귀사의 직원들은 Azure Virtual Desktop이나 Amazon WorkSpaces를 사용할 수 있습니다. MonitUp 역시 이러한 시스템에서 실행될 수 있습니다.
인터넷은 광활한 공간이며, 비즈니스는 그 어느 때보다 더 긴밀하게 연결되어 있습니다. 수많은 기회가 손끝에 있는 지금, 귀사는 경쟁력을 유지해야 합니다.
오늘날 디지털 세상에서 모든 조직은 직원의 온라인 활동을 모니터링해야 합니다. 추적 소프트웨어는 직원들이 온라인에서 시간을 어떻게 사용하는지 파악해 더 나은 성과를 낼 수 있도록 돕습니다. 이는 직원 생산성을 높이고 법적 책임을 줄이며, 심지어 회사의 이익을 높일 수도 있습니다.
이 블로그 포스트에서는 모니터링 소프트웨어 사용 방법과 악의적인 위협으로부터 회사의 데이터를 안전하게 지키는 데 도움이 되는 몇 가지 기법을 알려드리겠습니다.
엔터프라이즈 모니터링 소프트웨어는 컴퓨터, 태블릿, 스마트폰 등에서 개별 직원의 활동을 모니터링하는 데 사용됩니다. 여기에는 웹 브라우징 기록부터 소셜 미디어 게시물, 심지어 조직 네트워크 외부로 보내는 이메일까지 포함됩니다.
이 소프트웨어를 사용하면 관리자는 회사 자원이 효율적으로 사용되도록 보장하고, 멀웨어 공격과 같은 악의적인 위협으로부터 민감한 데이터를 보호할 수 있습니다.
기술이 계속 발전함에 따라 비즈니스가 직면하는 위협도 변화하고 있습니다. 회사의 지적 재산과 민감한 정보를 보호하려면, 온라인에서 회사에 대해 어떤 이야기가 오가는지 정확히 파악하는 것이 방어와 공격 양면에서 매우 중요할 수 있습니다.
회사에서 엔터프라이즈 모니터링 소프트웨어를 도입할지 결정할 때 해당 소프트웨어의 잠재적 이점을 염두에 두는 것이 중요합니다. 예를 들면 다음과 같은 점들이 있습니다:
모니터링 소프트웨어는 직원들이 인터넷을 어떻게 사용하고 어떤 정보를 온라인에 공유하는지에 대한 인사이트를 제공함으로써 보안 위험을 식별할 수 있도록 돕습니다. 이를 통해 회사 기밀, 고객 데이터, 심지어 소셜 미디어에 회사의 기밀 정보를 게시할 수 있는 누군가를 쉽게 찾아낼 수 있습니다.
모니터링 소프트웨어는 관리자들이 직원들이 페이스북에 앉아서 보내는 시간이 실제 업무 시간보다 많지 않은지 확인할 수 있도록 돕습니다.
경쟁이 점차 치열해지는 시장에서, 귀사의 직원들이 생산적인지 파악하는 것은 매우 중요합니다. 그리고 근무 시간 동안 실제로 얼마나 많은 업무가 이루어지는지 측정할 수 있는 방법을 갖추는 것이 좋습니다.
엔터프라이즈 모니터링 소프트웨어는 고객이나 경쟁사에 대해 더 많은 정보를 파악함으로써 회사의 비즈니스 인텔리전스를 높이는 데 도움이 될 수 있습니다.
이를 통해 관리자는 고객과 커뮤니케이션하기에 가장 좋은 시점을 파악하거나, 누군가가 자사 제품 대신 경쟁사 제품을 사용하고 있는지 찾아낼 수 있습니다. 이와 같은 정보를 기반으로 더 나은 의사결정을 내리면 결국 모든 사람이 이익을 얻게 됩니다 – 직원들까지도 말이죠.
회사가 모든 규정과 법률에 맞춰 데이터 보안 관련 사항을 준수하는 것은 매우 중요하다는 점을 강조하지 않을 수 없습니다. 여기에는 제삼자와 공유되는 정보가 정확히 무엇인지 파악하는 것도 포함됩니다. 모니터링 소프트웨어를 통해 기업은 모든 절차를 정확히 따르고 있음을 확인하고 안심할 수 있습니다.
해당 소프트웨어 회사를 선택할 때 고려해야 할 사항은 다음과 같습니다:
좋은 모니터링 소프트웨어 회사를 찾을 때 가장 먼저 확인해야 할 것 중 하나가 비용입니다.
