Создание команды удаленных профессионалов, способной на всё
Создание успешной удалённой команды требует времени, размышлений и планирования, но, безусловно, приносит огромные преимущества. Гибкие рабочие часы больше не являются прерогативой только технологических стартапов – в нынешнюю эпоху глобальной взаимосвязи предприниматели могут нанимать самых умных и компетентных специалистов независимо от того, где они живут.
Без лишних прелюдий, вот как выбирать, нанимать и мотивировать удалённых профессионалов, создавая коллектив, который будет успешен всегда и повсюду.
Всё дело в людях
Работа в удалённом формате не так уж сложна, но сопряжена с некоторыми трудностями. Не все могут заниматься этим с самого начала. Хотя гибкость является отличным стимулом для некоторых, у других может не хватать навыков и усердия, которые необходимы для самостоятельной работы. То же самое относится и к членам команды, и к их руководителям, ведь именно на них лежит ответственность за создание структуры, необходимой для плодотворного удалённого сотрудничества.
Однако управлять хорошо скоординированной командой гораздо проще, чем справляться с дисфункциональной группой. По этой причине грамотный найм – самая важная часть при создании эффективной распределённой команды.
Какими качествами должен обладать удалённый сотрудник?
Хороших сотрудников легко распознать – будучи ориентированными на результат, они обладают способностями к решению проблем, внутренней мотивацией и социальной компетентностью, необходимыми для выполнения работы. Однако при найме удалённого сотрудника вам предстоит учесть ещё пару дополнительных качеств.
По своей природе удалённые рабочие места лишены постоянной управленческой поддержки. В то время как в офисной среде часто проводятся консультации и обмен информацией и идеями, удалённым сотрудникам большую часть времени приходится рассчитывать только на самих себя. Это означает, что они должны быть очень самостоятельными, находчивыми и инициативными.
Одной из самых больших трудностей в управлении удалённым сотрудником является недостаток прямого контроля. Хотя это можно компенсировать еженедельными отчётами и программами для мониторинга сотрудников, крайне важно, чтобы нанятый человек был последовательным, надёжным и заслуживающим доверия. Вы можете оценить это во время собеседования, о котором мы поговорим позже.
Как убедиться, что вы нанимаете лучших специалистов?
Как будто найти добросовестного сотрудника и так недостаточно сложно, компании, нанимающие удалённых работников, обычно сталкиваются с ещё большими трудностями. К счастью, нет нехватки в кандидатов высокого уровня. Доски вакансий – отличный способ начать процесс найма, так как они представляют собой неисчерпаемый ресурс людей, предпочитающих творческий комфорт традиционным условиям труда.
Но прежде чем проводить собеседование, убедитесь, что ваши должностные инструкции и политика удалённой работы четко определены. Не скупитесь на подробности об уровне гибкости, который вы предлагаете – если информация, которую вы предоставляете, недостаточно ясна, вы можете привлечь людей, которые подходят вашей компании не лучшим образом, или упустить по-настоящему исключительных кандидатов.
Какие вопросы следует задать?
В подавляющем большинстве случаев сам процесс найма требует личного общения, на которое руководители удалённых собеседований не всегда могут рассчитывать. Некоторые кандидаты могут прийти на встречу лично, но вам нужен другой подход для соискателей, которые живут далеко или не имеют возможности физически присутствовать на собеседовании. Поскольку телефонная связь не всегда удобна, онлайн-видеозвонки и чаты необходимы для знакомства с кандидатами один на один.
Вот несколько вопросов, которые нельзя забывать задавать:
Почему вас интересует удалённая работа?
Ответ на этот вопрос покажет, ищет ли кандидат удалённую работу из-за насущной необходимости или из подлинного интереса к такому формату занятости.
Каков ваш опыт удалённой работы и самоорганизации?
Умение эффективно управлять своей загрузкой – это навык, который можно развить и отточить со временем. Поэтому опыт в этой области всегда очень ценится.
Как бы вы справились с потенциальной проблемой в работе?
Мы уже упоминали, что самостоятельность – это ключевая черта удалённых сотрудников, поэтому кандидат должен продемонстрировать самодостаточность и гибкость в гипотетических проблемных ситуациях.
Насколько гибкий у вас график?
Вам необходимо знать, сколько часов в день кандидат планирует работать, а также как он или она собирается организовывать своё время за рабочим столом.
Насколько хорошо вы разбираетесь в технологиях?
Даже если сама работа не требует компьютерных навыков, технологии и онлайн-инструменты крайне важны для того, чтобы оставаться на одной волне с другими членами команды и всей компанией.
