Сотрудники вашей компании могут использовать Azure Virtual Desktop или Amazon WorkSpaces. MonitUp также может работать в таких системах.
Интернет представляет собой обширное пространство, и бизнес еще никогда не был так связан. При таком множестве возможностей у вас под рукой важно удостовериться, что ваша компания остается на высоте.
В современном цифровом мире каждая организация должна отслеживать онлайн-активность своих сотрудников. Программное обеспечение для мониторинга может помочь вам контролировать, как они проводят время в сети, и добиться лучших результатов. Оно способно повысить продуктивность сотрудников, снизить юридические риски и даже увеличить прибыль.
В этой статье мы дадим несколько советов по использованию программного обеспечения для мониторинга, а также поделимся методами, которые помогут защитить данные вашей компании от вредоносных угроз.
Корпоративное ПО для мониторинга используется для слежения за деятельностью отдельных сотрудников на компьютерах, планшетах и смартфонах. Под это попадает все: от истории веб-серфинга и публикаций в социальных сетях до электронных писем, отправляемых за пределы сети вашей организации.
Используя такое ПО, администраторы могут гарантировать, что ресурсы компании используются действенно, а также защищать конфиденциальные данные от вредоносных угроз, например атак вредоносного ПО.
По мере развития технологий растут и угрозы, с которыми сталкиваются компании. Если вы хотите защитить интеллектуальную собственность и конфиденциальную информацию вашей компании, крайне полезно знать, что именно о вас говорят в интернете — это может помочь как в наступательных, так и в оборонительных целях.
Решая, стоит ли использовать корпоративное ПО для мониторинга, важно учитывать его потенциальные преимущества. Среди них:
Благодаря мониторингу вы можете определить, как сотрудники используют интернет и какую информацию они публикуют в сети. Это упрощает поиск тех, кто может разгласить секреты компании, данные клиентов или выложить конфиденциальную информацию в социальных сетях.
Программное обеспечение для мониторинга помогает менеджерам удостовериться, что сотрудники не проводят больше времени в Facebook, чем на своих рабочих местах.
В условиях все более конкурентного рынка вашей компании важно знать, что ее сотрудники работают продуктивно, — и стоит иметь способ измерить, насколько эффективно они используют рабочее время.
Корпоративное ПО для мониторинга может помочь вам повысить эффективность бизнес-аналитики компании, позволяя больше узнать о клиентах и конкурентах.
Оно помогает руководителям определить лучшее время для связи с клиентами или понять, когда кто-то использует продукт конкурента вместо собственного. Когда компания принимает более взвешенные решения на основе таких данных, это выгодно всем – включая и сотрудников.
Мы не можем переоценить важность соблюдения всех правил и норм, касающихся безопасности данных – то есть понимания того, какая именно информация передается третьим лицам. Программное обеспечение для мониторинга может дать компаниям спокойствие, позволяя им убедиться, что все делается по закону.
При выборе подходящей компании обратите внимание на несколько факторов:
Одно из первых, что следует учитывать при выборе поставщика ПО для мониторинга, — это стоимость.
Цена варьируется в зависимости от функционала, который вам требуется, и от количества пользователей. Важно удостовериться, что выбранный вами пакет подходит вашему бизнесу.
Разные компании предлагают разные функции, поэтому обязательно изучите рынок, прежде чем подписываться на конкретного провайдера.
Например, долгосрочный мониторинг часто считается лучшим способом защитить данные компании, но он может быть не идеальным, если вам нужен немедленный доступ к информации или мгновенные отчеты о деятельности сотрудников.
Перед тем как сделать выбор, внимательно изучите все детали – иначе вы можете остаться с продуктом, который не удовлетворяет потребности вашего бизнеса.
Также учтите работу отдела поддержки клиентов. ПО для мониторинга — это не тот инструмент, который можно сразу установить и начать использовать без подготовки, поэтому будет полезно, если провайдер предлагает помощь в обучении или настройке, а также техническую поддержку.
