स्क्रीनशॉट वर्क मॉनिटरिंग: नियोक्ताओं और कर्मचारियों दोनों का साथी
आज के दौर में एक व्यवसायिक नेता होना बेहद कठिन है – कम से कम इतना तो कहा ही जा सकता है। यदि आप खुद को बेहतर बनाने की कोशिश कर रहे हैं, तो मुझे यकीन है कि आपने इस विषय पर विभिन्न लेख पढ़े होंगे, और वे सभी आपको एक निष्कर्ष पर पहुंचाते हैं – आपके प्रत्येक कर्मचारी को पोषित करना और उन्हें विकसित होने देना आवश्यक है ताकि आपका व्यवसाय फल-फूल सके।
हालाँकि, यहाँ एक बारीक रेखा है – अपनी टीम के सभी सदस्यों को व्यावसायिक रूप से विकसित होने की अनुमति देना और उन्हें वह स्थान और अवसर देना एक बात है, तथा अपने कार्यालय में अराजकता की अनुमति देना बिल्कुल अलग बात है।
फिर भी, यह स्पष्ट है कि आपको एक प्रभावी निगरानी प्रणाली की आवश्यकता है जो आपको आपकी कंपनी के अंदर वास्तव में क्या हो रहा है, यह बताने में सक्षम हो, लेकिन फिर भी अपने कर्मचारियों पर बहुत अधिक दबाव डाले बिना। इसी उद्देश्य से, मैं आपको स्क्रीनशॉट जॉब मॉनिटरिंग सॉफ्टवेयर लागू करने पर विचार करने के लिए कहना चाहता हूँ, और इसके कुछ कारण निम्नलिखित हैं।
रियल टाइम मॉनिटरिंग
एक व्यवसायिक नेता के रूप में आप अपनी कंपनी के भीतर एक अलग इकाई हैं, और यह स्वाभाविक है कि आपका अपने दैनिक आधार पर काम करने वाले प्रत्येक व्यक्ति के साथ एक पेशेवर संबंध हो। हालाँकि, यदि आप अपने कार्यालय में घूमकर अपने प्रत्येक कर्मचारी के मॉनिटर को जांचते हैं, तो आप केवल बहुमूल्य समय ही नष्ट नहीं कर रहे हैं, बल्कि अपनी टीम के सदस्यों को चिंतित कर रहे हैं और समग्र उत्पादकता को भी कम कर रहे हैं, जो कि आप जो हासिल करना चाहते हैं उसका बिल्कुल विपरीत है।
स्क्रीनशॉट जॉब मॉनिटरिंग सॉफ्टवेयर को अपने नियमित ऑफिस टूलकिट का हिस्सा बनाकर, आप बिना अपनी कुर्सी छोड़े यह जान सकते हैं कि आपके कार्यालय में हर व्यक्ति क्या कर रहा है। इस स्मार्ट टूल के साथ, आप आसानी से अपनी सूचनाएँ एक्सेस कर सकते हैं और पूरे दिन में अपने कर्मचारियों द्वारा किए जा रहे कार्यों की जाँच कर सकते हैं।
समय की कम बर्बादी
अब आपको यह समझना होगा कि सभी कर्मचारी अलग-अलग तरीके से अपना काम करते हैं जब उन्हें पता होता है कि उन पर नज़र रखी जा रही है। जब आप पहले बताई गई गलतियों—जैसे कर्मचारियों के सिर पर लगातार सवार रहना—को तस्वीर से हटा देते हैं और अपनी ऑफिस से प्रगति ट्रैक करते हैं, तो मुझे यकीन है कि आपको पता चलेगा कि समय की बर्बादी काफी कम हो जाती है।
एक बार जब आप अपने व्यवसाय करने के तरीके में इस सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने का निर्णय ले लेते हैं, तो पहली चीज़ जो आप जानेंगे, वह यह है कि, उदाहरण के लिए, सोशल नेटवर्क पर काफी कम समय व्यतीत किया जाता है। जब आपके कर्मचारियों को पता हो कि उनकी निगरानी की जा रही है, तो वे अपनी उत्पादकता बढ़ाने के लिए अधिक तत्पर होंगे और इस प्रकार अप्रासंगिक गतिविधियों पर कम समय बर्बाद करेंगे।
अब और गलतियाँ नहीं
हमारे आँकड़ों में एक अन्य बहुत ही दिलचस्प जानकारी सामने आई है – आपके कर्मचारी कम गलतियाँ करेंगे। ऐसा इसलिए होगा क्योंकि वे हमेशा अपना सर्वश्रेष्ठ देने का प्रयास करेंगे, जिससे उनका एकाग्रता स्तर बढ़ेगा और उनकी ध्यान सीमा लंबी होगी।
