어떤 일이든 처리할 수 있는 원격 전문가 팀 만들기
성공적인 원격 팀을 구축하려면 시간과 고민, 기획이 필요하지만, 그만한 가치가 있습니다. 유연한 근무 시간은 더 이상 특정 IT 스타트업에만 국한되지 않습니다. 오늘날 전 세계가 연결된 시대에, 기업가들은 거주지와 상관없이 가장 똑똑하고 유능한 사람들을 고용할 수 있습니다.
그럼 지금부터, 원격 전문가를 선정하고, 고용하며 동기를 부여해 언제 어디서나 확실히 성과를 낼 수 있는 두뇌 집단을 구축하는 방법을 살펴보겠습니다.
모든 것은 사람에 달려있습니다
원격 근무 자체가 어렵지는 않지만, 몇 가지 난관이 있을 수 있습니다. 우선, 모든 사람이 이를 잘 해낼 수 있는 것은 아닙니다. 유연한 근무 환경이 어떤 사람들에게는 큰 동기가 되지만, 다른 이들은 자기 관리에 필요한 역량과 성실성이 부족할 수 있습니다. 이는 팀원뿐 아니라 팀 리더에게도 해당되며, 원격 협업에서 필요한 체계를 제공해야 하기 때문입니다.
그러나 제대로 구성된 팀을 관리하는 것은 불협화음을 일으키는 사람들로 구성된 그룹을 이끄는 것보다 훨씬 쉽습니다. 그러므로 현명한 채용이 효율적인 분산 업무 인력을 구성하는 가장 중요한 요소입니다.
원격 직원에게서 찾아야 할 자질은?
좋은 직원은 쉽게 알아볼 수 있습니다 – 목표 지향적이며, 문제 해결 능력과 내적 동기, 그리고 업무 수행을 위한 사회적 지능을 갖추고 있기 때문입니다. 하지만 원격 근무자를 고용할 때에는 몇 가지 추가적인 특성을 고려해야 합니다.
원격 직무 특성상 직원은 지속적인 관리 감독을 받기 어렵습니다. 사무실에서는 창의적 상의나 정보 및 아이디어 교환이 빈번히 일어나지만, 원격 근무자는 대부분 스스로에게 의존해야 합니다. 따라서 독립적이고, 자원 활용에 능하며, 적극적인 자세를 지녀야 합니다.
원격 근로자를 관리할 때 가장 어려운 점 중 하나는 직원에 대한 통찰의 부족입니다. 주간 보고나 직원 모니터링 소프트웨어 등을 통해 이를 어느 정도 보완할 수 있지만, 결국 고용하려는 인재가 꾸준하고 신뢰할 만하며 책임감이 있는 사람이어야 합니다. 이는 면접 과정에서 점검할 수 있으며, 뒤에서 자세히 다루겠습니다.
최고의 인재를 채용하는 방법은?
성실한 직원을 찾는 일은 결코 쉽지 않지만, 원격 근무자를 채용하는 기업에서는 더욱 어려운 과제를 직면하곤 합니다. 다행히 우수한 인재는 부족하지 않습니다. 채용 게시판은 창의적인 환경을 선호하는 이들이 모이는 곳이니, 많은 인재 풀을 확보할 수 있는 좋은 출발점이 됩니다.
하지만 지원자를 면접하기 전에, 당신의 직무 설명과 원격 근무 정책이 명확히 정의되어 있어야 합니다. 제공하는 유연성의 정도가 분명하지 않다면, 귀사의 문화에 가장 적합하지 않은 인재가 올 수도 있고, 반대로 뛰어난 후보를 놓칠 수도 있습니다.
어떤 질문을 해야 할까?
대부분의 경우, 실제 채용 과정에서는 대면 면접이 필요하지만, 원격으로 면접을 진행해야 하는 상황에서는 이를 항상 기대하기 어렵습니다. 일부 지원자는 직접 면접 장소에 올 수 있겠지만, 먼 곳에 살거나 물리적으로 참석이 어려운 이들을 위해서는 다른 방식을 마련해야 합니다. 전화 통화가 항상 편리하지 않을 수 있으므로, 온라인 화상 회의나 채팅 서비스를 활용해 지원자를 직접 만나보는 것이 중요합니다.
