आपकी कंपनी के कर्मचारी Azure Virtual Desktop या Amazon WorkSpaces का उपयोग कर सकते हैं। MonitUp ऐसे सिस्टम पर भी चल सकता है।
इंटरनेट एक विशाल परिदृश्य है, और व्यवसाय पहले से कहीं अधिक जुड़ा हुआ है। इतने सारे अवसर आपकी उंगलियों पर होने के कारण, आपको सुनिश्चित करना होगा कि आपकी कंपनी आगे रहे।
आज की डिजिटल दुनिया में, प्रत्येक संगठन को अपने कर्मचारियों की ऑनलाइन गतिविधियों की निगरानी करनी चाहिए। ट्रैकिंग सॉफ्टवेयर आपको यह देखने में मदद कर सकता है कि वे अपना समय ऑनलाइन कैसे बिताते हैं और आपको बेहतर परिणाम दे सकता है। यह आपकी कर्मचारी उत्पादकता बढ़ाने, कानूनी देयता कम करने और यहां तक कि आपकी अंतिम पंक्ति को बढ़ाने में भी मदद कर सकता है।
इस ब्लॉग पोस्ट में, हम आपको मॉनिटरिंग सॉफ्टवेयर के उपयोग के लिए कुछ सुझाव देंगे, साथ ही आपकी कंपनी का डेटा दुर्भावनापूर्ण खतरों से सुरक्षित रखने में मदद करने वाली तकनीकों के बारे में भी बताएंगे।
एंटरप्राइज़ मॉनिटरिंग सॉफ्टवेयर का उपयोग कंप्यूटर, टैबलेट और स्मार्टफ़ोन पर व्यक्तिगत कर्मचारियों की गतिविधियों की निगरानी के लिए किया जाता है। इसमें वेब ब्राउज़िंग हिस्ट्री से लेकर सोशल मीडिया पोस्ट तक और यहां तक कि आपके संगठन के नेटवर्क से बाहर भेजे गए ईमेल भी शामिल हैं।
इस सॉफ्टवेयर को उपयोग में लेने से प्रशासकों को यह सुनिश्चित करने में मदद मिलती है कि कंपनी के संसाधनों का प्रभावी ढंग से उपयोग किया जा रहा है, साथ ही संवेदनशील डेटा को मैलवेयर हमलों जैसे दुर्भावनापूर्ण खतरों से सुरक्षित रखा जा सके।
जैसे-जैसे तकनीक विकसित होती जा रही है, वैसे-वैसे व्यवसायों को मिलने वाले खतरे भी विकसित हो रहे हैं। जब आपकी कंपनी की बौद्धिक संपदा और संवेदनशील जानकारी की सुरक्षा की बात आती है, तो यह जानना बहुत उपयोगी हो सकता है कि आपके बारे में ऑनलाइन क्या कहा जा रहा है – यह रक्षात्मक और आक्रामक दोनों उद्देश्यों के लिए मददगार है।
अपनी कंपनी के लिए एंटरप्राइज़ मॉनिटरिंग सॉफ्टवेयर का उपयोग करने पर विचार करते समय, इसके संभावित फ़ायदों को ध्यान में रखना ज़रूरी है। इनमें शामिल हैं:
मॉनिटरिंग सॉफ्टवेयर आपके कर्मचारियों के इंटरनेट उपयोग और वे कौन-सी जानकारी ऑनलाइन साझा करते हैं, इसका विश्लेषण करके आपको सुरक्षा जोखिमों की पहचान करने में मदद कर सकता है। इससे आपको आसानी से पता चल सकता है कि कौन कंपनी के रहस्य, ग्राहक डेटा लीक कर सकता है, या सोशल मीडिया पर गोपनीय कंपनी की जानकारी पोस्ट कर सकता है।
मॉनिटरिंग सॉफ्टवेयर मैनेजरों को यह सुनिश्चित करने में मदद करता है कि कर्मचारी Facebook पर उतना समय न बिताएं जितना वे वास्तव में अपने डेस्क पर बिताते हैं।
