आज के कार्यस्थल में, कई व्यवसाय हाइब्रिड वातावरण में काम करते हैं, जहाँ कर्मचारी कार्यालयों और दूरस्थ स्थानों या अपनी पसंद के किसी भी स्थान से कार्य करते हैं।
यह व्यवस्था नियोक्ताओं और कर्मचारियों दोनों के लिए फायदेमंद होती है; नियोक्ता कार्यालय स्थान बचा सकते हैं और कर्मचारी उत्पादक बने रहते हैं।
हालाँकि, कर्मचारी उत्पादकता बनाए रखना और प्रबंधन करना नियोक्ता का दायित्व है, तो कर्मचारियों की निगरानी बिना अत्यधिक दखलंदाज़ी के कैसे की जाए?
यह लेख हमें कुछ टिप्स और टूल्स के बारे में बताएगा जो इस कार्य में मदद कर सकते हैं।
“जैसे-जैसे रिमोट कार्य सामान्य होता जा रहा है, अधिक से अधिक कंपनियाँ डेस्कटॉप मॉनिटरिंग, वीडियो निगरानी और अन्य डिजिटल टूल्स के माध्यम से अपने कर्मचारियों की निगरानी शुरू कर रही हैं.” Harvard Business Review.
एक नियोक्ता के रूप में, कर्मचारी निगरानी के फ़ायदों को समझना अत्यंत महत्वपूर्ण है। कर्मचारियों पर नज़र रखकर आप जान सकते हैं कि वे कैसा प्रदर्शन कर रहे हैं और उनकी उत्पादकता कैसे बढ़ाई जा सकती है।
कर्मचारी निगरानी के कई टूल्स उपलब्ध हैं, और प्रत्येक के अपने फायदे और नुकसान हैं। किसी टूल को चुनने से पहले, आपको अपनी आवश्यकताओं और आप क्या हासिल करना चाहते हैं, यह समझना चाहिए।
क्या आप कंपनी के कंप्यूटरों पर कर्मचारी गतिविधि की निगरानी करना चाहते हैं?
कर्मचारी ईमेल की निगरानी?
फ़ोन कॉल रिकॉर्ड करना?
एक बार जब आप अपनी ज़रूरतें जान लेते हैं, तो आप अपने व्यवसाय के लिए सर्वश्रेष्ठ टूल चुन सकते हैं। नियोक्ताओं को कर्मचारी निगरानी से जुड़े संभावित गोपनीयता संबंधी चिंताओं के प्रति भी सचेत रहना चाहिए।
कोई भी डेटा एकत्र करने से पहले, सुनिश्चित करें कि आप कर्मचारियों को सूचित करें कि उनकी गतिविधियों को ट्रैक किया जा सकता है और उनकी सहमति लें। उचित तरीके से उपयोग किए जाने पर, कर्मचारी निगरानी उत्पादकता बढ़ाने और आपके व्यवसाय के प्रदर्शन में सुधार लाने का एक उपयोगी साधन हो सकता है।
हालाँकि, अधिकांश व्यवसायों में नियोक्ता कुछ मानक कर्मचारी निगरानी टूल्स का उपयोग कर सकते हैं।
इनमें टाइम ट्रैकिंग सॉफ़्टवेयर, गतिविधि मॉनिटर और स्क्रीन रिकॉर्डिंग सॉफ़्टवेयर शामिल हैं। इन टूल्स का उपयोग करके आप यह जान सकते हैं कि आपके कर्मचारी कैसा प्रदर्शन कर रहे हैं और किन क्षेत्रों में वे सुधार कर सकते हैं।
इसके अलावा, कर्मचारी निगरानी धोखाधड़ी और अन्य कदाचार को हतोत्साहित करने में मदद कर सकती है। परिणामस्वरूप, एक सफल व्यवसाय चलाने के लिए यह महत्वपूर्ण है।
एक नियोक्ता को यह सुनिश्चित करना होता है कि कर्मचारी उत्पादक और कुशल हों। इसके लिए आपको यह निर्धारित करने की आवश्यकता है कि कर्मचारी गतिविधि की निगरानी के लिए कौन से तरीके इस्तेमाल करें।
एक विकल्प है कर्मचारी निगरानी सॉफ़्टवेयर का उपयोग करना। यह सॉफ़्टवेयर कर्मचारी की इंटरनेट उपयोग, ईमेल संचार और बहुत कुछ पर नज़र रख सकता है।
नियोक्ता इस सिस्टम का उपयोग कर्मचारी संलग्नता, नौकरी के प्रदर्शन और बहुत कुछ की निगरानी के लिए कर सकते हैं। आप जो भी तरीका चुनें, यह ज़रूरी है कि आप अपने ट्रैकिंग में निरंतरता बनाए रखें।
