Os funcionários da sua empresa podem estar usando o Azure Virtual Desktop ou o Amazon WorkSpaces. O MonitUp também pode ser executado nesses sistemas.
A internet é um cenário vasto, e os negócios nunca estiveram tão conectados. Com tantas oportunidades ao seu alcance, você precisa garantir que sua empresa permaneça no topo.
No mundo digital de hoje, toda organização deve monitorar as atividades online de seus funcionários. O software de rastreamento pode ajudar você a acompanhar como eles passam o tempo online e trazer melhores resultados. Ele pode ajudar a aumentar a produtividade dos funcionários, reduzir responsabilidades legais e até mesmo ampliar seus lucros.
Neste artigo de blog, daremos algumas dicas para usar o software de monitoramento, além de técnicas para ajudar a manter os dados da sua empresa protegidos contra ameaças maliciosas.
O software de monitoramento empresarial é usado para monitorar as atividades de funcionários individuais em computadores, tablets e smartphones. Isso inclui tudo, desde históricos de navegação na web até postagens em redes sociais e até mesmo e-mails enviados fora da rede da sua organização.
Usar esse software permite que os administradores garantam que os recursos da empresa sejam utilizados de forma eficaz, ao mesmo tempo em que protegem dados confidenciais contra ameaças maliciosas, como ataques de malware.
À medida que a tecnologia continua a evoluir, as ameaças enfrentadas pelas empresas também evoluem. Quando se trata de proteger a propriedade intelectual e as informações confidenciais da sua empresa, saber exatamente o que está sendo dito sobre você online pode ser extremamente útil, tanto para fins ofensivos quanto defensivos.
Ao decidir se deve usar um software de monitoramento empresarial na sua empresa, é importante ter em mente os possíveis benefícios. Esses incluem:
O software de monitoramento pode ajudar você a identificar riscos de segurança, fornecendo insights sobre como os funcionários usam a internet e quais informações eles compartilham online. Isso facilita descobrir quem pode vazar segredos da empresa, dados de clientes ou até mesmo publicar informações confidenciais da empresa nas redes sociais.
O software de monitoramento ajuda os gestores a garantir que os funcionários não passem mais tempo no Facebook do que em suas mesas.
Em um mercado cada vez mais competitivo, sua empresa precisa saber que seus funcionários são produtivos – e é uma boa ideia ter uma forma de medir quanto trabalho é realizado durante o expediente.
O software de monitoramento empresarial pode ajudar você a melhorar a inteligência de negócios da sua empresa, permitindo descobrir mais sobre seus clientes e concorrentes.
Ele pode ajudar os gestores a identificar os melhores momentos para se comunicar com clientes ou identificar quando alguém está usando o produto de um concorrente em vez do seu. Quando as empresas tomam decisões melhores com base nesse tipo de informação, todos saem ganhando – inclusive os funcionários.
Não podemos deixar de enfatizar a importância de garantir que sua empresa cumpra todas as regras e regulamentações relacionadas à segurança de dados – o que significa saber exatamente quais informações são compartilhadas com terceiros. O software de monitoramento pode ajudar a dar tranquilidade às empresas, assegurando que tudo seja feito de acordo com as normas.
Ao escolher a empresa certa, aqui estão algumas coisas a considerar:
Ao procurar uma boa empresa de software de monitoramento, uma das primeiras coisas a considerar é quanto ela custa.
O preço varia dependendo dos recursos que sua empresa procura e do número de usuários que usarão o serviço. É importante garantir que o pacote escolhido seja adequado para o seu negócio.
Empresas diferentes oferecem recursos diferentes, portanto, é sempre recomendável pesquisar antes de se comprometer com um determinado provedor.
Por exemplo, o monitoramento de longo prazo costuma ser considerado a melhor forma de proteger os dados da empresa – mas pode não ser ideal se você precisar de acesso instantâneo às informações ou se quiser relatórios de atividades dos funcionários segundos após o logout.
Leia as letras miúdas antes de fazer sua escolha – caso contrário, você pode acabar com um produto insatisfatório que não atenda às necessidades do seu negócio.
Certifique-se de considerar o departamento de atendimento ao cliente da empresa. O software de monitoramento não é algo que você obtém e utiliza imediatamente – então é útil se seu provedor oferecer suporte de treinamento ou configuração, e suporte técnico para quaisquer problemas que surgirem durante a implementação.
Você também deve considerar a experiência da empresa no seu setor. Por exemplo, se você atua em um ambiente altamente regulamentado ou de alta segurança, pode ser melhor escolher uma empresa que já tenha trabalhado com negócios semelhantes ao seu.
