I dipendenti della tua azienda potrebbero utilizzare Azure Virtual Desktop o Amazon WorkSpaces. MonitUp può funzionare anche su tali sistemi.
Internet è un panorama sterminato e il mondo degli affari non è mai stato così connesso. Con così tante opportunità a portata di mano, devi assicurarti che la tua azienda rimanga al vertice.
Nell'odierno mondo digitale, ogni organizzazione deve monitorare le attività online dei propri dipendenti. Il software di monitoraggio può aiutarti a controllare come utilizzano il loro tempo online e a ottenere risultati migliori. Può aiutarti ad aumentare la produttività dei dipendenti, ridurre le responsabilità legali e persino migliorare i profitti.
In questo post del blog, ti forniremo alcuni consigli su come utilizzare il software di monitoraggio, oltre a tecniche per proteggere i dati della tua azienda da minacce dannose.
Il software di monitoraggio aziendale viene utilizzato per controllare le attività di singoli dipendenti su computer, tablet e smartphone. Ciò include tutto, dalla cronologia di navigazione web ai post sui social media, fino alle email inviate al di fuori della rete della tua organizzazione.
Utilizzando questo software, gli amministratori possono assicurarsi che le risorse aziendali vengano usate in modo efficace, proteggendo al contempo i dati sensibili da minacce dannose come attacchi malware.
Man mano che la tecnologia continua a evolversi, crescono anche le minacce per le aziende. Quando si tratta di proteggere la proprietà intellettuale e le informazioni sensibili della tua azienda, sapere esattamente cosa si dice di te online può essere estremamente utile sia in chiave offensiva che difensiva.
Quando decidi se utilizzare un software di monitoraggio aziendale per la tua azienda, è importante tenere a mente i suoi potenziali vantaggi. Tra questi vi sono:
Il software di monitoraggio può aiutarti a identificare i rischi per la sicurezza fornendoti informazioni su come i dipendenti utilizzano Internet e quali informazioni condividono online. Ciò ti consente di scoprire chi potrebbe divulgare segreti aziendali, dati dei clienti e persino pubblicare informazioni riservate dell'azienda sui social media.
Il software di monitoraggio aiuta i manager a garantire che i dipendenti non trascorrano più tempo su Facebook di quanto ne trascorrano alle loro scrivanie.
In un mercato sempre più competitivo, la tua azienda deve sapere che i suoi dipendenti sono produttivi – ed è una buona idea avere un modo per misurare la quantità di lavoro svolto durante la giornata lavorativa.
Il software di monitoraggio aziendale può aiutarti a migliorare la business intelligence della tua azienda, consentendoti di scoprire di più sui tuoi clienti e concorrenti.
Può aiutare i manager a identificare i momenti migliori per comunicare con i clienti o a capire quando qualcuno utilizza il prodotto di un concorrente anziché il proprio. Quando le aziende prendono decisioni migliori basate su questo tipo di informazioni, ciò aiuta tutti a lungo termine – dipendenti inclusi.
Non sottolineeremo mai abbastanza quanto sia importante assicurarsi che la tua azienda rispetti tutte le norme e i regolamenti riguardanti sicurezza dei dati – il che significa sapere esattamente quali informazioni vengono condivise con terze parti. Il software di monitoraggio può offrire tranquillità alle aziende, mostrando loro di operare nel rispetto delle regole.
Quando si tratta di scegliere l'azienda giusta, ecco alcuni aspetti da considerare:
Quando cerchi un'azienda di software di monitoraggio valida, una delle prime cose da considerare è il costo.
Il prezzo varia in base alle funzionalità che la tua azienda richiede e al numero di utenti che utilizzeranno il servizio. È importante assicurarsi che il pacchetto scelto sia adatto alla tua attività.
Diverse aziende offrono funzionalità differenti, quindi dovresti sempre fare le dovute ricerche prima di impegnarti con un determinato fornitore.
Ad esempio, il monitoraggio a lungo termine è spesso considerato il modo migliore per proteggere i dati aziendali – ma potrebbe non essere l'ideale se hai bisogno di accesso immediato alle informazioni o se desideri report sulle attività dei dipendenti pochi secondi dopo il logout.
Leggi attentamente i dettagli prima di scegliere – altrimenti potresti finire con un prodotto insoddisfacente che non risponde alle esigenze della tua azienda.
Assicurati di valutare anche il reparto di assistenza clienti dell'azienda. Il software di monitoraggio non è qualcosa che puoi semplicemente ottenere e utilizzare all'istante – quindi è utile se il tuo fornitore offre assistenza per la formazione o l'installazione, e supporto tecnico per eventuali problemi che potrebbero sorgere.