लगातार प्रतिस्पर्धी बाज़ार में, आपकी कंपनी को यह जानना ज़रूरी है कि उसके कर्मचारी उत्पादक हैं – और यह जानने का एक तरीक़ा होना अच्छा है कि कार्यदिवस के दौरान कितना काम किया गया।
एंटरप्राइज़ मॉनिटरिंग सॉफ्टवेयर आपकी कंपनी की बिज़नेस इंटेलिजेंस को बेहतर बनाने में मदद कर सकता है, क्योंकि यह आपको अपने ग्राहकों और प्रतिद्वंद्वियों के बारे में अधिक जानने में मदद करता है।
यह मैनेजरों को ग्राहकों से संवाद करने के लिए सर्वोत्तम समय की पहचान करने या यह देखने में मदद कर सकता है कि कब कोई व्यक्ति अपनी ही कंपनी के बजाय किसी प्रतिद्वंद्वी का उत्पाद इस्तेमाल कर रहा है। जब व्यवसाय इस प्रकार की जानकारी के आधार पर बेहतर निर्णय लेते हैं, तो इसका लाभ सभी को दीर्घकाल में मिलता है – कर्मचारियों को भी।
हम यह दोहराना चाहते हैं कि यह सुनिश्चित करना कितना ज़रूरी है कि आपकी कंपनी डेटा सुरक्षा से संबंधित सभी नियमों और विनियमों का पालन करे – जिसका अर्थ है कि आपको ठीक-ठीक पता होना चाहिए कि कौन-सी जानकारी थर्ड पार्टीज़ के साथ साझा की जा रही है। मॉनिटरिंग सॉफ्टवेयर कंपनियों को यह आश्वासन दे सकता है कि वे सभी काम नियम-क़ानून के मुताबिक़ कर रही हैं।
जब सही कंपनी चुनने की बात आती है, तो कुछ बातों पर विचार करें:
एक अच्छी मॉनिटरिंग सॉफ्टवेयर कंपनी की तलाश करते समय, सबसे पहले विचार करने वाली बातों में से एक है उनकी लागत।
कीमत इस पर निर्भर करेगी कि आपकी कंपनी को कौन-सी सुविधाएँ चाहिए और कितने उपयोगकर्ता इस सेवा का उपयोग करेंगे। यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि आप जिस पैकेज का चयन करते हैं वह आपके व्यवसाय के लिए उपयुक्त हो।
अलग-अलग कंपनियाँ अलग-अलग फ़ीचर देती हैं, इसलिए किसी विशेष प्रोवाइडर को चुनने से पहले हमेशा अपना शोध करें।
उदाहरण के लिए, लंबी अवधि की मॉनिटरिंग को अक्सर कंपनी के डेटा की रक्षा करने का सबसे अच्छा तरीका माना जाता है – लेकिन यह तब आदर्श नहीं हो सकता जब आपको जानकारी तक तुरंत पहुँच की आवश्यकता हो या आप कर्मचारियों के लॉगआउट करते ही रिपोर्ट प्राप्त करना चाहते हों।
चुनाव करने से पहले सभी शर्तों को ध्यान से पढ़ें – अन्यथा आपको एक ऐसा उत्पाद मिल सकता है जो आपके व्यवसाय की ज़रूरतों को पूरा नहीं करता।
कंपनी के कस्टमर सर्विस डिपार्टमेंट पर ज़रूर विचार करें। मॉनिटरिंग सॉफ्टवेयर ऐसी चीज़ नहीं है जो आप तुरंत लेकर इस्तेमाल कर लें – इसलिए यह मददगार होता है अगर आपका प्रोवाइडर ट्रेनिंग या सेटअप में असिस्टेंस और सेटअप के दौरान आने वाली किसी भी समस्या के लिए तकनीकी मदद देता है।