Existem diversos recursos diferentes que as empresas de monitoramento corporativo oferecem. Alguns dos mais populares são:
Esse recurso permite que os empregadores vejam cada tecla digitada pelos funcionários em seus computadores.
Isso pode ser útil para monitorar a produtividade dos funcionários e capturar informações inadequadas ou confidenciais que possam ser escritas nos computadores da empresa.
Esse recurso tira capturas de tela periódicas do que está acontecendo na tela do funcionário. Isso pode ajudar os empregadores a monitorar as atividades dos funcionários e identificar possíveis violações de segurança, mesmo que as palavras não sejam comunicadas.
Em alguns casos, os empregadores também podem optar por monitorar as atividades dos funcionários por meio de webcams.
Isso pode ajudar a detectar violações de segurança em tempo real e monitorar a produtividade em tempo real.
Monitoramento de uso de email e internet
Isso permite que os empregadores vejam como os funcionários usam o email da empresa e a internet.
Esse recurso permite que os empregadores monitorem a localização dos funcionários em tempo real.
Isso pode ser útil para detectar possíveis violações de segurança ou monitorar a produtividade dos funcionários, pois é possível ver a localização física deles.
Essa é uma forma mais invasiva de monitoramento, então pode não se aplicar a todas as empresas. No entanto, se você trabalha em um setor de alto risco, essa pode ser uma opção a considerar.
Por exemplo, se você descobrir que o local do laptop de um funcionário não é o escritório, você imediatamente ficará em alerta e suspeitará de uma violação de segurança. Isso pode dar tempo de limpar remotamente as informações confidenciais do laptop do funcionário para evitar que caiam em mãos erradas.
Este é um recurso muito útil que informa aos empregadores sobre o conteúdo das chamadas telefônicas feitas pelos funcionários.
Isso pode ser uma forma ideal de monitoramento para profissionais de atendimento ao cliente e vendedores que realizam chamadas ativas, pois a maior parte do trabalho deles é feita por telefone.
Pode ser muito útil monitorar o uso de aplicativos para ver quais estão sendo utilizados pelos funcionários em seus computadores.
Isso é uma camada adicional de proteção que pode garantir que seus sistemas permaneçam seguros e que apenas aplicativos apropriados sejam baixados em dispositivos da empresa.
Os empregadores devem avaliar com cuidado quais recursos eles precisam em uma solução de monitoramento empresarial antes de escolher um provedor.
Alguns provedores oferecem todos os recursos acima, enquanto outros oferecem apenas parte deles. É importante escolher um provedor que ofereça a combinação adequada de recursos para as necessidades da sua empresa.
O melhor momento para considerar uma solução de monitoramento empresarial é quando você precisa que seus funcionários sejam mais produtivos.
Por exemplo, se você está tendo problemas com funcionários que desperdiçam tempo no Facebook ou no Twitter, é uma boa ideia começar a procurar um software que monitore a atividade deles na internet.
Conforme mencionado anteriormente, essa solução pode ajudar as empresas a tomar decisões melhores, que resultem em lucros mais altos, menos erros e clientes mais satisfeitos. Portanto, é melhor usar essa ferramenta quando você deseja aumentar os níveis de produtividade dos seus funcionários.
Muitas equipes ou empresas podem se beneficiar desse tipo de ferramenta e, para ser mais específico, as seguintes partes:
Qualquer empresa que se preocupe com a produtividade de seus funcionários deve considerar o uso desse tipo de ferramenta.
No entanto, gestores ou líderes podem se beneficiar mais ao acessar as informações que ela fornece. Quais aplicativos são usados e por quanto tempo, quais aplicativos ou sites são acessados (ou não acessados) durante o horário comercial, etc. Isso pode ajudá-los a observar.
Eles podem monitorar as atividades de seus funcionários e identificar quem é produtivo para a empresa e quem não está atuando de acordo com os padrões ou está perdendo tempo em sites que distraem.
As equipes de vendas e marketing podem usar esse tipo de software para monitorar o progresso de seus funcionários no cumprimento de cotas ou metas.
Elas também podem identificar quais estratégias ou atividades estão funcionando e gerando resultados, e quais não estão. Isso é crucial para empresas que estão sempre tentando otimizar seus esforços de vendas e marketing e garantir que seu trabalho seja direcionado corretamente.
