Criando uma Equipe de Profissionais Remotos Que Podem Lidar com Tudo
Construir uma equipe remota bem-sucedida leva tempo, reflexão e planejamento, mas certamente traz enormes benefícios. Horários de trabalho flexíveis não são mais exclusividade de startups de tecnologia – na era atual de conectividade global, empreendedores podem contratar as pessoas mais inteligentes e competentes, independentemente de onde vivam.
Sem mais delongas, aqui está como escolher, contratar e motivar profissionais remotos e criar um grupo de especialistas que entregue resultados sempre e em qualquer lugar.
Tudo se Resume às Pessoas
Trabalhar remotamente não é difícil, mas traz alguns desafios. Para começar, nem todos conseguem fazê-lo. Embora a flexibilidade seja um grande motivador para alguns, outros carecem das habilidades e da disciplina essenciais para a autogestão. O mesmo vale tanto para os membros da equipe quanto para seus líderes, já que são eles que precisam fornecer a estrutura necessária para uma colaboração remota produtiva.
Ainda assim, gerenciar uma equipe bem montada é muito mais fácil do que lidar com um grupo disfuncional. Por essa razão, a contratação inteligente é a parte mais importante para construir uma força de trabalho distribuída eficaz.
Quais Atributos Procurar em um Funcionário Remoto?
Bons funcionários são fáceis de reconhecer – por serem orientados a metas, eles possuem capacidades de solução de problemas, motivação intrínseca e inteligência social necessárias para realizar o trabalho. Mas, quando você está contratando um trabalhador remoto, há alguns atributos extras que você precisa considerar.
Por sua natureza, empregos remotos ficam privados de suporte gerencial consistente. Enquanto consultas criativas e troca de informações e ideias são frequentes em ambientes de escritório, os trabalhadores remotos não têm em quem se apoiar além de si mesmos na maior parte do tempo. Isso significa que eles precisam ser altamente independentes, engenhosos e empreendedores.
Um dos maiores desafios de gerenciar um trabalhador remoto é a falta de visibilidade. Embora isso possa ser amenizado por meio de atualizações semanais e de programas de monitoramento de funcionários, ainda é essencial que a pessoa contratada seja consistente, confiável e honesta. Você pode verificar isso durante a entrevista de emprego, que abordaremos a seguir.
Como Ter Certeza de que Você Está Recrutando as Melhores Pessoas?
Como se encontrar um funcionário diligente já não fosse difícil o bastante, as empresas que empregam trabalhadores remotos geralmente enfrentam ainda mais dificuldades. Felizmente, não faltam candidatos de alta qualidade. Quadros de vagas são uma ótima maneira de começar seu processo de recrutamento, pois são uma fonte inesgotável de pessoas que preferem o conforto criativo a um ambiente de trabalho tradicional.
Mas, antes de entrevistar qualquer um dos candidatos, certifique-se de que suas descrições de vaga e políticas de trabalho remoto estejam claramente definidas. Não seja escasso ou vago sobre o nível de flexibilidade que você está oferecendo – se as informações que você fornece não forem claras o suficiente, você pode atrair pessoas que não são a melhor opção para sua empresa ou perder candidatos realmente excepcionais.
Que Perguntas Você Deve Fazer?
Na grande maioria dos casos, o processo real de contratação exige uma interação presencial que os entrevistadores de vagas remotas nem sempre podem contar. Alguns candidatos podem conseguir comparecer a uma reunião presencial, mas você precisa estabelecer uma abordagem diferente para aqueles que moram longe ou não têm como participar fisicamente de uma entrevista. Como a telefonia nem sempre é conveniente, serviços de vídeo e chat online são essenciais para conhecer seus candidatos cara a cara.
Aqui estão algumas perguntas que você não deve esquecer de fazer:
Por que você tem interesse em trabalhar remotamente?
A resposta a esse questionamento vai mostrar se o candidato busca um trabalho remoto por necessidade ou por genuíno interesse nesse método de trabalho.
Quanta experiência você tem com trabalho remoto e autogestão?
A capacidade de gerenciar sua carga de trabalho de forma eficiente é uma habilidade que pode ser aprendida e aperfeiçoada ao longo do tempo. É por isso que a experiência nessa área é sempre desejável.
Como você lidaria com um problema potencial relacionado ao trabalho?
Já mencionamos que a independência é uma característica crucial dos trabalhadores remotos, por isso o candidato precisa demonstrar autossuficiência e capacidade de adaptação em cenários hipotéticos de problemas.
Quão flexível é a sua agenda?
Você precisa saber quantas horas por dia o candidato pretende trabalhar, assim como como ele planeja organizar seu tempo de trabalho.
Qual é o seu nível de proficiência em tecnologia?
