Les employés de votre entreprise peuvent utiliser Azure Virtual Desktop ou Amazon WorkSpaces. MonitUp peut également fonctionner sur ces systèmes.
Internet est un vaste paysage, et le monde des affaires n'a jamais été aussi connecté. Avec tant d'opportunités à portée de main, vous devez vous assurer que votre entreprise reste au sommet.
Dans le monde numérique d'aujourd'hui, chaque organisation doit surveiller les activités en ligne de ses employés. Un logiciel de suivi peut vous aider à contrôler comment ils passent leur temps en ligne et à obtenir de meilleurs résultats. Il peut vous aider à accroître la productivité des employés, à réduire les responsabilités légales et même à augmenter vos bénéfices.
Dans cet article de blog, nous allons vous donner quelques conseils pour utiliser un logiciel de surveillance, ainsi que des techniques pour aider à protéger les données de votre entreprise contre les menaces malveillantes.
Un logiciel de surveillance d'entreprise est utilisé pour contrôler les activités des employés sur ordinateur, tablette et smartphone. Cela inclut tout, de l'historique de navigation Web aux publications sur les réseaux sociaux, en passant même par les e-mails envoyés en dehors du réseau de votre organisation.
L'utilisation de ce logiciel permet aux administrateurs de s'assurer que les ressources de l'entreprise sont utilisées de manière efficace, tout en protégeant les données sensibles contre des menaces malveillantes telles que des attaques de logiciels malveillants.
À mesure que la technologie continue d'évoluer, les menaces auxquelles les entreprises sont confrontées évoluent également. Lorsqu'il s'agit de protéger la propriété intellectuelle et les informations sensibles de votre entreprise, savoir exactement ce qui se dit à votre sujet en ligne peut être extrêmement utile à la fois à des fins défensives et offensives.
Lorsque vous décidez d'utiliser ou non un logiciel de surveillance d'entreprise pour votre société, il est important de garder à l'esprit ses avantages potentiels. Ceux-ci incluent :
Le logiciel de surveillance peut vous aider à identifier les risques de sécurité en vous donnant un aperçu de la façon dont les employés utilisent Internet et de quelles informations ils partagent en ligne. Cela vous permet de découvrir qui est susceptible de divulguer les secrets de l'entreprise, les données clients et même de publier des informations confidentielles de l'entreprise sur les réseaux sociaux.
Le logiciel de surveillance aide les responsables à s'assurer que les employés ne passent pas plus de temps sur Facebook qu'à leur bureau.
Dans un marché de plus en plus concurrentiel, votre entreprise doit savoir que ses employés sont productifs – et il est judicieux de disposer d'un moyen de mesurer la quantité de travail effectuée pendant la journée.
Un logiciel de surveillance d'entreprise peut vous aider à améliorer l'intelligence d'affaires de votre société en vous permettant d'en savoir plus sur vos clients et vos concurrents.
Il peut aider les responsables à déterminer les meilleurs moments pour communiquer avec les clients ou à repérer lorsqu'un employé utilise le produit d'un concurrent au lieu du leur. Lorsque les entreprises prennent de meilleures décisions fondées sur ce type d'informations, cela profite à long terme – y compris aux employés.
Nous ne saurions trop souligner l'importance de garantir que votre entreprise respecte toutes les règles et réglementations concernant la sécurité des données – ce qui signifie savoir exactement quelles informations sont partagées avec des tiers. Un logiciel de surveillance peut aider les entreprises à avoir l'esprit tranquille en s'assurant qu'elles respectent scrupuleusement les méthodes établies.
Lorsqu'il s'agit de choisir la bonne entreprise, voici quelques éléments à considérer :
L'un des premiers aspects à prendre en compte lors de la recherche d'une bonne entreprise de logiciels de surveillance est son coût.
Le prix variera en fonction des fonctionnalités recherchées par votre entreprise et du nombre d'utilisateurs qui utiliseront le service. Il est important de vous assurer que la formule choisie correspond à votre activité.
