è emerso che oggi esistono quattro fasi dell'esperienza del dipendente: primo coinvolgimento, primo sviluppo, sviluppo continuo con fidelizzazione e separazione.
Il primo coinvolgimento comprende il primo trimestre dopo l’assunzione. I dipendenti in questo processo sentono il desiderio di trovare il proprio posto in azienda, contribuire all’azienda e stabilire relazioni con i colleghi. Considerando il tasso di abbandono precoce (30%) di chi inizia un nuovo lavoro, si vedrà quanto sia importante questa prima fase, che costituisce la base dell’esperienza del dipendente.
In questa fase, in cui il dipendente si fa un’idea dell’azienda e valuta se la decisione di iniziare a lavorare sia stata corretta, si può affermare che il livello di ansia del dipendente sia pari all’entusiasmo di iniziare un nuovo lavoro. Il fatto di soddisfare le aspettative dei manager, offrire un contributo significativo all’azienda o sentirsi compreso dai membri del team, ecc. aumenta il livello di ansia dei dipendenti. Per questo motivo, è responsabilità delle aziende ridurre le incertezze e liberare i dipendenti dalle loro preoccupazioni, facendoli sentire a proprio agio. Ciò può essere fatto comunicando rapidamente i valori e le regole aziendali al dipendente e definendo chiaramente il ruolo.
Dall’inizio, dovrebbero essere adottate disposizioni che facilitino l’adempimento del ruolo del dipendente grazie alla collaborazione tra i reparti. Ad esempio, il dipartimento IT dovrebbe supportare le Risorse Umane, fornendo ai dipendenti i computer e i programmi necessari per soddisfare le loro esigenze. D'altra parte, per creare un senso di appartenenza, i dipendenti di nuova assunzione dovrebbero incontrare i loro manager in una fase iniziale; per favorire l’integrazione nel team, è opportuno fungere da ponte tra i dipendenti.
Il primo sviluppo copre il periodo dal terzo al ventiquattresimo mese. Durante questo periodo, i dipendenti si concentrano sul migliorare le proprie competenze ed essere più efficaci. Questa fase, che può essere definita anche come la fase in cui la padronanza emerge in primo piano, è il momento giusto per supportare i dipendenti nei punti di crescita e sviluppo, perché i dipendenti mettono in campo lo sforzo necessario per raggiungere la padronanza tenendo conto delle opportunità future.
La fase di primo sviluppo è la fase in cui si investe nei dipendenti per soddisfare le loro richieste, fornendo la formazione necessaria per prepararli a ruoli chiave in futuro e realizzando i relativi aggiornamenti. Le formazioni da fornire (ad esempio, formazioni per lo sviluppo delle competenze del XXI secolo) contribuiscono anche a rinnovare l’autostima dei dipendenti, preoccupati per il proprio futuro nell’ambito di un mondo lavorativo in rapido cambiamento. L’investimento fatto nel dipendente non ha solo un ritorno tangibile, ad esempio l’aumento della produttività ; tali supporti aumentano anche la fedeltà e l’impegno dei dipendenti. Infatti, opportunità di sviluppo e formazione dimostrano che l’azienda considera i propri dipendenti preziosi in quanto persone. Questo valore alimenta naturalmente l’impegno nella fase di primo sviluppo.
La fase di sviluppo continuo e fidelizzazione inizia dopo la fase di primo sviluppo e continua fino a quando il dipendente lascia il lavoro. I dipendenti che hanno acquisito specializzazione nel proprio ruolo, possiedono le competenze necessarie e hanno accumulato esperienza tendono a voler chiarire il futuro della propria carriera in questa fase, ossia vogliono vedere e valutare opportunità . La mancanza di offerte adeguate può spingerli a lasciare l’azienda.
Il punto in cui questa fase differisce dalla seconda fase (primo sviluppo) è che la formazione e lo sviluppo continuano costantemente e, di conseguenza, l’attenzione si concentra sulla fidelizzazione. Il miglioramento continuo è importante ai fini dell’acquisizione perché la partenza di un dipendente che ha ricevuto la formazione prevista nella seconda fase avrà un impatto più profondo sull’azienda.
I dipendenti che hanno raggiunto la fase di fidelizzazione con sviluppo continuo sono potenziali leader e dovrebbero essere considerati per tale posizione. Poiché non tutti i dipendenti allo stesso livello ambiscono a ruoli di leadership, è necessario creare opportunità qualificate, tenendo conto delle aspirazioni dei dipendenti. Ciò a cui prestare attenzione in questa fase, in cui i dipendenti sono al massimo della produttività , è esprimere il contributo e l’importanza del dipendente per l’azienda attraverso la sua produzione, valorizzare il dipendente e apprezzarlo. Inoltre, in questa fase, i manager devono assumere un ruolo di guida e coaching dei propri dipendenti, poiché risulta ormai essenziale acquisire competenze di livello superiore.
La quarta e ultima fase, la separazione, copre un periodo massimo di 3 mesi prima che il dipendente lasci l’azienda. Anche se tutte le fasi precedenti sono state eseguite correttamente, ci possono essere comunque dipendenti che desiderano andarsene per motivi diversi dall’esperienza del dipendente. Questo processo dovrebbe essere organizzato in modo che si svolga senza problemi per il dipendente. In tal modo, anche se il dipendente si allontana dall’azienda, può diventare un sostenitore del marchio.
D’altra parte, la fase di separazione è un’occasione per le aziende di raccogliere informazioni sulle ragioni principali dell’abbandono, grazie alle Risorse Umane. Valutando i dati raccolti e adottando le misure adeguate, è possibile prevenire future perdite di manodopera qualificata. Considerando tutti gli investimenti effettuati nelle prime tre fasi, è evidente il danno che le aziende subiscono non riuscendo a impedire le dimissioni. Pertanto, è fondamentale conoscere chiaramente le motivazioni che portano i dipendenti a lasciare il lavoro, informazioni che offrono un feedback chiaro nell’ambito dell’esperienza del dipendente. Anche se ci sono aziende che preferiscono condurre sondaggi o interviste faccia a faccia a questo scopo, in questi 3 mesi prima dell’uscita si dovrebbero valutare i cambiamenti nel modo di lavorare per ottenere un feedback più efficace.