Следует учитывать и опыт компании в вашей сфере. Например, если вы работаете в строго регулируемой или сфере с повышенными требованиями к безопасности, возможно, имеет смысл выбрать компанию, которая уже сотрудничала с фирмами, похожими на вашу.
Существует целый ряд функций, которые предлагают компании, занимающиеся корпоративным мониторингом. Наиболее популярные из них:
Эта функция позволяет работодателям видеть каждое нажатие клавиши, которое делают сотрудники на своих компьютерах.
Она может быть полезна для контроля продуктивности сотрудников, а также для улавливания некорректной или конфиденциальной информации, которая может быть введена на компьютерах компании.
Эта функция делает периодические снимки экрана того, что происходит на мониторе сотрудника. Это может помочь работодателям следить за деятельностью сотрудников и выявлять потенциальные угрозы безопасности даже в случае отсутствия прямой коммуникации.
В некоторых случаях работодатели могут решать контролировать деятельность сотрудников при помощи веб-камер.
Это помогает выявлять угрозы безопасности и одновременно контролировать продуктивность в режиме реального времени.
Email и интернет-мониторинг
Эта функция позволяет работодателям видеть, как сотрудники используют корпоративную почту и интернет.
Функция дает возможность работодателям следить за местоположением сотрудников в реальном времени.
Это может оказаться полезным в случае потенциальных угроз безопасности или для контроля продуктивности, так как вы видите физическое местонахождение сотрудника.
Это более навязчивая форма мониторинга сотрудников, поэтому она может подходить не всем компаниям. Однако в некоторых сферах с повышенным риском это может стать вариантом для рассмотрения.
Например, если вы обнаружите, что ноутбук сотрудника находится не в офисе, вы сможете заподозрить нарушение безопасности. Это даст время на удаленное удаление конфиденциальных данных с ноутбука, чтобы предотвратить их утечку.
Это очень полезная функция, которая информирует работодателей о содержании телефонных разговоров сотрудников.
Такой вид мониторинга может быть идеальным для специалистов по работе с клиентами и «холодных» звонков, поскольку большинство их работы происходит по телефону.
Очень полезно отслеживать, какие приложения используют сотрудники на своих компьютерах.
Это дополнительный уровень защиты, который обеспечивает безопасность системы и гарантирует, что на устройства компании загружаются только разрешенные приложения.
Работодателям следует тщательно продумать, какие функции им нужны в рамках корпоративного решения для мониторинга, перед тем как выбрать провайдера.
Некоторые поставщики предлагают все вышеперечисленные функции, другие – лишь часть. Важно подобрать провайдера с подходящим для ваших нужд набором возможностей.
Лучшее время, чтобы рассмотреть корпоративное решение для мониторинга, наступает тогда, когда вам необходимо повысить продуктивность сотрудников.
Например, если у вас возникают проблемы с тем, что сотрудники тратят рабочее время на Facebook или Twitter, возможно, пора задуматься о программном обеспечении, которое будет отслеживать их активность в интернете.
Как упоминалось ранее, это решение может помочь компаниям принимать более взвешенные решения, которые приносят больше прибыли, сокращают количество ошибок и повышают удовлетворенность клиентов. Таким образом, стоит использовать этот инструмент, когда вы хотите повысить уровень эффективности своих сотрудников.
Подобные инструменты могут принести пользу многим группам и компаниям. Если говорить конкретнее, вот несколько примеров:
Любая компания, озабоченная уровнем продуктивности сотрудников, может рассмотреть возможность использования подобных средств.
Однако большую выгоду извлекают руководители или менеджеры, получающие доступ к этой информации. Они могут видеть, какие приложения используются и сколько времени в них проводят, какие сайты посещаются (или не посещаются) в рабочее время и т. д.
Таким образом, они могут следить за деятельностью сотрудников и выявлять, кто работает эффективно, а кто не дотягивает до необходимого уровня или тратит рабочее время на отвлекающие ресурсы.
Команды по продажам и маркетингу могут использовать подобное ПО, чтобы контролировать выполнение сотрудниками поставленных планов и целей.
