قد يستخدم الموظفون في شركتك Azure Virtual Desktop أو Amazon WorkSpaces. يمكن أيضًا تشغيل MonitUp على مثل هذه الأنظمة.
يُعَدُّ الإنترنت مساحة شاسعة، ولم يسبق أن كانت الأعمال أكثر ترابطًا من الآن. ومع كل هذه الفرص المتاحة في متناول يدك، عليك ضمان بقاء شركتك في المقدمة.
في عالمنا الرقمي اليوم، يجب على كل مؤسسة مراقبة أنشطة موظفيها عبر الإنترنت. يمكن لبرامج التتبع مساعدتك في مراقبة كيفية قضاء الموظفين وقتهم عبر الإنترنت وتحقيق نتائج أفضل. كما يمكنها مساعدتك في زيادة إنتاجية الموظفين وتقليل المسؤوليات القانونية وحتى زيادة أرباحك.
في هذه المقالة، سنقدم لك بعض النصائح حول كيفية استخدام برامج المراقبة، بالإضافة إلى تقنيات تساعد في حماية بيانات شركتك من التهديدات الخبيثة.
يُستخدَم برنامج المراقبة المؤسسية لمراقبة أنشطة الموظفين الفردية على أجهزة الكمبيوتر والأجهزة اللوحية والهواتف الذكية. ويشمل ذلك كل شيء من سجلات تصفح الويب إلى منشورات التواصل الاجتماعي وحتى رسائل البريد الإلكتروني المرسلة خارج شبكة مؤسستك.
باستخدام هذا البرنامج، يمكن للمسؤولين التأكد من استخدام موارد الشركة بفعالية، مع حماية البيانات الحساسة من التهديدات الخبيثة مثل هجمات البرامج الضارة.
مع استمرار تطور التكنولوجيا، تتطور أيضًا التهديدات التي تواجهها الشركات. وعندما يتعلق الأمر بحماية الملكية الفكرية والمعلومات الحساسة لشركتك، فإن معرفة ما يقال عنك بالضبط عبر الإنترنت يمكن أن يكون مفيدًا للغاية لأغراض هجومية ودفاعية.
عند اتخاذ قرار بشأن استخدام برنامج المراقبة المؤسسية لشركتك، من المهم مراعاة الفوائد المحتملة. وتشمل هذه الفوائد:
يمكن أن تساعدك برامج المراقبة في تحديد المخاطر الأمنية من خلال تزويدك برؤية حول كيفية استخدام الموظفين للإنترنت والمعلومات التي يشاركونها عبر الإنترنت. وهذا يسهّل عليك معرفة من قد يسرب أسرار الشركة أو بيانات العملاء أو حتى ينشر معلومات الشركة السرية على وسائل التواصل الاجتماعي.
تساعد برامج المراقبة المديرين على ضمان عدم قضاء الموظفين وقتًا أطول على فيسبوك مقارنةً بوقت عملهم الفعلي.
في سوق يزداد تنافسية، تحتاج شركتك إلى معرفة ما إذا كان موظفوها منتجين، ومن الجيد أن يكون لديك وسيلة لقياس مقدار العمل المنجز خلال ساعات العمل.
يمكن أن يساعدك برنامج المراقبة المؤسسية في تحسين الذكاء المؤسسي لشركتك من خلال مساعدتك في اكتشاف المزيد عن عملائك ومنافسيك.
كما يمكنه مساعدة المديرين في تحديد أفضل الأوقات للتواصل مع العملاء أو التعرف على الوقت الذي يستخدم فيه شخص ما منتج أحد المنافسين بدلًا من منتجهم. وعندما تتخذ الشركات قرارات أفضل بناءً على هذا النوع من المعلومات، فإن ذلك يفيد الجميع على المدى البعيد، بما في ذلك الموظفين.