Différentes entreprises proposent différentes fonctionnalités, vous devriez donc toujours faire vos recherches avant de vous engager auprès d'un fournisseur en particulier.
Par exemple, une surveillance à long terme est souvent considérée comme le meilleur moyen de protéger les données de l'entreprise – mais cela peut ne pas convenir si vous avez besoin d'un accès instantané aux informations ou si vous souhaitez obtenir des rapports d'activité des employés quelques secondes après leur déconnexion.
Lisez bien tous les détails avant de faire un choix – sans quoi vous pourriez vous retrouver avec un produit insatisfaisant qui ne répond pas aux besoins de votre entreprise.
Assurez-vous de tenir compte du service client de l'entreprise. Un logiciel de surveillance n'est pas un outil que vous pouvez installer et utiliser immédiatement – il est donc utile que votre fournisseur propose une assistance pour la formation ou l'installation, ainsi qu'un support technique en cas de problème.
Vous devriez également tenir compte de l'expérience de l'entreprise dans votre secteur. Par exemple, si vous évoluez dans un environnement hautement réglementé ou très sécurisé, il peut être préférable de choisir une entreprise qui a déjà travaillé avec des sociétés similaires à la vôtre.
Il existe une variété de fonctionnalités différentes que proposent les entreprises de surveillance d'entreprise. Parmi les plus populaires :
Cette fonctionnalité permet aux employeurs de voir chaque frappe que les employés effectuent sur leur ordinateur.
Cela peut être utile pour surveiller la productivité des employés et détecter toute information inappropriée ou confidentielle qui pourrait être saisie sur les ordinateurs de l'entreprise.
Cette fonctionnalité prend périodiquement des captures d'écran de ce qui se passe sur l'écran de l'employé. Cela peut aider les employeurs à contrôler les activités des employés et à déceler d'éventuelles failles de sécurité même si les mots ne sont pas communiqués.
Dans certains cas, les employeurs peuvent également choisir de surveiller les activités des employés via des webcams.
Cela peut permettre de détecter en temps réel des failles de sécurité et de suivre la productivité en direct.
Email et internet usage monitoring
Cela permet aux employeurs de voir comment les employés utilisent la messagerie de l'entreprise et Internet.
Cette fonctionnalité permet aux employeurs de localiser les employés en temps réel.
Cela peut être utile pour identifier d'éventuelles failles de sécurité ou contrôler la productivité des employés, car vous pouvez voir l'emplacement physique de l'employé.
Il s'agit d'une forme plus intrusive de surveillance des employés, qui ne conviendra pas à toutes les entreprises. Cependant, si vous travaillez dans un secteur à haut risque, cette option peut être à envisager.
Par exemple, si vous découvrez que l'emplacement de l'ordinateur portable d'un employé n'est pas dans le bureau, vous soupçonnerez immédiatement un risque de sécurité. Cela peut vous donner le temps d'effacer à distance des informations sensibles sur l'ordinateur portable afin d'éviter qu'elles ne tombent entre de mauvaises mains.
Il s'agit d'une fonctionnalité très pratique qui informe les employeurs du contenu des appels téléphoniques passés par les employés.
Cela peut être une forme idéale de surveillance pour les professionnels du service client et les téléprospecteurs, car la majorité de leur travail se fait par téléphone.
Il peut être très utile de surveiller l'utilisation des applications pour voir quelles applications sont utilisées par les employés sur leur ordinateur.
Il s'agit d'une couche de protection supplémentaire qui peut garantir que vos systèmes restent sécurisés et que seules des applications appropriées sont téléchargées sur les appareils de l'entreprise.
Les employeurs doivent réfléchir avec soin aux fonctionnalités dont ils ont besoin dans une solution de surveillance d'entreprise avant de choisir un fournisseur.
Certains fournisseurs proposent toutes les fonctionnalités ci-dessus, tandis que d'autres n'en proposent qu'une partie. Il est important de choisir un fournisseur qui propose le bon mélange de fonctionnalités pour répondre aux besoins de votre entreprise.
