व्यवसाय में, अधिकांश प्रबंधन निर्णय संसाधनों की कमी से प्रभावित होते हैं। इन दुर्लभ संसाधनों में से दो सबसे महत्वपूर्ण हैं समय और पैसा। हालांकि, खोया या बर्बाद किया गया पैसा फिर से हासिल किया जा सकता है, लेकिन समय के लिए ऐसा संभव नहीं होता। जब समय बर्बाद होता है, वह हमेशा के लिए खो जाता है। यही कारण है कि व्यावसायिक दुनिया में उत्पादकता के लिए समय प्रबंधन एक महत्वपूर्ण पहलू है।
एक दैनिक गतिविधि लॉग इस बात का दैनिक विवरण है कि एक कर्मचारी अपना समय कैसे व्यतीत कर रहा है। यह दिखाता है कि समय कहाँ, कैसे और किस कार्य में खपत हो रहा है। बिलकुल पैसों की तरह, जब कभी समय पर्याप्त नहीं लगता, तो आपको बर्बादी का स्रोत खोजना होता है।
सटीक और सुस्पष्ट दैनिक रिकॉर्ड रखने के लिए, आपको गतिविधियों को होते ही तुरंत दर्ज करना होगा। यदि आप रिकॉर्ड करने से पहले दिन के काम के अंत तक प्रतीक्षा करते हैं, तो आप निश्चित रूप से कुछ महत्वपूर्ण विवरण चूक जाएंगे।
साथ ही, याद रखें कि गतिविधि लॉग रखने का उद्देश्य उत्पादकता बढ़ाना है। अतः आपको निष्क्रिय और अलाभकारी समय को भी दर्ज करने की आवश्यकता है। प्रत्येक कर्मचारी को कार्य के समय और अन्य गतिविधियों के समय का भी ध्यान रखना चाहिए, बशर्ते कि वह समयनिर्धारण सहमति वाले कार्य घंटों के भीतर हो।
व्यापक मूल्यांकन के लिए कम से कम एक सप्ताह तक दैनिक गतिविधि लॉग बनाए रखें। ऐसा करने से आप कुछ कर्मचारियों में अलाभकारी रुझानों की पहचान कर सकेंगे। यदि किसी टीम सदस्य का कोई दिन गैर-उत्पादक रहता है, तो आप कैसे जानेंगे कि यह एक रुझान है या फिर सिर्फ एक बार की बात? कम से कम एक सप्ताह तक लॉग रखने से आपको इस प्रश्न का उत्तर मिल जाएगा। साथ ही, यह दृश्य रिपोर्ट आवश्यक होने पर आगे की कार्रवाई करने के लिए एक संदर्भ और प्रमाण के रूप में काम करेगी।
MonitUp एक विस्तृत दैनिक गतिविधि लॉग प्रदान करता है, जिसे आप जब भी चाहें आसानी से उपयोग कर सकते हैं। यह सभी टीम सदस्यों का गतिविधि लॉग उनके कार्य समय को बाधित किए बिना सहेजता है।
हम अपने दैनिक आदतों में बदलाव करके अपने जीवन में बड़े सकारात्मक परिवर्तन लाते हैं। कार्य कुशलता के साथ भी यही सत्य है। यदि आप अपनी टीम के उत्पादन में बड़ा उछाल देखना चाहते हैं, तो आपको व्यावसायिक प्रक्रियाओं में प्रतिदिन सुधार लाने की आवश्यकता है।
यह कहते हुए याद रखें कि दैनिक गतिविधियों का लॉग रखना ही पर्याप्त नहीं है। ये रिपोर्ट वास्तव में डेटा हैं, इसलिए सबसे महत्वपूर्ण बात यह नहीं है कि उन्हें इकट्ठा किया जाए, बल्कि अंत में आप उनके साथ क्या करते हैं। अपनी टीम को बेहतर बनाने के लिए आपको गतिविधि लॉग का विश्लेषण करना होगा।
एक गुणवत्तापूर्ण दैनिक गतिविधि डायरी प्रत्येक कर्मचारी के लिए दिन के सबसे उत्पादक समय को दर्शाती है। प्रायः, जब किसी कर्मचारी की उत्पादकता उच्च होती है, तो वह कार्यों को तेज़ी से पूरा करता है और सामान्यतः अधिक कार्य सक्रियता रखता है।
कुछ कर्मचारी सुबह के समय अधिक सक्रिय होते हैं, जबकि कुछ कार्य के अंतिम चरण में अधिक ऊर्जा लगाते हैं। एक बार जब आपको पता चल जाए कि प्रत्येक टीम सदस्य कैसे कार्य करता है, तो आप उसी जानकारी के आधार पर उन्हें कार्य सौंप सकते हैं। इसका अर्थ है कि आप सबसे महत्वपूर्ण कार्य उस समय सौंपें जब वे अपना सर्वश्रेष्ठ प्रदर्शन दे रहे हों।