Mesmo quando o trabalho em si não exige habilidades de computação, a tecnologia e as ferramentas online são cruciais para manter todos na mesma página com os demais membros da equipe e com o restante da empresa.
O que você busca na cultura de uma empresa remota?
Preferir horários de trabalho flexíveis não basta. Um bom candidato também deve conhecer sua organização e demonstrar entusiasmo e interesse pelo que vai fazer se passar a fazer parte da sua equipe.
Táticas para um Onboarding Suave
Quando se trata do processo de onboarding, interações em tempo real são a melhor maneira de aprender e se acostumar ao novo ambiente de trabalho. Treinamento prático não é uma opção para equipes remotas, por isso você precisa fornecer a elas um conjunto abrangente de regras, diretrizes e dicas úteis.
Fazer wikis internas é ótimo para isso. Seu objetivo principal é compartilhar conhecimento em toda a empresa, o que significa que os novos funcionários não serão os únicos a se beneficiar. Além do know-how coletivo de sua equipe, elas incluem roteiros altamente práticos para as operações diárias, então certamente recomendamos que você considere criar uma.
Relatórios da Onboardia apontam que 56% dos novos funcionários gostariam de ter um mentor ou colega durante o processo de onboarding. Isso pode ser feito também para trabalhadores remotos – basta designar uma pessoa que ajude a se ajustar à cultura da empresa e esteja disponível para dar suporte e responder a qualquer dúvida.
Gerenciando o Fluxo de Trabalho
Por mais autossuficientes que possam ser, os membros da sua equipe remota ainda precisam estar alinhados uns com os outros, assim como com a organização como um todo. Cabe ao gerente estabelecer uma estrutura e fornecer orientação para cada tarefa subsequente. Quando os membros da equipe não estão sincronizados, é praticamente impossível esperar que os projetos sejam concluídos a tempo.
1. Organogramas
Organogramas e painéis de equipe são uma técnica de gerenciamento brilhante que incentiva a visualização e a transparência em toda a empresa. Hoje, eles fazem parte dos sistemas de software de gerenciamento de projetos, juntamente com listas de tarefas, calendários compartilhados e relatórios de progresso.
Embora seu propósito seja bastante simples, organogramas distribuem a carga de trabalho de forma eficiente entre vários departamentos e permitem que os líderes de equipe fiquem por dentro dos projetos passados, atuais e futuros. Eles são uma poderosa ajuda para todos os envolvidos em sua organização, pois acompanham quem faz o quê e centralizam essas informações para um fluxo de trabalho mais tranquilo.
Falaremos mais sobre ferramentas online para uma força de trabalho distribuída no restante do artigo – por ora, lembre-se de que soluções locais não oferecem acesso remoto completo. Se você quiser um sistema que possa ser usado tanto pelos trabalhadores de escritório quanto pelos remotos, precisa optar por tecnologia em nuvem.
2. Reuniões e Atualizações
Desde que a comunicação em tempo real foi implementada no ambiente online, a necessidade de sessões frequentes de brainstorming e reuniões de equipe diminuiu drasticamente. No caso de equipes remotas, no entanto, elas ainda são necessárias. Enquanto os funcionários de escritório podem compartilhar ideias ou relatar um breve progresso durante uma conversa no bebedouro, os funcionários remotos precisam agendar suas reuniões.
Faça com que as atualizações semanais e as reuniões mensais individuais sejam uma parte obrigatória da sua política de trabalho remoto. Dessa forma, você não desperdiçará o tempo de ninguém e ainda terá certeza de que todos estão cumprindo seu papel. Chamadas em grupo pelo Skype são uma excelente maneira de passar algum tempo criativo com seus colegas de equipe e descobrir quais são suas preocupações. Incentive-os a conversar por vídeo entre si também; isso pode levar a ideias ótimas e inovadoras.
3. Ferramentas
Como a comunicação é fundamental para o gerenciamento de equipes remotas, certifique-se de aproveitar ao máximo os sistemas, ferramentas e aplicativos online que fornecem interação em tempo real. Hoje em dia, existe uma ferramenta para quase tudo, incluindo colaboração, gestão de fluxo de trabalho, produtividade e compartilhamento de documentos. Estas são apenas as essenciais, porém. Você pode usá-las separadamente ou adotar uma solução de software que ofereça vários recursos em um único pacote.
Entre essas ferramentas estão Trello, Asana e Basecamp. Elas foram criadas com equipes virtuais em mente e incluem uma variedade de recursos úteis, de listas de tarefas a salas de chat privadas. O Dropbox é, provavelmente, o melhor software de compartilhamento de documentos do mercado, enquanto o Evernote fornece uma plataforma para organizar e arquivar dados em um só espaço de trabalho. O Skype é indispensável, mas você também pode experimentar videoconferências com o Google Hangouts ou GoToMeeting. Você também vai precisar de um serviço que cuide da folha de pagamento em diferentes estados, para o qual TriNet, Justworks e SurePayroll são perfeitos.
