Comment former les employés au suivi du temps de travail
Dans différentes parties du monde, il est légal de surveiller le temps de travail des employés. Par exemple, en vertu des lois fédérales mandatées par la Fair Labor Standards Act (FLSA) aux États-Unis, les employeurs doivent enregistrer les dossiers de leurs employés chaque heure, le nombre d’heures qu’ils enregistrent chaque jour et pendant la semaine de travail, la date et l’heure de début de la semaine de travail, le taux de salaire horaire, le revenu régulier, Ils doivent avoir des dossiers indiquant leurs gains d’heures supplémentaires et leurs heures supplémentaires.
La loi oblige les employeurs à tenir un registre triennal des heures travaillées par chaque employé. Par consequent, les proprietaires d’entreprise utilisent un logiciel de surveillance des employes pour suivre le nombre exact d’heures travaillées par chaque heure d’employes afin d’obtenir un salaire précis pour le temps qu’ils travaillent. Cependant, le suivi du temps des employes est crucial pour toute entreprise prospère.
Comment former les employés au suivi du temps de travail ?
Il existe plusieurs façons qu’un employeur peut utiliser pour former son équipe au suivi des heures de travail. Les suggestions ci-dessous formeront vos employés à garder une trace du temps comme une machine bien huilée.
Intégrez le suivi du temps dans les flux de travail
Un employé surveillera probablement le temps de disponibilité après avoir été inclus dans son flux de travail actuel. Encouragez également votre équipe à utiliser des applications de suivi du temps et des outils de surveillance de l’écran pour suivre le temps de la manière la plus transparente possible.
Expliquer l’importance du suivi du temps
Tout ce que vous avez à faire est d’expliquer à vos employés pourquoi ils doivent suivre leurs heures de travail. Il est utile de les éduquer davantage sur la valeur du suivi du temps dans les affaires, ce qui peut les motiver à commencer à le faire eux-mêmes.
Assurez-vous de rejoindre votre équipe
Assurez-vous de définir vos attentes et de les faire comprendre clairement à vos employés. Ensuite, mettez en place un système pour rendre le début du suivi du temps aussi fluide que possible. Informez votre équipe de toutes les options dont elle dispose en matière de suivi du temps.
Faites du suivi du temps une expérience passionnante.
Les employés peuvent être motivés à poursuivre quelque chose qu’ils aiment. Vous pouvez utiliser les données pour améliorer leur vie et les inciter à adopter de bonnes habitudes de visionnage. Non seulement cela créera une expérience positive pour eux, mais cela les motivera également à mieux suivre leur temps d’étude.
Pourquoi devriez-vous suivre les heures de travail des employés ?
La pandémie de Covid-19 a changé beaucoup de choses, y compris notre façon de travailler et de travailler. L’industrie du travail indépendant est en plein essor et il semble que le travail à domicile commence à décoller. Cette tendance semble sinistre car elle provoquera un désastre de productivité pour de nombreuses entreprises.
Cependant, des solutions simples comme le suivi du temps peuvent résister au choc. Les paragraphes suivants vous montreront pourquoi vous devez surveiller le temps de travail de votre employé.
Aide les projets à rester rentables
Chaque projet se compose d’un certain nombre d’heures, et chaque heure est coûteuse en fonction de la rémunération des personnes qui effectuent le travail. Pour que votre entreprise survive, vous devez vous assurer que le prix total que vous recevez du client est supérieur au coût d’un projet d’entreprise. Cependant, la seule façon de comprendre vos coûts exacts est de déterminer combien d’heures il a fallu pour terminer le projet. Par conséquent, le suivi du temps est nécessaire.
Utile pour la facturation des clients
Le suivi du temps est essentiel pour facturer les clients à l’heure. Au lieu d’estimer le temps de travail de votre employé, il est nécessaire de le suivre. Utilisez des applications de suivi du temps pour savoir combien d’heures il faut pour accomplir une tâche donnée et combien facturer aux clients pour éviter de surfacturer ou de vendre vos services.
Améliore vos prix
Le suivi du temps permet aux PDG et aux employés de créer une bibliothèque de projets précédents. L’utilisation d’outils fiables de suivi du temps comme MonitUp aidera les employeurs et leurs employés à déterminer le nombre d’heures consacrées aux projets antérieurs et le temps nécessaire à la réalisation de chaque projet précédent, ainsi que le coût de leur entreprise. En conséquence, les propriétaires d’entreprise peuvent comprendre si leur entreprise a gagné ou perdu de l’argent sur des projets précédents.