Le meilleur moment pour envisager une solution de surveillance d'entreprise est lorsque vous avez besoin que vos employés soient plus productifs.
Par exemple, si vous rencontrez des problèmes avec des travailleurs qui perdent du temps sur Facebook ou Twitter, il est judicieux d'examiner un logiciel qui surveille leur activité sur Internet.
Comme mentionné précédemment, cette solution peut aider les entreprises à prendre de meilleures décisions qui se traduiront par des bénéfices plus élevés, moins d'erreurs et une plus grande satisfaction des clients. Par conséquent, il est préférable d'utiliser cet outil lorsque vous souhaitez augmenter le niveau de productivité de vos employés.
De nombreuses équipes ou entreprises peuvent bénéficier de ce type d'outil, et pour être plus précis, les parties suivantes :
Toute entreprise préoccupée par la productivité de ses employés devrait envisager l'utilisation de ce type d'outil.
Cependant, les managers ou dirigeants peuvent en tirer le meilleur parti en accédant aux informations que l'outil fournit. Quelles applications sont utilisées et pendant combien de temps, quelles applications ou sites Web sont visités (ou non visités) pendant les heures de travail, etc. Cela peut les aider à surveiller.
Ils peuvent suivre les activités de leurs employés et déterminer qui est productif pour l'entreprise, qui ne respecte pas les normes ou qui perd son temps sur des sites Web distrayants.
Les équipes de vente et de marketing peuvent utiliser ce type de logiciel pour surveiller les progrès de leurs employés dans l'atteinte des quotas ou des objectifs.
Ils peuvent également identifier les stratégies ou activités qui fonctionnent et produisent des résultats, et celles qui ne fonctionnent pas. C'est crucial pour les entreprises qui cherchent en permanence à optimiser leurs efforts de vente et de marketing et à s'assurer que leurs efforts sont placés au bon endroit.
Les professionnels de l'informatique peuvent utiliser un tel logiciel pour surveiller les activités des utilisateurs sur le réseau. C'est important pour s'assurer que le réseau est utilisé de manière efficace et qu'il n'existe pas de risques de sécurité liés à une activité malveillante ou non autorisée.
Ce type de surveillance est devenu de plus en plus important de nos jours, alors que les risques en matière de sécurité informatique sont très vastes.
Les départements des ressources humaines peuvent utiliser un tel logiciel pour vérifier si les employés respectent les politiques de l'entreprise.
Par exemple, s'il existe une politique interdisant l'utilisation de certains sites Web pendant les heures de travail, les RH peuvent utiliser ce logiciel pour contrôler la conformité des employés à cette politique.
La majorité du travail dans les entreprises se faisant sur ordinateur, ce type de surveillance devient un outil précieux pour les départements RH.
Les entreprises ayant des employés à distance peuvent utiliser ce type de logiciel pour surveiller leurs activités et s'assurer qu'ils travaillent le nombre d'heures prévu.
Ceci est particulièrement important pour les entreprises dont les salariés se trouvent dans différents fuseaux horaires. En surveillant les activités des employés, ces entreprises peuvent s'assurer que ceux-ci sont productifs et ne se relâchent pas.
Voici quelques conseils et astuces à prendre en considération pour vous assurer de tirer le meilleur parti de votre nouveau système :
Une erreur courante que les gens commettent souvent avec ce type de logiciel est de l'installer sur trop d'ordinateurs. Notez que ces systèmes surveillent toute l'activité, y compris les frappes au clavier, les captures d'écran et toutes les autres actions effectuées sur l'ordinateur de l'entreprise.
Si vos employés utilisent leur ordinateur portable professionnel pour naviguer sur le Web ou écrire des e-mails personnels pendant leur temps libre à la maison, ils peuvent être surpris d'apprendre que vous surveillez tout ce qui y est tapé.