Что вы ищете в культуре удалённой компании?
Одного предпочтения гибкого графика недостаточно. Хороший кандидат также должен быть знаком с вашей организацией и проявлять энтузиазм и интерес к тому, чем он будет заниматься, если станет членом вашей команды.
Тактика для безболезненной адаптации новых сотрудников
Когда речь идёт об адаптации, взаимодействие в реальном времени – лучший способ обучиться и привыкнуть к новой рабочей среде. Практическое обучение напрямую недоступно для удалённых команд, поэтому нужно снабдить их полным набором правил, руководств и полезных советов.
Внутренние вики идеально подходят для этой цели. Их основная задача – распространение знаний по всей компании, а значит, выгоду получат не только новые сотрудники. Помимо коллективного ноу-хау вашего персонала, они содержат крайне практичные инструкции для повседневной деятельности, поэтому мы настоятельно рекомендуем вам задуматься о создании такой вики.
По данным Onboardia, 56% новых сотрудников хотели бы иметь наставника или товарища во время процесса адаптации. Это возможно и для удалённых работников – достаточно назначить человека, который поможет им освоиться в корпоративной культуре, окажет поддержку и ответит на все возникающие вопросы.
Управление рабочим процессом
Как бы ни были они самостоятельны, участникам вашей удалённой команды всё же необходимо оставаться на связи друг с другом и с организацией в целом. Менеджеру команды нужно выстроить структуру и дать наставления по каждой задаче. Если члены команды не синхронизированы, практически невозможно рассчитывать на своевременное выполнение проектов.
1. Организационные диаграммы
Организационные диаграммы и командные панели – это превосходный управленческий инструмент, способствующий визуализации и прозрачности на уровне всей компании. Сегодня они входят в состав программных систем управления проектами наряду со списками задач, общими календарями и отчётами о прогрессе.
Хотя цель у них довольно проста, организационные диаграммы эффективно распределяют рабочую нагрузку между различными отделами и позволяют руководителям держать под контролем прошлые, текущие и будущие проекты. Это мощный инструмент для всех, кто связан с вашей организацией, ведь он фиксирует, кто чем занимается, и аккумулирует эти данные для более плавного рабочего процесса.
Далее в статье мы поговорим о сетевых инструментах для распределённой команды – а пока помните, что локальные решения не обеспечивают полноценный удалённый доступ. Если вы хотите, чтобы системой могли пользоваться как офисные сотрудники, так и удалённые, необходимо выбрать облачные технологии.
2. Встречи и обновления
С тех пор как стало доступно общение в реальном времени в онлайн-среде, необходимость в частых мозговых штурмах и командных встречах резко сократилась. Однако для удалённых команд они до сих пор необходимы. В то время как офисные сотрудники могут обменяться идеями или кратко сообщить о ходе дел у кулера с водой, удалённым сотрудникам приходится заранее планировать все встречи.
Сделайте еженедельные обновления и ежемесячные личные встречи обязательной частью вашей политики удалённой работы. Так вы не будете зря тратить чьё-то время и при этом будете уверены, что все выполняют свои задачи. Общение через Skype – отличный способ провести немного творческого времени с членами команды и узнать об их проблемах. Поощряйте их общаться по видеосвязи и между собой; это может привести к возникновению отличных новаторских идей.
3. Инструменты
Поскольку общение является ключом к успешному управлению удалёнными командами, обязательно используйте все возможности онлайн-систем, инструментов и приложений, обеспечивающих взаимодействие в реальном времени. Сегодня есть решения практически для всего – совместной работы, управления процессами, повышения продуктивности и совместного использования документов. Но это лишь основные инструменты. Вы можете использовать их по отдельности или выбрать программное решение с несколькими функциями в одном пакете.
К таким инструментам относятся Trello, Asana и Basecamp. Они созданы с учётом потребностей виртуальных команд и предлагают широкий набор полезных функций — от списков задач до приватных чатов. Dropbox по праву считается лучшим программным обеспечением для совместного использования документов, тогда как Evernote предоставляет платформу для организации и архивирования данных в одном рабочем пространстве. Skype — само собой разумеется, но вы также можете попробовать видеоконференции через Google Hangouts или GoToMeeting. Вам также потребуется сервис для расчёта заработной платы в разных штатах, и в этом отлично помогут TriNet, Justworks и SurePayroll.
