GDPRの導入以来、EUで従業員追跡を検討中またはすでに実施している組織は、次のような疑問に対する正当な回答を求め続けています。
従業員監視ソフトウェアはGDPRの下で合法なのか、GDPRの要件とは何か、そして従業員監視プロセスにどのように適用できるのか？ 本記事ではMonitUpの専門家が、これらの疑問に対する回答と、MonitUpがGDPRのコンプライアンス目標をどのように満たしているかを解説します。
要約すると、一般データ保護規則（GDPR）は2018年5月25日に施行され、欧州連合（EU）のすべての市民のデータとプライバシーを保護するための法律です。GDPRは、(名前、写真、メールアドレス、銀行情報、SNS投稿、医療情報、またはコンピューターのIPアドレスなどを含むがこれに限定されない) EUの企業や組織、ならびにEU域外であってもEUの個人に対して商品やサービス（有償または無償）を提供または監視するあらゆる事業者が収集・処理する個人データに関するガイドラインを定めています。
いかなるデータ侵害に対する罰則としても、企業の世界的な年間収益の最大4%または2,000万ユーロのいずれか高い方が科される可能性があります。
これらの罰則を回避するために、企業は次の点を証明できなければなりません。
この質問への簡単な答えは「はい」です。従業員を監視するためのソフトウェアを使用することは、GDPR法の下で合法です。従業員監視ソフトウェアは、ビジネスの効率を確保し、機密データを保護し、企業資産の適切な使用を保証するための重要なツールです。ただし、従業員を監視するためのいかなるソリューションでも、名前やインターネット使用状況、メールのやり取りなど、個人情報とみなされるデータを収集するため、GDPRに準拠していなければなりません。
従業員監視に関して、一般データ保護規則（GDPR）は、個人データを処理するビジネスが国内およびEUのデータ保護法に準拠していることを確認するため、7つの基本原則を遵守する必要があると定めています:
この原則は、個人データの処理と利用において透明性、公平性、合法性を求めるものです。雇用主は、なぜデータを収集するのか、どのように収集されるのか、そして何に使用されるのかを従業員に対して透明にする義務があります。
データ収集の目的は、正当かつ明確で曖昧でないものでなければなりません。
雇用主は追跡の目的と、それによって保護しようとするビジネス上の利益を正確に特定する必要があります。そうすることで、法的および実務的な観点からその措置を正当化しやすくなります。
個人データの収集と保存を最小限に抑えること。収集される個人データは、プライバシー侵害を回避するために可能な限り少なくする必要があります。収集する個人データは「目的に対して十分かつ関連性があり、必要最小限に限定」されなければなりません。
GDPRの下では、企業は収集するデータ量を正当化する必要があることに注意してください。
企業は古くなったデータや期限切れのデータを保持しないようにする必要があります。また、GDPRでは、誤った個人データは30日以内に削除または修正されなければならないと規定しています。個人データは「正確であり、必要に応じて最新の状態に保たれなければならない」とされています。
この原則はデータの最小化に関するものであり、個人データは「データ対象者を識別可能な形で必要以上に長く保持されてはならない」と定めています。つまり、収集された個人データは、収集目的を達成するために必要な期間のみ保持されるべきです。
このポリシーはセキュリティに特化したものです。企業は個人データのセキュリティを確保するために、あらゆる適切な措置を講じる必要があります。GDPRでは、「違法な処理や偶発的な紛失、破壊、損害から保護することを含め、適切なセキュリティを確保する方法」で個人データを取り扱うよう要求しています。
このポリシーは、組織が自社で扱う情報に責任を持ち、GDPRの原則を遵守するよう求めています。つまり、データ収集と処理のためのすべての措置を包括的に文書化し、法律を順守しなければなりません。
従業員監視ソフトウェア
MonitUpを通じて取得されるデータの機密性とセキュリティを確保することは不可欠です。そうすることで、従業員のプライバシーを過度に侵害することなくGDPRの要件を満たすことができます。
個人データを処理する際にはGDPR法のもとで透明性が求められます。ソフトウェアパッケージと併せて、MonitUpは従業員監視に関するハンドブックや詳細なポリシーを提供しており、組織内で実施される監視プロセスについて従業員に知らせたいと考える雇用主に対して透明性を確保します。また、MonitUpでは、ユーザーが監視する時間帯を選択できます。従業員は自分のレポートにアクセスして、どのような項目が追跡されているかを確認することが可能です。
MonitUp従業員監視ソフトウェアは、非侵襲的で純粋に生産性向上に焦点を当てています。MonitUpでは個人データの収集を最小限に抑えており、収集されるデータは意図されたビジネス目的に関連し、限定されます。たとえば、MonitUpはセキュリティおよびプライバシー上の問題を避けるため、パスワードを保存または保管しません。
MonitUpにはデータ漏洩を防ぐためのデータセキュリティ機能が組み込まれています。すべての取得情報はパスワード保護された暗号化データベースに保存されます。ユーザーの記録はいつでも削除可能です。
MonitUpは、組織がGDPRのすべての要件を満たすよう支援し、企業が組織目標を達成する際に完全な準拠を保証します。
この文章は一般的な情報のみを提供するものです。ここでの情報はあくまで理解を深めるためのものであり、法的アドバイスとして使用してはなりません。専門的な法的助言が必要な場合は、弁護士にご相談ください。