आपको यह भी सोचना चाहिए कि कंपनी को आपके उद्योग में कितना अनुभव है। उदाहरण के लिए, यदि आप एक सख़्त नियम वाले या उच्च-सुरक्षा वाले वातावरण में हैं, तो ऐसी कंपनी चुनना बेहतर हो सकता है जिसने पहले आपके जैसे व्यवसायों के साथ काम किया हो।
कॉर्पोरेट मॉनिटरिंग कंपनियाँ कई तरह के फीचर प्रदान करती हैं। सबसे लोकप्रिय में शामिल हैं:
इस फीचर के माध्यम से नियोक्ता कर्मचारियों द्वारा कंप्यूटर पर टाइप किए जाने वाले प्रत्येक कीस्ट्रोक को देख सकते हैं।
यह कर्मचारी उत्पादकता की निगरानी करने और आपत्तिजनक या गोपनीय जानकारी को पकड़ने में उपयोगी हो सकता है जो कंपनी के कंप्यूटर पर लिखी जा सकती है।
यह फीचर समय-समय पर उस स्क्रीन का स्क्रीनशॉट लेता है जो कर्मचारी के कंप्यूटर पर चल रही होती है। इससे नियोक्ता कर्मचारी गतिविधियों की निगरानी कर सकते हैं और संभावित सुरक्षा उल्लंघनों का पता लगा सकते हैं, भले ही शब्दों में कुछ संप्रेषित न किया गया हो।
कुछ मामलों में, नियोक्ता कर्मचारियों की गतिविधियों की निगरानी वेबकैम के ज़रिए भी कर सकते हैं।
यह वास्तविक समय में सुरक्षा उल्लंघनों को पकड़ने और रीयल-टाइम में उत्पादकता की निगरानी करने में मदद कर सकता है।
Email और इंटरनेट उपयोग मॉनिटरिंग
यह नियोक्ताओं को यह देखने की अनुमति देता है कि कर्मचारी कंपनी के ईमेल और इंटरनेट का उपयोग कैसे कर रहे हैं।
इस फीचर से नियोक्ता रीयल-टाइम में कर्मचारियों की लोकेशन को मॉनिटर कर सकते हैं।
यह संभावित सुरक्षा उल्लंघनों का पता लगाने या कर्मचारी उत्पादकता पर नज़र रखने में मददगार हो सकता है, क्योंकि आप कर्मचारी की भौतिक स्थिति देख सकते हैं।
यह कर्मचारी निगरानी का एक अधिक दख़ल देने वाला रूप है, इसलिए यह सभी कंपनियों पर लागू नहीं हो सकता। हालांकि, यदि आप उच्च-जोखिम वाले उद्योग में काम करते हैं, तो यह एक विकल्प हो सकता है।
उदाहरण के लिए, यदि आपको पता चलता है कि किसी कर्मचारी के लैपटॉप की लोकेशन ऑफिस में नहीं है, तो आप तुरंत सतर्क हो सकते हैं और सुरक्षा उल्लंघन का संदेह कर सकते हैं। इससे आपको कर्मचारी के लैपटॉप से संवेदनशील जानकारी को दूरस्थ रूप से मिटाने का समय मिल सकता है, ताकि वह ग़लत हाथों में न पड़े।
यह एक बहुत ही उपयोगी फीचर है जो नियोक्ताओं को कर्मचारियों द्वारा की जाने वाली फोन कॉल्स के कंटेंट के बारे में बताता है।
कस्टमर सर्विस प्रोफेशनल्स और ठंडे कॉल करने वालों के लिए यह आदर्श मॉनिटरिंग का रूप हो सकता है, क्योंकि उनका अधिकतर काम फोन पर ही होता है।
यह देखना बहुत उपयोगी हो सकता है कि कर्मचारी अपने कंप्यूटर पर किन एप्लिकेशन का उपयोग कर रहे हैं।