4. Medindo a Produtividade
Se você está preocupado sobre como monitorar a produtividade da sua equipe diariamente, as ferramentas online têm uma solução para isso também. Sistemas de monitoramento de funcionários por desktop remoto e software de monitoramento de pessoal são usados para registrar o tempo que os funcionários passam em seus projetos e em atividades fora do trabalho, de modo que tanto gerentes quanto funcionários possam determinar quais tarefas são mais prejudiciais ao desempenho geral.
Entretanto, você deve ter cuidado ao aplicá-los. O monitoramento constante pode começar a parecer vigilância, o que pode reduzir significativamente a motivação em vez de aumentar a produtividade. Explique que sua intenção não é promover uma transparência agressiva, mas identificar possíveis pausas e aumentar a produtividade de toda a equipe.
Escolha entre Time Doctor, Roadmap App, TickSpot, Timely ou HiveDesk – exceto por um ou outro recurso, essas ferramentas são basicamente iguais. O Results é outro ótimo software desse tipo, mas adota uma abordagem ligeiramente diferente; em vez de medir o tempo que os funcionários passam no trabalho, ele estima quanto tempo levará para concluir determinadas tarefas e projetos antes de atribuí-los à sua equipe.
Como Criar uma Cultura de Empresa Remota
Trabalhadores remotos são diferentes de freelancers e você deve tomar cuidado para não tratá-los dessa forma. Assim como o restante do pessoal interno, eles fazem parte da sua comunidade e merecem o mesmo ambiente acolhedor, inclusivo e inspirador. É assim que qualquer cultura corporativa produtiva deve ser, e isso também se aplica a equipes remotas.
As culturas de empresas remotas enfrentam vários desafios logísticos. Para criar um ambiente no qual os funcionários fiquem felizes em trabalhar, você precisa superar a distância com uma comunicação frequente e eficiente. Afinal, membros de equipe dedicados e leais precisam de aplausos motivacionais, mesmo quando não há ninguém por perto para ouvir.
De vez em quando, agende uma reunião de vídeo em grupo e esqueça totalmente do trabalho. O Team Building também faz sentido nesse caso, então aproveite a oportunidade para conhecer melhor seus colegas. Sem dúvida, isso melhorará sua cooperação.
Jamais presuma que ausência de notícias seja uma boa notícia. Se você acha que não precisa dar feedback a menos que algo negativo aconteça, está muito enganado. Seus colegas podem interpretar a falta de contato regular da sua parte como um mau sinal, e não demorará para que comecem a se sentir desencorajados em relação ao trabalho.
A confiança é sempre uma via de mão dupla – se você espera que uma equipe conquiste a sua, precisa oferecer algo em troca. Mostre a cada indivíduo seu interesse e comprometimento com seu objetivo em comum, e não tenha medo de ir além caso haja um problema que precisem de ajuda para resolver.
Nunca se esqueça de pedir as ideias, sugestões e contribuições criativas deles. Uma equipe remota pode ser altamente produtiva, desde que seus integrantes tenham liberdade para expressar opiniões e manifestar preocupações. Informe-os sobre o que está acontecendo na empresa e inspire-os a participar de seu desenvolvimento contínuo.
Onde há mentes criativas trabalhando juntas, também existem divergências criativas. Conduzir uma equipe remota na resolução de conflitos pode ser a tarefa mais difícil que você terá de cumprir, pois, para a maioria das pessoas, a falta de contato presencial frequente significa falta de empatia.
Além disso, a natureza não verbal da comunicação online é muito suscetível a interpretações equivocadas – o tom não se traduz bem quando se trata de mensagens, então os administradores devem insistir em chamadas de vídeo regulares desde o início.
Se possível, organize pelo menos uma viagem de team building por ano. É importante que os membros da sua equipe se encontrem pessoalmente e sintam a personalidade uns dos outros em um ambiente informal. Se eles estiverem espalhados pelo mundo, surpreenda-os com um vale-presente para um café local e agende uma conversa virtual em grupo.
Na verdade, é a única maneira de gerenciar problemas interpessoais em um cenário remoto. Quando um funcionário faz uma reclamação sobre outro, não há muito mais que você possa fazer além de pedi-los para conversar cara a cara. Não os deixe sozinhos, no entanto; participe da conversa e atue como mediador, da mesma forma que faria no escritório.
Seja gerenciando uma equipe remota ou um grupo de pessoas dentro da empresa, a chave para o sucesso é essencialmente a mesma. Uma colaboração altamente produtiva depende de comunicação fluida, organização eficaz do fluxo de trabalho e total transparência, portanto, você precisa se concentrar em criar um ambiente virtual produtivo, inclusivo e inspirador.