Os profissionais de TI podem usar esse tipo de software para monitorar as atividades dos usuários na rede. Isso é importante para garantir que a rede seja utilizada de forma eficiente e que não haja riscos de segurança provenientes de atividades maliciosas ou não autorizadas.
Esse tipo de monitoramento se tornou cada vez mais importante nos dias de hoje, em que os riscos de segurança em TI são tão amplos.
Os departamentos de recursos humanos podem usar esse tipo de software para monitorar a conformidade dos funcionários com as políticas da empresa.
Por exemplo, se existe uma política que proíbe o uso de determinados sites durante o expediente, o RH pode usar esse software para acompanhar se os funcionários estão cumprindo essa regra.
A maior parte do trabalho nas empresas é feita em computadores, tornando esse tipo de monitoramento uma ferramenta valiosa para os departamentos de RH.
Empresas que contam com funcionários remotos podem usar esse tipo de software para monitorar as atividades deles e garantir que estejam trabalhando as horas que deveriam.
Isso é especialmente importante para empresas cujos funcionários trabalham em diferentes fusos horários. Ao monitorar as atividades dos funcionários, essas empresas podem garantir que eles sejam produtivos e não estejam negligenciando suas tarefas.
Aqui estão algumas dicas e truques a considerar para garantir que você aproveite ao máximo o seu novo sistema:
Um erro comum que as pessoas costumam cometer com esse tipo de software é instalá-lo em muitos computadores. Observe que esses sistemas monitoram todas as atividades, incluindo pressionamentos de teclas, capturas de tela e quaisquer outras ações executadas no computador da empresa.
Se seus funcionários usam o laptop de trabalho para navegar na web ou escrever e-mails pessoais durante o tempo livre em casa, eles podem se surpreender ao saber que você está visualizando o que é digitado neles.
Considere ter uma conversa aberta com a gerência sobre o sistema – especialmente se você estiver usando-o em laptops dos funcionários. Fazer isso pode ajudar a evitar mal-entendidos ou preocupações sobre o software de monitoramento da sua empresa.
Os gestores devem informar suas equipes sobre o que planejam fazer com os dados coletados e por quanto tempo eles serão mantidos. Isso pode ajudar a criar uma cultura de transparência na empresa e evitar problemas com funcionários que talvez não tenham sido informados anteriormente sobre o software de monitoramento.
Assim como em qualquer política da empresa, é importante não impor uma política de software de rastreamento para tudo o que seus funcionários fazem. Isso pode levar à desconfiança e ressentimento de funcionários que acham que não estão sendo tratados de forma justa.
Foque nos elementos mais gerais em vez de pequenos detalhes, como quais sites são visitados ou quanto tempo é gasto em aplicativos de mídia social.
Também é útil observar que algumas empresas monitoram aplicativos ou sites para uso não relacionado ao trabalho, mesmo quando os funcionários não estão trabalhando durante o dia. Isso significa que certas atividades podem ser registradas enquanto ainda se utiliza um computador da empresa, mesmo fora da mesa do funcionário.
Um erro comum que as empresas cometem ao implementar software de monitoramento é não ter um plano sólido. Um plano sólido consiste em documentação detalhada sobre o que será monitorado nos funcionários, por quanto tempo os dados serão mantidos e muito mais.
Seu plano também deve incluir uma lista dos motivos pelos quais você está implementando essa nova política e dos benefícios esperados para a empresa ao fazê-lo.
Não ter um plano pode levar a frustração entre os funcionários e desconfiança sobre a liderança que os acompanha. Um plano sólido é importante por vários motivos:
Ele ajuda a garantir que o software de monitoramento da empresa seja usado de maneira correta e justa.
Evita quaisquer problemas legais com seus funcionários que possam ficar incomodados por serem rastreados sem saberem.
Permite que os funcionários entendam exatamente o que você está observando em seus computadores e por quê.
O software de monitoramento empresarial é claramente muito eficaz, mas existem algumas situações em que ele pode não ser a solução ideal para o seu ambiente de trabalho.
Aqui estão 5 exemplos de situações em que pode ser melhor se afastar do software de monitoramento empresarial e buscar uma solução alternativa:
Se o seu local de trabalho já for muito rigoroso, o software de monitoramento pode piorar as coisas. Imagine uma situação em que cada movimento seu é rastreado e registrado.
Isso pode levar a sentimentos de paranóia e insegurança, que são a última coisa que você quer em um ambiente de trabalho produtivo. Se seus funcionários sentirem que estão sendo vigiados constantemente, podem se tornar menos propensos a correr riscos ou ser inovadores.