لا يمكننا التأكيد بما فيه الكفاية على أهمية ضمان امتثال شركتك لجميع القواعد واللوائح المتعلقة بـ أمان البيانات – مما يعني معرفة المعلومات التي تتم مشاركتها مع الأطراف الثالثة بالضبط. يمكن أن تساعد برامج المراقبة الشركات في الشعور بالطمأنينة من خلال رؤيتها تلتزم بكل التعليمات وفق الأصول.
عندما يتعلق الأمر باختيار الشركة المناسبة، فإليك بعض الأمور التي يجب أخذها في الاعتبار:
عند البحث عن شركة توفر برامج مراقبة جيدة، فإن أحد الأمور الأولى التي يجب النظر إليها هو تكلفتها.
ستختلف التكلفة بناءً على الميزات التي تبحث عنها شركتك وعدد المستخدمين الذين سيستفيدون من الخدمة. من المهم أن تتأكد من أن الباقة التي تختارها تناسب عملك.
تقدّم كل شركة ميزات مختلفة، لذا يجب عليك دائمًا إجراء بحثك قبل الالتزام بمزوّد معين.
على سبيل المثال، غالبًا ما يُنظر إلى المراقبة طويلة المدى على أنها أفضل طريقة لحماية بيانات الشركة – ولكن قد لا تكون مثالية إذا كنت بحاجة إلى الوصول الفوري للمعلومات أو إذا كنت تريد تقارير حول نشاط الموظفين بعد ثوانٍ من تسجيل الخروج.
اقرأ الشروط الدقيقة قبل اتخاذ قرارك – وإلا فقد ينتهي بك الأمر إلى استخدام منتج غير مرضٍ ولا يلبي احتياجات عملك.
احرص على مراعاة قسم خدمة العملاء لدى الشركة. فبرامج المراقبة ليست شيئًا يمكنك الحصول عليه واستخدامه فورًا – لذا من المفيد أن يقدّم المزوّد مساعدة في التدريب أو الإعداد، بالإضافة إلى الدعم الفني لأي مشكلات قد تواجهها أثناء الإعداد.
يجب عليك أيضًا مراعاة خبرة الشركة في مجال عملك. فعلى سبيل المثال، إذا كنت تعمل في بيئة شديدة التنظيم أو عالية الأمان، فقد يكون من الأفضل اختيار شركة تعاملت سابقًا مع شركات تشبه شركتك.
هناك مجموعة متنوعة من الميزات التي تقدمها شركات المراقبة المؤسسية. ومن أبرزها:
تتيح هذه الميزة لأصحاب العمل رؤية كل ضغطة مفتاح يقوم بها الموظفون على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم.
يمكن أن تكون مفيدة لمراقبة إنتاجية الموظفين ورصد أي معلومات غير لائقة أو سرية قد تُكتب على أجهزة الشركة.
تقوم هذه الميزة بالتقاط لقطات شاشة دورية لما يحدث على شاشة الموظف. ويمكن أن يساعد ذلك أصحاب العمل في مراقبة أنشطة الموظفين ورصد أي خروقات أمنية محتملة حتى لو لم يتم التواصل بكلمات.
في بعض الحالات، قد يختار أصحاب العمل أيضًا مراقبة أنشطة الموظفين عبر كاميرات الويب.
يمكن أن يساعد هذا في ضبط الخروقات الأمنية في الوقت الفعلي ومراقبة الإنتاجية بشكل مباشر.
مراقبة استخدام البريد الإلكتروني والإنترنت
تسمح هذه الميزة لأصحاب العمل بمعرفة كيفية استخدام الموظفين لبريد الشركة الإلكتروني والإنترنت.
تتيح هذه الميزة لأصحاب العمل مراقبة موقع الموظفين في الوقت الفعلي.
يمكن أن تكون مفيدة لكشف خروقات أمنية محتملة أو مراقبة إنتاجية الموظفين، إذ يمكنك معرفة الموقع الفعلي للموظف.