가격은 원하는 기능과 서비스를 사용할 사용자 수에 따라 달라질 수 있습니다. 회사에 적합한 패키지를 선택하는 것이 중요합니다.
각 회사가 제공하는 기능은 다르므로, 특정 제공업체와 계약하기 전에 항상 사전 조사를 해보는 것이 좋습니다.
예를 들어 장기 모니터링은 종종 회사 데이터를 보호하기 위한 최선의 방법으로 간주되지만, 즉시 정보에 접근해야 하거나 직원 활동 보고서를 로그아웃 직후 바로 받아야 하는 경우에는 이상적이지 않을 수 있습니다.
결정을 내리기 전 세부 약관을 꼼꼼히 읽어보세요 – 그렇지 않으면 사업에 적합하지 않은 제품을 구매하게 될 수도 있습니다.
회사의 고객 서비스 부문도 고려해야 합니다. 모니터링 소프트웨어는 설치 후 바로 사용할 수 있는 간단한 제품이 아니므로, 공급업체가 교육이나 초기 설정 지원, 그리고 문제 발생 시 기술 지원을 제공하는지 확인하는 것이 좋습니다.
또한 회사가 귀사의 업계에서 어떤 경험이 있는지도 확인해야 합니다. 예를 들어, 규제가 엄격한 환경 또는 보안이 중요한 환경에 있다면, 이전에 유사한 비즈니스를 대상으로 작업해본 회사가 더 적합할 수 있습니다.
기업 모니터링 회사들이 제공하는 기능은 다양합니다. 그중 가장 인기 있는 기능을 살펴보면 다음과 같습니다:
이 기능을 통해 고용주는 직원들이 컴퓨터에서 입력하는 모든 키 입력을 볼 수 있습니다.
이를 통해 직원의 생산성을 파악하고, 회사 컴퓨터에 작성되는 부적절하거나 기밀 정보도 캡처할 수 있습니다.
이 기능은 주기적으로 직원 화면에서 무슨 일이 일어나는지 캡처한 스크린샷을 저장합니다. 이를 통해 고용주는 직원들의 활동을 모니터링하고, 단어로 전달되지 않는 잠재적 보안 침해도 잡아낼 수 있습니다.
일부 경우, 고용주는 웹캠을 통해 직원의 활동을 모니터링하는 방식을 선택할 수도 있습니다.
이는 실시간으로 보안 침해를 포착하고 생산성을 직접 모니터링하는 데 도움이 됩니다.
Email and internet usage monitoring
이는 직원들이 회사 이메일과 인터넷을 어떻게 사용하는지 확인할 수 있도록 합니다.
이 기능은 직원들의 위치를 실시간으로 모니터링할 수 있도록 해줍니다.
잠재적 보안 침해를 파악하거나 직원 생산성을 모니터링하는 데 유용하며, 직원의 물리적 위치를 확인할 수 있습니다.
이는 직원 모니터링의 침해성이 큰 편이므로 모든 회사에 적용되는 것은 아닙니다. 하지만 위험도가 높은 업계에서 일한다면 고려해볼 만한 옵션입니다.
예를 들어, 어떤 직원의 노트북 위치가 사무실이 아닌 다른 곳에 있음을 알게 되면 곧바로 데이터 유출을 의심할 수 있습니다. 이때 직원 노트북에 있는 민감 정보를 원격으로 삭제하여 유출을 방지할 시간을 벌 수 있습니다.
이 기능은 직원들이 걸고 받는 전화 내용에 관해 고용주에게 정보를 제공합니다.
특히 고객 서비스나 콜드콜을 주로 수행하는 직원들의 업무가 대부분 통화로 이뤄지는 경우, 매우 유용한 모니터링 형식이 될 수 있습니다.
직원들이 컴퓨터에서 어떤 애플리케이션을 사용하는지 모니터링하는 것도 매우 유용합니다.
이는 추가적인 보안 계층으로, 시스템이 안전하게 유지되고 회사 기기에 적절한 앱만 다운로드되도록 할 수 있습니다.
고용주는 엔터프라이즈 모니터링 솔루션을 선택하기 전에 필요한 기능을 신중하게 고려해야 합니다.
