Creare un team di professionisti remoti in grado di gestire qualsiasi cosa
Costruire un team remoto di successo richiede tempo, riflessione e pianificazione, ma offre sicuramente enormi vantaggi. Gli orari di lavoro flessibili non sono più riservati unicamente alle startup tecnologiche – nell'era odierna della connettività globale, gli imprenditori possono assumere le persone più brillanti e competenti indipendentemente dalla loro posizione geografica.
Senza ulteriori indugi, ecco come scegliere, assumere e motivare professionisti remoti e creare un think tank che offre risultati ogni volta, ovunque.
È tutta una questione di persone
Lavorare da remoto non è difficile, ma comporta alcune sfide. Per cominciare, non tutti ci riescono. Mentre la flessibilità è un grande stimolo per alcuni, altri mancano delle competenze e della diligenza essenziali per l'autogestione. Lo stesso vale sia per i membri del team che per i loro leader, poiché sono loro a dover fornire la struttura necessaria per una fruttuosa collaborazione a distanza.
Tuttavia, gestire un team ben assemblato è molto più semplice che affrontare un gruppo di persone disfunzionale. Per questo motivo, un'attenta selezione è la parte più importante per costruire una forza lavoro distribuita ed efficace.
Quali caratteristiche cercare in un dipendente remoto?
I buoni dipendenti sono facili da riconoscere – orientati agli obiettivi, possiedono capacità di problem-solving, motivazione intrinseca e intelligenza sociale necessarie per portare a termine il lavoro. Tuttavia, quando stai assumendo un lavoratore da remoto, ci sono un paio di caratteristiche aggiuntive da considerare.
Per loro natura, i lavori da remoto sono privi di un supporto manageriale costante. Mentre le consultazioni creative e lo scambio di informazioni e idee sono frequenti negli ambienti d'ufficio, i lavoratori remoti non possono contare su nessun altro che su se stessi per la maggior parte del tempo. Ciò significa che devono essere fortemente indipendenti, intraprendenti e pieni di risorse.
Una delle sfide più grandi nella gestione di un lavoratore remoto è la mancanza di visibilità . Sebbene ciò possa essere alleviato con aggiornamenti settimanali e software di monitoraggio dei dipendenti, è comunque essenziale che la persona assunta sia costante, affidabile e degna di fiducia. Puoi verificarlo durante il colloquio di lavoro, di cui parleremo più avanti.
Come assicurarsi di reclutare le persone migliori?
Come se trovare un dipendente diligente non fosse già abbastanza difficile, le aziende che impiegano lavoratori remoti in genere incontrano difficoltà ancora maggiori. Fortunatamente, non mancano candidati di alta qualità . Le bacheche di lavoro (job boards) sono un ottimo modo per iniziare il processo di selezione, poiché costituiscono una fonte inesauribile di persone che preferiscono una comodità creativa rispetto a un ambiente di lavoro tradizionale.
Ma, prima di intervistare qualsiasi candidato, assicurati che le tue descrizioni delle mansioni e le politiche di lavoro da remoto siano chiaramente definite. Non essere avaro o vago riguardo al livello di flessibilità che offri – se le informazioni che fornisci non sono abbastanza chiare, potresti attirare persone che non sono la soluzione migliore per la tua azienda oppure perdere candidati davvero eccezionali.
Quali domande dovresti porre?
Nella stragrande maggioranza dei casi, il processo di assunzione effettivo richiede un'interazione faccia a faccia, che i selezionatori di lavori da remoto non possono sempre permettersi. Alcuni candidati potrebbero essere in grado di presentarsi per un colloquio di persona, ma devi stabilire un approccio diverso per i candidati che vivono lontano o non hanno la possibilità di partecipare fisicamente a un colloquio. Poiché la telefonia non è sempre un metodo conveniente, i servizi di videochiamata e chat online sono fondamentali per incontrare i tuoi candidati uno a uno.
Ecco alcune domande che non dovresti dimenticare di porre:
Perché sei interessato a lavorare da remoto?
La risposta a questa domanda ti dirà se un candidato cerca un lavoro da remoto per necessità esistenziale o per un reale interesse verso questa modalità di lavoro.
Quanta esperienza hai nel lavoro da remoto e nell'autogestione?
La capacità di gestire in modo efficiente il proprio carico di lavoro è una competenza che può essere appresa e perfezionata nel tempo. Ecco perché l'esperienza in questo ambito è sempre auspicabile.
Come affronteresti un potenziale problema legato al lavoro?
Abbiamo già menzionato che l'indipendenza è una caratteristica fondamentale dei lavoratori remoti, motivo per cui un candidato deve dimostrare autosufficienza e capacità di adattamento in scenari ipotetici di problem-solving.
Quanto è flessibile il tuo orario?
Devi sapere quante ore al giorno un candidato intende lavorare, così come come pianifica di organizzare il proprio tempo alla scrivania.
Quanto sei esperto di tecnologia?