4. Measuring Productivity
Если вы беспокоитесь о том, как контролировать продуктивность вашей команды ежедневно, онлайн-инструменты решат эту задачу тоже. Программы для удалённого мониторинга сотрудников и системы мониторинга персонала используются, чтобы фиксировать время, которое сотрудники тратят на свои проекты и на посторонние занятия, чтобы как менеджеры, так и сотрудники могли определить, какие задачи больше всего вредят их общей эффективности.
Тем не менее, будьте осторожны с тем, как вы применяете эти инструменты. Постоянный мониторинг может восприниматься как слежка, что может существенно снизить мотивацию, а не повысить продуктивность. Объясните, что ваша цель – не агрессивная прозрачность, а определение потенциальных простоев и повышение общей производительности команды.
Выбирайте между Time Doctor, Roadmap App, TickSpot, Timely или HiveDesk – за исключением одной-двух функций, эти инструменты в целом одинаковы. Results – ещё одно отличное решение подобного типа, но оно использует немного иной подход: вместо измерения времени, которое сотрудники затрачивают на работу, оно оценивает, сколько времени потребует выполнение определённых задач и проектов до того, как их назначат вашей команде.
Как создать культуру удалённой компании
Удалённые сотрудники отличаются от фрилансеров, и вы должны быть осторожны, чтобы не обращаться с ними так же. Как и остальные штатные работники, они являются частью вашего сообщества и заслуживают такого же гостеприимного, инклюзивного и воодушевляющего окружения. Именно такова любая продуктивная корпоративная культура, и это в равной мере относится и к удалённым командам.
Культура удалённой компании сталкивается с рядом логистических трудностей. Чтобы создать среду, в которой сотрудники будут работать с радостью, необходимо преодолеть дистанцию с помощью частого и эффективного общения. Ведь трудолюбивым и лояльным членам команды требуется мотивационная поддержка, даже когда рядом никого нет, чтобы её услышать.
Иногда запланируйте групповую видеовстречу и полностью забудьте о работе. Тимбилдинг имеет чёткую цель и в этом случае, так что воспользуйтесь возможностью узнать коллег получше. Без сомнения, это улучшит ваше сотрудничество.
Никогда не думайте, что отсутствие новостей – это хорошие новости. Если вы считаете, что обратная связь не требуется, пока не произойдёт что-то плохое, вы сильно ошибаетесь. Ваши коллеги могут расценить отсутствие регулярного контакта с вашей стороны как тревожный знак, и вскоре они начнут терять мотивацию.
Доверие всегда обоюдно – если вы ожидаете доверия от команды, вы должны дать ей что-то взамен. Покажите каждому сотруднику, что вы заинтересованы и преданы общей цели, и не бойтесь приложить дополнительные усилия, если кому-то из них понадобится помощь.
Никогда не забывайте спрашивать об их идеях, предложениях и творческом вкладе. Удалённая команда может быть крайне продуктивной, если её участникам предоставлена свобода выражать своё мнение и озвучивать проблемы. Информируйте их о том, что происходит в компании, и вдохновляйте их на участие в её дальнейшем развитии.
Где вместе работают творческие люди, там всегда возникают творческие разногласия. Управлять удалённой командой в процессе разрешения конфликтов может быть самой сложной задачей, которую вам придётся выполнить, ведь для большинства людей отсутствие частых личных контактов означает недостаток эмпатии.
Кроме того, невербальный характер онлайн-общения крайне уязвим к неверному толкованию – интонацию сложно передать при переписке, поэтому администраторам следует в первую очередь настаивать на регулярных видеовстречах.
Если возможно, организуйте хотя бы одну совместную поездку за год для тимбилдинга. Важно, чтобы члены вашей команды могли встретиться лично и почувствовать индивидуальность друг друга в неформальной обстановке. Если они разбросаны по всему миру, удивите их подарочным сертификатом в местное кафе и назначьте время для группового виртуального разговора.
По сути, это единственный способ решать межличностные проблемы в удалённом формате. Если один сотрудник жалуется вам на другого, вы мало что можете сделать, кроме как попросить их обсудить проблему лицом к лицу. Однако не оставляйте их наедине, а присоединяйтесь к разговору и выступайте посредником, как в офисе.
Управляете ли вы удалённой командой или группой сотрудников внутри компании – ключ к их успеху в целом одинаков. Высокая продуктивность команды опирается на бесперебойную коммуникацию, эффективную организацию рабочего процесса и полную прозрачность, поэтому вам следует сосредоточиться на создании продуктивной, инклюзивной и вдохновляющей виртуальной среды.