Seit der Einführung der DSGVO suchen Organisationen, die eine Mitarbeiterüberwachung in der EU einführen möchten oder bereits implementieren, nach legitimen Antworten auf Fragen wie:
Ist Mitarbeiterüberwachungssoftware nach der DSGVO legal, was sind die DSGVO-Anforderungen und wie kann ich sie auf meinen Prozess zur Mitarbeiterüberwachung anwenden? In diesem Artikel der MonitUp-Experten werden die obigen Fragen beantwortet und erklärt, wie MonitUp die Ziele der DSGVO-Konformität erfüllt.
Kurz gesagt trat die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) am 25. Mai 2018 in Kraft, um die Daten und die Privatsphäre aller Bürgerinnen und Bürger der Europäischen Union zu schützen. Sie legt Richtlinien für alle Unternehmen fest, die personenbezogene Daten, einschließlich, aber nicht beschränkt auf (Namen, Foto, E-Mail-Adresse, Bankinformationen, Social-Media-Beiträge, medizinische Informationen oder eine Computer-IP-Adresse), von EU-Unternehmen oder Organisationen sowie von außerhalb der EU stammenden Unternehmen erfassen und verarbeiten, wenn sie EU-Personen Waren/Dienstleistungen (kostenpflichtig oder kostenlos) anbieten oder überwachen.
Bußgelder für jeden Datenschutzverstoß können bis zu 4 % des weltweiten Jahresumsatzes eines Unternehmens oder 20 Millionen Euro betragen.
Um diese Strafen zu vermeiden, muss ein Unternehmen Folgendes nachweisen können:
Die kurze Antwort auf diese Frage lautet: Ja. Der Einsatz von Software zur Überwachung von Mitarbeitern ist nach den DSGVO-Vorschriften legal. Eine Mitarbeiterüberwachungssoftware ist ein wichtiges Instrument, um die Effizienz des Unternehmens sicherzustellen, sensible Daten zu schützen und die ordnungsgemäße Nutzung der Unternehmensressourcen zu gewährleisten. Allerdings muss jede Lösung, die Mitarbeiter überwacht, DSGVO-konform sein, da sie personenbezogene Daten wie Namen, Internetnutzung, E-Mail-Verkehr usw. erfasst.
Bei der Mitarbeiterüberwachung verlangt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dass Unternehmen, die personenbezogene Daten verarbeiten, sieben grundlegende Prinzipien einhalten müssen, um sicherzustellen, dass ihre Überwachungspraktiken den nationalen und EU-Datenschutzgesetzen entsprechen:
Dieses Prinzip erfordert Transparenz, Fairness und Rechtmäßigkeit bei der Verarbeitung und Verwendung personenbezogener Daten. Arbeitgeber sind verpflichtet, gegenüber ihren Mitarbeitern offenzulegen, warum sie Daten erheben, wie sie diese erheben und zu welchem Zweck sie verwendet werden.
Der Zweck der Datenerhebung muss legitim, klar und eindeutig sein.
Ein Arbeitgeber muss den Zweck der Überwachung und das geschäftliche Interesse, das durch die Überwachung geschützt werden soll, genau bestimmen. Dies versetzt ihn in eine bessere Position, die Maßnahmen aus rechtlicher und praktischer Sicht zu begründen.
Es gilt, die Erfassung und Speicherung personenbezogener Daten zu minimieren. Erhobene personenbezogene Daten sollten so gering wie möglich sein, um jegliche Verletzung der Privatsphäre zu vermeiden. Die zu erhebenden personenbezogenen Daten müssen „ausreichend, relevant und auf das notwendige Maß beschränkt sein“.
Beachten Sie, dass Unternehmen gemäß DSGVO die Menge der erhobenen Daten rechtfertigen müssen.
Unternehmen müssen sicherstellen, dass veraltete Daten nicht aufbewahrt werden. Außerdem verlangt die DSGVO, dass jede falsche personenbezogene Information innerhalb von 30 Tagen gelöscht oder korrigiert wird. Personenbezogene Daten „müssen sachlich richtig und erforderlichenfalls auf dem neuesten Stand sein“.
Dieses Prinzip zielt auf die Datenminimierung ab und besagt, dass personenbezogene Daten nicht „länger als nötig in einer Form aufbewahrt werden dürfen, die eine Identifizierung der betroffenen Personen ermöglicht“. Vereinfacht gesagt sollten alle erhobenen personenbezogenen Daten nur so lange aufbewahrt werden, wie es zur Erreichung der Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich ist.
Diese Richtlinie bezieht sich ausschließlich auf Sicherheit. Unternehmen müssen sicherstellen, dass alle geeigneten Maßnahmen ergriffen werden, um die Sicherheit personenbezogener Daten zu gewährleisten. Die DSGVO schreibt vor, dass Organisationen personenbezogene Daten „in einer Weise behandeln [müssen], die [einen] angemessenen Schutz gewährleistet“, einschließlich „Schutz vor unrechtmäßiger Verarbeitung oder versehentlichem Verlust, Zerstörung oder Beschädigung“.
Diese Richtlinie verlangt von Organisationen, Verantwortung für die von ihnen kontrollierten Informationen zu übernehmen und die Einhaltung der DSGVO-Grundsätze sicherzustellen. Dies bedeutet, dass alle Maßnahmen zur Erhebung und Verarbeitung von Daten umfassend dokumentiert und gesetzeskonform durchgeführt werden müssen.
Mitarbeiterüberwachungssoftware
Es ist unerlässlich, die Vertraulichkeit und Sicherheit der über MonitUp erfassten Daten zu gewährleisten, um den DSGVO-Anforderungen zu entsprechen, ohne die Privatsphäre der Mitarbeiter unangemessen zu verletzen, indem:
Transparenz ist nach den DSGVO-Vorschriften bei der Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich. Zusammen mit dem Softwarepaket stellt MonitUp Handbücher zur Mitarbeiterüberwachung und detaillierte Richtlinien zur Verfügung, die Arbeitgebern Transparenz bieten, wenn sie ihre Mitarbeiter über den innerhalb der Organisation implementierten Überwachungsprozess informieren möchten. Außerdem können Benutzer mit MonitUp wählen, wann überwacht werden soll. Mitarbeitern kann Zugriff auf ihre eigenen Berichte gewährt werden, um einzusehen, welche Daten erfasst wurden.
Nicht-invasive, rein produktivitätsorientierte Überwachung steht im Mittelpunkt der MonitUp-Mitarbeiterüberwachungssoftware. MonitUp erhebt so wenig personenbezogene Daten wie möglich. Die erfassten Daten beziehen sich auf den beabsichtigten Geschäftszweck und sind begrenzt. MonitUp speichert beispielsweise keine Passwörter, um Sicherheits- und Datenschutzprobleme zu vermeiden.
MonitUp verfügt über integrierte Datensicherheitsfunktionen, um Datenlecks zu verhindern. Alle erfassten Informationen werden in einer verschlüsselten Datenbank mit Passwortschutz gespeichert. Benutzeraufzeichnungen können außerdem jederzeit gelöscht werden.
MonitUp hilft Unternehmen, alle Anforderungen der DSGVO zu erfüllen, und gewährleistet volle Konformität, während sie ihre unternehmerischen Ziele erreichen.
Dieser Artikel stellt lediglich allgemeine Informationen zur Verfügung. Diese Informationen dienen nur dem allgemeinen Verständnis und sollten nicht als Rechtsberatung verwendet werden. Bitte konsultieren Sie Ihren Anwalt für professionelle Rechtsberatung.