यह सुरक्षा की एक अतिरिक्त परत है जो सुनिश्चित कर सकती है कि आपकी प्रणालियाँ सुरक्षित रहें और केवल उपयुक्त ऐप ही कंपनी डिवाइस पर डाउनलोड किए जाएँ।
नियोक्ताओं को किसी प्रोवाइडर को चुनने से पहले यह सावधानी से विचार करना चाहिए कि उन्हें एंटरप्राइज़ मॉनिटरिंग सॉल्यूशन में कौन-से फीचर चाहिए।
कुछ प्रोवाइडर उपरोक्त सभी फीचर देते हैं, जबकि कुछ केवल इनमें से कुछ ही देते हैं। आपकी कंपनी की ज़रूरतों के लिए सही मिश्रण देने वाले प्रोवाइडर को चुनना महत्वपूर्ण है।
एंटरप्राइज़ मॉनिटरिंग सॉल्यूशन के बारे में सोचने का सबसे अच्छा समय तब होता है जब आपको अपने कर्मचारियों की उत्पादकता बढ़ाने की आवश्यकता होती है।
उदाहरण के लिए, यदि आपको लगता है कि कर्मचारी Facebook या Twitter पर समय बर्बाद कर रहे हैं, तो उनके इंटरनेट उपयोग की निगरानी करने वाले सॉफ्टवेयर पर विचार करना अच्छा होगा।
जैसा कि पहले भी उल्लेख किया गया है, यह समाधान व्यवसायों को बेहतर निर्णय लेने में मदद कर सकता है, जिससे अधिक मुनाफ़ा, कम ग़लतियाँ और अधिक संतुष्ट ग्राहक प्राप्त होते हैं। इसलिए, जब आप अपने कर्मचारियों की उत्पादकता स्तर बढ़ाना चाहते हैं, तब इस टूल का उपयोग करना बेहतर होता है।
कई टीमें या कंपनियाँ इस प्रकार के टूल से लाभ उठा सकती हैं। अधिक स्पष्ट रूप से कहें तो, नीचे बताए गए पक्ष इससे लाभान्वित होते हैं:
किसी भी कंपनी को यदि अपने कर्मचारियों की उत्पादकता की चिंता है, तो उसे इस प्रकार के टूल के उपयोग पर विचार करना चाहिए।
हालाँकि, मैनेजरों या नेताओं को इस प्रकार की जानकारी तक पहुँच से सबसे अधिक फ़ायदा हो सकता है। वे देख सकते हैं कि कौन-से ऐप उपयोग किए गए और कितनी देर के लिए, काम के घंटों के दौरान कौन-से ऐप या वेबसाइट देखी गईं (या नहीं देखी गईं) इत्यादि।
वे अपने कर्मचारियों की गतिविधियों पर नज़र रख सकते हैं और यह पता लगा सकते हैं कि कौन कंपनी के लिए उत्पादक है और कौन मानकों के अनुरूप काम नहीं कर रहा या समय बर्बाद कर रहा है।
सेल्स और मार्केटिंग टीमें इस प्रकार के सॉफ्टवेयर का उपयोग अपने कर्मचारियों की कोटा या लक्ष्यों को पूरा करने में प्रगति देखने के लिए कर सकती हैं।
वे यह भी पहचान सकती हैं कि कौन-सी रणनीतियाँ या गतिविधियाँ काम कर रही हैं और परिणाम दे रही हैं और कौन-सी नहीं। यह उन कंपनियों के लिए बहुत महत्वपूर्ण है जो हमेशा अपनी सेल्स और मार्केटिंग प्रयासों का अनुकूलन करने की कोशिश करती रहती हैं और सुनिश्चित करती हैं कि उनके प्रयास सही दिशा में जा रहे हों।
