في بيئة العمل اليوم، تعمل العديد من الشركات في بيئة هجينة حيث يعمل الموظفون من المكاتب والمواقع البعيدة أو من أي موقع يختارونه.
هذا النهج يفيد كلا من أصحاب العمل والموظفين؛ إذ يمكن لأصحاب العمل توفير مساحة المكاتب بينما يظل الموظفون منتجين.
ومع ذلك، فإن الحفاظ على إنتاجية الموظفين وإدارتها هي مسؤولية صاحب العمل، فكيف يمكنك مراقبة الموظفين دون التطفل المفرط؟
ستقدم هذه المقالة بعض النصائح والأدوات للقيام بذلك.
"مع تحول العمل عن بُعد إلى الوضع الطبيعي، بدأت المزيد والمزيد من الشركات في مراقبة موظفيها من خلال مراقبة سطح المكتب والمراقبة بالفيديو وغيرها من الأدوات الرقمية." Harvard Business Review.
بصفتك صاحب عمل، من الضروري فهم فوائد مراقبة الموظفين. فمن خلال مراقبة الموظفين، يمكنك معرفة كيفية أدائهم وكيفية زيادة إنتاجيتهم.
توجد بعض أدوات مراقبة الموظفين المتاحة، ولكل منها مزاياها وعيوبها. قبل اختيار أية أداة، ينبغي عليك فهم احتياجاتك وما ترغب في تحقيقه.
هل تريد مراقبة نشاط الموظفين على حواسيب الشركة؟
مراقبة بريدهم الإلكتروني؟
تسجيل المكالمات الهاتفية؟
بمجرد أن تعرف احتياجاتك، يمكنك اختيار أفضل أداة لعملك. كما ينبغي أن يكون أصحاب العمل على دراية بمخاوف الخصوصية المحتملة المرتبطة بمراقبة الموظفين.
قبل جمع أي بيانات، تأكد من إخطار الموظفين بإمكانية تتبعهم والحصول على موافقتهم. عند استخدامه بالشكل الملائم، يمكن أن تكون مراقبة الموظفين أداة قيّمة لزيادة الإنتاجية وتحسين أداء عملك.
ومع ذلك، يمكن لأصحاب العمل استخدام بعض أدوات المراقبة القياسية للموظفين في معظم الشركات.
يشمل ذلك برامج تتبع الوقت، وأدوات مراقبة النشاط، وبرامج تسجيل الشاشة. باستخدام هذه الأدوات، يمكنك الحصول على رؤى قيّمة حول أداء الموظفين وتحديد المجالات التي يمكنهم تحسينها.
بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن تساعد مراقبة الموظفين في ردع الاحتيال وأشكال السلوك المسيء الأخرى. وبناءً عليه، تُعدّ إدارة عمل ناجح أمرًا بالغ الأهمية.
ينبغي على صاحب العمل ضمان أن الموظفين منتجين وفعالين. ولتحقيق ذلك، تحتاج إلى معرفة الأساليب المناسبة لمراقبة نشاط الموظفين.
من أحد الخيارات استخدام برامج مراقبة الموظفين. إذ يمكن لهذا البرنامج مراقبة استخدام الموظفين للإنترنت والتواصل عبر البريد الإلكتروني والمزيد.
يمكن لأصحاب العمل استخدام هذا النظام لمراقبة مشاركة الموظفين وأدائهم الوظيفي والمزيد. وبغض النظر عن الطريقة التي تختارها، من الضروري أن تلتزم بالاستمرارية في تتبعك.
سيساعدك ذلك في تقييم إنتاجية الموظفين بدقة وإجراء التغييرات اللازمة لزيادتها.
غالبًا ما تتضمن أنظمة مراقبة الموظفين أجهزة مادية يتم تثبيتها على حواسيب الشركة أو أجهزتها.
يمكن لتلك الأجهزة مراقبة ضغطات المفاتيح وحركات الماوس وغير ذلك. عند اختيار طريقة مراقبة الموظفين، يجب أن تأخذ بعين الاعتبار أهدافك واحتياجات عملك.
إذا كنت قلقًا بشأن إنتاجية الموظفين، فقد ترغب في التفكير في برامج مراقبة الموظفين. وإذا كنت قلقًا بشأن استخدام الموظفين للإنترنت، فقد ترغب في النظر في أنظمة مراقبة الموظفين.
في النهاية، إن أفضل طريقة لمراقبة الموظفين هي الطريقة التي تناسب أهداف عملك واحتياجاته.
يمكن لأداء الموظفين أن يحدد نجاح الشركة أو فشلها في كثير من الأحيان. من المهم وضع إرشادات واضحة لضمان أن يفي موظفوك بتوقعاتك.
إن الرؤية الواضحة لأداء الموظفين يمكن أن تساعدك على تحديد سبل زيادة الكفاءة والفعالية. ومن خلال فهم أنماط وسلوك الموظفين، يمكنك اتخاذ قرارات مستنيرة تزيد من أرباحك.
يفحص البرنامج مدى انشغال الفريق وما إذا كانوا مثقلين بالأعباء.
سيقوم التطبيق بالتقاط لقطات شاشة لعملية عمل المستخدم، مما يسمح لأصحاب العمل برؤية ما يفعله المستخدم في أوقات محددة.
