في الأعمال التجارية، تتأثر معظم القرارات الإدارية بشُح الموارد. ومن أهم هذه الموارد الزمن والمال. ومع ذلك، في حين أنه يمكن استرداد المال المهدور أو المفقود، لا ينطبق الأمر ذاته على الوقت. عندما يُهدر الوقت، فإنه يضيع إلى الأبد. هذا يجعل إدارة الوقت جانبًا حاسمًا في زيادة الإنتاجية في عالم الأعمال.
سجل الأنشطة اليومية هو تقرير يومي يُظهر كيف يقضي الموظف وقته. يوضح ماذا وأين وكيف يتم قضاء الوقت. ومثل المال، عندما لا يكفي الوقت أبدًا، عليك تحديد مصدر الهدر.
للحفاظ على سجل يومي دقيق ومحدد، يجب تدوين أنشطتهم فور حدوثها. إذا انتظرت حتى نهاية يوم العمل قبل تسجيلها، فستفوتك بالتأكيد بعض التفاصيل المهمة.
وتذكر أيضًا أن الغرض من وجود سجل الأنشطة هو زيادة الإنتاجية. لذلك، تحتاج أيضًا إلى تسجيل وقت الخمول وغير المنتج. يجب على كل موظف أن يأخذ في الاعتبار وقت العمل ووقت القيام بأنشطة أخرى، شريطة أن يكون ضمن ساعات العمل المتفق عليها.
احتفظ بسجلات الأنشطة اليومية لمدة أسبوع لإجراء تقييم شامل. سيُمكِّنك ذلك من اكتشاف الأنماط غير المنتجة لدى بعض الموظفين. إذا كان أحد أعضاء الفريق يمر بيوم غير منتج، فكيف تعرف ما إذا كان ذلك اتجاهًا متكررًا أم مجرد حالة عابرة؟ إن الاحتفاظ بالسجلات لمدة لا تقل عن أسبوع يمنحك الإجابة التي تحتاجها. بالإضافة إلى ذلك، سيكون هذا التقرير المرئي بمثابة مرجع ودليل عند الحاجة لاتخاذ إجراءات إضافية.
يوفر MonitUp سجل أنشطة يومية مفصَّل يمكنك استخدامه بسهولة في أي وقت تحتاجه. فهو يحفظ سجلات أنشطة جميع أعضاء الفريق دون استنزاف بعض وقت عملهم.
نُعدِّل عاداتنا اليومية لإحداث تغييرات إيجابية كبيرة في حياتنا. وينطبق الأمر ذاته على كفاءة العمل. إذا كنت تريد رؤية تحسن كبير في إنتاجية فريقك، يجب أن تجري تحسينات يومية في عملية العمل.
ومع ذلك، عليك أن تعلم أيضًا أن الاحتفاظ بسجلات الأنشطة اليومية ليس كافيًا. فهذه التقارير هي في الواقع بيانات، لذا فإن الأهم ليس جمعها بل ما تفعله بها في النهاية. تحتاج إلى تحليل سجلات الأنشطة لتحديد كيفية تحسين فريقك.
يجب أن يُظهر سجل الأنشطة اليومية الجيد أكثر الأوقات إنتاجية في اليوم لكل موظف. عادةً، خلال فترات الإنتاجية العالية للموظف، يُنجز المهام بسرعة أكبر ويكون لديه نشاط عمل أعلى بشكل عام.
بعض الموظفين يكونون أكثر نشاطًا في الصباح، بينما يبذل آخرون مزيدًا من الطاقة قرب نهاية العمل. بمجرد أن تعرف كيفية عمل كل عضو في الفريق، يمكنك إسناد المهام إليهم بناءً على هذه المعلومات. وهذا يعني أنك تُسند المهام الأكثر أهمية عندما يكونون في أفضل حالاتهم.
يوفر نظام تتبع الموظفين في MonitUp رؤية واضحة لمستوى نشاط كل موظف في أي وقت من اليوم، كما يزوّدك بما يكفي من المعلومات لاستثمار قدراتهم على أفضل وجه.
يقدم MonitUp أكثر عمليات تسجيل الأنشطة اليومية فاعلية وكفاءة. فيما يلي الميزات المميزة التي يستخدمها MonitUp لزيادة إنتاجية فريقك:
قد يكون استخدام الجداول أو أي طريقة يدوية أخرى لتسجيل الأنشطة مستهلكًا للوقت. ومن المفارقة أنك تهدر الوقت في محاولة لتوفير الوقت. تعمل تطبيقات MonitUp للتتبع التلقائي للوقت على تبسيط عملية تسجيل الأنشطة بالكامل.
يوفر لك قياسات دقيقة عن طريق إزالة صعوبة الإدخالات اليدوية وعدم دقة الأخطاء البشرية. وبالإضافة إلى ذلك، يمكنك الوصول بسهولة إلى التقرير الأسبوعي لكل موظف.
كيف يمكنك التأكد من أن جميع أعضاء الفريق يستثمرون وقتهم المحفوظ بكفاءة؟ لدى MonitUp الإجابة. تتيح مراقبة الإنترنت والتطبيقات تقريرًا يوضح جميع المواقع والتطبيقات التي يستخدمها كل موظف والوقت الذي يقضيه في كل منها.
مع هذه الميزة، يصبح من السهل معرفة مقدار الوقت الذي يُهدر في المشتتات واتخاذ الإجراء المناسب.
مع MonitUp، لا تمثل هذه المشكلة عائقًا. يستمر تتبع الوقت حتى عندما يكون الموظف غير متصل بالإنترنت. وبمجرد إعادة الاتصال بالإنترنت، يتم تحميل جميع بيانات الوقت الحالية. هذه الميزة مفيدة بشكل خاص إذا كان لديك أعضاء فريق يعملون في مناطق ذات اتصال إنترنت بطيء أو غير مستقر.
يوفر استخدام سجل الأنشطة عددًا من الفوائد لك ولفريقك. فيما يلي بعض مزايا استخدام سجل الأنشطة اليومي.
إن هدف كل شركة هو تحقيق المزيد من الأرباح باستخدام موارد أقل. ويُعَد الوقت أحد هذه الموارد. وتُعادل البيانات التي توضح كيفية قضاء الوقت أهمية المعلومات المتعلقة بكيفية إنفاق المال.
يقدم لك سجل الأنشطة جميع المعلومات التي تحتاجها حول الوقت بوصفه موردًا في شركتك. سيسهم تحليل هذه المعلومات واتخاذ الإجراءات المناسبة بناءً عليها في زيادة إنتاجية الموظفين وفي النهاية تحسين الأداء الوظيفي.
معالجة عدم الكفاءة بين الموظفين مهمة صعبة. هناك الكثير من الجوانب الرمادية التي تجعل من الصعب إثبات أي شيء بما لا يدع مجالًا للشك. ومع ذلك، يوفِّر سجل الأنشطة التفصيلي الكثير من الوضوح. تمنح التقارير الموضوعية والدقة لقياس الإنتاجية. وبفضل هذا التعريف الدقيق، يصبح واضحًا للجميع فورًا عندما يتقاعس أحدهم عن المستوى المطلوب.