هذه هي صورة أكثر تدخلاً لمراقبة الموظفين، لذا قد لا تناسب جميع الشركات. ومع ذلك، إذا كنت تعمل في قطاع عالي المخاطر، فقد يكون هذا خيارًا يجدر النظر فيه.
على سبيل المثال، إذا اكتشفت أن موقع حاسوب الموظف المحمول ليس في المكتب، فسوف تشك فورًا في وجود خرق أمني. يمكن أن يسمح لك ذلك بمسح المعلومات الحساسة عن بُعد من حاسوب الموظف المحمول لمنع وقوعها في الأيدي الخاطئة.
هذه ميزة مفيدة جدًا تتيح لأصحاب العمل معرفة محتوى المكالمات الهاتفية التي يجريها الموظفون.
يمكن أن تمثل شكلًا مثاليًا للمراقبة لمختصي خدمة العملاء ومندوبي المبيعات عبر الهاتف، لأن معظم أعمالهم تتم عبر الهاتف.
قد يكون من المفيد جدًا مراقبة استخدام التطبيقات لمعرفة نوعية التطبيقات التي يستخدمها الموظفون على أجهزتهم.
يمثل هذا طبقة إضافية من الحماية تضمن بقاء أنظمتك آمنة وعدم تنزيل سوى التطبيقات المناسبة على أجهزة الشركة.
ينبغي على أصحاب العمل دراسة الميزات التي يحتاجونها في حل المراقبة المؤسسية بدقة قبل اختيار المزوّد.
بعض المزوّدين يقدمون جميع الميزات المذكورة أعلاه، بينما يكتفي آخرون بمجموعة محدودة منها. من المهم اختيار مزوّد يوفر المزيج المناسب من الميزات بما يلبي احتياجات شركتك.
أفضل وقت للتفكير في استخدام حل المراقبة المؤسسية هو عندما تحتاج إلى رفع مستوى إنتاجية الموظفين.
على سبيل المثال، إذا واجهت مشكلة في إهدار الموظفين للوقت على فيسبوك أو تويتر، فمن الجيد البدء في البحث عن برنامج يراقب نشاطهم على الإنترنت.
كما ذكرنا سابقًا، يمكن لهذا الحل مساعدة الشركات على اتخاذ قرارات أفضل تؤدي إلى أرباح أعلى وأخطاء أقل وزيادة رضا العملاء. لذلك، من الأفضل استخدام هذه الأداة عندما ترغب في رفع مستويات إنتاجية موظفيك.
يمكن للعديد من الفرق أو الشركات الاستفادة من هذا النوع من الأدوات، وبشكل أكثر تحديدًا تشمل الفئات التالية:
ينبغي على أي شركة يقلقها مستوى إنتاجية موظفيها أن تفكر في استخدام هذه الأداة.
ومع ذلك، فإن المديرين أو القادة هم الأكثر استفادة من الوصول إلى المعلومات التي توفرها الأداة: ما التطبيقات المستخدمة ومدة الاستخدام، وأي التطبيقات أو المواقع الإلكترونية تتم زيارتها (أو لا تتم زيارتها) خلال ساعات العمل، وما إلى ذلك.
يمكنهم مراقبة أنشطة الموظفين وتحديد من هو منتج للشركة ومن لا يعمل وفق المعايير أو يهدر الوقت في مواقع مشتتة للانتباه.
يمكن لفرق المبيعات والتسويق استخدام هذا النوع من البرامج لمراقبة تقدم موظفيهم في تحقيق الحصص أو الأهداف.
يمكنهم أيضًا تحديد أي الاستراتيجيات أو الأنشطة تؤتي نتائج فعالة وأيها لا يحقق النتائج المرجوة. وهذا أمر بالغ الأهمية للشركات التي تسعى باستمرار إلى تحسين جهودها في المبيعات والتسويق وضمان توجيه تلك الجهود في المسار الصحيح.
