GDPR'nin yürürlüğe girmesinden bu yana, AB'de çalışan izleme uygulaması yapmak isteyen veya halihazırda uygulayan kuruluşlar, şu gibi sorulara yasal yanıtlar aramaktadır:
Çalışan izleme yazılımı GDPR kapsamında yasal mıdır, GDPR gereksinimleri nelerdir ve çalışan izleme sürecime nasıl uygulayabilirim? MonitUp uzmanlarının hazırladığı bu makale, yukarıdaki soruları ve MonitUp'un GDPR uyumluluk hedeflerini nasıl karşıladığını yanıtlıyor.
Kısacası, Genel Veri Koruma Yönetmeliği (GDPR), 25 Mayıs 2018'de tüm Avrupa Birliği vatandaşlarının verilerini ve mahremiyetini korumak amacıyla yürürlüğe girmiştir. GDPR, AB şirketleri veya organizasyonları ile AB dışında yer alan ve AB'deki bireylere mal/hizmet (ücretli veya ücretsiz) sunan ya da bu bireyleri izleyen tüm işletmeler için (isimler, fotoğraflar, e-posta adresi, banka bilgileri, sosyal medya paylaşımları, tıbbi bilgiler veya bir bilgisayarın IP adresi dahil ancak bunlarla sınırlı olmamak üzere) her türlü kişisel veriyi toplama ve işleme hususunda yönergeler ortaya koyar.
Herhangi bir veri ihlali, bir şirketin dünya çapındaki yıllık gelirinin %4'üne veya 20 milyon avroya kadar maliyetli cezalarla sonuçlanabilir.
Bu cezaları önlemek için, bir şirket aşağıdakileri gösterebilmelidir:
Kısa cevap evet. Çalışanları izlemek için yazılım kullanmak, GDPR yasaları kapsamında yasaldır. Çalışan izleme yazılımı, işletme verimliliğini sağlamak, hassas verileri korumak ve şirket varlıklarının doğru kullanımını güvence altına almak için önemli bir araçtır. Bununla birlikte, çalışanları izlemek için kullanılan herhangi bir çözüm, isimler, internet kullanımı, e-posta trafiği vb. kişisel kabul edilen verileri toplayacağından GDPR uyumlu olmalıdır.
Çalışan takibi konusunda, Genel Veri Koruma Yönetmeliği (GDPR), kişisel veri işlemesiyle uğraşan işletmelerin izleme uygulamalarının ulusal ve AB veri koruma yasalarına uygun olmasını sağlamak için yedi temel ilkeye uymalarını gerektirir:
Bu ilke, kişisel verilerin işlenmesi ve kullanılmasında şeffaflık, adillik ve yasallık gerektirir. İşverenler, verilerin neden toplandığı, nasıl toplandığı ve ne için kullanılacağı konusunda çalışanlarına karşı şeffaf olmakla yükümlüdür.
Veri toplamanın amacı meşru, net ve belirsiz olmamalıdır.
Bir işveren, izlemenin amacını ve izlemenin korumayı hedeflediği işletme menfaatini doğru şekilde belirlemelidir. Bu, alınan önlemleri hukuki ve pratik açıdan gerekçelendirmelerini kolaylaştırır.
Kişisel veri toplama ve depolamayı en aza indirin. Toplanan kişisel veriler, herhangi bir gizlilik ihlalini önlemek için mümkün olduğunca az olmalıdır. Toplanacak kişisel veriler, "yeterli, ilgili ve yalnızca amacı için sınırlı" olmalıdır.
GDPR kapsamında işletmelerin topladıkları veri miktarını haklı çıkarmaları gerektiğini unutmayın.
İşletmeler, güncelliğini yitirmiş ve eski verilerin tutulmadığından emin olmalıdır. Ayrıca GDPR, hatalı kişisel verilerin 30 gün içinde silinmesi veya düzeltilmesi gerektiğini belirtir. Kişisel veriler "doğru olmalı ve gerektiğinde güncel tutulmalıdır."
Bu ilke, veri minimizasyonunu ele alır ve kişisel verilerin "veri sahiplerinin tanımlanmasına imkan sağlayacak şekilde gerekli olandan daha uzun süre saklanmaması" gerektiğini belirtir. Basitçe söylemek gerekirse, toplanan herhangi bir kişisel veri, yalnızca toplanma amacının yerine getirilmesi için gerekli olduğu süre boyunca saklanmalıdır.
Bu ilke yalnızca güvenlikle ilgilidir. İşletmeler, kişisel verilerin güvenliğini sağlamak için tüm uygun önlemlerin alındığından emin olmalıdır. GDPR, kuruluşların kişisel verileri "düzgün güvenliği sağlayacak şekilde" işlemeleri gerektiğini ve bu korumanın "yasadışı işleme veya kazara kayıp, tahrip ya da zarara karşı korunmayı" da içermesi gerektiğini belirtir.
Bu ilke, kuruluşların kontrol ettikleri bilgilerden sorumlu olmalarını ve GDPR ilkelerine uyum sağlamalarını gerektirir. Bu da, verilerin toplanması ve işlenmesiyle ilgili tüm önlemlerin kapsamlı bir şekilde belgelenmesi ve yasalara uygun olması gerektiği anlamına gelir.
Çalışan izleme yazılımı
MonitUp aracılığıyla elde edilen verilerin gizliliği ve güvenliğini sağlamak son derece önemlidir. Bu veriler, çalışan mahremiyetini gereksiz yere ihlal etmeden GDPR gereksinimlerini karşılamalıdır ve bu şekilde sağlanır:
GDPR yasaları uyarınca, kişisel veriler işlenirken şeffaflık gereklidir. Yazılım paketiyle birlikte MonitUp, çalışanları kuruluş içinde uygulanacak izleme süreci hakkında bilgilendirmek isteyen işverenlere şeffaflık sağlayan çalışan izleme el kitapları ve ayrıntılı politikalar sunar. Ayrıca MonitUp, kullanıcıların ne zaman izleme yapacaklarını seçmelerine olanak tanır. Çalışanlara, hangi verilerin izlendiğini görebilmeleri için kendi raporlarına erişim hakkı verilebilir.
MonitUp çalışan izleme yazılımı, müdahaleci olmayan, saf verimlilik odaklı bir izleme yaklaşımı benimser. MonitUp, mümkün olduğunca az kişisel veri toplar. Toplanan veriler, hedeflenen iş amacına yönelik olup sınırlıdır. Örneğin, MonitUp güvenlik ve gizlilik sorunlarını önlemek için hiçbir parolayı kaydetmez veya saklamaz.
MonitUp, veri sızıntılarını önlemek için entegre veri güvenliği özelliklerine sahiptir. Tüm yakalanan bilgiler, parola korumalı şifreli bir veritabanında saklanır. Ayrıca kullanıcı kayıtları istenildiği anda silinebilir.
MonitUp, kuruluşların GDPR'ın tüm gereksinimlerini karşılamasına yardımcı olur ve işletmeler kurumsal hedeflerini karşılarken tam uyumluluk sağlar.
Bu makale yalnızca genel bilgi sunar. Bu bilgiler genel bir anlayış sağlamak içindir ve hukuki tavsiye niteliği taşımaz. Lütfen profesyonel hukuki tavsiye için avukatınıza danışın.