MonitUp का कर्मचारी ट्रैकिंग सिस्टम दिन के किसी भी समय प्रत्येक कर्मचारी की सक्रियता स्तर को स्पष्ट रूप से दर्शाता है और उनकी क्षमताओं का अधिकतम लाभ उठाने के लिए आपको पर्याप्त जानकारी प्रदान करता है।
MonitUp आपको सबसे प्रभावी और दक्ष दैनिक गतिविधि लॉगिंग प्रक्रिया प्रदान करता है। ये हैं वे प्रीमियम विशेषताएँ जो MonitUp आपकी टीम की उत्पादकता बढ़ाने के लिए उपयोग करता है:
स्प्रेडशीट या किसी अन्य मैन्युअल गतिविधि लॉगिंग विधि का उपयोग करना समय साध्य हो सकता है। विडंबना यह है कि समय बचाने की कोशिश में आप और भी समय गंवा देते हैं। MonitUp की स्वचालित समय ट्रैकिंग एप्लीकेशन संपूर्ण गतिविधि लॉगिंग प्रक्रिया को सरल बनाती है।
यह मैन्युअल प्रविष्टियों की कठोरता और मानवीय त्रुटियों की अशुद्धि को हटाकर आपको सटीक माप प्रदान करती है। इसके अलावा, आप प्रत्येक कर्मचारी की साप्ताहिक रिपोर्ट तक आसानी से पहुँच सकते हैं।
आप कैसे सुनिश्चित करें कि सभी टीम सदस्य अपना बचाया हुआ समय कुशलतापूर्वक उपयोग कर रहे हैं? MonitUp इसका उत्तर रखता है। इंटरनेट और ऐप मॉनिटरिंग प्रत्येक कर्मचारी द्वारा उपयोग की जाने वाली सभी वेबसाइटों और ऐप्स की रिपोर्ट देती है, और वे प्रत्येक वेबसाइट या ऐप पर कितना समय बिताते हैं यह दर्शाती है।
इस सुविधा के साथ, यह जानना आसान हो जाता है कि ध्यान भटकाने वाले कार्यों पर कितना समय व्यतीत हो रहा है, और उसके अनुसार कार्रवाई की जा सकती है।
MonitUp के साथ यह कोई समस्या नहीं है। समय ट्रैकिंग तब भी जारी रहती है जब कर्मचारी ऑफ़लाइन होता है। जैसे ही इंटरनेट कनेक्शन बहाल होता है, सभी मौजूदा समय डेटा लोड हो जाते हैं। यह विशेष रूप से तब उपयोगी होता है जब आपकी टीम के सदस्य ऐसे क्षेत्रों में काम करते हैं जहाँ इंटरनेट धीमा या अविश्वसनीय हो सकता है।
गतिविधि लॉग का उपयोग आपके और आपकी टीम के लिए कई फायदे लाता है। दैनिक गतिविधि लॉग का उपयोग करने के कुछ लाभ इस प्रकार हैं:
प्रत्येक व्यवसाय का लक्ष्य कम संसाधनों का उपयोग करके अधिक लाभ कमाना होता है। इन्हीं संसाधनों में से एक समय भी है। आप अपना समय कैसे व्यतीत करते हैं, यह दिखाने वाला डेटा उतना ही महत्वपूर्ण है जितना कि आप अपना पैसा कैसे खर्च करते हैं यह जानकारी।
एक गतिविधि लॉग आपको आपकी कंपनी में समय को एक संसाधन के रूप में उपयोग करने संबंधी सभी आवश्यक जानकारी प्रदान करता है। इस जानकारी का विश्लेषण और उस पर कार्रवाई करने से कर्मचारियों की उत्पादकता बढ़ेगी, जो अंततः बेहतर कार्य प्रदर्शन पर सकारात्मक प्रभाव डालेगा।
कर्मचारियों में कुशलता की कमी को संबोधित करना एक कठिन कार्य हो सकता है। कई ऐसे धुँधले क्षेत्र होते हैं जो किसी भी बात को संदेह से परे सिद्ध करना कठिन बना देते हैं। हालांकि, एक विस्तृत गतिविधि लॉग इस स्थिति में बहुत स्पष्टता लाता है। रिपोर्ट्स उत्पादकता मापन में वस्तुनिष्ठता और सटीकता लाती हैं। इतनी स्पष्ट परिभाषा के साथ, किसी भी पक्ष को तुरंत पता चल जाता है कि कब कोई कमी रह गई।