يمكن لمتخصصي تكنولوجيا المعلومات استخدام مثل هذه البرامج لمراقبة أنشطة المستخدمين على الشبكة. وهذا أمر مهم لضمان استخدام الشبكة بكفاءة وللتأكد من عدم وجود مخاطر أمنية نتيجة نشاط ضار أو غير مصرح به.
أصبحت هذه النوعية من المراقبة مهمة بشكل متزايد في عصرنا هذا، حيث تتسع مخاطر الأمن السيبراني بشدة.
يمكن لإدارات الموارد البشرية استخدام مثل هذه البرامج لمراقبة مدى التزام الموظفين بسياسات الشركة.
على سبيل المثال، إذا كانت هناك سياسة تحظر استخدام مواقع معينة أثناء ساعات العمل، يمكن لقسم الموارد البشرية استخدام هذه البرامج لمراقبة مدى التزام الموظفين بتلك السياسة.
يتم إنجاز معظم الأعمال في الشركات عبر أجهزة الكمبيوتر، مما يجعل هذا النوع من المراقبة أداة قيمة لإدارات الموارد البشرية.
يمكن للشركات التي لديها موظفون يعملون عن بُعد استخدام هذا النوع من البرامج لمراقبة أنشطتهم والتأكد من أنهم يعملون الساعات المطلوبة.
وهذا مهم بشكل خاص للشركات التي يعمل موظفوها في مناطق زمنية مختلفة. فمن خلال مراقبة أنشطة الموظفين، يمكن لهذه الشركات التأكد من أن موظفيها منتجون ولا يتكاسلون.
إليك بعض النصائح والحيل التي يجب مراعاتها لضمان تحقيق أقصى استفادة من نظامك الجديد:
من الأخطاء الشائعة التي يرتكبها الناس عند استخدام هذا النوع من البرامج هو تثبيته على عدد كبير جدًا من أجهزة الكمبيوتر. لاحظ أن هذه الأنظمة تراقب جميع الأنشطة، بما فيها ضغطات المفاتيح ولقطات الشاشة وأي إجراءات أخرى تتم على كمبيوتر الشركة.
إذا كان موظفوك يستخدمون حاسوب العمل المحمول لتصفح الويب أو كتابة رسائل بريد إلكتروني شخصية خلال وقت فراغهم في المنزل، فقد يفاجؤون بمعرفة أنك تراقب ما يكتبونه.
فكر في إجراء نقاش مفتوح مع الإدارة حول النظام، خاصة إذا كنت تستخدمه على حواسيب الموظفين المحمولة. قد يساعد ذلك في تجنب سوء الفهم أو القلق بشأن برنامج المراقبة الذي تستخدمه شركتك.
ينبغي على المديرين إبلاغ فرقهم بما ينوون فعله بالبيانات التي يتم جمعها ومدة الاحتفاظ بها. يمكن أن يساعد ذلك في خلق ثقافة شفافة في الشركة وتجنب المشكلات مع الموظفين الذين ربما لم يتم إبلاغهم مسبقًا بشأن برنامج المراقبة.
كما هو الحال مع أي سياسة تضعها الشركة، من المهم عدم فرض سياسة برنامج التتبع على كل ما يفعله الموظفون. فقد يؤدي ذلك إلى انعدام الثقة واستياء الموظفين الذين يشعرون بأنهم لا يعامَلون بعدل.
اقصر نفسك على الأمور العامة بدلاً من التفاصيل الصغيرة مثل المواقع التي تتم زيارتها ومدة قضاء الوقت في تطبيقات التواصل الاجتماعي.
من المفيد أيضًا ملاحظة أن بعض الشركات تراقب التطبيقات أو المواقع للاستخدام غير المتعلق بالعمل، حتى عندما لا يكون الموظفون يعملون خلال اليوم. وهذا يعني أنه يمكن تسجيل بعض الأنشطة أثناء استخدام كمبيوتر الشركة، وليس بالضرورة في مكتب الموظف.