यह आपको कर्मचारी उत्पादकता का सही मूल्यांकन करने और उत्पादकता बढ़ाने के लिए आवश्यक परिवर्तन करने में मदद करेगा।
कर्मचारी निगरानी प्रणालियों में अक्सर हार्डवेयर डिवाइस शामिल होते हैं जिन्हें कंपनी के कंप्यूटरों या डिवाइसेज़ में इंस्टॉल किया जाता है।
ये डिवाइसेज़ कार्य के दौरान कीबोर्ड स्ट्रोक्स, माउस मूवमेंट्स और बहुत कुछ की निगरानी कर सकते हैं। कर्मचारी निगरानी विधि चुनते समय, आपको अपने व्यवसायिक लक्ष्यों और ज़रूरतों पर विचार करना चाहिए।
यदि आपको कर्मचारी उत्पादकता को लेकर चिंता है, तो आप कर्मचारी निगरानी सॉफ़्टवेयर पर विचार कर सकते हैं। यदि आपको कर्मचारी के इंटरनेट उपयोग को लेकर चिंता है, तो आप कर्मचारी निगरानी प्रणालियों को आज़मा सकते हैं।
आखिरकार, कर्मचारियों की निगरानी का सबसे अच्छा तरीका वही है जो आपके व्यावसायिक लक्ष्यों और आवश्यकताओं के अनुरूप हो।
कर्मचारियों का प्रदर्शन किसी कंपनी को आगे बढ़ा भी सकता है और पीछे भी। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपके कर्मचारी आपकी अपेक्षाओं पर खरे उतरें, स्पष्ट दिशा-निर्देश देना महत्वपूर्ण है।
कर्मचारियों का कार्य कैसे चल रहा है, इसकी स्पष्ट जानकारी आपको दक्षता और प्रभावशीलता बढ़ाने के तरीक़े पहचानने में मदद कर सकती है। कर्मचारी व्यवहार के पैटर्न और रुझानों को समझकर, आप बेहतर निर्णय ले सकते हैं जो आपके मुनाफे़ को बढ़ाएँगे।
सॉफ़्टवेयर यह जाँचता है कि टीम कितनी व्यस्त है और क्या वे अत्यधिक काम से जूझ रहे हैं।
ऐप उपयोगकर्ता की कार्य प्रक्रिया के स्क्रीनशॉट लेगा, जिससे नियोक्ताओं को यह देखने का मौका मिलेगा कि उपयोगकर्ता किस समय क्या कर रहा है।
जहाँ पारदर्शिता होती है, वहाँ जासूसी की आवश्यकता नहीं होती। पारदर्शी होना ईमानदार संवाद का मार्ग खोलता है और भरोसा पैदा करता है। इससे ऐसा माहौल बनता है जिसमें आप सहयोग और सम्मानपूर्वक साथ काम कर सकते हैं।
MonitUp सॉल्यूशंस के बारे में अधिक
MonitUp उपयोगकर्ता कंप्यूटर गतिविधि को लॉग करता है और यह बताता है कि किसी प्रोजेक्ट पर कितना समय व्यतीत हुआ, उपयोगकर्ता कितना उत्पादक था और अन्य मापदंड क्या हैं।
MonitUp प्रबंधकों को यह देखने में मदद करता है कि कर्मचारी कैसा कर रहे हैं और क्या वे परियोजना पर उपयुक्त समय लगा रहे हैं।
यह सॉफ़्टवेयर कई प्रकार के कंप्यूटरों (Mac, Linux और Windows) के साथ संगत है, जो इसे मिश्रित प्लेटफ़ॉर्म वाले व्यवसायों के लिए एक अच्छा विकल्प बनाता है। यह सॉफ़्टवेयर कई अलग-अलग प्रकार के कंप्यूटरों से संगत होने के कारण उपयोग और प्रबंधन में आसान है।
MonitUp में कई विशेषताएँ हैं जो सामान्य उपयोगकर्ता गतिविधि निगरानी सॉफ़्टवेयर से परे जाती हैं। इस सॉफ़्टवेयर की विशेषताएँ इसे विभिन्न गतिविधियों की निगरानी में सहायक बनाती हैं। विशेषताएँ:
कर्मचारी निगरानी ऐसे महत्वपूर्ण डेटा प्रदान कर सकती है जिसका उपयोग नियोक्ता कर्मचारी संलग्नता बढ़ाने के लिए कर सकते हैं। हालाँकि, कर्मचारी निगरानी से उत्पन्न होने वाली किसी भी समस्या से निपटना आवश्यक है।