Se você tem um grande número de funcionários trabalhando remotamente, talvez não faça sentido usar um software de monitoramento eficaz apenas quando todos estão no escritório.
Você precisa encontrar uma maneira de monitorar trabalhadores remotos individualmente, o que pode ser complexo e caro. Para empresas menores, pode ser mais adequado confiar em seus funcionários remotos e torcer para que tudo corra bem.
Isso é mais comum hoje em dia, com o aumento de empresas remotas que trabalham 100% pela internet. Se você descobrir que é uma dessas empresas, reserve um tempo para considerar se o software de monitoramento empresarial realmente adiciona valor à sua empresa.
Se sua empresa lida com informações confidenciais, o software de monitoramento pode causar mais mal do que bem. Se dados confidenciais forem vazados, isso pode prejudicar irreversivelmente a reputação da sua empresa.
É necessário ter uma política de monitoramento muito estrita para garantir que apenas o pessoal autorizado possa acessar os dados e, mesmo assim, não há garantia de que os dados estarão seguros.
Se você tem funcionários trabalhando em projetos delicados, eles podem sentir que não podem dar o melhor de si se souberem que estão sendo observados.
Isso pode fazê-los sentir-se estressados e ansiosos, que é o oposto do que você deseja dos seus funcionários. Esses projetos podem ser colocados em risco se seus funcionários estiverem muito preocupados com a vigilância.
Se você tem funcionários trabalhando em projetos criativos, eles podem sentir que não conseguem realmente ser criativos se souberem que estão sendo observados.
Isso pode fazê-los sentir estresse e ansiedade, o que é o contrário do que você deseja de um funcionário criativo.
Alguns funcionários são conhecidos por terem sua própria forma de fazer as coisas e serem mais criativos. Ao monitorar esse processo, eles podem se sentir constrangidos, e seu processo criativo pode ser prejudicado desnecessariamente.
Embora tenhamos nos concentrado apenas no software de monitoramento empresarial até agora, não é a única opção disponível para sua empresa.
Conforme discutimos anteriormente, há várias outras opções que você pode considerar caso chegue à conclusão de que o software de monitoramento empresarial não é para você. Abaixo estão 5 soluções alternativas:
O rastreamento manual de funcionários é uma abordagem mais tradicional para acompanhar a produtividade dos funcionários. Isso pode ser feito com coisas como cartões de ponto, relatórios diários ou check-ins semanais com os funcionários.
Essa forma de monitoramento pode ser mais eficaz se você tiver uma equipe pequena, pois permite acompanhar individualmente o desempenho de cada funcionário.
Isso é semelhante ao software de monitoramento empresarial, mas com foco mais específico na produtividade dos funcionários.
Essas soluções geralmente contam com recursos como gerenciamento de tarefas, gerenciamento de projetos e relatórios em tempo real, que podem ajudar você a aumentar a produtividade e a eficiência dos funcionários.
Como o nome sugere, o software de rastreamento de tempo ajuda você a monitorar como os funcionários gastam o tempo no trabalho. Isso pode ser útil para identificar áreas de desperdício de tempo, como pausas prolongadas ou intervalos de almoço muito longos.
O software de rastreamento de tempo também pode ajudar você a ver quais funcionários estão trabalhando mais horas e garantir que eles não estejam sobrecarregados.
O software de gerenciamento de projetos é projetado para ajudar as equipes a colaborar em projetos e cumprir prazos. Essas soluções geralmente contam com recursos como atribuição de tarefas, compartilhamento de arquivos e bate-papo em tempo real, que podem facilitar muito o trabalho em equipe.
O hardware de monitoramento de funcionários é outra opção a considerar se você deseja acompanhar as atividades dos funcionários. Isso pode incluir itens como câmeras de segurança, registradores de ponto e leitores de crachá, que monitoram quando os funcionários entram e saem do escritório.
O hardware de monitoramento de funcionários pode ser mais caro do que as soluções de software, mas pode ser uma boa opção se você tiver requisitos específicos de segurança ou conformidade que possam se aplicar caso trabalhe em um setor com dados confidenciais.
O software de monitoramento empresarial certo pode ajudar você a manter o controle do seu negócio. Ele também pode ajudar você e seus funcionários a desenvolverem uma cultura mais transparente.
Se você descobrir que o software de monitoramento empresarial é a solução certa para você, certifique-se de seguir nossas dicas e truques para garantir que você aproveite ao máximo essa ferramenta.
Portanto, pesquise qual software é melhor para sua empresa e tenha um plano sólido para garantir que você obtenha o máximo do seu novo sistema.