रिमोट प्रोफेशनलों की एक ऐसी टीम बनाना जो सब संभाल सके

रिमोट प्रोफेशनलों की एक ऐसी टीम बनाना जो सब संभाल सके

सफल रिमोट टीम बनाने में समय, विचार और योजना लगती है, लेकिन यह निश्चित रूप से बहुत बड़े फायदे देती है। लचीले कार्य घंटे अब सिर्फ टेक स्टार्टअप्स तक सीमित नहीं हैं – आज के वैश्विक कनेक्टिविटी वाले युग में, उद्यमी दुनिया भर से सबसे बुद्धिमान, सक्षम लोगों को काम पर रख सकते हैं।

बिना देर किए, आइए जानें कि रिमोट प्रोफेशनलों को कैसे चुनें, नियुक्त करें और प्रेरित करें, और हर समय, हर जगह उत्कृष्ट परिणाम देने वाला एक ब्रेन ट्रस्ट कैसे तैयार करें।

सब कुछ लोगों के इर्द-गिर्द घूमता है

रिमोट तरीके से काम करना मुश्किल नहीं है, लेकिन इसके साथ कुछ चुनौतियाँ आती हैं। हर कोई इसे नहीं कर सकता। हालाँकि कुछ लोगों के लिए लचीलापन बड़ा प्रोत्साहन है, कुछ के पास आत्म-प्रबंधन के लिए आवश्यक कौशल और परिश्रम की कमी होती है। यही बात टीम के सदस्यों और उनके नेताओं पर भी लागू होती है, क्योंकि वे रिमोट सहयोग के लिए आवश्यक संरचना प्रदान करते हैं।

फिर भी, एक अच्छी तरह से एकत्रित टीम का प्रबंधन करना एक अव्यवस्थित समूह को संभालने की तुलना में कहीं आसान है। इसी वजह से, एक प्रभावी वितरित कार्यबल बनाने में समझदारी से भर्ती करना सबसे महत्वपूर्ण चरण है।

एक रिमोट कर्मचारी में किन गुणों की तलाश करें?

अच्छे कर्मचारी आसानी से पहचाने जाते हैं – वे लक्ष्य-उन्मुख होते हैं, समस्या-समाधान की क्षमता रखते हैं, आंतरिक प्रेरणा रखते हैं और काम पूरा करने के लिए आवश्यक सामाजिक बुद्धिमत्ता रखते हैं। लेकिन, जब आप किसी रिमोट कर्मचारी को नियुक्त कर रहे हैं, तो कुछ अतिरिक्त गुणों पर विचार करना आवश्यक है।

स्वभाव से, रिमोट नौकरियों में लगातार प्रबंधकीय सहयोग की कमी होती है। जहाँ ऑफिस वातावरण में रचनात्मक विचार-विमर्श और सूचना एवं विचारों का आदान-प्रदान लगातार होता है, रिमोट वर्कर्स को अधिकतर समय खुद पर ही निर्भर रहना पड़ता है। इसका अर्थ है कि उन्हें अत्यधिक स्वायत्त, संसाधनयुक्त और उद्यमी होना चाहिए।

रिमोट वर्कर का प्रबंधन करने की सबसे बड़ी चुनौतियों में से एक है कम दृश्यता। हालाँकि साप्ताहिक अपडेट और कर्मचारी निगरानी सॉफ्टवेयर से इसमें सुधार हो सकता है, फिर भी यह आवश्यक है कि आप जिस व्यक्ति को काम पर रख रहे हैं वह स्थिर, भरोसेमंद और विश्वास योग्य हो। आप इसे जॉब इंटरव्यू के दौरान जाँच सकते हैं, जिसकी चर्चा हम आगे करेंगे।

कैसे सुनिश्चित करें कि आप सर्वश्रेष्ठ लोगों की भर्ती कर रहे हैं?