IT प्रोफेशनल्स इस प्रकार के सॉफ्टवेयर का उपयोग नेटवर्क पर उपयोगकर्ताओं की गतिविधियों की निगरानी के लिए कर सकते हैं। यह सुनिश्चित करने के लिए महत्वपूर्ण है कि नेटवर्क का उपयोग कुशलता से किया जा रहा है और किसी भी दुर्भावनापूर्ण या अनधिकृत गतिविधि से कोई सुरक्षा जोखिम नहीं पैदा हो रहा है।
इस प्रकार की मॉनिटरिंग आज के समय में अत्यधिक महत्वपूर्ण हो गई है, जब IT सुरक्षा जोखिम इतने व्यापक हैं।
मानव संसाधन विभाग इस तरह के सॉफ्टवेयर का उपयोग कर्मचारियों द्वारा कंपनी की नीतियों के अनुपालन की निगरानी के लिए कर सकते हैं।
उदाहरण के लिए, यदि कोई नीति है जो काम के घंटों के दौरान कुछ विशेष वेबसाइटों पर जाने से रोकती है, तो HR ऐसे सॉफ्टवेयर के माध्यम से कर्मचारियों के अनुपालन पर नज़र रख सकता है।
कंपनियों का अधिकांश काम कंप्यूटर पर होता है, जिससे इस प्रकार की मॉनिटरिंग HR विभागों के लिए एक मूल्यवान टूल साबित होती है।
रिमोट वर्कर्स वाली कंपनियाँ इस प्रकार के सॉफ्टवेयर का उपयोग उनके काम की निगरानी करने और यह सुनिश्चित करने के लिए कर सकती हैं कि वे जितने घंटे काम करने चाहिए, उतने काम कर रहे हों।
यह विशेष रूप से उन कंपनियों के लिए महत्वपूर्ण है जिनके कर्मचारी विभिन्न समय क्षेत्रों में काम करते हैं। कर्मचारी गतिविधियों की निगरानी करके, ये कंपनियाँ सुनिश्चित कर सकती हैं कि उनके कर्मचारी उत्पादक हैं और काम में ढिलाई नहीं कर रहे हैं।
यहाँ कुछ सुझाव और तरकीबें दी गई हैं, जिनपर विचार करना चाहिए ताकि आप अपने नए सिस्टम से अधिकतम लाभ उठा सकें:
इस प्रकार के सॉफ्टवेयर के साथ एक आम गलती लोग यह करते हैं कि इसे बहुत सारी कंप्यूटरों पर इंस्टॉल कर देते हैं। ध्यान रखें कि ये सिस्टम सभी गतिविधियों की निगरानी करते हैं, जिनमें कीस्ट्रोक्स, स्क्रीनशॉट और कंपनी कंप्यूटर पर की जाने वाली अन्य सभी क्रियाएँ शामिल हैं।
यदि आपके कर्मचारी काम के लैपटॉप का उपयोग घर पर फ़ुर्सत के समय वेब ब्राउज़ करने या पर्सनल ईमेल लिखने के लिए करते हैं, तो उन्हें आश्चर्य हो सकता है कि आप उनकी लिखी हर बात देख रहे हैं।
मैनेजमेंट के साथ इस सिस्टम पर खुली चर्चा करने पर विचार करें – ख़ासकर यदि आप इसे कर्मचारियों के लैपटॉप पर इस्तेमाल कर रहे हैं। ऐसा करने से आपकी कंपनी के मॉनिटरिंग सॉफ्टवेयर को लेकर किसी भी गलतफहमी या चिंता से बचा जा सकता है।
मैनेजरों को अपनी टीमों को यह बताना चाहिए कि वे एकत्र किए गए डेटा का क्या करने का इरादा रखते हैं और इसे कितने समय तक रखा जाएगा। इससे एक पारदर्शी कंपनी संस्कृति बनाने में मदद मिलती है और उन कर्मचारियों के साथ समस्याओं से बचा जा सकता है जो शायद पहले से मॉनिटरिंग सॉफ्टवेयर के बारे में नहीं जानते थे।