일부 제공업체는 위에 언급된 모든 기능을 제공하지만, 일부는 일부만 제공합니다. 회사의 요구 사항에 맞춰 올바른 기능 조합을 제공하는 공급업체를 선택하는 것이 중요합니다.
엔터프라이즈 모니터링 솔루션을 고려하기에 가장 좋은 시점은 직원들의 생산성을 높여야 할 때입니다.
예를 들어, 직원들이 페이스북이나 트위터 등으로 시간을 낭비하고 있다고 의심될 때, 인터넷 활동을 모니터링할 소프트웨어를 도입하는 것이 좋습니다.
앞서 언급했듯이, 이 솔루션은 더 나은 의사결정을 가능케 해 더 높은 이윤, 더 적은 실수, 더 만족스러운 고객 경험으로 이어집니다. 따라서 직원들의 생산성을 높이고 싶다면 이 도구를 사용하는 것이 좋습니다.
많은 팀이나 회사가 이러한 도구의 이점을 얻을 수 있는데, 특히 아래와 같은 경우가 해당됩니다:
직원들의 생산성이 떨어지는 것 같아 걱정하는 모든 회사는 이 도구의 사용을 고려해볼 만합니다.
하지만 사실상 이를 통해 얻는 정보를 가장 활용할 수 있는 사람들은 관리자나 리더일 것입니다. 직원들이 어떤 앱을 얼마 동안 사용하고, 근무 시간에 어떤 웹사이트나 앱을 방문하는지 등을 살펴볼 수 있습니다.
또한 이를 통해 누가 회사에 생산적인 기여를 하고 있는지, 누가 기준에 미치지 못하거나 집중을 흐트러뜨리는 사이트에서 시간을 낭비하고 있는지를 확인할 수 있습니다.
영업 및 마케팅 팀은 이 소프트웨어를 활용하여 직원들이 할당량이나 목표를 달성하는 과정을 모니터링할 수 있습니다.
또한 어떤 전략이나 활동이 효과를 내고 있으며, 어떤 것이 그렇지 않은지도 파악할 수 있습니다. 끊임없이 영업과 마케팅 효율화를 추구하는 회사에게는 매우 중요한 요소입니다.
IT 전문가들도 이 소프트웨어를 활용해 네트워크에서 발생하는 사용자들의 활동을 모니터링할 수 있습니다. 이렇게 하면 네트워크가 효율적으로 사용되고 있고, 악의적이거나 무단 활동을 통해 발생할 수 있는 보안 위험이 없는지 확인할 수 있습니다.
오늘날과 같이 IT 보안 위험이 광범위해진 시대에는 이러한 모니터링이 더욱 중요해지고 있습니다.
인사 부서에서는 회사 정책 준수 여부를 모니터링하기 위해 이 소프트웨어를 사용할 수 있습니다.
예를 들어, 근무 시간 중 특정 웹사이트 사용을 금지하는 정책이 있다면, HR 부서는 해당 소프트웨어를 통해 직원들의 정책 준수 상태를 확인할 수 있습니다.
회사 업무의 대다수가 컴퓨터로 이루어지기 때문에, 이러한 모니터링 도구는 HR 부서에 매우 유용한 자원이 됩니다.
원격 근무자를 두고 있는 회사는 이 소프트웨어를 사용해 직원들의 활동을 모니터링하고, 근무해야 하는 시간을 제대로 지키고 있는지 확인할 수 있습니다.
특히 서로 다른 시간대에서 근무하는 직원들이 있는 회사에 매우 중요합니다. 직원들의 활동을 모니터링함으로써 이들이 생산적으로 일하고 있는지, 혹은 일을 게을리 하고 있지는 않은지 파악할 수 있습니다.
새로운 시스템을 최대한 활용하기 위해 고려해야 할 몇 가지 팁과 요령은 다음과 같습니다:
이런 유형의 소프트웨어를 사용할 때 흔히 저지르는 실수 중 하나는 너무 많은 컴퓨터에 설치하는 것입니다. 이 시스템은 키 입력, 스크린샷, 그리고 회사 컴퓨터에서 발생하는 모든 활동을 모니터링합니다.
만약 직원들이 집에서 쉬는 시간에 회사 노트북으로 웹을 검색하거나 개인 이메일을 작성한다면, 본인이 작성하는 모든 것이 모니터링된다는 사실에 놀랄 수 있습니다.