من الأخطاء الشائعة التي ترتكبها الشركات عند تطبيق برامج المراقبة هي عدم وجود خطة محكمة. تتضمن الخطة الواضحة توثيقًا مفصلاً لما سيتم مراقبته لدى الموظفين، وفترة الاحتفاظ بالبيانات، وغير ذلك.
يجب أن تتضمن خطتك أيضًا قائمة بالأسباب التي تدفعك لتطبيق هذه السياسة الجديدة والفوائد المتوقعة لشركتك من تنفيذها.
يمكن أن يؤدي غياب الخطة إلى إحباط الموظفين وانعدام الثقة في القيادة التي تتابعهم. وتعد الخطة المحكمة مهمة لعدة أسباب:
فهي تساعد على ضمان استخدام برنامج المراقبة في الشركة على نحو صحيح وعادل.
وتجنب أي مشكلات قانونية مع موظفيك الذين قد ينزعجون من مراقبتهم دون علمهم.
كما تسمح للموظفين بفهم ما تتم مراقبته على حواسيبهم بالضبط ولماذا.
لا شك أن برامج المراقبة المؤسسية فعالة للغاية، ولكن هناك بعض الحالات التي قد لا تكون فيها الحل المثالي لمكان عملك.
فيما يلي خمسة أمثلة على حالات قد يكون من الأفضل فيها الابتعاد عن برامج المراقبة المؤسسية والبحث عن حل بديل:
إذا كانت بيئة العمل لديك صارمة بالفعل، فقد يؤدي استخدام برامج المراقبة إلى تفاقم الأمور. تخيل وضعًا يتم فيه تسجيل وتتبع كل حركة تقوم بها.
يمكن أن يسبب ذلك شعورًا بالارتياب وانعدام الأمان، وهو آخر ما تريده في بيئة عمل منتجة. إذا شعر الموظفون أنهم تحت المراقبة المستمرة، فقد يقل احتمال اتخاذهم للمخاطرات أو الابتكار.
إذا كان لديك عدد كبير من الموظفين يعملون عن بُعد، فقد لا يكون من المنطقي استخدام برنامج مراقبة لا يثبت فعاليته إلا عندما يكون الجميع في المكتب.
عليك إيجاد طريقة لمراقبة الموظفين عن بُعد بشكل فردي، وهذا قد يكون معقدًا ومكلفًا. أما في الشركات الأصغر، فقد يكون من الأنسب الوثوق بالموظفين العاملين عن بُعد وتمنِّي الأفضل.
أصبح هذا الأمر أكثر شيوعًا في الوقت الحاضر مع انتشار الشركات البعيدة التي تعمل بنسبة 100% عبر الإنترنت. إذا وجدت أنك إحدى هذه الشركات، فخذ الوقت الكافي للنظر فيما إذا كانت برامج المراقبة المؤسسية ستضيف فعليًا قيمة لشركتك.
إذا كانت شركتك تتعامل مع معلومات حساسة، فقد تسبب برامج المراقبة ضررًا أكثر من النفع. فإذا تسرّبت بيانات سرية، فقد تُلحق ضررًا بسمعة شركتك لا يمكن إصلاحه.
ينبغي أن تكون لديك سياسة مراقبة صارمة للغاية للتأكد من أن الأشخاص المخولين فقط يمكنهم الوصول إلى البيانات، وحتى في هذه الحالة لا يوجد ضمان لسلامة البيانات.
إذا كان لديك موظفون يعملون على مشاريع حساسة، فقد يشعرون أنهم لا يستطيعون أداء أفضل ما لديهم إذا علموا أنهم تحت المراقبة.
قد يؤدي ذلك إلى شعورهم بالتوتر والقلق، وهو عكس ما تريده من موظفيك. ويمكن أن تتعرض هذه المشاريع للخطر إذا كان الموظفون قلقين جدًا بشأن المراقبة.
إذا كان لديك موظفون يعملون على مشاريع إبداعية، فقد يشعرون أنهم لا يستطيعون أن يكونوا مبدعين حقًا إذا علموا أنهم تحت المراقبة.