यह इस तथ्य से भी जुड़ा है कि वे अपने काम से असंबंधित चीज़ों पर कम ध्यान देंगे। अतः, हम निष्कर्ष निकाल सकते हैं कि इन सभी का संयोजन आपकी कंपनी की दक्षता को बढ़ाएगा और उत्पादकता को एक प्रशंसनीय स्तर तक ले जाएगा।
भुगतान दरों का निर्धारण
नियोक्ता के रूप में कर्मचारियों को समय पर और न्यायसंगत भुगतान करना आपकी सबसे कठिन ज़िम्मेदारियों में से एक है। जबकि आम तौर पर एक निश्चित जॉब डिस्क्रिप्शन के साथ एक निश्चित वेतन जुड़ा होता है, मुझे यकीन है कि आप जानते हैं कि आपका हर टीम सदस्य एक जैसा नहीं है।
कुछ लोग स्वाभाविक रूप से बहुत मेहनती होते हैं और आपकी माँगों को पूरा करने के लिए अतिरिक्त समय तक रुकते हैं, जबकि दूसरी ओर कुछ ऐसे भी होते हैं जिनके इस स्तर तक पहुँचने के लिए अधिक प्रेरणा की आवश्यकता होती है। किसी भी कर्मचारी को प्रोत्साहित करने का सबसे प्रभावी तरीका, ज़ाहिर है, आर्थिक है।
अपने प्रत्येक कर्मचारी द्वारा अपने कार्यस्थलों पर बिताए गए समय की स्पष्ट जानकारी होने से, आप बिल्कुल निश्चित हो पाएँगे कि उनके वेतन कैसे परिभाषित करें। और, केवल यही नहीं; आप यह भी तय कर पाएँगे कि बोनस को कैसे निष्पक्ष रूप से बाँटा जाए और तर्कसंगत आधारों के साथ एक उचित पुरस्कार प्रणाली को कैसे परिभाषित किया जाए।
पदोन्नति प्रणाली
अपने व्यवसाय को विस्तारित करने के लिए, आपके कर्मचारियों की विशेषज्ञता भी बढ़नी चाहिए। स्वाभाविक रूप से, एक व्यवसायिक नेता को यह सुनिश्चित करना पड़ता है कि उन्हें उन्नति प्राप्त करने के उचित अवसर मिलें।
इस प्रकार के सॉफ़्टवेयर को कुछ समय तक उपयोग करने के बाद, आप अपने कर्मचारियों के कार्य इतिहास के बारे में सटीक डेटा वाली अपनी निजी लाइब्रेरी बना सकेंगे। प्रत्येक कर्मचारी की एक अलग फ़ाइल होगी जो उनके काम का प्रमाण होगी। इस जानकारी के साथ, आपके पास उनके द्वारा किए गए प्रगति और दिखाई गई समर्पण का पूरा ब्योरा होगा, जो आपको उन्नति के लिए तैयार कर्मचारियों का चयन करने में सुविधा देगा, बिना इस संदेह के कि कहीं आपने कोई गलती की हो।
भविष्य का विकास
उदाहरण के लिए, लेखा परीक्षकों के लिए किसी अतिरिक्त आवश्यकता के बिना, यह सॉफ़्टवेयर किसी भी व्यवसायिक नेता के लिए एक व्यापक रिपोर्ट जनरेटर के रूप में कार्य करेगा। मुझे यकीन है कि आप समझते हैं कि किसी व्यवसाय की मज़बूती उसकी सबसे कमज़ोर कड़ी के बराबर होती है, और इस तरह की जानकारी के साथ, आप ठीक-ठीक जान पाएँगे कि क्या करना है और कब करना है।
दूसरी ओर, इस प्रकार की अंतर्दृष्टि आपको यह बताएगी कि आपकी ताकतें क्या हैं, जिनके आधार पर आप आत्मविश्वास से यह निर्णय ले सकेंगे कि आपके व्यवसाय को किस दिशा में आगे बढ़ना चाहिए। अतः, आपके व्यवसाय द्वारा उठाया जाने वाला प्रत्येक अगला क़दम एक सटीक क़दम होगा और आपकी कंपनी का भविष्य विकास किसी समस्याजनक विषय के रूप में सामने नहीं आएगा।
इन सभी बातों को ध्यान में रखते हुए, मुझे यकीन है कि आप अब यह निष्कर्ष ज़रूर निकाल सकते हैं कि एक साधारण-सा सॉफ़्टवेयर भी, सही ढंग से उपयोग किए जाने पर, बेहद शक्तिशाली हो सकता है। एक कंपनी द्वारा यह समझ लेने के बाद कि स्क्रीनशॉट जॉब मॉनिटरिंग सॉफ़्टवेयर लागू करने के बाद नियोक्ताओं और कर्मचारियों दोनों को कितने लाभ मिलेंगे, यह स्मार्ट टूल अवश्य ही डेवलपर पर सकारात्मक प्रभाव डालेगा।