Dovresti anche valutare l'esperienza dell'azienda nel tuo settore. Ad esempio, se operi in un ambiente altamente regolamentato o ad alta sicurezza, potrebbe essere preferibile scegliere un'azienda che abbia già lavorato con imprese simili alla tua.
Esistono diverse funzionalità che le aziende di monitoraggio aziendale possono offrire. Alcune delle più comuni sono:
Questa funzionalità consente ai datori di lavoro di vedere ogni tasto premuto dai dipendenti sui propri computer.
Può essere utile per monitorare la produttività dei dipendenti e individuare informazioni inappropriate o riservate che potrebbero essere scritte sui computer aziendali.
Questa funzionalità scatta periodicamente schermate di ciò che accade sullo schermo di un dipendente. Può aiutare i datori di lavoro a controllare le attività del personale e a rilevare potenziali violazioni della sicurezza anche se non vengono comunicate a parole.
In alcuni casi, i datori di lavoro possono scegliere anche di monitorare le attività dei dipendenti tramite webcam.
Ciò può aiutare a rilevare violazioni della sicurezza in tempo reale e a controllare la produttività sul momento.
Email e monitoraggio dell'utilizzo di Internet
Questo consente ai datori di lavoro di vedere come i dipendenti utilizzano l'email aziendale e Internet.
Questa funzionalità permette ai datori di lavoro di tenere traccia della posizione dei dipendenti in tempo reale.
Può essere utile per individuare potenziali violazioni della sicurezza o monitorare la produttività dei dipendenti, poiché è possibile sapere la loro posizione fisica.
Si tratta di una forma più invasiva di monitoraggio dei dipendenti, quindi potrebbe non essere adatta a tutte le aziende. Tuttavia, se lavori in un settore ad alto rischio, questa potrebbe essere un'opzione da considerare.
Ad esempio, se scopri che il laptop di un dipendente non si trova in ufficio, potresti subito insospettirti e pensare a una violazione della sicurezza. Questo ti dà il tempo di cancellare a distanza le informazioni sensibili presenti sul laptop del dipendente, per evitare che finiscano nelle mani sbagliate.
Questa è una funzionalità molto utile che informa i datori di lavoro sul contenuto delle telefonate effettuate dai dipendenti.
Può essere una forma di monitoraggio ideale per i professionisti del servizio clienti e per chi effettua chiamate a freddo, in quanto la maggior parte del loro lavoro viene svolta al telefono.
Può essere molto utile monitorare l'utilizzo delle applicazioni per scoprire quali app vengono effettivamente utilizzate dai dipendenti sui computer.
È un ulteriore livello di protezione che può garantire la sicurezza dei tuoi sistemi e fare in modo che vengano scaricate sui dispositivi aziendali solo app appropriate.
I datori di lavoro dovrebbero valutare con attenzione quali funzionalità servono in una soluzione di monitoraggio aziendale prima di scegliere un fornitore.
Alcuni fornitori offrono tutte le funzionalità sopra elencate, mentre altri ne offrono solo una parte. È importante scegliere un fornitore che fornisca il giusto mix di funzionalità per le esigenze della tua azienda.
Il momento migliore per prendere in considerazione una soluzione di monitoraggio aziendale è quando hai bisogno che i tuoi dipendenti siano più produttivi.
Ad esempio, se rilevi problemi con i lavoratori che perdono tempo su Facebook o Twitter, potrebbe essere una buona idea iniziare a valutare software che consentano di monitorare la loro attività online.
Come accennato in precedenza, questa soluzione può aiutare le aziende a prendere decisioni migliori, che si traducono in maggiori profitti, meno errori e clienti più soddisfatti. Pertanto, è consigliabile sfruttare questo strumento quando desideri incrementare i livelli di produttività dei tuoi dipendenti.
Molti team o aziende possono trarre vantaggio da questo tipo di strumento e, per essere più specifici, i seguenti soggetti:
Qualsiasi azienda preoccupata della produttività dei propri dipendenti dovrebbe prendere in considerazione questo strumento.
Tuttavia, i manager o i leader possono beneficiare maggiormente delle informazioni che esso fornisce. Quante e quali app vengono utilizzate e per quanto tempo, quali app o siti web vengono visitati (o non visitati) durante l'orario di lavoro, ecc.
Possono monitorare l'operato dei dipendenti e capire chi è realmente produttivo per l'azienda e chi invece non lavora agli standard richiesti o spreca tempo su siti web che distraggono.
I team di vendita e marketing possono utilizzare questo tipo di software per verificare i progressi dei dipendenti nel raggiungere quote o obiettivi prefissati.
Possono inoltre identificare quali strategie o attività funzionano e producono risultati, e quali no. Questo è cruciale per le aziende che cercano costantemente di ottimizzare i propri sforzi di vendita e marketing e assicurarsi che le risorse siano impiegate nella giusta direzione.