जैसे कि एक मेहनती कर्मचारी ढूँढ़ना पहले से ही पर्याप्त कठिन न हो, रिमोट कर्मचारियों को नियुक्त करने वाली कंपनियों को आमतौर पर और भी अधिक कठिनाइयों का सामना करना पड़ता है। सौभाग्य से, उच्च गुणवत्ता वाले उम्मीदवारों की कमी नहीं है। जॉब बोर्ड्स आपकी भर्ती प्रक्रिया शुरू करने का एक बेहतरीन तरीका हैं, क्योंकि वे ऐसे लोगों का अंतहीन स्रोत हैं जो पारंपरिक कार्यस्थल की अपेक्षा रचनात्मक स्वतंत्रता पसंद करते हैं।

लेकिन, किसी भी उम्मीदवार का साक्षात्कार करने से पहले, सुनिश्चित करें कि आपकी जॉब डेस्क्रिप्शन्स और रिमोट वर्क नीतियाँ स्पष्ट रूप से परिभाषित हों। आप जिस लचीलापन की पेशकश कर रहे हैं, उसके बारे में संक्षिप्त या अनिश्चित न रहें – यदि आप जो जानकारी प्रदान करते हैं वह पर्याप्त सीधी नहीं है, तो संभव है कि आपको ऐसे लोग मिलें जो आपकी कंपनी के लिए सर्वश्रेष्ठ न हों, या आप वास्तव में असाधारण उम्मीदवारों को खो दें।

आपको कौन से सवाल पूछने चाहिए?

ज्यादातर मामलों में, वास्तविक भर्ती प्रक्रिया आमने-सामने की बातचीत की मांग करती है, लेकिन रिमोट जॉब इंटरव्यूअर हमेशा इस पर निर्भर नहीं हो सकते। कुछ उम्मीदवार व्यक्तिगत मुलाकात कर सकते हैं, लेकिन जो दूर रहते हैं या साक्षात्कार में भौतिक रूप से उपस्थित होने के साधन नहीं रखते, उनके लिए आपको एक अलग दृष्टिकोण अपनाना होगा। टेलीफोन हमेशा सुविधाजनक नहीं होता, इसलिए ऑनलाइन वीडियो और चैट सेवाएँ आपके उम्मीदवारों से वन-ऑन-वन मिलना आवश्यक बना देती हैं।

ये कुछ सवाल हैं जो आपको पूछना नहीं भूलना चाहिए:

आप रिमोट तरीके से काम करने में रुचि क्यों रखते हैं?

इस सवाल का जवाब आपको बताएगा कि कोई उम्मीदवार जरूरत के चलते रिमोट जॉब खोज रहा है या इस कार्य पद्धति में genuinely रूचि रखता है।

रिमोट कार्य और आत्म-प्रबंधन में आपका कितना अनुभव है?

अपने काम के बोझ को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करना एक कौशल है जिसे समय के साथ सीखा और निखारा जा सकता है। इसी कारण, इस क्षेत्र में अनुभव हमेशा सराहा जाता है।

आप कार्य संबंधी किसी संभावित समस्या को कैसे हल करेंगे?

हम पहले ही बता चुके हैं कि आत्मनिर्भरता रिमोट कर्मचारियों की एक महत्त्वपूर्ण विशेषता है, इसलिए उम्मीदवार को किसी काल्पनिक समस्या पर आत्मनिर्भरता और अनुकूलनशीलता दिखानी होगी।

आपका शेड्यूल कितना लचीला है?

आपको यह जानना आवश्यक है कि उम्मीदवार प्रतिदिन कितने घंटे काम करने का इरादा रखता है और वह अपना डेस्क टाइम कैसे व्यवस्थित करेगा।

आप तकनीकी रूप से कितने दक्ष हैं?

भले ही वास्तविक काम में कंप्यूटर कौशल की आवश्यकता न हो, फिर भी अन्य टीम सदस्यों एवं कंपनी के बाकी लोगों के साथ तालमेल बनाए रखने के लिए तकनीक और ऑनलाइन टूल्स बेहद जरूरी हैं।

एक रिमोट कंपनी की कार्यसंस्कृति में आप क्या ढूँढ़ते हैं?

