MonitUp ユーザーガイド: 簡単なセットアップと強力な機能で生産性を最大化

まず、アプリケーションをダウンロードする必要があります。インストールの手順は非常に簡単で、アプリケーションを実行し、登録済みのメールアドレスを入力するだけです。インストール後は、コンピューターを再起動することをお勧めします。

はじめに

インストール後数分すると、ダッシュボード画面にコンピューター名が表示されるはずです。インストール後、ダッシュボード画面にコンピューターが表示されない場合は、コンピューターを再起動してください。

MonitUpをより効果的に利用するために、以下の点を確認しておくとよいでしょう:

  • 勤務時間: Premiumパッケージを使用している場合は、勤務時間を設定できます。このように、MonitUpは勤務時間内のみアクティブになります。
  • アプリケーションカテゴリー: 会社で使用しているアプリケーションを効率的、非効率的、中立に分類できます。これにより、すべての生産性レポートは指定したカテゴリに基づいて作成されます。
  • スクリーンショット: スクリーンキャプチャはデフォルトでは無効ですが、必要に応じて任意のユーザーに対して有効化することが可能です。

画面を見てみましょう:

インストール後数分すると、ダッシュボード画面にコンピューター名が表示されるはずです。インストール後、ダッシュボード画面にコンピューターが表示されない場合は、コンピューターを再起動してください。

MonitUpをより効果的に利用するために、以下の点を確認しておくとよいでしょう:

  • ダッシュボード: この画面では、MonitUpが動作しているコンピューターを確認できます。また、そのコンピューターの部署、IP、オンライン状態、最終オンライン日時、日次・週次・月次の合計稼働時間を確認できます。画面左下にはCPUやRAMを最も消費しているコンピューター、Cドライブの空き容量が最も少ないコンピューター、ネットワークで最もトラフィックを発生させているコンピューターの一覧が表示されます。これらのデータを表示する主な目的は、ハードウェア側でリソース消費が過度になりパフォーマンス低下を起こしているコンピューターや、セキュリティリスクとなるほど過度のトラフィックを発生させているコンピューターを特定することです。

    右側の円グラフでは、日次・週次・月次・年次の最も使用されたアプリケーション上位5件が表示されます。

  • PC ダッシュボード : 画面左上では、ユーザーがコンピューターを起動した時刻や、コンピューターの前にいなかった時間、シャットダウンした時刻などが確認できます。

    その下には、設定したカテゴリに応じて生産的・非生産的・中立・合計の活動時間が表示されます。右側の円グラフでは、その日最も使用したアプリケーション上位5件を確認できます。

    下部には時間帯ごとの生産性データが表示され、一番下ではその日ユーザーが使用したアプリケーションやWebサイトごとの利用時間を確認できます。検索やExcelへのエクスポートも可能です。

  • スクリーンタイム: このページでは、ユーザーが各日に何時間作業し、合計何時間作業したか、各アプリケーションにどのくらいの時間を費やしたかを確認できます。例えば、チームメンバーがソフトウェア開発者であれば、どのプロジェクトにどれだけの時間を費やしたかを把握できます。また、スクリーンタイム画面を従業員と共有することも可能です。これにより、従業員自身が時間をどのように使ったかを確認し、意識向上につなげられます。
  • 起動/終了時刻一覧: この画面はタイムトラッキングシステムのように機能し、ユーザーがコンピューターを起動した時刻と終了した時刻を記録します。特にリモートやハイブリッドチームでは、出勤時刻や退勤時刻の管理に役立ちます。
  • スクリーンショット: スクリーンキャプチャはデフォルトでは無効になっていますが、必要に応じて任意の従業員に対して有効化できます。従業員の個人情報を尊重するため、5分ごとにランダムに低画質の画像を保存し、その時点で従業員が何をしているかはわかりますが、画面の文字は読めません。これにより従業員が何をしているかを把握できます。ただし、さらに高頻度や高画質でのキャプチャが必要な場合はお問い合わせください。スクリーンタイムパッケージではスクリーンショット機能は利用できず、FreelancerおよびPremiumパッケージのみで使用できます。スクリーンショットは3ヶ月間保存され、問題発生時にさかのぼって確認可能です。
  • PC パフォーマンス: ユーザーの日々のコンピューター使用状況を追跡するだけでなく、そのコンピューターのRAM、CPU、ディスク使用率も監視します。これにより、ハードウェアに起因する生産性の問題を把握し、ユーザーからのクレームが出る前に対処できます。
  • PC一覧: この画面では、システムに登録されたコンピューター情報を確認できます。コンピューター名、ユーザー名、部署名、E-Mail、Cドライブの空き容量、RAM、IPアドレス、受信データ、送信データ、オンライン状態、最終データフロー日時、最終コンピューター再起動日時、アプリケーションバージョン、パネルアクセス、割り当てられたパッケージ情報などが表示されます。