किसी भी कंपनी की नीति की तरह, यह महत्वपूर्ण है कि आप अपने कर्मचारियों की हर गतिविधि पर नज़र रखने की नीति न लागू करें। इससे कर्मचारियों में अविश्वास और नाराज़गी पैदा हो सकती है, जिन्हें लगेगा कि उनके साथ सही व्यवहार नहीं हो रहा है।
बहुत छोटे विवरणों की बजाय बड़ी चीज़ों पर ध्यान दें, जैसे कि कौन-सी वेबसाइटों पर जाया गया, सोशल मीडिया ऐप्स पर कितना समय बिताया गया, आदि।
यह ध्यान रखना भी उपयोगी है कि कुछ कंपनियाँ कर्मचारियों के काम न करने के समय में भी मॉनिटर करती हैं, भले ही वे दिन के दौरान काम न कर रहे हों। इसका मतलब है कि कुछ गतिविधियाँ तब भी रिकॉर्ड की जा सकती हैं, जबकि एक कर्मचारी कंपनी का कंप्यूटर तो इस्तेमाल कर रहा है मगर अपनी डेस्क पर नहीं है।
कंपनियाँ मॉनिटरिंग सॉफ्टवेयर लागू करते समय अक्सर जो गलती करती हैं, वह है ठोस योजना न होना। ठोस योजना में विस्तृत दस्तावेज़ीकरण होता है कि कर्मचारियों की किन बातों की निगरानी की जाएगी, डेटा कितने समय तक रखा जाएगा, आदि।
आपकी योजना में यह भी शामिल होना चाहिए कि आप यह नई नीति क्यों अपना रहे हैं और इससे आपकी कंपनी को क्या लाभ मिलने की अपेक्षा है।
बिना योजना के शुरुआत करने से कर्मचारियों में निराशा और उन पर नज़र रखने वाले नेतृत्व के प्रति अविश्वास बढ़ सकता है। कई कारणों से एक ठोस योजना बहुत महत्वपूर्ण है:
यह सुनिश्चित करने में मदद करती है कि कंपनी का मॉनिटरिंग सॉफ्टवेयर सही और न्यायसंगत तरीके से उपयोग हो रहा है।
यह उन किसी भी क़ानूनी मुद्दों से बचाती है जो आपके कर्मचारियों को उनकी जानकारी के बिना ट्रैक किए जाने से परेशान कर सकते हैं।
यह कर्मचारियों को स्पष्ट रूप से समझने देता है कि आप उनके कंप्यूटर पर क्या देख रहे हैं और क्यों।
एंटरप्राइज़ मॉनिटरिंग सॉफ्टवेयर निस्संदेह बहुत प्रभावी है, लेकिन कुछ परिस्थितियाँ ऐसी हैं जहाँ यह आपके कार्यस्थल के लिए आदर्श समाधान नहीं हो सकता।
नीचे 5 उदाहरण दिए गए हैं, जहाँ यह बेहतर होगा कि आप एंटरप्राइज़ मॉनिटरिंग सॉफ्टवेयर से दूर रहें और कोई वैकल्पिक समाधान देखें:
यदि आपका कार्यस्थल पहले से ही बहुत कड़ा है, तो मॉनिटरिंग सॉफ्टवेयर चीज़ों को और भी बदतर बना सकता है। कल्पना कीजिए जहाँ आपकी हर गतिविधि ट्रैक और लॉग की जाती है।
यह परानॉयड होने और असुरक्षित महसूस करने की भावना उत्पन्न कर सकता है, जो किसी उत्पादक कार्यस्थल में आख़िरी चीज़ होनी चाहिए। यदि आपके कर्मचारी लगातार यह महसूस करें कि उन पर नज़र रखी जा रही है, तो वे कम जोखिम उठाने या कम नवाचार करने को प्रेरित हो सकते हैं।