Anche quando il lavoro in sé non richiede competenze informatiche, la tecnologia e gli strumenti online sono cruciali per rimanere allineati con gli altri membri del team e con il resto dell'azienda.
Cosa cerchi nella cultura di un'azienda remota?
Preferire orari di lavoro flessibili non basta. Un buon candidato dovrebbe anche conoscere la tua organizzazione, mostrando entusiasmo e interesse per ciò che farà se dovesse entrare a far parte del tuo team.
Tattiche per un onboarding senza intoppi
Quando si tratta del processo di onboarding, le interazioni in tempo reale sono il modo migliore per imparare e ambientarsi nel nuovo ambiente di lavoro. La formazione pratica non è un'opzione per i team remoti, motivo per cui devi fornire loro un insieme completo di regole, linee guida e suggerimenti utili.
Le wiki interne sono ottime per questo. Il loro scopo principale è la condivisione della conoscenza a livello aziendale, il che significa che non saranno solo i nuovi dipendenti a trarne vantaggio. Oltre al know-how collettivo del tuo staff, includono anche progetti pratici per le operazioni quotidiane, quindi ti consigliamo vivamente di valutarne la creazione.
Secondo Onboardia, il 56% dei nuovi dipendenti vorrebbe un mentore o un compagno durante il processo di onboarding. Questo ̬ possibile anche per i lavoratori remoti Рbasta assegnare loro una persona che li aiuti ad adattarsi alla cultura aziendale e che sia disponibile a fornire supporto e rispondere a qualsiasi domanda.
Gestire il flusso di lavoro
Per quanto possano essere autosufficienti, i membri del tuo team remoto hanno comunque bisogno di rimanere in sintonia tra loro, così come con l'organizzazione nel suo complesso. Spetta al responsabile del team stabilire una struttura e fornire indicazioni per ogni attività successiva. Quando i compagni di squadra non sono sincronizzati, è quasi impossibile aspettarsi il completamento dei progetti nei tempi previsti.
1. Organigrammi
Gli organigrammi e i cruscotti di team sono una tecnica di gestione brillante che incoraggia la visualizzazione e la trasparenza su scala aziendale. Oggi sono parte integrante dei software di project management, insieme a liste di cose da fare, calendari condivisi e rapporti sui progressi.
Sebbene il loro scopo sia piuttosto semplice, gli organigrammi distribuiscono efficacemente il carico di lavoro tra diversi reparti e consentono ai team leader di tenere traccia dei progetti passati, attuali e futuri. Sono un valido aiuto per tutti coloro che lavorano nella tua organizzazione, poiché tengono traccia di chi fa cosa e centralizzano queste informazioni per un flusso di lavoro più fluido.
Parleremo più avanti di strumenti online per una forza lavoro distribuita – per ora, tieni presente che le soluzioni on-premise non garantiscono un accesso remoto completo. Se desideri un sistema che possano utilizzare sia i dipendenti in sede che quelli remoti, devi optare per la tecnologia cloud.
2. Riunioni e aggiornamenti
Da quando la comunicazione in tempo reale è disponibile anche online, la necessità di sessioni di brainstorming frequenti e riunioni di team è improvvisamente diminuita. Nel caso dei team remoti, tuttavia, resta una necessità . Mentre i lavoratori in sede possono condividere idee o fornire un rapido aggiornamento sullo stato di avanzamento durante una pausa caffè, i dipendenti remoti devono programmare le proprie riunioni.
Rendi obbligatori gli aggiornamenti settimanali e gli incontri mensili individuali come parte della tua politica di lavoro da remoto. In questo modo, non farai perdere tempo a nessuno e sarai comunque sicuro che ognuno stia facendo il proprio lavoro. Le videochiamate su Skype sono un ottimo modo per trascorrere del tempo creativo con i tuoi compagni di squadra e scoprire le loro preoccupazioni. Incoraggiali anche a fare videochiamate tra di loro; potrebbe portare a idee eccellenti e innovative.
3. Strumenti
Poiché la comunicazione è la chiave per gestire con successo i team remoti, assicurati di sfruttare al massimo i sistemi, gli strumenti e le app online che offrono interazione in tempo reale. Oggi ne esiste uno per quasi tutto, inclusi collaborazione, gestione del flusso di lavoro, produttività e condivisione di documenti. Questi sono solo gli elementi essenziali, però. Puoi utilizzarli singolarmente oppure optare per un software che offra più funzionalità in un'unica piattaforma.
Tra questi strumenti ci sono Trello, Asana e Basecamp, pensati appositamente per i team virtuali e dotati di una varietà di funzionalità utili, dalle liste di cose da fare alle chat private. Dropbox è probabilmente il miglior software di condivisione documenti sul mercato, mentre Evernote fornisce una piattaforma per organizzare e archiviare dati in un unico spazio di lavoro. Skype è scontato, ma puoi anche provare a fare videoconferenze con Google Hangouts o GoToMeeting. Avrai anche bisogno di un servizio che gestisca buste paga in diversi stati, per cui TriNet, Justworks e SurePayroll sono perfetti.