I professionisti IT possono utilizzare tale software per monitorare le attività degli utenti sulla rete. È importante per assicurarsi che la rete venga utilizzata in modo efficiente e che non vi siano rischi per la sicurezza dovuti ad attività dannose o non autorizzate.
Questo tipo di monitoraggio è sempre più importante al giorno d'oggi, quando i rischi per la sicurezza informatica sono così diffusi.
I dipartimenti delle risorse umane possono utilizzare questo software per verificare la conformità dei dipendenti alle politiche aziendali.
Ad esempio, se esiste una regola che vieta l'uso di determinati siti web durante l'orario di lavoro, l'HR può utilizzare tale software per monitorare l'aderenza dei dipendenti a tale norma.
La maggior parte del lavoro nelle aziende viene svolta al computer, rendendo questo tipo di monitoraggio uno strumento prezioso per i dipartimenti delle risorse umane.
Le aziende con lavoratori da remoto possono utilizzare questo tipo di software per monitorarne le attività e assicurarsi che stiano lavorando le ore previste.
Ciò è particolarmente importante per le aziende i cui dipendenti operano in fusi orari diversi. Monitorando le attività dei dipendenti, queste aziende possono assicurarsi che i lavoratori siano produttivi e non stiano perdendo tempo.
Ecco alcuni consigli e suggerimenti da tenere a mente per assicurarti di ottenere il massimo dal tuo nuovo sistema:
Un errore comune che le persone commettono spesso con questo tipo di software è installarlo su troppi computer. Tieni presente che questi sistemi monitorano tutte le attività, inclusi tasti premuti, screenshot e qualsiasi altra azione eseguita sul computer aziendale.
Se i tuoi dipendenti utilizzano il laptop di lavoro per navigare in rete o scrivere email personali durante il tempo libero a casa, potrebbero restare sorpresi nello scoprire che stai monitorando ciò che digitano.
Valuta la possibilità di avere un confronto aperto con la direzione riguardo al sistema – soprattutto se lo stai utilizzando sui laptop dei dipendenti. In questo modo è possibile evitare fraintendimenti o preoccupazioni sul software di monitoraggio adottato dall'azienda.
I manager dovrebbero informare i propri team su cosa intendono fare con i dati raccolti e per quanto tempo verranno conservati. Questo può contribuire a creare una cultura aziendale trasparente ed evitare problemi con i dipendenti che potrebbero non essere stati precedentemente informati del software di monitoraggio.
Come con qualsiasi politica aziendale, è importante non imporre una politica di monitoraggio su tutto ciò che fanno i dipendenti. Questo può portare a sfiducia e risentimento da parte di chi si sente trattato ingiustamente.
Concentrati sugli aspetti generali anziché sui dettagli minimi, come i siti web visitati o il tempo trascorso sulle app di social media.
È inoltre utile notare che alcune aziende monitoreranno app o siti per uso non lavorativo, anche quando i dipendenti non stanno lavorando durante la giornata. Ciò significa che alcune attività possono essere registrate mentre si utilizza un computer aziendale senza che il dipendente sia alla propria scrivania.
Un errore comune delle aziende quando implementano un software di monitoraggio è non avere un piano ben definito. Un piano solido consiste in una documentazione dettagliata di ciò che verrà monitorato, di quanto a lungo i dati verranno conservati e così via.
Il tuo piano dovrebbe anche includere un elenco di motivi per cui stai introducendo questa nuova policy e i benefici previsti per la tua azienda.
La mancanza di un piano può generare frustrazione tra i dipendenti e sfiducia nei confronti della dirigenza che li sorveglia. Un piano solido è importante per diversi motivi:
Aiuta ad assicurarsi che il software di monitoraggio aziendale venga utilizzato correttamente ed equamente.
Evita eventuali problemi legali con i dipendenti, che potrebbero sentirsi a disagio all'idea di essere tracciati senza esserne a conoscenza.
Consente ai dipendenti di capire esattamente cosa stai controllando sui loro computer e perché.
Il software di monitoraggio aziendale è chiaramente molto efficace, ma ci sono alcune situazioni in cui potrebbe non essere la soluzione ideale per il tuo ambiente di lavoro.
Ecco 5 esempi di situazioni in cui potrebbe essere meglio evitare il software di monitoraggio aziendale e cercare una soluzione alternativa:
Se il tuo posto di lavoro è già molto rigido, il software di monitoraggio può peggiorare la situazione. Immagina di avere ogni mossa tracciata e registrata.
Questo può generare sentimenti di paranoia e insicurezza, l'ultima cosa che desideri in un ambiente lavorativo produttivo. Se i dipendenti sentono di essere costantemente monitorati, potrebbero essere meno propensi a correre rischi o a essere innovativi.