सिर्फ लचीले कार्य घंटों को पसंद करना काफी नहीं है। एक अच्छा उम्मीदवार आपकी संस्थान से वाकिफ होना चाहिए, और इस बात को लेकर उत्साह और दिलचस्पी दिखानी चाहिए कि यदि वह आपकी टीम का सदस्य बनता है तो क्या करेगा।

स्मूद ऑनबोर्डिंग के लिए रणनीतियाँ

जब ऑनबोर्डिंग प्रोसेस की बात आती है, तो रियल-टाइम इंटरैक्शन नए कार्य वातावरण को सीखने और ढलने का सबसे अच्छा तरीका होता है। रिमोट टीमों के लिए व्यावहारिक प्रशिक्षण (हैंड्स-ऑन ट्रेनिंग) विकल्प नहीं होता, इसलिए आपको उन्हें नियमों, दिशानिर्देशों और उपयोगी टिप्स का एक व्यापक सेट मुहैया कराना होगा।

आंतरिक विकी इसके लिए बहुत अच्छी हैं। उनका मुख्य उद्देश्य कंपनी में व्यापक स्तर पर ज्ञान साझा करना है, जिससे नए कर्मचारियों को ही नहीं, बल्कि बाकी सभी को भी लाभ मिलता है। अपने स्टाफ के सामूहिक अनुभव और ज्ञान के अलावा, ये विकी दैनिक कार्यों के लिए अत्यंत व्यावहारिक खाके भी उपलब्ध कराती हैं, इसलिए हम आपको एक विकी बनाने की सलाह देंगे।

Onboardia की रिपोर्ट है कि 56% नए कर्मचारी ऑनबोर्डिंग के दौरान एक मेंटर या दोस्त चाहते हैं। यह रिमोट वर्कर्स के लिए भी किया जा सकता है – बस किसी ऐसे व्यक्ति को सौंपें जो उन्हें आपकी कंपनी की कार्यसंस्कृति में ढलने में मदद करेगा, और कोई भी सवाल होने पर सहायता और समर्थन प्रदान करेगा।

वर्कफ़्लो का प्रबंधन

चाहे वे कितने भी आत्मनिर्भर क्यों न हों, आपकी रिमोट टीम के सदस्य एक-दूसरे से और पूरी संस्था से जुड़ाव बनाए रखना चाहिए। अगला काम सौंपने के लिए टीम मैनेजर को एक ढांचा बनाकर देना पड़ता है और निर्देशित करना पड़ता है। अगर टीम के सदस्य एक-दूसरे से तालमेल में नहीं हैं, तो यह उम्मीद करना लगभग असंभव है कि प्रोजेक्ट समय पर पूरे हो जाएँगे।

1. संगठनात्मक चार्ट

संगठनात्मक चार्ट और टीम डैशबोर्ड कंपनी के स्तर पर विज़ुअलाइज़ेशन और पारदर्शिता को प्रोत्साहित करने वाली एक शानदार प्रबंधन तकनीक हैं। आजकल, ये प्रोजेक्ट प्रबंधन सॉफ्टवेयर सिस्टम का हिस्सा होते हैं, जहाँ टू-डू लिस्ट, साझा कैलेंडर और प्रगति रिपोर्ट भी शामिल होती हैं।

हालाँकि इनका उद्देश्य सीधा-सा लगता है, संगठनात्मक चार्ट कई विभागों के बीच काम का वितरण प्रभावी ढंग से करते हैं और टीम लीडर्स को पिछले, वर्तमान और भविष्य के प्रोजेक्ट्स पर नज़र रखने में मदद करते हैं। ये आपके संगठन में शामिल हर व्यक्ति के लिए बेहद सहायक हैं, क्योंकि वे किसे क्या करना है यह ट्रैक रखते हैं और सूचना को केंद्रीकृत करके वर्कफ़्लो को सुगम बनाते हैं।

हम इस लेख के बाकी हिस्से में वितरित कार्यबल के लिए ऑनलाइन टूल्स के बारे में और बात करेंगे – फिलहाल बस ध्यान रखें कि ऑन-प्रेमाइज़ सॉल्यूशन्स पूर्ण रिमोट एक्सेस की सुविधा नहीं देते। अगर आप ऐसा सिस्टम चाहते हैं जिसे ऑफिस में बैठकर और रिमोट दोनों तरीके से उपयोग किया जा सके, तो आपको क्लाउड तकनीक ही चुननी होगी।

