منذ إدخال اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)، تسعى المؤسسات التي تفكر في أو تستخدم بالفعل تتبع الموظفين في الاتحاد الأوروبي إلى الحصول على إجابات مشروعة لأسئلة مثل:
هل يعتبر برنامج مراقبة الموظفين قانونيًا بموجب اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)، وما هي متطلبات اللائحة وكيف يمكنني تطبيقها على عملية مراقبة الموظفين؟ يجيب هذا المقال من خبراء MonitUp على الأسئلة المذكورة أعلاه ويشرح كيف يفي MonitUp بأهداف الامتثال لـGDPR.
باختصار، دخلت اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) حيز التنفيذ في 25 مايو 2018 لحماية البيانات وخصوصية جميع مواطني الاتحاد الأوروبي. وتشمل هذه اللائحة، على سبيل المثال لا الحصر، (الأسماء، الصور، عناوين البريد الإلكتروني، المعلومات البنكية، منشورات وسائل التواصل الاجتماعي، المعلومات الطبية أو عنوان IP لجهاز الكمبيوتر) من الشركات أو المؤسسات في الاتحاد الأوروبي وخارجه التي تراقب أو تقدم سلعًا/خدمات (مدفوعة أو مجانية) للأفراد في الاتحاد الأوروبي. كما تضع اللائحة إرشادات لجميع الأنشطة التجارية التي تجمع وتعالج البيانات الشخصية.
قد تصل العقوبات عن أي خرق للبيانات إلى 4% من الإيرادات السنوية العالمية للشركة، أو 20 مليون يورو.
لتجنب هذه العقوبات، يجب على الشركة أن تكون قادرة على إثبات:
الإجابة السريعة هي نعم. استخدام برنامج لمراقبة الموظفين قانوني بموجب قوانين اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR). يُعد برنامج مراقبة الموظفين أداةً حيوية لضمان كفاءة الأعمال وحماية البيانات الحساسة وضمان الاستخدام الصحيح لأصول الشركة. ومع ذلك، يجب أن يكون أي حل يُستخدم لمراقبة الموظفين متوافقًا مع اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)، نظرًا لجمعه بيانات تُعد شخصية مثل الأسماء واستخدام الإنترنت وحركة البريد الإلكتروني.
فيما يتعلق بمراقبة الموظفين، تنص اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) على أن الأنشطة التجارية التي تتعامل مع معالجة البيانات الشخصية يجب أن تلتزم بسبعة مبادئ أساسية لضمان أن ممارسات المراقبة تتوافق مع قوانين حماية البيانات الوطنية وفي الاتحاد الأوروبي:
يتطلب هذا المبدأ تطبيق الشفافية والإنصاف والشرعية في معالجة البيانات الشخصية واستخدامها. يتحتم على أصحاب العمل أن يكونوا واضحين أمام الموظفين بشأن سبب جمع البيانات، وكيفية جمعها، ولأي غرض ستُستخدم.
يجب أن يكون الغرض من جمع البيانات مشروعًا وواضحًا وغير ملتبس.
على صاحب العمل أن يحدد بدقة السبب وراء المراقبة والمصلحة التجارية التي تهدف حمايتها. يساعد ذلك في تبرير الإجراءات من منظور قانوني وعملي.
يجب تقليل جمع وتخزين البيانات الشخصية. ينبغي أن تكون البيانات الشخصية المجموعة بالحد الأدنى؛ لتفادي أي خرق للخصوصية. ويجب أن تكون البيانات الشخصية اللازمة "كافية وذات صلة ومحدودة فقط بالغاية المقصودة".
يرجى ملاحظة أنه بموجب GDPR، يجب على الشركات تبرير كمية البيانات المجمعة.
يجب على المؤسسات ضمان عدم الاحتفاظ ببيانات قديمة أو منتهية الصلاحية. كما تنص اللائحة على ضرورة حذف أي بيانات شخصية خاطئة أو تصحيحها خلال 30 يومًا. يجب أن تكون البيانات الشخصية "دقيقة ويتم تحديثها حيثما لزم الأمر".
يركز هذا المبدأ على تقليل البيانات، وينص على عدم الاحتفاظ بالبيانات الشخصية "لمدة أطول من اللازم بشكل يسمح بتحديد هوية أصحاب البيانات". وبعبارة أخرى، يجب الاحتفاظ بأي بيانات شخصية تم جمعها فقط للمدة الضرورية لتحقيق الأهداف التي جُمعت من أجلها.
يختص هذا المبدأ بالأمان فقط. يجب على المؤسسات ضمان اتخاذ كل التدابير المناسبة للحفاظ على أمان البيانات الشخصية. وتشير اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) إلى أنه يجب التعامل مع البيانات الشخصية "بشكل يضمن الأمان الملائم" بما في ذلك "الحماية من المعالجة غير القانونية أو الفقد أو التلف أو الأضرار الطارئة".
يتطلب هذا المبدأ من المؤسسات أن تتحمل مسؤولية المعلومات الخاضعة لسيطرتها وأن تضمن امتثالها لمبادئ اللائحة. ويعني ذلك أن جميع التدابير الخاصة بجمع البيانات ومعالجتها يجب أن تكون موثقة بشكل شامل ومتوافقة مع القانون.
برنامج مراقبة الموظفين
من الضروري ضمان سرية وأمان البيانات المستخلصة من خلال MonitUp مع الامتثال لمتطلبات اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) دون انتهاك خصوصية الموظفين بشكل غير ضروري عن طريق:
تفرض اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) الشفافية عند معالجة البيانات الشخصية. إلى جانب حزمة البرنامج، يوفر MonitUp أدلة وسياسات مفصلة لمراقبة الموظفين، مما يضمن الوضوح لأصحاب العمل الراغبين في إبلاغ موظفيهم حول إجراءات المراقبة المطبقة في المؤسسة. كما يتيح MonitUp للمستخدمين اختيار أوقات المشاهدة. ويمكن منح الموظفين إمكانية الوصول إلى تقاريرهم الخاصة للاطلاع على ما يتم تتبعه.
إن التركيز الرئيسي لبرنامج مراقبة الموظفين من MonitUp هو مراقبة الإنتاجية دون تدخل مزعج. يجمع MonitUp أقل قدر ممكن من البيانات الشخصية. ترتبط البيانات المجمعة بالهدف التجاري المطلوب وتظل محدودة. على سبيل المثال، لا يحفظ MonitUp أي كلمات مرور لتجنب مشكلات الأمان والخصوصية.
يضم MonitUp ميزات أمان مدمجة لحماية البيانات من التسرب. تُحفظ جميع المعلومات الملتقطة في قاعدة بيانات مشفرة بكلمة مرور. ويمكن أيضًا حذف سجلات المستخدم في أي وقت.
يساعد MonitUp المؤسسات على تلبية جميع متطلبات اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) ويضمن الامتثال الكامل مع مواصلة تحقيق الأهداف المؤسسية.
يقدم هذا المقال معلومات عامة فقط. هذه المعلومات هي لفهم عام ولا ينبغي استخدامها كاستشارة قانونية. يرجى استشارة محاميك للحصول على المشورة القانونية المتخصصة.