직원 노트북에 모니터링 소프트웨어를 설치하는 경우라면 특히, 경영진과 이에 대해 솔직한 대화를 나누는 것을 고려해보세요. 이는 회사의 모니터링 소프트웨어 사용에 대한 오해나 우려를 방지하는 데 도움이 됩니다.
관리자들은 어떤 데이터를 수집할 것이며, 이 데이터가 얼마나 오래 보관될 것인지 팀에 알려야 합니다. 이를 통해 투명한 조직 문화를 조성하고, 모니터링 소프트웨어에 대해 미리 안내를 받지 못해 생길 수 있는 직원들의 불만을 예방할 수 있습니다.
다른 모든 회사 정책과 마찬가지로, 추적 소프트웨어 정책을 직원들이 하는 모든 일에 적용하려 해서는 안 됩니다. 이는 직원들에게 불신과 반감을 일으킬 수 있으며, 자신들이 공정하게 대우받지 못한다고 느낄 수 있습니다.
소셜 미디어 앱에 소비하는 시간이나 어떤 웹사이트가 방문되었는지 등의 세세한 부분보다는 큰 그림에 집중하는 것이 좋습니다.
또한 일부 회사는 직원이 근무 시간이 아닐 때조차 업무용 컴퓨터를 사용하면 비업무적 활동까지도 기록하는 경우가 있습니다. 이는 회사 컴퓨터를 사용하는 이상, 직원 책상에 앉아있지 않을 때의 활동이라도 모니터링될 수 있음을 의미합니다.
기업들이 모니터링 소프트웨어를 도입할 때 흔히 범하는 실수 중 하나는 명확한 계획 없이 시작하는 것입니다. 체계적인 계획에는 어떤 직원 활동을 모니터링할지, 데이터는 얼마나 오래 보관할지 등에 대한 구체적인 문서가 포함되어야 합니다.
또한 왜 이 정책을 도입하려 하며, 이를 통해 회사가 무엇을 얻길 기대하는지에 대한 목록도 계획에 포함되어야 합니다.
계획 없이 도입하면 직원들의 불만이 커지고, 자신들을 감시하는 리더십에 대한 불신이 커질 수 있습니다. 탄탄한 계획이 중요한 이유는 다음과 같습니다:
회사의 모니터링 소프트웨어가 올바르고 공정하게 사용되도록 보장합니다.
직원들이 알지 못한 채 추적당함으로 인한 법적 문제를 방지할 수 있습니다.
직원들이 컴퓨터에서 무엇을 어떻게 감시하는지, 그리고 그 이유가 무엇인지 명확히 이해할 수 있습니다.
엔터프라이즈 모니터링 소프트웨어가 매우 효과적이기는 하지만, 모든 상황에서 이상적인 해결책이 되는 것은 아닙니다.
다음은 엔터프라이즈 모니터링 소프트웨어 대신 다른 방법을 고려해볼 만한 5가지 예시 상황입니다:
직장 환경이 이미 매우 엄격하다면, 모니터링 소프트웨어가 상황을 더 악화시킬 수 있습니다. 매 순간이 추적되고 기록된다고 상상해 보세요.
이는 편집증이나 불안감을 불러일으킬 수 있는데, 이는 생산적인 직장 환경을 조성하는 데 정반대의 효과를 냅니다. 직원들이 계속 감시받는다고 느끼면, 위험을 감수하거나 혁신적인 아이디어를 내놓을 가능성이 낮아집니다.
원격 근무 직원이 많은 경우, 모두가 사무실에 있어야 효과적인 모니터링 소프트웨어를 사용하는 것은 의미가 없을 수도 있습니다.
원격 근무자를 개별적으로 모니터링할 수 있는 방법을 찾아야 하는데, 이는 복잡하고 비용이 많이 들 수 있습니다. 규모가 작은 회사라면, 원격 근무자를 신뢰하고 좋은 성과를 기대하는 쪽이 더 나을 수도 있습니다.
최근에는 100% 인터넷을 통해 근무하는 원격 회사가 늘고 있습니다. 만약 귀사가 이런 형태에 해당한다면, 엔터프라이즈 모니터링 소프트웨어가 정말로 가치를 더해줄지 한 번 더 고민해보세요.
만약 귀사에서 민감한 정보 다루기와 같은 업무를 하고 있다면, 모니터링 소프트웨어가 득보다 실이 클 수도 있습니다. 기밀 데이터가 유출되면 회사의 명성에 치명적인 손상이 발생할 수 있기 때문입니다.