Они также видят, какие стратегии и действия приносят результат, а какие — нет. Это особенно важно для компаний, которые стремятся оптимизировать продажи и маркетинг и направлять свои усилия в правильное русло.
IT-отделы могут применять такие инструменты, чтобы отслеживать действия пользователей в сети. Это важно, чтобы удостовериться в эффективном использовании сети и отсутствии угроз безопасности от вредоносной или несанкционированной активности.
Сегодня, когда IT-безопасность стоит на первом месте, такой мониторинг становится особенно актуальным.
Сотрудники HR могут использовать такие инструменты для контроля соблюдения сотрудниками политик компании.
Например, если существует политика, запрещающая посещать определенные сайты в рабочее время, HR может проследить, соблюдается ли она сотрудниками.
Большая часть работы в компаниях ведется на компьютерах, поэтому такой мониторинг становится ценным инструментом для отдела кадров.
Компании с удаленными работниками могут контролировать активность своих сотрудников и следить за тем, чтобы они работали нужное количество часов.
Это особенно актуально, если ваши сотрудники находятся в разных часовых поясах. Благодаря мониторингу вы сможете убедиться, что сотрудники действительно заняты работой, а не бездельничают.
Ниже приводится несколько советов, которые помогут вам извлечь максимум пользы из внедрения новой системы мониторинга:
Частая ошибка, которую делают многие, — установка подобного ПО на слишком большое количество компьютеров. Помните, что такие системы отслеживают всю активность, включая нажатия клавиш, скриншоты и любые другие действия, совершаемые на корпоративных устройствах.
Если ваши сотрудники используют рабочий ноутбук, чтобы, например, дома в свободное время просматривать сайты или писать личные письма, они могут неприятно удивиться, узнав, что вы видите все, что они там набирают.
Рассмотрите возможность открыто обсудить систему с руководством — особенно если вы собираетесь устанавливать ее на ноутбуки сотрудников. Это поможет избежать непонимания или волнений вокруг использования программного обеспечения для мониторинга.
Менеджерам следует донести до своих команд, что планируется делать с собранными данными и как долго они будут храниться. Это способствует формированию прозрачной корпоративной культуры и снижает риск недовольства со стороны сотрудников, которые могут не знать о наличии ПО для мониторинга.
Как и в случае с любыми корпоративными правилами, важно не стремиться контролировать абсолютно все, что делают сотрудники. Это может привести к недоверию и недовольству со стороны тех, кто считает, что их несправедливо контролируют.
Сосредоточьтесь на более общей картине, а не на мелочах вроде того, какие сайты посещаются и сколько времени кто тратит на соцсети.
Также важно помнить, что некоторые компании ведут учет посещения приложений или сайтов нерабочего характера даже в нерабочие часы, если используется корпоративный компьютер, хотя сотрудник может находиться дома.
Распространенная ошибка при внедрении ПО для мониторинга — отсутствие конкретного плана. Он должен включать подробную документацию о том, какие именно действия сотрудников будут отслеживаться, как долго будут храниться данные и т. д.
В вашем плане также должны быть перечислены причины, по которым вы вводите новую политику, и ожидаемые выгоды для компании.
Отсутствие плана может привести к разочарованию сотрудников и подрыву доверия к руководству. Наличие четкого плана важно по нескольким причинам:
Оно помогает использовать корпоративное ПО для мониторинга корректно и справедливо.
Снижает риск юридических проблем с сотрудниками, которых может беспокоить идея, что их отслеживают без предупреждения.
Позволяет сотрудникам понять, что именно контролируется на их компьютерах и почему.
Несомненно, корпоративное ПО для мониторинга очень эффективно, однако есть ситуации, в которых оно может оказаться не лучшим решением.
Ниже приведены пять примеров таких случаев, когда лучше не внедрять подобное ПО и поискать альтернативу:
Если в вашем коллективе и так жесткий контроль, то добавление мониторинга может только усугубить ситуацию. Представьте, что за каждым вашим действием ведется наблюдение и фиксируется в журнале.
Это может вызвать паранойю и чувство незащищенности, а это последнее, что нужно для продуктивной работы. Когда сотрудники убеждены, что за ними постоянно следят, они реже рискуют или проявляют инициативу.