Envisagez d'avoir une discussion ouverte avec la direction au sujet du système – surtout si vous l'utilisez sur les ordinateurs portables des employés. Cela peut aider à éviter les malentendus ou les inquiétudes concernant le logiciel de surveillance de votre entreprise.
Les managers doivent informer leurs équipes de la façon dont ils prévoient d'utiliser les données collectées et de la durée de leur conservation. Cela peut contribuer à instaurer une culture d'entreprise transparente et à éviter les problèmes avec des employés qui n'auraient pas été informés auparavant de l'existence du logiciel de surveillance.
Comme pour toute politique d'entreprise, il est important de ne pas imposer la surveillance à tous les aspects des activités de vos employés. Cela peut conduire à un sentiment de méfiance et de ressentiment de la part des employés qui estiment ne pas être traités équitablement.
Limitez-vous aux éléments d'ensemble plutôt qu'aux détails mineurs, tels que les sites Web visités ou le temps passé sur les applications de médias sociaux.
Il est également utile de noter que certaines entreprises surveillent l'utilisation d'applications ou de sites à des fins non professionnelles, même lorsque les employés ne sont pas en train de travailler pendant la journée. Cela signifie que certaines activités peuvent être enregistrées alors qu'un ordinateur de l'entreprise est utilisé en dehors du bureau d'un employé.
Une erreur courante que commettent les entreprises lors de l'implémentation d'un logiciel de surveillance est de ne pas avoir un plan solide. Un plan solide comprend une documentation détaillée de ce qui sera surveillé pour les employés, la durée de conservation des données, etc.
Votre plan doit également inclure la liste des raisons pour lesquelles vous mettez en œuvre cette nouvelle politique et les bénéfices attendus pour votre entreprise en le faisant.
L'absence de plan peut générer de la frustration chez les employés et entraîner un manque de confiance envers la direction qui les surveille. Un plan solide est important pour plusieurs raisons :
Il permet de s'assurer que le logiciel de surveillance de l'entreprise est utilisé correctement et équitablement.
Il évite tout problème juridique avec vos employés qui pourraient être contrariés d'être surveillés à leur insu.
Il permet aux employés de comprendre exactement ce que vous surveillez sur leurs ordinateurs et pourquoi.
Il est clair qu'un logiciel de surveillance d'entreprise est très efficace, mais il existe certaines situations où il pourrait ne pas constituer la solution idéale pour votre environnement de travail.
Voici 5 exemples de situations dans lesquelles il pourrait être préférable de renoncer à un logiciel de surveillance d'entreprise et de chercher une solution alternative :
Si votre lieu de travail est déjà très strict, l'installation d'un logiciel de surveillance pourrait aggraver la situation. Imaginez un contexte où chacun de vos mouvements est suivi et enregistré.
Cela peut conduire à des sentiments de paranoïa et d'insécurité, ce qui est la dernière chose que vous souhaitez dans un environnement de travail productif. Si vos employés ont l'impression d'être constamment épiés, ils seront peut-être moins enclins à prendre des risques ou à faire preuve d'innovation.
Si un grand nombre de vos employés travaillent à distance, il peut être peu judicieux d'utiliser un logiciel de surveillance qui n'est réellement efficace que lorsque tout le monde se trouve au bureau.
Vous devez trouver un moyen de surveiller chaque employé à distance, ce qui peut s'avérer complexe et coûteux. Pour les petites entreprises, il peut être plus adapté de faire confiance à vos employés à distance et d'espérer qu'ils fassent le nécessaire.
Cela se produit plus fréquemment de nos jours avec la montée des entreprises opérant à 100 % sur Internet. Si vous constatez que vous faites partie de ces entreprises, prenez le temps de réfléchir pour savoir si un logiciel de surveillance d'entreprise peut réellement apporter de la valeur à votre structure.
Si votre entreprise gère des informations sensibles, un logiciel de surveillance peut causer plus de tort que de bien. Si des données confidentielles fuient, cela peut nuire à la réputation de votre entreprise de façon irréparable.
