御社の従業員は Azure Virtual Desktop や Amazon WorkSpaces を使用しているかもしれません。MonitUp はそのようなシステム上でも動作可能です。
インターネットは広大な世界であり、ビジネス同士のつながりはかつてないほど深まっています。数多くのチャンスが広がる一方、常に優位性を保つには適切な対策が必要です。
現代のデジタル社会では、あらゆる組織が従業員のオンラインでの活動をモニタリングする必要があります。追跡ソフトウェアを活用することで、社員がオンラインでどのように時間を使っているかを把握し、より良い成果を得ることができます。これにより従業員の生産性を向上させ、法的リスクを減らし、さらには利益を伸ばすことさえ可能になります。
本記事では、モニタリングソフトウェアを活用するためのヒントと、悪意ある脅威から会社のデータを守るための手法についてご紹介します。
エンタープライズモニタリングソフトウェアは、コンピュータやタブレット、スマートフォンなどで、各従業員が行う活動を監視するために使われます。具体的にはウェブ閲覧履歴やソーシャルメディアへの投稿、組織外へ送信されたメールなど、幅広い情報を対象とします。
このソフトウェアを使用することで、管理者は会社のリソースが効率的に使われているかを確認するだけでなく、マルウェア攻撃などの悪意ある脅威から機密データを守ることもできます。
テクノロジーが進化するにつれて、企業が直面する脅威も増大しています。企業の知的財産や機密情報を守る上で、オンライン上でどのように言及されているかを正確に把握することは攻撃的・防御的の両面で役立ちます。
自社でエンタープライズモニタリングソフトウェアを使うかどうかを検討する際は、その潜在的なメリットを考慮することが大切です。たとえば以下の点が挙げられます。
モニタリングソフトウェアを使うと、従業員がどのようにインターネットを利用し、どのような情報を共有しているかを把握できるため、セキュリティリスクを特定しやすくなります。機密情報や顧客データを漏えいする可能性のある人物や、SNS に極秘情報を掲載するリスクがあるかどうかをすぐに発見できます。
モニタリングソフトウェアは、従業員が Facebook などのSNSに過度に時間を費やしていないかを管理者がチェックするのに役立ちます。
競争が激化する現代、従業員が生産的に働いているかどうかを把握することは重要です。どの程度の作業量が就業時間内にこなされているかを測る仕組みがあると便利です。
エンタープライズモニタリングソフトウェアを使うことで、顧客や競合他社に関する情報を把握しやすくなり、ビジネスインテリジェンスを強化できます。
たとえば、顧客と連絡を取る最適なタイミングを見極めたり、誰かが自社製品ではなく競合他社の製品を利用しているかを特定したりできます。こういった情報をもとに、より適切な意思決定を行えれば、長い目で見て従業員を含めた全体の利益につながるでしょう。
会社がデータセキュリティに関するすべての規則や法令を遵守しているかを確認することは非常に重要です。どの情報が第三者と共有されているか正確に把握する必要があります。モニタリングソフトウェアを導入しておけば、企業が適切に運用していることを証明しやすくなり、安心感を得られます。
最適な企業を選ぶ際に考慮すべきポイントをいくつか挙げます。
まず注目すべきはコストです。必要とする機能や利用予定ユーザー数によって料金は異なるため、希望するパッケージが自社に合うかどうかをしっかり見極めることが大切です。
提供される機能は会社によって異なるため、契約前に調査を行いましょう。
たとえば、長期的な監視が会社のデータを保護する最善策と考えられることもありますが、リアルタイムでの情報取得が必要な場合や、ログアウト直後にレポートが欲しい場合には向かない可能性があります。
契約前に細かい条件を確認しないと、ビジネス要件を満たさない不満足な製品を選んでしまう恐れがあります。
カスタマーサポートの質も重要です。モニタリングソフトはすぐに導入して使えるものではないため、導入時のトレーニング・セットアップ支援や、トラブルが発生した際の技術サポートがあるかどうかを確認してください。
導入先企業の業界経験も考慮に入れてください。高いセキュリティや規制が要求される業界の場合、過去に似たような企業との実績を持つ会社を選ぶと安心です。
企業向けのモニタリングサービスを提供する会社では、さまざまな機能が選択できます。代表的なものをいくつかご紹介します。
この機能では、従業員がコンピュータで打ち込んだキー入力をすべて確認できます。
これにより、従業員の生産性を把握したり、機密情報や不適切な内容が会社端末で入力されていないかを監視したりするのに役立ちます。
定期的に従業員の画面キャプチャを取得する機能です。テキストで伝わらない情報もキャプチャできるため、セキュリティリスクを早期に発見する手段にもなります。
場合によっては、企業が従業員のウェブカメラを通じて活動を監視することも選択肢に入ります。