यदि आपके बहुत से कर्मचारी रिमोट काम करते हैं, तो यह समझ में नहीं आता कि आप ऐसा मॉनिटरिंग सॉफ्टवेयर इस्तेमाल करें, जो तभी प्रभावी है जब सभी ऑफिस में हों।
आपको रिमोट कर्मचारियों की निगरानी अलग-अलग तरीकों से करनी होगी, जो जटिल और महँगी हो सकती है। छोटी कंपनियों के लिए, यह अपने रिमोट कर्मचारियों पर भरोसा करने और बेहतर स्थिति की उम्मीद करने के लिए अधिक उपयुक्त हो सकता है।
आजकल 100% इंटरनेट के माध्यम से काम करने वाली रिमोट कंपनियाँ आम हो गई हैं। यदि आपको लगता है कि आप ऐसी कंपनियों में से एक हैं, तो यह विचार करने में समय लगाएँ कि एंटरप्राइज़ मॉनिटरिंग सॉफ्टवेयर वास्तव में आपकी फ़र्म के लिए मूल्य जोड़ सकता है या नहीं।
यदि आपकी कंपनी संवेदनशील जानकारी से निपटती है, तो मॉनिटरिंग सॉफ्टवेयर फ़ायदे से ज़्यादा नुक़सान कर सकता है। अगर गोपनीय डेटा लीक हो जाता है, तो यह आपकी कंपनी की प्रतिष्ठा को अपूरणीय क्षति पहुँचा सकता है।
आपको बेहद सख़्त मॉनिटरिंग पॉलिसी रखनी होगी, ताकि केवल अधिकृत व्यक्ति ही डेटा तक पहुँच सकें, और तब भी डेटा की सुरक्षा की गारंटी नहीं दी जा सकती।
यदि आपके कर्मचारी संवेदनशील परियोजनाओं पर काम कर रहे हैं, तो वे महसूस कर सकते हैं कि वे अपना सर्वश्रेष्ठ नहीं दे पाएँगे यदि उन्हें पता चले कि उन पर नज़र रखी जा रही है।
इससे वे तनावग्रस्त और चिंतित महसूस कर सकते हैं, जो आपके कर्मचारियों से चाही जाने वाली भावना का उल्टा है। यदि आपके कर्मचारी बहुत चिंतित हो जाएँगे, तो ये परियोजनाएँ जोखिम में पड़ सकती हैं।
यदि आपके कर्मचारी रचनात्मक परियोजनाओं पर काम कर रहे हैं, तो उन्हें लग सकता है कि वे वास्तव में रचनात्मक नहीं हो सकते यदि उन्हें पता चले कि उन पर नज़र रखी जा रही है।
इससे वे तनावग्रस्त और चिंतित महसूस कर सकते हैं, जो रचनात्मक कार्यकर्ता से आप बिल्कुल नहीं चाहते।
कुछ कर्मचारी अपने काम करने के अनूठे तरीक़े के लिए जाने जाते हैं और अधिक रचनात्मक होते हैं। इस प्रक्रिया की निगरानी करके, वे असहज महसूस कर सकते हैं और उनकी रचनात्मकता अनावश्यक रूप से बाधित हो सकती है।
हालाँकि हमने अभी तक एंटरप्राइज़ मॉनिटरिंग सॉफ्टवेयर पर ही फ़ोकस किया है, लेकिन यह आपकी कंपनी के लिए उपलब्ध एकमात्र विकल्प नहीं है।
जैसा कि हमने पहले चर्चा की, यदि आप इस निष्कर्ष पर पहुँचते हैं कि एंटरप्राइज़ मॉनिटरिंग सॉफ्टवेयर आपके लिए नहीं है, तो आप कई अन्य विकल्पों पर विचार कर सकते हैं। नीचे 5 वैकल्पिक समाधान दिए गए हैं:
मैनुअल कर्मचारी ट्रैकिंग कर्मचारियों की उत्पादकता को ट्रैक करने का एक पारंपरिक तरीका है। यह समय कार्ड, डेली रिपोर्ट या कर्मचारियों के साथ साप्ताहिक चेक-इन जैसी चीज़ों के माध्यम से किया जा सकता है।