다음은 반드시 물어봐야 할 질문들입니다:
왜 원격 근무에 관심이 있으신가요?
이 질문은 지원자가 원격 근무를 생활의 필요 때문에 찾는지, 아니면 이 근무 방식에 대한 진지한 관심에서 찾는지를 알 수 있게 해줍니다.
원격 근무와 자기 관리를 해본 경험이 얼마나 되나요?
자신의 업무량을 효율적으로 관리하는 능력은 배울 수 있고, 시간이 지날수록 더 나아지는 역량입니다. 그렇기에 이 부분에서 경력이 있는지가 중요합니다.
업무 관련 문제가 발생한다면 어떻게 해결하시겠습니까?
이미 언급했듯이, 원격 근무자에게는 독립성과 적응력이 필수입니다. 가상의 문제 상황에서 스스로 문제를 해결할 수 있는 능력이 있어야 합니다.
근무 일정은 얼마나 유연한가요?
하루 몇 시간을 근무할 계획인지, 그리고 그 시간을 어떻게 조직할 것인지 파악할 필요가 있습니다.
IT 기술 사용 능력은 어느 정도인가요?
실제 업무가 컴퓨터 기술을 요구하지 않더라도, 다른 팀원 및 회사와 소통하기 위해서는 기술과 온라인 도구 활용 능력이 필수입니다.
원격 회사 문화에서 무엇을 기대하시나요?
단순히 유연한 근무 시간만 선호해서는 부족합니다. 지원자는 귀사의 조직도 잘 파악하고 있어야 하며, 팀의 일원이 되었을 때 무엇을 할 수 있을지에 대한 기대와 관심을 보여야 합니다.
스무스한 온보딩 전략
온보딩 과정에 있어 실시간 상호 작용은 새 근무 환경에 대한 학습과 적응을 위한 최적의 방법입니다. 원격 팀은 직접적인 실습 기회가 부족하기 때문에, 명확한 규정과 지침, 그리고 유용한 팁을 종합한 자료를 제공해야 합니다.
이를 위해 내부 위키를 사용하는 것도 훌륭한 방법입니다. 이러한 위키의 주요 목적은 회사 전체적 지식 공유이기 때문에, 새 직원만이 아니라 전체 직원에게도 유익합니다. 팀 전반의 노하우는 물론 일상 업무에 대한 매우 구체적인 지침도 포함되므로, 내부 위키 구축을 고려해 보길 권장합니다.
Onboardia의 보고에 따르면, 신규 직원 중 56%는 온보딩 과정에서 멘토나 버디를 원합니다. 원격 근무자라 해도 마찬가지로 적용할 수 있습니다. 새로운 팀원이 회사 문화를 익히고 궁금증이 있을 때 도움을 줄 수 있는 담당자를 배정하세요.
업무 흐름 관리
아무리 자율적인 사람이라 하더라도, 원격 팀 구성원들은 서로, 그리고 회사 전체와 끊임없이 호흡을 맞춰야 합니다. 팀장은 단계별 구조를 만들고 각 과제에 대한 지침을 제공해야 합니다. 팀원들 간에 조율이 되지 않으면, 프로젝트가 제때 완료되기 어렵습니다.
1. 조직도
조직도와 팀 대시보드는 회사 전체에 시각화와 투명성을 부여하는 훌륭한 관리 기법입니다. 오늘날에는 할 일 목록, 공유 캘린더, 진행 보고서와 함께 프로젝트 관리 소프트웨어에 포함되어 있습니다.
이들의 목적은 단순해 보이지만, 여러 부서에 업무를 분배하고 팀 리더가 과거, 현재, 그리고 미래의 프로젝트를 한눈에 파악할 수 있도록 해줍니다. 누가 어떤 업무를 담당하고 있는지 중앙에서 확인할 수 있기 때문에, 조직 전체에 걸쳐 작업 흐름이 매끄럽게 진행될 수 있습니다.