    右側の設定アイコンをクリックすると、パネルアクセス、編集、削除の3つのメニューが表示されます。
    パネルアクセス: 従業員のデータを本人に共有したい場合は、このメニューから許可を与えます。ただし、その前に編集メニューで従業員のメールアドレスを入力しておく必要があります。こうすることで、パネルへのアクセスを許可すると、従業員にMonitUpへのログイン案内メールが送られ、自身の生産性レポートを確認できるようになります。
    編集: ここでは従業員のE-Mailアドレス、名前、パッケージ情報を更新できます。
    削除: このメニューを使うと、コンピューターをシステムから削除できます。削除されたコンピューターは、システムのどの画面にも表示されなくなります。

  • タスクマネージャー: この画面では、タスクマネージャーの「詳細」タブにあるすべてのアプリケーションを確認し、それぞれが使用中のRAMやCPUを確認できます。これにより、コンピューター上でリソースを過剰に消費しているアプリケーションを特定し、会社で起動してはいけないリスキーなアプリケーションを監視して対策を取ることができます。MonitUpは介入は行わず、監視と報告のみを行います。
  • Webサイト: この画面では、指定した日付に従業員が訪問したWebサイトと、そのサイトに費やした時間を確認できます。
  • 通知詳細一覧: FreelancerおよびPremiumパッケージでは通知を設定できます。システム上で起動してほしくないアプリケーションや、使用してほしくないワードを通知として登録できます。システム内のいずれかのコンピューターでこれらのアプリケーションが起動されたり、これらのワードが利用されたりした場合、それが通知レポートに反映されます。

フリーランサー

  • フリーランス業務: Freelancerパッケージを購入している場合、この画面を使用できます。Freelancerパッケージは、会社のために働くフリーランサーや、エージェンシーのようなプロジェクトベースのビジネス向けです。まず、PC一覧ページでフリーランサーを選択し、「編集」メニューからこのパッケージを割り当てる必要があります。その後、「新しい業務」ボタンを押してフリーランサー向けの業務を作成します。週に最大何時間働けるかを設定し、担当するフリーランサーを選択してください。こうすると、フリーランサーがMonitUpを起動した際、他のパッケージとは異なるインターフェースが表示され、割り当てられた業務を確認できます。

レポート

  • 生産性レポート: 2つの日付の間で、従業員の生産的・非生産的・中立・合計の作業時間を確認でき、Excelにエクスポートできます。
  • 管理者レポート: 過去1年の会社全体または部署ごとの概要レポートを確認できます。月ごとの平均出勤時刻や退勤時刻、生産性数値、最も多く使用されたアプリケーション上位10件、ソーシャルメディアの使用が最も少ないトップ10などの要約を表示します。このレポートの目的は、会社や部署の現状を把握し、問題があれば改善意識を高めることです。
  • 通知使用時間レポート: このレポートにより、設定した通知のワードやアプリケーションがどれくらい使用されたかの概要を素早く確認できます。どの従業員が、どの日に、何時に要チェックかをすぐに把握できます。
  • AI生産性インサイト: この画面では、従業員の週ごとのコンピューター使用状況や習慣を分析し、より生産性を高めるためのAIによる提案を提供します。
  • アプリ使用状況レポート: このレポートを使うと、会社内で未使用のライセンスを特定してコスト削減が可能です。たとえば、毎年更新している有料アプリケーションがある場合、過去1年間にどの従業員が、どの程度、どの頻度で使用しているかを確認できます。これにより、使われていないライセンスの更新を回避できます。

設定

  • 勤務時間: Premiumパッケージをご利用の場合は会社の勤務時間を設定できます。これにより、MonitUpは設定された時間のみ動作するようになります。従業員が自宅でパソコンを使用して映画を見るといった時間は追跡しません。スクリーンタイムパッケージでは時間設定がないため、コンピューターが起動している限り常に動作します。
  • 通知一覧: この画面から通知を追加・削除できます。会社で起動してはいけないアプリケーションや、使用すると問題がある単語などがあれば追加してください。また、使用された際に把握したいアプリケーションや単語があれば、「新しい通知」ボタンを押して追加できます。
  • 部署: 会社内の部署を設定し、従業員をこれらの部署に割り当てることができます。

お支払い

  • 請求: この画面で支払いを行うことができます。クレジットカード情報は保存せず、Stripeを利用しています。Stripeがカード情報を保持し、支払期日に自動で請求します。7日間の無料トライアルをお試しいただき、いつでもキャンセル可能です。

アプリのダウンロード

  • ダウンロード: こちらのページからアプリケーションをダウンロードできます。MonitUpを利用するためには、コンピューターにアプリケーションをインストールする必要があります。一度インストールすれば、システム改善やアップデートは自動的に行われます。

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