عندما تسود الشفافية، لا حاجة للتجسس. فالشفافية تفتح الباب للتواصل الصادق وتعزز الثقة. وتخلق بيئة يمكنك فيها العمل معًا بشكل تعاوني ومحترم.
المزيد حول حلول MonitUp
يقوم مستخدم MonitUp بتسجيل نشاط الحاسوب وينشئ تقارير مفصلة حول الوقت المستغرق في المشروع ومدى إنتاجية المستخدم وغير ذلك من المقاييس.
يساعد MonitUp المديرين على مراقبة أداء الموظفين ومعرفة ما إذا كانوا يقضون الوقت المناسب على المشروع.
يتوافق البرنامج مع العديد من أنواع الحواسيب المختلفة (Mac وLinux وWindows)، مما يجعله خيارًا جيدًا للشركات ذات البيئات المتنوعة. كما أنه سهل الاستخدام والإدارة نظرًا لتوافقه مع العديد من أنواع الحواسيب.
يمتلك MonitUp العديد من الميزات التي تتجاوز برامج مراقبة نشاط المستخدم البسيطة. تجعل ميزاته من هذا البرنامج مفيدًا في مراقبة أنشطة متنوعة. الخصائص:
يمكن لمراقبة الموظفين توفير بيانات قيّمة يمكن لأصحاب العمل استخدامها لزيادة تفاعل الموظفين. ومع ذلك، من الضروري التعامل مع أي مشكلات قد تظهر نتيجة مراقبة الموظفين.
إحدى المشكلات التي قد تنشأ هي خصوصية الموظف. قد يشعر الموظفون بأن خصوصيتهم قد انتهكت أثناء مراقبتهم. يجب على الموظفين التأكد من حماية خصوصيتهم عند استخدام بياناتهم.
مشكلة أخرى قد تنشأ هي معنويات الموظفين. إذا شعر الموظفون أنهم مراقَبون باستمرار، فقد يصابون بالإحباط ويصبحون أقل انخراطًا في عملهم.
حتى يشعر الموظفون بالارتياح، يجب أن يعرفوا الهدف من مراقبتهم. يمكن للشركات زيادة تفاعل الموظفين وخلق بيئة عمل أكثر إيجابية من خلال معالجة المشكلات التي قد تظهر نتيجة مراقبة الموظفين.
غالبًا ما يطبّق أصحاب العمل مراقبة الموظفين في بيئة العمل لمراقبة المكالمات الهاتفية للموظفين واستخدامهم للإنترنت ونشاطهم على الحاسوب.
على الرغم من أن بعض أصحاب العمل يرون أن مراقبة الموظفين تُعدّ انتهاكًا لخصوصيتهم، إلا أنه يمكنهم جني العديد من الفوائد من وراء هذه المراقبة.
أولًا، يمكن أن تساعد مراقبة الموظفين أصحاب العمل على تقييم إنتاجية الموظفين. إذ يمكن لأصحاب العمل تحديد أنماط السلوك غير المنتج من خلال مراقبة المكالمات الهاتفية واستخدام الإنترنت للموظفين. على سبيل المثال، إذا كان أحد الموظفين يقضي وقتًا طويلاً على وسائل التواصل الاجتماعي أثناء ساعات العمل، فيُعتبر هذا سلوكًا غير منتج.
بالإضافة إلى ذلك، يمكن لمراقبة الموظفين مساعدة أصحاب العمل على حماية معلومات وموارد الشركة. إذ يستطيعون منع تسرب البيانات والوصول غير المصرح به إلى معلومات الشركة من خلال مراقبة نشاط الحاسوب للموظفين.
يمكن أن تساعد مراقبة الموظفين عبر الهاتف في تحسين التواصل داخل بيئة العمل. فمن خلال تسجيل المكالمات الهاتفية للموظفين، يمكن لأصحاب العمل ضمان أن جميع المكالمات تتم بشكل احترافي ومحترم.
علاوة على ذلك، يمكن أن تساعد مراقبة الموظفين عبر الهاتف في تحديد احتياجات التدريب للموظفين. فإذا كان الموظفون يرتكبون الأخطاء بانتظام أو يقدمون معلومات غير صحيحة، فيمكن لأصحاب العمل تقديم تدريب موجه لتحسين أدائهم.
كما يمكن لمراقبة الموظفين أن تساعد في رفع الروح المعنوية. فمن خلال إظهار استعدادهم للاستثمار في تطوير الموظفين، يمكن لأصحاب العمل أن يُظهروا دعمهم لموظفيهم والتزامهم بنجاحهم.
وعليه، يمكن أن تؤثر مراقبة الموظفين بشكل إيجابي على الموظفين الأفراد وبيئة العمل ككل.
إذًا كيف يمكنك مراقبة الموظفين دون تجاوز خط التطفل المفرط؟ لحسن الحظ، هناك العديد من الأدوات والطرق التي يمكن أن تساعدك على تحقيق هذا التوازن الدقيق.
للعثور على أدوات مراقبة الموظفين المناسبة لاحتياجاتك وميزانيتك المحددة، من الضروري فهم أنواع المراقبة المتاحة.
بمجرد أن تدرك ما هو متوفر، يمكنك البدء في البحث عن المنتجات والخدمات التي تلائم احتياجات مؤسستك الخاصة.