Se hai un gran numero di dipendenti che lavorano da remoto, potrebbe non essere sensato utilizzare un software di monitoraggio efficace solo quando tutti sono in ufficio.
Dovresti trovare un modo per monitorare individualmente i lavoratori remoti, il che può essere complesso e costoso. Per le aziende più piccole, potrebbe essere più appropriato riporre fiducia nei lavoratori remoti e sperare nel meglio.
Questo è sempre più comune al giorno d'oggi, con l'aumento delle aziende che lavorano al 100% su Internet. Se ti rendi conto di appartenere a questa categoria, fermati a valutare se il software di monitoraggio aziendale possa davvero offrire valore alla tua impresa.
Se la tua azienda gestisce informazioni sensibili, il software di monitoraggio potrebbe causare più danni che benefici. Se dati riservati vengono divulgati, la reputazione della tua azienda potrebbe subire danni irreparabili.
È necessario avere una politica di monitoraggio molto rigida per garantire che solo il personale autorizzato possa accedere ai dati, e persino in tal caso non vi è alcuna garanzia che le informazioni siano totalmente al sicuro.
Se hai dipendenti che lavorano su progetti sensibili, potrebbero sentirsi frenati se sanno di essere osservati.
Ciò può indurli a sentirsi stressati e ansiosi, l'esatto opposto di ciò che desideri dai tuoi collaboratori. Questi progetti possono essere messi a rischio se i tuoi dipendenti sono eccessivamente preoccupati di essere osservati.
Se i tuoi dipendenti lavorano su progetti creativi, potrebbero non sentirsi liberi di esprimersi se sanno di essere osservati.
Questo può portarli a sentirsi stressati e ansiosi, e va nella direzione opposta di ciò che vorresti da un lavoratore creativo.
Alcuni dipendenti sono noti per avere il proprio metodo di lavoro e per essere più fantasiosi. Se monitorati al punto da sentirsi a disagio, il loro processo creativo potrebbe essere ostacolato inutilmente.
Sebbene finora ci siamo concentrati sul software di monitoraggio aziendale, non è l'unica opzione a disposizione della tua azienda.
Come accennato prima, esistono numerose soluzioni alternative se arrivi alla conclusione che il software di monitoraggio aziendale non fa per te. Qui di seguito trovi 5 soluzioni alternative:
Il tracciamento manuale dei dipendenti è un approccio più tradizionale per monitorare la produttività. Può essere fatto con elementi come cartellini, report giornalieri o check-in settimanali con i dipendenti.
Questa forma di monitoraggio può essere più efficace se hai un team ridotto, poiché ti consente di seguire più da vicino le prestazioni dei singoli dipendenti.
È simile al software di monitoraggio aziendale, ma con un focus più specifico sulla produttività dei dipendenti.
Queste soluzioni spesso includono funzionalità come la gestione delle attività, la gestione dei progetti e report in tempo reale, che possono aiutarti ad aumentare la produttività e l'efficienza dei dipendenti.
Come suggerisce il nome, il software di tracciamento del tempo ti aiuta a monitorare come i dipendenti spendono le proprie ore lavorative. Può essere utile per identificare aree di spreco di tempo, come pause troppo lunghe o pause pranzo estese.
Il software di tracciamento del tempo può anche aiutarti a capire quali dipendenti lavorano più ore e ad assicurarti che non siano sovraccaricati.
Il software di gestione dei progetti è progettato per aiutare i team a collaborare sui progetti e rispettare le scadenze. Queste soluzioni spesso includono funzionalità come l'assegnazione dei compiti, la condivisione di file e la chat in tempo reale, che possono facilitare il lavoro di squadra.
L'hardware di monitoraggio dei dipendenti è un'altra opzione da considerare se desideri tenere d'occhio le attività del personale. Può includere dispositivi come telecamere di sicurezza, orologi marcatempo e lettori di badge per controllare gli ingressi e le uscite dall'ufficio.
L'hardware di monitoraggio può essere più costoso rispetto alle soluzioni software, ma rappresenta un'opzione valida se hai particolari necessità di sicurezza o conformità, soprattutto se operi in un settore con dati sensibili.
Il giusto software di monitoraggio aziendale può aiutarti a mantenere il controllo sulla tua attività. Può anche favorire lo sviluppo di una cultura più trasparente tra te e i tuoi dipendenti.
Se ritieni che il software di monitoraggio aziendale sia la soluzione adatta, assicurati di seguire i nostri consigli e suggerimenti per trarne il massimo vantaggio.
Quindi, ricerca il software ideale per la tua azienda e pianifica con cura per assicurarti di ottenere il massimo dal tuo nuovo sistema.