2. मीटिंग्स और अपडेट्स

जब से ऑनलाइन माध्यमों में रियल-टाइम कम्युनिकेशन संभव हुआ है, बार-बार ब्रेनस्टॉर्मिंग सेशन और टीम मीटिंग की ज़रूरत अचानक कम हो गई है। लेकिन रिमोट टीमों के मामले में, ये अब भी ज़रूरी होती हैं। जबकि इन-ऑफिस कर्मचारी वाटरकूलर चैट के दौरान अपने विचार साझा कर सकते हैं या प्रगति पर संक्षिप्त अपडेट दे सकते हैं, रिमोट कर्मचारियों को अपनी मीटिंग्स शेड्यूल करनी होती हैं।

साप्ताहिक अपडेट और मासिक वन-ऑन-वन सेशन को अपनी रिमोट वर्क पॉलिसी का अनिवार्य हिस्सा बनाएँ। इससे आप किसी का भी समय बर्बाद किए बिना आश्वस्त रहेंगे कि हर कोई अपना काम कर रहा है। Skype हैंगआउट्स एक बेहतरीन तरीका है जिससे आप अपनी टीम के साथ कुछ रचनात्मक समय बिता सकते हैं और उनकी चिंताओं को जान सकते हैं। उन्हें भी एक-दूसरे के साथ वीडियो-चैट करने के लिए प्रोत्साहित करें; इससे कुछ शानदार, नवीन विचार सामने आ सकते हैं।

3. उपकरण

चूँकि संचार रिमोट टीमों के सफल प्रबंधन की कुंजी है, इसलिए ऑनलाइन सिस्टम, टूल्स और ऐप्स का अधिकतम उपयोग करें जो रियल-टाइम इंटरैक्शन प्रदान करते हैं। आजकल लगभग हर चीज़ के लिए एक टूल मौजूद है, जिनमें सहयोग, वर्कफ़्लो प्रबंधन, उत्पादकता और डॉक्युमेंट शेयरिंग शामिल हैं। ये सिर्फ बुनियादी ज़रूरतें हैं। आप इन्हें अलग-अलग इस्तेमाल कर सकते हैं या किसी ऐसे सॉफ्टवेयर का उपयोग कर सकते हैं जो एक ही पैकेज में कई फीचर्स प्रदान करता है।

ऐसे टूल्स में Trello, Asana और Basecamp शामिल हैं। इन्हें वर्चुअल टीमों के लिए बनाया गया है और इनमें टू-डू लिस्ट से लेकर प्राइवेट चैट रूम तक कई उपयोगी फीचर्स हैं। डॉक्यूमेंट शेयरिंग के लिए Dropbox शायद सबसे अच्छा सॉफ्टवेयर है, जबकि Evernote एक workspace में डेटा को व्यवस्थित और संग्रहित करने का मंच प्रदान करता है। Skype तो जाना-माना है ही, लेकिन आप Google Hangouts या GoToMeeting से भी वीडियो-कॉन्फ्रेंसिंग कर सकते हैं। आपको अलग-अलग राज्यों में पेरोल को संभालने वाली सेवा भी चाहिए होगी, जिसके लिए TriNet, Justworks और SurePayroll उपयुक्त विकल्प हैं।

4. उत्पादकता मापना

अगर आपको इस बात की चिंता है कि अपनी टीम की दैनिक उत्पादकता की निगरानी कैसे करें, तो ऑनलाइन टूल्स के पास इसका भी हल है। रिमोट डेस्कटॉप एम्प्लॉई मॉनिटरिंग सॉफ्टवेयर और पर्सनेल मॉनिटरिंग सॉफ्टवेयर का उपयोग कर्मचारियों द्वारा अपने प्रोजेक्ट्स पर बिताए गए समय, और काम से इतर अन्य चीज़ों पर बिताए गए समय को रिकॉर्ड करने के लिए किया जाता है, ताकि मैनेजर और कर्मचारी दोनों ही निर्धारित कर सकें कि कौन-से कार्य उनकी कुल प्रदर्शन क्षमता को सबसे ज़्यादा प्रभावित कर रहे हैं।