본 기사 후반부에서 분산된 인력을 위한 온라인 도구에 대해 좀 더 자세히 다루겠습니다 – 다만, 온프레미스 솔루션은 원격 액세스를 완벽하게 지원하지 않는다는 점을 명심하세요. 사무실과 원격 근무자 모두가 쓸 수 있는 시스템을 원한다면, 클라우드 기술을 선택해야 합니다.
2. 회의와 업데이트
온라인 환경에서도 실시간 소통이 가능해진 뒤로는 빈번한 브레인스토밍 세션과 팀 회의의 필요성이 갑자기 줄어들었습니다. 하지만 원격 팀의 경우 여전히 이런 소통이 반드시 필요합니다. 사무실에 있는 직원은 차를 마시며 잠깐 동안도 진행 상황을 공유할 수 있지만, 원격 근무자는 회의를 잡아야만 합니다.
주간 업데이트와 월간 일대일 미팅을 원격 근무 방침의 필수 요소로 삼으세요. 그렇게 하면 누구의 시간도 낭비하지 않으면서, 모두가 자신의 업무를 제대로 수행하고 있음을 확인할 수 있습니다. Skype 화상통화는 팀원들과 아이디어를 공유하고 고민을 나누는 좋은 방법입니다. 팀원들이 서로 화상 채팅을 권장하는 것도 좋습니다. 혁신적 아이디어가 탄생할 수도 있습니다.
3. 도구
커뮤니케이션은 원격 팀 관리의 핵심이므로, 실시간 상호 작용을 지원하는 온라인 시스템, 도구, 앱을 최대한 활용해야 합니다. 요즘은 협업, 워크플로우 관리, 생산성, 문서 공유 등 거의 모든 분야에 이러한 도구가 있습니다. 이것이 핵심일 뿐이지만, 도구를 따로 사용하거나 여러 기능이 합쳐진 소프트웨어를 사용할 수도 있습니다.
Trello, Asana, Basecamp와 같은 툴은 가상 팀을 고려해 설계되었으며, 할 일 목록부터 개인 채팅방까지 다양한 기능을 갖추고 있습니다. Dropbox는 문서 공유 소프트웨어 중 최고의 자리를 차지하고 있으며, Evernote는 한 공간에서 데이터를 정리하고 보관할 수 있는 플랫폼을 제공합니다. Skype는 기본이고, Google Hangouts나 GoToMeeting으로 화상 회의를 진행할 수도 있습니다. 또한 주별 급여 처리를 위한 TriNet, Justworks, SurePayroll 같은 서비스도 필요할 것입니다.
4. 생산성 측정
만약 팀의 일일 생산성을 모니터링하는 방법이 걱정된다면, 이를 위한 온라인 도구도 마련되어 있습니다. 원격 데스크톱 직원 모니터링 소프트웨어와 인사 모니터링 소프트웨어를 통해 직원들이 프로젝트와 무관한 일에 소비하는 시간을 기록할 수 있습니다. 이를 통해 팀의 전반적 성과에 가장 부정적인 영향을 끼치는 작업이 무엇인지, 관리자와 직원이 함께 파악할 수 있습니다.
다만, 이들을 어떻게 적용할지는 신중해야 합니다. 과도한 모니터링은 감시받는 느낌을 줄 수 있어, 생산성 증대보다는 동기 저하를 불러올 수 있습니다. 당신의 목표는 직원들을 지나치게 투명하게 감시하려는 것이 아니라, 잠재적인 시간 낭비를 파악하고 팀 전체의 생산성을 끌어올리는 데 있음을 분명히 알리세요.
Time Doctor, Roadmap App, TickSpot, Timely, HiveDesk 중 어떤 것을 골라도 비슷한 기능을 제공합니다. Results라는 소프트웨어도 괜찮은데, 조금 다른 접근 방식을 취합니다. 직원들이 업무에 소요되는 시간을 측정하기보다, 과제를 팀에게 할당하기 전에 특정 작업 또는 프로젝트가 완료되는 데 어느 정도 시간이 걸릴지 미리 추정합니다.