Если значительная часть сотрудников работает удаленно, возможно, применение ПО для мониторинга, рассчитанного только на офисное присутствие, не имеет смысла.
Придется отдельно отслеживать каждого удаленного работника, что может быть сложно и дорого. Для небольших компаний может оказаться проще доверять своим сотрудникам и надеяться на их добросовестность.
Это встречается все чаще, ведь появляются компании, которые полностью работают через интернет. Если вы относитесь к таким компаниям, убедитесь, что внедрение корпоративного ПО для мониторинга действительно принесет вам пользу.
Если ваша компания работает с конфиденциальной информацией, внедрение инструмента мониторинга может принести больше вреда, чем пользы. В случае утечки конфиденциальных данных репутация компании может пострадать невосполнимо.
Для безопасной работы с данными должна быть строго прописанная политика, гарантирующая, что доступ к этим сведениям получают только уполномоченные лица. И даже при этом отсутствует стопроцентная гарантия, что данные не будут утеряны.
Если ваш сотрудник работает над чувствительными проектами, он может чувствовать, что не может раскрыть свой потенциал, когда за ним наблюдают.
Это способно привести к стрессу и беспокойству, что, в свою очередь, мешает творческому процессу и продуктивности. Такие проекты могут пострадать, если сотрудники будут постоянно волноваться из-за слежки.
Если ваши сотрудники выполняют творческую работу, они могут испытывать дискомфорт, если знают, что любой их шаг контролируется.
Это создает дополнительный стресс и тревогу, что совсем не способствует выполнению творческих задач.
Некоторые сотрудники славятся собственным стилем работы и нестандартным подходом. При детальном контроле у них может появиться чувство стеснения, и их креативный процесс окажется неуместно ограничен.
Хотя мы говорили в основном о корпоративном ПО для мониторинга, следует помнить, что это не единственный вариант.
Как уже отмечалось, если вы пришли к выводу, что корпоративное ПО для мониторинга вам не подходит, существует ряд других решений. Ниже перечислены пять альтернативных вариантов:
Более традиционный подход к контролю продуктивности сотрудников — это ручное ведение учета. Например, по карточкам учета рабочего времени, ежедневным отчетам или еженедельным проверкам.
Подобный способ мониторинга может оказаться эффективнее, если у вас небольшая команда, потому что вы сможете детально следить за работой каждого сотрудника.
Оно похоже на корпоративное ПО для мониторинга, но с более узкой специализацией на контроле эффективности сотрудников.
Такие решения часто включают функции управления задачами, проектами и предоставляют отчеты в реальном времени, что помогает повысить продуктивность и эффективность.
Как понятно из названия, оно позволяет контролировать, как сотрудники расходуют рабочее время. Это помогает выявлять потери времени, например слишком длинные перерывы или обеды.
Также при помощи такого ПО можно смотреть, кто из сотрудников работает больше всего часов, и следить, чтобы их не перегружали задачами.
Подобное ПО создано для удобной совместной работы над проектами и соблюдения сроков. Такие решения часто включают назначение задач, общий доступ к файлам и чат в реальном времени, упрощающий взаимодействие.
Аппаратные решения — еще один вариант, если вы хотите отслеживать деятельность сотрудников. Это могут быть камеры наблюдения, системы учета рабочего времени или считыватели пропусков, которые фиксируют, когда человек приходит и уходит из офиса.
Такое оборудование может стоить дороже программных решений, но способно удовлетворить требования к безопасности или соответствию нормам в сферах, где особенно важна защита данных.
Хорошее корпоративное ПО для мониторинга поможет вам контролировать ситуацию в бизнесе и способствовать более прозрачной корпоративной культуре.
Если вы решили, что для вашей компании такой инструмент – правильный выбор, не забудьте воспользоваться нашими советами, чтобы максимально раскрыть его потенциал.
Исследуйте рынок, подберите ПО, которое лучше всего подходит именно вашей компании, и имейте четкий план, позволяющий получить максимум пользы от нового решения.