यदि आपके पास एक छोटा सा दल है, तो यह रूप अधिक प्रभावी हो सकता है, क्योंकि इससे आप व्यक्तिगत कर्मचारी प्रदर्शन की बारीकी से निगरानी कर सकते हैं।
यह एंटरप्राइज़ मॉनिटरिंग सॉफ्टवेयर से मिलता-जुलता है, लेकिन इसका ज़ोर विशेष रूप से कर्मचारी उत्पादकता पर होता है।
इन समाधानों में अक्सर टास्क मैनेजमेंट, प्रोजेक्ट मैनेजमेंट और रीयल-टाइम रिपोर्टिंग जैसे फीचर होते हैं, जो कर्मचारी उत्पादकता और कुशलता बढ़ाने में आपकी मदद कर सकते हैं।
जैसा कि नाम से पता चलता है, टाइम ट्रैकिंग सॉफ्टवेयर यह देखने में मदद करता है कि कर्मचारी काम पर अपना समय कैसे बिता रहे हैं। यह लंबे ब्रेक या लंबे लंच जैसे समय की बर्बादी वाले क्षेत्रों की पहचान करने में उपयोगी हो सकता है।
टाइम ट्रैकिंग सॉफ्टवेयर यह देखने में भी मदद करता है कि कौन-से कर्मचारी सबसे ज़्यादा घंटे काम कर रहे हैं और यह सुनिश्चित करता है कि वे अधिक काम न कर रहे हों।
प्रोजेक्ट मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर को टीमों की प्रोजेक्ट पर सहयोग करने और समय पर डिलीवरी सुनिश्चित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। इनमें अक्सर टास्क असाइनमेंट, फ़ाइल शेयरिंग और रीयल-टाइम चैट जैसे फीचर शामिल होते हैं, जो कर्मचारियों के लिए प्रोजेक्ट्स पर काम करना बहुत आसान बना सकते हैं।
कर्मचारी निगरानी हार्डवेयर एक और विकल्प है, अगर आप कर्मचारियों की गतिविधि पर नज़र रखना चाहते हैं। इसमें सुरक्षा कैमरे, टाइम क्लॉक और बैज रीडर जैसे उपकरण शामिल हो सकते हैं जो रिकॉर्ड करते हैं कि कर्मचारी कब ऑफिस में आते-जाते हैं।
कर्मचारी निगरानी हार्डवेयर सॉफ्टवेयर समाधानों की तुलना में अधिक महँगा हो सकता है, लेकिन यदि आप ऐसे उद्योग में काम करते हैं जहाँ संवेदनशील डेटा से संबंधित सुरक्षा या अनुपालन आवश्यकताएँ हैं, तो यह एक अच्छा विकल्प हो सकता है।
सही एंटरप्राइज़ मॉनिटरिंग सॉफ्टवेयर आपको अपने व्यवसाय पर नियंत्रण बनाए रखने में मदद कर सकता है। यह आपको और आपके कर्मचारियों को एक अधिक पारदर्शी संस्कृति विकसित करने में भी सहयोग कर सकता है।
यदि आपको लगता है कि एंटरप्राइज़ मॉनिटरिंग सॉफ्टवेयर आपके लिए सही समाधान है, तो सुनिश्चित करें कि आप हमारे द्वारा बताए गए टिप्स और ट्रिक्स का पालन करें, ताकि आपको इसका अधिकतम लाभ मिल सके।
इसलिए, यह शोध करें कि आपकी कंपनी के लिए कौन-सा सॉफ्टवेयर सर्वोत्तम है और एक ठोस योजना तैयार करें, जिससे यह सुनिश्चित हो सके कि आप अपने नए सिस्टम का भरपूर लाभ उठा रहे हैं।