Vous devez mettre en place une politique de surveillance très stricte pour vous assurer que seules les personnes autorisées ont accès à ces données, et même dans ce cas, il n'existe aucune garantie absolue de sécurité.
Si vous avez des employés qui travaillent sur des projets sensibles, ils peuvent avoir l'impression de ne pas pouvoir donner le meilleur d'eux-mêmes s'ils savent qu'ils sont surveillés.
Cela peut entraîner chez eux un stress et une anxiété accrus, ce qui est contraire à l'objectif recherché. Ces projets peuvent être mis en péril si vos employés se préoccupent trop d'être observés.
Si vous avez des employés qui travaillent sur des projets créatifs, ils peuvent avoir l'impression de ne pas pouvoir être réellement créatifs s'ils savent qu'ils sont surveillés.
Cela peut engendrer du stress et de l'anxiété, ce qui est contraire à ce que vous attendez d'un employé chargé de la création.
Certains employés sont reconnus pour leur façon de faire particulière et leur créativité. Les surveiller dans ce processus peut les mettre mal à l'aise et freiner inutilement leur élan créatif.
Bien que nous nous soyons concentrés jusqu'à présent sur le logiciel de surveillance d'entreprise, ce n'est pas la seule option disponible pour votre société.
Comme nous l'avons évoqué précédemment, il existe un certain nombre d'autres possibilités à envisager si vous jugez que le logiciel de surveillance d'entreprise ne vous convient pas. Voici 5 solutions alternatives décrites ci-dessous :
Le suivi manuel des employés est une approche plus traditionnelle pour contrôler la productivité. Cela peut passer par des badges horaires, des rapports quotidiens ou des points réguliers avec les employés.
Cette forme de surveillance peut être plus efficace si vous avez une petite équipe, car elle vous permet d'examiner de plus près la performance de chaque salarié.
Ceci est similaire au logiciel de surveillance d'entreprise, mais avec un accent plus spécifique sur la productivité des employés.
Ces solutions incluent souvent des fonctionnalités comme la gestion des tâches, la gestion de projets et des rapports en temps réel, qui peuvent vous aider à accroître la productivité et l'efficacité de vos employés.
Comme son nom l'indique, le logiciel de suivi du temps vous aide à surveiller la manière dont les employés utilisent leur temps de travail. Cela peut être utile pour identifier des périodes de temps perdu, comme des pauses ou des déjeuners prolongés.
Le logiciel de suivi du temps peut également vous aider à voir quels employés travaillent le plus d'heures et à vérifier qu'ils ne sont pas surchargés.
Un logiciel de gestion de projets est conçu pour aider les équipes à collaborer sur des projets et à respecter les échéances. Ces solutions incluent souvent des fonctionnalités comme l'attribution des tâches, le partage de fichiers et la messagerie instantanée, ce qui peut faciliter grandement la collaboration.
Le matériel de surveillance des employés est une autre option à envisager si vous souhaitez garder un œil sur l'activité de vos salariés. Cela peut inclure des caméras de sécurité, des horloges pointeuses ou des lecteurs de badge qui surveillent l'heure d'arrivée et de départ au bureau.
Le matériel de surveillance des employés peut être plus onéreux que les solutions logicielles, mais il peut s'avérer utile si vous avez des exigences spécifiques en matière de sécurité ou de conformité, notamment si vous travaillez dans un secteur sensible.
Le bon logiciel de surveillance d'entreprise peut vous aider à garder la maîtrise de votre activité. Il peut également contribuer à instaurer une culture plus transparente entre vous et vos employés.
Si vous constatez que ce type de logiciel est la solution qu’il vous faut, veillez à suivre nos conseils et astuces pour en tirer le meilleur parti.
Faites des recherches sur le logiciel le mieux adapté à votre entreprise et élaborez un plan fiable pour vous assurer d'exploiter pleinement votre nouveau système.