Création d’un enregistrement de votre travail
Le suivi du temps fournit un enregistrement de ce sur quoi votre équipe travaille exactement, et cet enregistrement s’avère utile dans de nombreuses situations. Parfois, les clients voudront une explication détaillée de la raison pour laquelle un projet particulier a pris autant de temps. Ils veulent être rassurés sur le fait que le temps qu’ils paient vaut la valeur qu’ils ont.
Comment puis-je suivre le temps de travail de mes employés à distance ?
MonitUp est une application de suivi du temps que de nombreux experts en entreprise recommandent pour surveiller à distance le temps de travail des employés. Le prix de ce logiciel de surveillance des employés commence à 4,99 $ par mois pour chaque utilisateur. MonitUp est livré avec une base de données d’employés, le temps hors ligne, la saisie automatique du temps, le suivi, le suivi du temps en ligne, le reporting du temps par projet et la gestion des feuilles de temps.
En outre, ce logiciel fournit une assistance en ligne, une assistance pendant les heures d’ouverture et même une version gratuite. MonitUp est disponible sous forme de logiciel pour Windows, Mac, SaaS et Linux.
Comment puis-je expliquer à un employé que je n’ai pas été espionné ?
Les employeurs peuvent montrer à leurs employés qu’ils n’espionnent pas grâce à une gestion transparente. Puits; Vous devez expliquer à vos employés ce que vous regardez et pourquoi. Montrez-leur les résultats de la surveillance et laissez-les vous faire part de leurs commentaires. Plus important encore, fournir un système où ils peuvent faire appel des décisions concernant leur carrière affectées par les données recueillies.
De cette façon, ils se sentiront plus confiants que vous ne les espionnez pas. En outre, les employeurs peuvent faire un effort supplémentaire en demandant à leurs employés d’installer des applications anti-malware et anti-spyware pour détecter le suivi sur leurs appareils Windows, Mac, iOS et Android.
Quelques façons de convaincre un employé de suivre son temps de travail
Parfois, il n’est pas facile de convaincre vos employés de garder une trace du temps qu’ils consacrent à leur travail. Cependant, il existe plusieurs façons de les amener à faire autrement.
#1. Prêcher par l’exemple
Il est vrai qu’à long terme, montrer l’exemple en vaut la peine. Suivez vos heures de travail de la même manière que vos employés. Travaillez avec eux à travers toutes les procédures de surveillance horaire que vous prévoyez de mettre en œuvre et traitez tout problème avec le support que vous avez choisi avec empathie.
#2. Appliquer vos politiques
Si vos employés ont du mal à suivre eux-mêmes leur temps de travail, travaillez avec eux pour qu’ils s’habituent à votre nouveau système. De plus, ne retenez pas le paiement d’une personne qui n’utilise pas votre nouveau système pour suivre les heures de travail afin d’appliquer vos politiques. Cependant, soyez prêt à prendre des précautions pour tout employé qui joue à des jeux en perdant systématiquement son temps.
#3. Simplifiez-vous la vie
Lorsque vous essayez de persuader un employé de garder une trace du temps, demandez-lui de s’en tenir à son horaire et laissez-le le faire d’une manière universellement disponible. Encore une fois, assurez-vous de ne pas trop compliquer le processus de suivi du temps. Concevez un modèle simple à partager avec votre équipe.
#4. Acceptez les commentaires utiles
Si l’un de vos employés signale des problèmes avec l’environnement que vous avez placé, écoutez-le et acceptez ses commentaires pertinents. Ensuite, faites de votre mieux pour répondre à leurs besoins. Assurez-vous également que vous êtes capable de vous adapter à vos attentes et que vous êtes prêt à travailler avec le nouveau système tout au long et après son intégration, car aucun système ne fonctionnera comme prévu dès le départ.
Résumant
Enfin, un logiciel de productivité des employes peut augmenter la productivite de n’importe quelle entreprise. Donc, si vous souhaitez prendre des décisions plus intelligentes sur la façon dont vous facturez, dont vous planifiez votre équipe et gérez votre projet, ou comment vous pouvez faire évoluer votre entreprise et augmenter vos bénéfices, inscrivez-vous rapidement à MonitUp à un prix abordable.