Dall'introduzione del GDPR, le organizzazioni che desiderano implementare o hanno già implementato il monitoraggio dei dipendenti nell'UE hanno cercato risposte legittime a domande quali:
Il software di monitoraggio dei dipendenti è legale secondo il GDPR, quali sono i requisiti del GDPR e come posso applicarli al mio processo di monitoraggio dei dipendenti? Questo articolo degli esperti di MonitUp risponde alle domande di cui sopra e spiega come MonitUp soddisfi gli obiettivi di conformità al GDPR.
In breve, il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) è entrato in vigore il 25 maggio 2018 per proteggere i dati e la privacy di tutti i cittadini dell'Unione Europea. Il GDPR stabilisce linee guida per tutte le imprese che raccolgono e trattano dati personali, compresi (ma non solo) nomi, foto, indirizzi email, informazioni bancarie, post sui social media, informazioni mediche o indirizzi IP di computer, sia di aziende o organizzazioni dell'UE che di soggetti al di fuori dell'UE che monitorano o forniscono beni/servizi (a pagamento o gratuiti) a individui dell'UE.
Le sanzioni per qualsiasi violazione dei dati possono raggiungere fino al 4% del fatturato annuale mondiale di un'azienda o 20 milioni di euro.
Per evitare queste sanzioni, un'azienda deve essere in grado di dimostrare:
La risposta rapida alla domanda è sì. L'utilizzo di software per monitorare i dipendenti è legale ai sensi delle leggi GDPR. Il software di monitoraggio dei dipendenti è uno strumento fondamentale per garantire l'efficienza aziendale, proteggere i dati sensibili e assicurare il corretto utilizzo delle risorse aziendali. Detto questo, qualsiasi soluzione utilizzata per monitorare i dipendenti riguarderà nomi, utilizzo di Internet, traffico email, ecc. Deve essere conforme al GDPR poiché raccoglie dati considerati strettamente personali.
Per quanto riguarda il monitoraggio dei dipendenti, il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) richiede che le aziende che si occupano di trattamento di dati personali rispettino sette principi fondamentali, per garantire che le loro pratiche di monitoraggio siano conformi alle leggi sulla protezione dei dati nazionali e dell'UE:
Questo principio richiede trasparenza, correttezza e legalità nel trattamento e nell'utilizzo dei dati personali. I datori di lavoro hanno il dovere di essere trasparenti con i propri dipendenti in merito alle ragioni per cui raccolgono i dati, a come vengono raccolti e all'uso che se ne farà.
Lo scopo della raccolta dei dati deve essere legittimo, chiaro e inequivocabile.
Un datore di lavoro deve stabilire con precisione lo scopo del monitoraggio e l'interesse aziendale che tale monitoraggio mira a proteggere. Agendo in questo modo, si trova in una posizione migliore per giustificare le misure da un punto di vista legale e pratico.
Ridurre al minimo la raccolta e la conservazione dei dati personali. I dati personali raccolti dovrebbero essere il meno possibile per evitare qualsiasi violazione della privacy. I dati personali da raccogliere devono essere "sufficienti, pertinenti e limitati esclusivamente allo scopo previsto".
Si noti che secondo il GDPR, le aziende devono giustificare la quantità di dati raccolti.
Le aziende devono garantire di non conservare dati obsoleti e superati. Inoltre, il GDPR stabilisce che qualsiasi dato personale errato deve essere eliminato o corretto entro 30 giorni. I dati personali "devono essere accurati e aggiornati quando necessario".
Questo principio riguarda la minimizzazione dei dati e prevede che i dati personali non debbano essere "conservati più a lungo del necessario in una forma che consenta l'identificazione degli interessati". In poche parole, qualsiasi dato personale raccolto dovrebbe essere conservato solo per il tempo necessario a raggiungere gli scopi per i quali è stato raccolto.
Questo principio riguarda esclusivamente la sicurezza. Le aziende devono garantire che tutte le misure appropriate siano adottate per assicurare la protezione dei dati personali. Il GDPR stabilisce che le organizzazioni trattino i dati personali "in modo da [assicurare] un'adeguata sicurezza", compresa "la protezione dal trattamento illecito o dalla perdita, distruzione o danneggiamento accidentale".
Questo principio richiede alle organizzazioni di essere responsabili delle informazioni sotto il loro controllo e di garantire il rispetto dei principi del GDPR. Ciò significa che tutte le misure per la raccolta e il trattamento dei dati devono essere documentate in modo completo e conformi alla legge.
Software di monitoraggio dei dipendenti
È fondamentale garantire la riservatezza e la sicurezza dei dati ottenuti tramite MonitUp in conformità ai requisiti GDPR, senza violare indebitamente la privacy dei dipendenti grazie a:
La trasparenza è richiesta dalle normative GDPR durante il trattamento dei dati personali. Insieme al pacchetto software, MonitUp fornisce manuali di monitoraggio dei dipendenti e politiche dettagliate, offrendo trasparenza ai datori di lavoro che desiderano informare i dipendenti sul processo di monitoraggio che verrà implementato all'interno dell'organizzazione. Inoltre, MonitUp consente agli utenti di scegliere quando effettuare il monitoraggio. Ai dipendenti può essere concesso l'accesso ai propri report per vedere cosa è stato tracciato.
Il monitoraggio non invasivo, volto unicamente alla produttività, è l'obiettivo del software di monitoraggio dei dipendenti MonitUp. MonitUp raccoglie la minor quantità possibile di dati personali. I dati raccolti riguardano esclusivamente lo scopo aziendale prefissato e sono limitati. Ad esempio, MonitUp non salva né memorizza alcuna password per evitare problemi di sicurezza e privacy.
MonitUp dispone di funzionalità di sicurezza dei dati integrate per prevenire fughe di informazioni. Tutte le informazioni acquisite vengono memorizzate in un database crittografato e protetto da password. I record utente possono anche essere eliminati in qualsiasi momento.
MonitUp aiuta le organizzazioni a soddisfare tutti i requisiti del GDPR e garantisce la piena conformità mentre le aziende raggiungono i propri obiettivi aziendali.
Questo articolo fornisce solo informazioni generali. Tali informazioni sono fornite a scopo puramente informativo e non devono essere utilizzate come consulenza legale. Si prega di consultare il proprio avvocato per una consulenza legale professionale.