قد يتسبب ذلك في شعورهم بالتوتر والقلق، وهو عكس ما ترغب فيه من موظف مبدع.
يشتهر بعض الموظفين بامتلاكهم أساليبهم الخاصة وقدرتهم على الابتكار بشكل أكبر. ولكن عند متابعتهم بهذه الطريقة، قد يشعرون بالإحراج وتتعرقل عمليتهم الإبداعية دون داعٍ.
على الرغم من أننا ركزنا حتى الآن على برامج المراقبة المؤسسية، إلا أنها ليست الخيار الوحيد المتاح لشركتك.
كما ناقشنا سابقًا، هناك عدد من الخيارات الأخرى التي يمكنك أخذها في الاعتبار إذا توصلت إلى أن برامج المراقبة المؤسسية ليست مناسبة لك. فيما يلي 5 حلول بديلة مفصلة:
يُعد تتبّع الموظفين يدويًا نهجًا أكثر تقليدية لتقييم إنتاجية الموظفين. يمكن القيام بذلك باستخدام بطاقات الوقت أو التقارير اليومية أو المتابعات الأسبوعية مع الموظفين.
قد يكون هذا الشكل من المراقبة أكثر فعالية إذا كان لديك فريق صغير، لأنه يسمح لك بمراقبة أداء كل موظف عن كثب.
يشبه هذا النوع برامج المراقبة المؤسسية، لكنه يركز بشكل أكثر تحديدًا على إنتاجية الموظفين.
غالبًا ما تتضمن هذه الحلول ميزات مثل إدارة المهام وإدارة المشاريع والتقارير الفورية، ما يمكن أن يساعدك في زيادة إنتاجية الموظفين وكفاءتهم.
كما يوحي الاسم، تساعدك برامج تتبع الوقت على مراقبة كيفية قضاء الموظفين وقتهم في العمل. ويمكن أن يكون ذلك مفيدًا لتحديد جوانب هدر الوقت، مثل فترات الاستراحة الطويلة أو فترات الغداء الممتدة.
يمكن لبرامج تتبع الوقت أيضًا مساعدتك في معرفة أي الموظفين يعملون لساعات أطول والتأكد من أنهم لا يُحمّلون بأعباء تفوق طاقتهم.
صُممت برامج إدارة المشاريع لمساعدة الفرق على التعاون في تنفيذ المشاريع والوفاء بالمواعيد النهائية. غالبًا ما تتضمن هذه الحلول ميزات مثل تعيين المهام ومشاركة الملفات والدردشة الفورية التي يمكن أن تجعل العمل على المشاريع أسهل بكثير للموظفين.
تُعد أجهزة مراقبة الموظفين خيارًا آخر يمكن النظر فيه إذا كنت ترغب في متابعة نشاط الموظفين. قد يشمل ذلك أشياء مثل كاميرات المراقبة وسجلات الدوام وقارئات البطاقات التي تراقب أوقات دخول وخروج الموظفين من المكتب.
قد تكون أجهزة مراقبة الموظفين أكثر تكلفة من الحلول البرمجية، ولكنها قد تكون خيارًا جيدًا إذا كانت لديك متطلبات محددة للأمن أو الامتثال، خصوصًا إذا كنت تعمل في قطاع يتعامل مع بيانات حساسة.
يمكن للبرنامج المناسب للمراقبة المؤسسية أن يساعدك في الحفاظ على السيطرة على أعمالك. كما يمكنه مساعدتك أنت وموظفيك على تطوير ثقافة أكثر شفافية.
إذا وجدت أن برامج المراقبة المؤسسية هي الحل المناسب لك، فتأكد من اتباع نصائحنا وحيلنا لضمان تحقيق أقصى استفادة منها.
لذا، ابحث عن البرنامج الأفضل لشركتك وضع خطة محكمة تساعدك على ضمان حصولك على أقصى فائدة من نظامك الجديد.