これはリアルタイムでセキュリティ上の問題を発見したり、生産性を即時に把握したりするのに役立ちます。
Email and internet usage monitoring
従業員が会社のメールやインターネットをどのように使っているかを監視できます。
従業員の位置情報をリアルタイムで追跡する機能です。
これにより、従業員の実際の居場所を把握してセキュリティリスクを検知したり、生産性を監督したりできます。ただし監視の度合いが高いため、すべての企業に当てはまるわけではありません。リスクの高い業界では検討の余地があるでしょう。
たとえば、従業員のノートパソコンの所在地がオフィス外だった場合、即座に異常を察知してセキュリティ侵害を疑うことができます。その間に遠隔で端末を初期化し、機密情報の流出を防ぐ対策が取れます。
従業員が行う通話内容を記録する機能です。
電話対応が業務の大半を占めるカスタマーサポートやコールセンターなどには有用で、会話内容を把握して顧客対応品質を管理できます。
従業員のコンピュータでどのアプリケーションが使われているかを監視できる機能です。
システムを安全に保ち、会社端末上に認められていないアプリが入っていないかをチェックする追加のセキュリティ対策になります。
企業側は、エンタープライズモニタリングソリューションを導入する際にどの機能が必要かを検討し、自社のニーズに合ったものを選択することが大切です。
エンタープライズモニタリングソリューションを検討すべきタイミングは、従業員の生産性向上が必要なときです。
たとえば、従業員が業務中に Facebook や Twitter に時間を費やしていることで問題が発生している場合は、彼らのインターネット活動を監視するソフトウェアを導入することを考えるよい機会です。
前述のとおり、このソリューションはビジネス上の意思決定を改善し、利益率を高め、ミスを減らし、顧客満足度を向上させることにもつながります。したがって、従業員の生産性を高めたいと考えるタイミングで導入するのが望ましいでしょう。
こうしたモニタリングツールから恩恵を得られるチームや企業は多岐にわたりますが、特に以下のような組織・部門が挙げられます。
従業員の生産性を懸念している企業全般に本ツールは有効です。
ただし、最もメリットを得られるのは管理職やリーダー層でしょう。どのアプリやウェブサイトがいつ利用されているか、勤務時間中に何が行われているかを見える化できます。
従業員ごとの活動内容を把握し、誰が優秀なのか、または集中力を欠き生産性が低下しているかを特定できるようになります。
営業やマーケティングのチームは、従業員がノルマや目標を達成しているかをモニタリングする目的で、この種のソフトウェアを利用できます。
また、効果的な施策や成果が上がっている活動とそうでない活動を判断するのにも役立ちます。常に戦略を最適化することが求められる部署にとって非常に大切なツールと言えます。
IT 部門はネットワーク上でユーザーが行う活動を監視できるため、この種のソフトウェアを導入するメリットが大きいです。ネットワークが効率的に使われているかどうかや、不正アクセスや悪意ある操作が行われていないかを確認できます。
IT セキュリティリスクが増大する現代において、こうした監視はより重要視されるようになっています。
人事部は、従業員が会社のポリシーを守っているか確認するためにも本ソフトウェアを利用できます。
たとえば、就業時間中に特定のウェブサイトを利用することを禁止している場合、ちゃんとルールが守られているかをチェックできます。
企業の大多数の業務はコンピュータ上で行われるため、人事部門にとっても有用なツールとなります。
リモートワークが普及する中、従業員が指定された時間どおりに業務を行っているかを把握するためにも役立ちます。
とくに時差のある場所で働く社員が多い企業では、活動状況をモニタリングすることで生産性を保ち、サボタージュを防止できます。
導入したシステムを最大限に活用するためのポイントやコツをいくつかご紹介します。
このようなソフトウェアでありがちな失敗は、多くの端末に導入しすぎることです。これらのシステムはキー入力、スクリーンショットなど、会社のコンピュータ上で行われるあらゆるアクティビティを監視します。
もし従業員が自宅に持ち帰った仕事用ノートPCでプライベートメールを書いたりネットを閲覧したりしている場合、自分の行動が監視されていると知ってショックを受けるかもしれません。
特に従業員のノートPCを監視する場合は、導入前に管理者とオープンな話し合いを行うことを検討してください。そうすることで、モニタリングソフトウェアに対する誤解や不安を事前に防ぎやすくなります。
経営陣はデータをどのように利用し、どの程度保管するのかをチームに周知する必要があります。これにより透明性のある企業文化を築き、ソフトウェアについて事前に知らなかった従業員とのトラブルを回避できるでしょう。
あらゆる行動を監視の対象にしすぎると、従業員に不信感を与えてしまいます。監視ソフトウェアのポリシーを厳密に適用しすぎると、従業員は窮屈さや不公平感を覚え、モチベーションの低下を招く恐れがあります。