4. Misurare la produttivitÃ
Se sei preoccupato su come monitorare la produttività del tuo team su base giornaliera, anche in questo caso gli strumenti online offrono una soluzione. I software di monitoraggio del desktop remoto e i software di monitoraggio del personale vengono utilizzati per registrare il tempo che i dipendenti trascorrono sui loro progetti e su attività non lavorative, in modo che sia i manager che i dipendenti possano determinare quali compiti incidano maggiormente sulle loro prestazioni complessive.
Tuttavia, devi fare attenzione a come li utilizzi. Un monitoraggio costante può sembrare sorveglianza, il che può ridurre significativamente la motivazione invece di aumentare la produttività . Spiega che la tua intenzione non è perseguire una trasparenza aggressiva, ma individuare eventuali pause e incrementare la produttività dell'intero team.
Scegli tra Time Doctor, Roadmap App, TickSpot, Timely o HiveDesk – a parte una o due funzionalità , questi strumenti sono fondamentalmente simili. Results è un altro ottimo software di questo tipo, ma adotta un approccio leggermente diverso: invece di misurare il tempo che i dipendenti trascorrono sul lavoro, stima quanto tempo serve per portare a termine determinati compiti e progetti prima che vengano assegnati al tuo team.
Come creare una cultura aziendale remota
I lavoratori remoti sono diversi dai freelancer e dovresti fare attenzione a non trattarli come tali. Come il resto dello staff interno, fanno parte della tua comunità e meritano lo stesso ambiente accogliente, inclusivo e stimolante. È ciò che qualsiasi cultura aziendale produttiva dovrebbe essere, e lo stesso vale per i team remoti.
Le culture aziendali remote affrontano diverse sfide logistiche. Per creare un ambiente in cui i dipendenti siano felici di lavorare, devi superare la distanza con una comunicazione frequente ed efficace. Dopotutto, i membri del team laboriosi e leali hanno bisogno di un riconoscimento motivante, anche quando non c'è nessuno intorno a sentirlo.
Di tanto in tanto, organizza una videochiamata di gruppo e dimentica completamente il lavoro. Il team building ha uno scopo ben preciso anche in questo caso, quindi cogli l'opportunità per conoscere un po' meglio i tuoi colleghi. Senza dubbio, migliorerà la vostra collaborazione.
Non dare mai per scontato che nessuna notizia sia una buona notizia. Se pensi di non dover fornire feedback a meno che non accada qualcosa di negativo, ti sbagli di grosso. I tuoi compagni di squadra potrebbero interpretare la mancanza di contatto regolare da parte tua come un segnale negativo, e non passerà molto tempo prima che inizino a sentirsi scoraggiati riguardo al loro lavoro.
La fiducia ̬ sempre a doppio senso Рse ti aspetti che un team conquisti la tua, devi dare loro qualcosa in cambio. Mostra a ogni individuo il tuo interesse e il tuo impegno per l'obiettivo comune e non aver paura di dare il massimo se si presenta un problema con cui hanno bisogno di aiuto.
Non dimenticare mai di chiedere le loro idee, suggerimenti e contributi creativi. Un team remoto può essere altamente produttivo finché ai singoli membri viene data la libertà di esprimere le proprie opinioni e condividere le proprie preoccupazioni. Informali su ciò che sta accadendo in azienda e ispirali a partecipare al suo ulteriore sviluppo.
Quando ci sono menti creative che lavorano insieme, ci sono anche differenze creative. Guidare un team remoto in un processo di risoluzione dei conflitti può essere il compito più difficile che tu abbia mai affrontato, poiché per la maggior parte delle persone la mancanza di un contatto fisico frequente significa una mancanza di empatia.
Inoltre, la natura non verbale della comunicazione online ̬ fortemente soggetta a fraintendimenti Рil tono non si traduce correttamente con la messaggistica, quindi gli amministratori dovrebbero insistere innanzitutto su regolari videochiamate.
Se possibile, organizza almeno un viaggio di team building all'anno. È importante che i membri del tuo team si incontrino di persona e colgano la personalità reciproca in un contesto informale. Se sono sparsi in tutto il mondo, sorprendili con una gift card per un caffè locale e programma un orario per una sessione di conversazione virtuale di gruppo.
In realtà , è l'unico modo per gestire i problemi interpersonali in un contesto remoto. Quando un dipendente ti segnala un reclamo su un altro dipendente, non puoi fare molto se non farli parlare tra loro faccia a faccia. Tuttavia, non lasciarli soli, ma partecipa alla conversazione e media come faresti in ufficio.
Sia che tu stia gestendo un team remoto o un gruppo di persone all'interno dell'azienda, la chiave del loro successo è essenzialmente la stessa. Una collaborazione altamente produttiva si basa su una comunicazione fluida, un'organizzazione del flusso di lavoro efficace e una trasparenza totale, quindi devi concentrarti sulla creazione di un ambiente virtuale produttivo, inclusivo e stimolante.