एक समस्या जो उत्पन्न हो सकती है वह है कर्मचारी की गोपनीयता। कर्मचारियों को महसूस हो सकता है कि उन पर नज़र रखे जाने से उनकी निजता का उल्लंघन हुआ है। कर्मचारियों को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि उनके डेटा का उपयोग करते समय उनकी गोपनीयता सुरक्षित रहे।
एक और समस्या हो सकती है कर्मचारियों का मनोबल। यदि कर्मचारियों को लगे कि उन पर लगातार निगरानी रखी जा रही है, तो वे हतोत्साहित हो सकते हैं और अपने काम में कम संलग्न रह सकते हैं।
कर्मचारियों को सहज महसूस कराने के लिए, उन्हें यह जानना ज़रूरी है कि कर्मचारी निगरानी का उद्देश्य क्या है। जो समस्याएँ कर्मचारी निगरानी से उत्पन्न हो सकती हैं, उनसे निपटकर व्यवसाय कर्मचारी संलग्नता बढ़ा सकते हैं और एक अधिक सकारात्मक कार्य वातावरण बना सकते हैं।
नियोक्ता अक्सर कार्यस्थल में कर्मचारियों के फ़ोन कॉल, इंटरनेट उपयोग और कंप्यूटर गतिविधि की निगरानी लागू करते हैं।
हालाँकि कुछ नियोक्ता कर्मचारी निगरानी को कर्मचारियों की निजता का उल्लंघन मानते हैं, फिर भी वे इससे कई लाभ प्राप्त कर सकते हैं।
सबसे पहले, कर्मचारी निगरानी नियोक्ताओं को कर्मचारियों की उत्पादकता का मूल्यांकन करने में मदद कर सकती है। फ़ोन कॉल और इंटरनेट उपयोग की निगरानी करके, नियोक्ता अलाभकारी व्यवहार के पैटर्न पहचान सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि कोई कर्मचारी कार्य के समय सोशल मीडिया पर बहुत अधिक समय बिताता है, तो यह अलाभकारी व्यवहार माना जाएगा।
इसके अलावा, कर्मचारी निगरानी नियोक्ताओं को कंपनी की जानकारी और संसाधनों की सुरक्षा में सहायता कर सकती है। नियोक्ता, कर्मचारी कंप्यूटर गतिविधि की निगरानी करके डेटा लीक और कंपनी की जानकारी तक अनधिकृत पहुँच को रोक सकते हैं।
फ़ोन द्वारा कर्मचारियों की निगरानी कार्यस्थल में संचार को बेहतर बनाने में मदद कर सकती है। कर्मचारी फ़ोन कॉल रिकॉर्ड करके, नियोक्ता यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि सभी कॉल पेशेवर और सम्मानजनक हों।
साथ ही, फ़ोन द्वारा कर्मचारी निगरानी कर्मचारियों की प्रशिक्षण आवश्यकताओं की पहचान करने में मदद कर सकती है। यदि कर्मचारी नियमित रूप से गलतियाँ करते हैं या ग़लत जानकारी देते हैं, तो नियोक्ता प्रदर्शन सुधारने के लिए लक्षित प्रशिक्षण प्रदान कर सकते हैं।
इसके अतिरिक्त, कर्मचारी निगरानी मनोबल बढ़ाने में मदद कर सकती है। कर्मचारी विकास में निवेश दिखाकर, नियोक्ता प्रदर्शित कर सकते हैं कि वे अपने कर्मचारियों का समर्थन करते हैं और उनकी सफलता के लिए प्रतिबद्ध हैं।
इस प्रकार, कर्मचारी निगरानी का सकारात्मक प्रभाव व्यक्तिगत कर्मचारियों और संपूर्ण कार्यस्थल दोनों पर पड़ सकता है।
तो फिर आप कर्मचारियों की निगरानी कैसे करें ताकि अत्यधिक दखलंदाज़ी की सीमा पार न हो जाए? सौभाग्य से, कुछ ऐसे टूल्स और तरीके हैं जो आपको इस नाज़ुक संतुलन को बनाए रखने में मदद कर सकते हैं।
अपनी विशिष्ट आवश्यकताओं और बजट के अनुरूप सही कर्मचारी निगरानी टूल्स खोजने के लिए, यह समझना आवश्यक है कि कौन-कौन सी निगरानी विधियाँ उपलब्ध हैं।
एक बार जब आप जान लेते हैं कि बाज़ार में क्या उपलब्ध है, तो आप उन प्रोडक्ट्स और सेवाओं की तलाश शुरू कर सकते हैं जो आपके संगठन की विशिष्ट आवश्यकताओं के अनुरूप हों।