ソーシャルメディアへのアクセス状況など、どこまで細かく把握するかは要検討です。
また、一部の企業では、社員が就業時間外に会社の端末を使っていても、その動向を自動的に記録する場合があります。こうした仕組みを導入する際は、従業員が利用状況を理解し、納得しているかを確認する必要があります。
モニタリングソフトウェアを導入する際のよくある失敗は、事前にしっかりとした計画を立てないことです。計画には、監視対象とする行動やデータの保持期間などの詳細を文書化し、なぜ新たなポリシーを実施し、どんなメリットがあるのかを明確に書いておきましょう。
計画を用意しないと、従業員が不信感を抱き、それに伴って管理側へも不満を感じる原因となり得ます。きちんとした計画には以下のような利点があります。
・会社のモニタリングソフトが適切かつ公平に使われていることを保証する
・従業員が知らないうちに監視されることへの法的リスクを回避する
・どのような内容を監督し、なぜ監視するのか従業員に正確に伝達できる
エンタープライズモニタリングソフトウェアは非常に有用ですが、すべての場面で万能というわけではありません。場合によっては導入を控えたほうが良いケースもあります。
以下に、監視ソフトを導入しないほうがいいかもしれない5つの例を挙げます。
もともと規律が厳しい職場の場合、そこにさらにモニタリングソフトを導入すると、従業員の窮屈感は一層増す可能性があります。行動のすべてを常に記録される状況になると、パフォーマンスに悪影響を及ぼしやすくなります。
従業員が常に監視されているという認識があれば、新たなアイデアやリスクを取る動きが抑制される恐れがあります。
リモートワーカーが多い場合は、会社にいない従業員を同じ方法で監視することが難しい場合もあります。より複雑な仕組みやコストがかかる場合があり、特に小規模企業にとっては負担が大きいかもしれません。
近年では、完全オンラインを前提とするリモート企業も増えています。もし自社もそうであれば、エンタープライズモニタリングソフトウェアが本当にプラスになるのか、十分検討する必要があります。
会社が機密情報を扱う場合は、モニタリングソフトの導入が逆にリスクを高める可能性もあります。もしデータが漏えいした場合、会社の信用問題に発展しかねません。
厳格なアクセス権限管理を行えるようにしても、絶対に安全とは言い切れず、モニタリングソフトウェアが原因で懸念が増すケースも考えられます。
機密性の高いプロジェクトに従事する従業員は、監視されていることで自由に創造性を発揮できないかもしれません。
プレッシャーが高まり、ストレスや不安を増幅させてしまう可能性があります。プロジェクトの敏感度が高いほど、監視の度合いを検討する必要があります。
クリエイティブな業務に携わる従業員も、常に見られているという意識があると自由な発想がしづらくなる場合があります。
これは従業員の不安やストレスを高め、創造的なアイデアの妨げになる可能性があります。独自の方法で発想を生み出すクリエイターにとって、監視は過度な干渉と感じられるかもしれません。
ここまでエンタープライズモニタリングソフトウェアに焦点を当ててきましたが、実は別の手段も存在します。
もし導入を検討していて、やはり合わないと判断した場合に考えられる代替策を5つご紹介します。
従業員の生産性を手動で追跡する、従来型の方法です。タイムカードや日報、週ごとの面談などを行い、勤務状況を確認します。
小規模なチームなら、一人ひとりのパフォーマンスを細かく把握できるというメリットがあります。
エンタープライズモニタリングソフトウェアに似ていますが、従業員の生産性に特化したものです。
タスク管理やプロジェクト管理、リアルタイムでのレポート機能などが備わっており、社員の効率を向上させるのに役立ちます。
名前のとおり、従業員が勤務時間中にどのように時間を使っているかを把握するソフトウェアです。長時間の休憩やランチなど、時間の無駄を特定するのに役立ちます。
また、誰がどれだけ長い時間働いているかを把握し、過剰労働の防止にも役立ちます。
チームでプロジェクトを協力して進めるためのソフトウェアです。タスク割り当てやファイル共有、リアルタイムチャットなどの機能を備えており、複数人で進める作業をスムーズにします。
ソフトウェアではなく、物理的な機器を使用して従業員を監視する方法もあります。たとえば防犯カメラやタイムレコーダー、入退室を管理するカードリーダーなどです。
ソフトウェアと比べてコストが高い場合がありますが、セキュリティ要件やコンプライアンス要件が厳しい業界では現実的な選択肢となるでしょう。
エンタープライズモニタリングソフトウェアを正しく導入すれば、自社の状況をしっかり把握することができ、企業文化と従業員の双方にプラスの効果をもたらします。
もしエンタープライズモニタリングソフトウェアが自社に合うと感じたら、本記事のヒントやコツを参考に、最大限活用できるよう準備をしましょう。
自社に最適なソフトウェアを調査し、綿密な計画を立てることで、導入後により大きな効果を得ることができるはずです。