엄격한 모니터링 정책을 통해 오직 인가된 인원만 데이터에 접근할 수 있도록 해야 하며, 그렇다 해도 데이터가 완전히 안전하다고 장담할 수는 없습니다.
민감한 프로젝트를 진행하는 직원들이 있다면, 자신들이 감시받고 있다는 사실 때문에 최선을 다하지 못한다고 느낄 수 있습니다.
이는 스트레스와 불안을 야기하며, 직원들이 최고의 성과를 내지 못하게 할 수 있습니다. 이러한 프로젝트는 직원들이 감시받는 것 이상의 부담을 느끼지 않도록 신중한 접근이 필요합니다.
창의적인 업무를 수행하는 직원들이 감시받고 있다는 느낌을 받으면, 자유롭게 아이디어를 내지 못해 창의력이 떨어질 수 있습니다.
이는 스트레스와 불안을 야기하고, 창의적인 사고가 필수적인 직원들에게는 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다.
일부 직원들은 자신만의 방식으로 일하며, 보다 창의적인 결과물을 만들어내는 것으로 유명합니다. 이러한 프로세스를 일일이 감시하면 부담을 주어 불필요하게 창의적 과정을 방해할 우려가 있습니다.
지금까지는 엔터프라이즈 모니터링 소프트웨어에 집중해 이야기했지만, 이것이 유일한 옵션은 아닙니다.
앞서 언급했듯이, 만약 엔터프라이즈 모니터링 소프트웨어가 적합하지 않다고 판단된다면 고려할 수 있는 다른 선택지가 있습니다. 그 중 5가지 대안을 아래에 소개해드립니다:
직원 생산성을 추적하기 위한 전통적인 접근 방식으로, 출퇴근 시간 기록, 일일 보고서, 주간 보고 등을 통해 모니터링할 수 있습니다.
팀 규모가 작을 경우, 구성원 개개인의 업무 성과를 세밀하게 파악하기 좋다는 장점이 있습니다.
이는 엔터프라이즈 모니터링 소프트웨어와 유사하지만, 직원 생산성에 좀 더 초점을 맞춘 형태입니다.
이 솔루션들은 주로 태스크 관리, 프로젝트 관리, 실시간 리포팅 등 직원들의 생산성과 효율을 높이는 데 도움이 되는 기능을 포함하고 있는 경우가 많습니다.
이름에서 알 수 있듯이, 시간 추적 소프트웨어는 직원들이 근무 시간 중 어떻게 시간을 사용하는지를 모니터링합니다. 긴 휴식이나 점심시간처럼 낭비되는 시간을 식별하는 데 유용합니다.
또한 어느 직원이 가장 많은 시간을 일하고 있는지 확인할 수 있어, 과로 여부 등을 파악하는 데도 도움이 됩니다.
프로젝트 관리 소프트웨어는 팀이 프로젝트를 협업하고 데드라인을 지킬 수 있도록 설계되었습니다. 태스크 할당, 파일 공유, 실시간 채팅과 같은 기능을 제공해, 직원들이 프로젝트를 훨씬 수월하게 진행할 수 있도록 돕습니다.
직원 활동을 추적하기 위해 하드웨어 장비를 사용하는 방법도 있습니다. 예를 들어 보안 카메라, 근태 기록기, 출입 배지 리더기 등을 통해 직원들이 사무실에 출입하는 시간을 확인할 수 있습니다.
이런 하드웨어 방식은 소프트웨어 솔루션보다 비용이 더 들 수 있지만, 민감한 데이터를 다루는 업계처럼 특정 보안 또는 컴플라이언스 요구사항이 있는 경우에는 좋은 대안이 될 수 있습니다.
적절한 엔터프라이즈 모니터링 소프트웨어는 비즈니스를 한층 더 체계적으로 관리하고, 직원들과의 투명한 사내 문화를 구축하는 데 도움을 줄 수 있습니다.
만약 엔터프라이즈 모니터링 소프트웨어가 귀사에 적합하다고 판단된다면, 위에서 소개해드린 팁과 요령을 참고하여 시스템을 최대한 활용해보시기 바랍니다.
귀사에 맞는 소프트웨어를 찾아보고 탄탄한 계획을 세워, 새로운 시스템에서 최대의 가치를 얻을 수 있길 바랍니다.