원격 회사 문화를 만드는 법
원격 근무자는 프리랜서와 다르며, 그들을 프리랜서처럼 대하면 안 됩니다. 사내 직원과 마찬가지로 그들도 귀사의 일원이며, 환영받고 포용되며 자극받는 환경을 누릴 자격이 있습니다. 이것이 바로 생산적인 기업 문화의 정의이자, 원격 팀에게도 동일하게 적용됩니다.
원격 회사 문화는 여러 물리적 제약에 부딪힙니다. 직원들이 즐겁게 일할 수 있는 환경을 만들려면, 거리의 장벽을 잦은 소통과 효율적인 커뮤니케이션으로 극복해야 합니다. 열심히 일하는 충성도 높은 팀원들이 칭찬과 격려를 필요로 한다는 점은, 눈앞에 있어도 없어도 똑같습니다.
가끔은 화상 회의를 통해 전원 모여서 일 이야기는 잠시 잊고, 팀 빌딩 활동을 해보세요. 이것 또한 명확한 목적이 있으므로, 동료들을 조금 더 잘 알아가는 시간을 가져보기를 권합니다. 이는 협업에 큰 도움을 줍니다.
침묵이 곧 좋은 소식이라고 여기지 마세요. 문제가 생기지 않는 한 피드백은 필요 없다고 생각하기 쉽지만, 그것은 오해를 낳을 수 있습니다. 팀원들은 당신이 자주 소통하지 않는 것을 부정적인 신호로 받아들일 수 있고, 이는 곧 업무에 대한 의욕 저하로 이어질 수 있습니다.
신뢰는 쌍방향입니다 – 팀원들이 당신을 신뢰하기 원한다면, 당신 역시 그들에게 무언가를 보여줘야 합니다. 각 구성원에게 관심과 공동 목표에 대한 의지를 보여주고, 문제가 있을 때 기꺼이 도움을 주는 모습을 보이세요.
그들의 아이디어, 제안, 창의적인 의견을 물어보는 것을 절대 잊지 마세요. 원격 팀은 각 구성원에게 의견을 표현할 자유를 주고, 걱정을 나눌 수 있는 환경이 조성되어 있을 때 최고의 생산성을 낼 수 있습니다. 회사 내에서 일어나는 일들을 공유하고, 더 나은 발전을 위해 그들이 적극적으로 참여할 수 있도록 독려하세요.
창의적인 사람들이 함께 일하다 보면, 갈등이 생길 수도 있습니다. 원격 팀에서 갈등을 해결하는 일은 대면하는 경우보다 훨씬 어려울 수 있는데, 많은 사람들에게 물리적 접촉의 부족이 곧 공감의 부족으로 이어지기 때문입니다.
또한 온라인 소통은 비언어적인 요소가 없어 오해가 생기기 쉽습니다. 문자를 통한 대화에서는 말투가 명확하게 전달되지 않으므로, 관리자는 가급적 정기적인 화상 회의를 강조해야 합니다.
가능하다면 연 1회 이상 팀원들이 직접 만나 교류할 수 있는 팀 빌딩 여행을 마련하세요. 전 세계에 흩어져 있다면, 지역 카페 기프티콘 등 작은 선물을 보내고 일정 시간을 잡아 온라인에서 함께 대화하는 자리라도 마련해보세요.
사실 이것이 원격 환경에서 인간관계를 관리할 수 있는 유일한 길이기도 합니다. 누군가가 다른 직원에 대해 불만을 제기해도, 결국 직접 대화를 통해 해결해야 합니다. 물론 그 과정을 방치하지 말고, 관리자 역시 대화에 참여해 사무실에서처럼 중재해 주세요.
원격 팀을 관리하든 사내의 사람들을 관리하든, 성공의 핵심 원리는 같습니다. 높은 생산성을 위한 협업은 원활한 커뮤니케이션, 효과적인 워크플로우 구성, 완전한 투명성에 달려 있으므로, 생산적이고 포용적이며 영감을 주는 가상 환경을 만들어낼 수 있어야 합니다.