लेकिन, आपको सावधान रहना चाहिए कि आप इन्हें कैसे लागू कर रहे हैं। लगातार निगरानी से यह निगरानी कम और निगाहबानी ज़्यादा लगने लगती है, जिससे उत्पादकता बढ़ने के बजाय प्रेरणा कम हो सकती है। स्पष्ट करें कि आपका उद्देश्य आक्रामक पारदर्शिता लाना नहीं, बल्कि संभावित विरामों का पता लगाना और पूरी टीम की उत्पादकता बढ़ाना है।

Time Doctor, Roadmap App, TickSpot, Timely या HiveDesk में से चुनें – दो-एक फीचर्स को छोड़कर ये सभी टूल मूल रूप से एक जैसे हैं। Results इसी प्रकार का एक और बेहतरीन सॉफ्टवेयर है, लेकिन यह थोड़ा अलग रवैया अपनाता है; यह कर्मचारियों द्वारा काम पर बिताए समय को मापने के बजाय अनुमान लगाता है कि किन कार्यों और प्रोजेक्ट्स को पूरा होने में कितना समय लग सकता है, इससे पहले कि आप उन्हें अपनी टीम को सौंपें।

रिमोट कंपनी संस्कृति कैसे विकसित करें

रिमोट कर्मचारी फ़्रीलांसरों से अलग होते हैं और आपको उनके साथ वैसा बर्ताव करने से बचना चाहिए। बाक़ी इन-हाउस स्टाफ की तरह वे भी आपकी कम्युनिटी का हिस्सा हैं और एक स्वागतयोग्य, समावेशी और प्रेरणादायक वातावरण के हकदार हैं। यही उत्पादक कॉर्पोरेट संस्कृति है, और यही रिमोट टीमों पर भी लागू होती है।

रिमोट कंपनी संस्कृति को कई तार्किक चुनौतियों का सामना करना पड़ता है। कर्मचारियों को ऐसा वातावरण देने के लिए जहाँ वे खुशी-खुशी काम करें, आपको दूरी को बार-बार और प्रभावी संचार से पाटना होगा। आखिर, मेहनती और वफ़ादार टीम सदस्यों को सराहना की ज़रूरत होती है, भले ही आसपास उन्हें सुनने वाला कोई न हो।

• टीम बिल्डिंग

कुछ समय के अंतराल पर, एक ग्रुप वीडियो मीटिंग शेड्यूल करें और काम की सारी बातें भूल जाएँ। टीम बिल्डिंग का यहाँ भी स्पष्ट उद्देश्य है, इसलिए इस मौके का इस्तेमाल करके अपने सहकर्मियों को थोड़ा और अच्छी तरह जानें। इसमें कोई संदेह नहीं कि इससे आपका सहयोग बेहतर होगा।

• प्रेरक फीडबैक

यह मान कर न चलें कि कोई खबर न होना अच्छी खबर है। अगर आपको लगता है कि नकारात्मक होने तक फीडबैक देने की ज़रूरत नहीं है, तो आप गलत हैं। आपके साथियों को लग सकता है कि आप नियमित रूप से संपर्क नहीं कर रहे हैं, और जल्द ही वे अपने काम को लेकर हतोत्साहित होने लगेंगे।

• विश्वास

विश्वास हमेशा दो-तरफ़ा होता है – अगर आप चाहते हैं कि टीम आपका विश्वास जीते, तो बदले में आपको भी कुछ देना होगा। प्रत्येक व्यक्ति को यह दिखाएँ कि आप उनकी समस्याओं को समझते हैं और उनके संयुक्त लक्ष्य के प्रति आप भी समर्पित हैं। यदि उन्हें किसी समस्या में मदद की आवश्यकता हो, तो उसके लिए आगे बढ़कर साथ दें।

• एंगेजमेंट

हमेशा उनके विचार, सुझाव और रचनात्मक इनपुट माँगना न भूलें। एक रिमोट टीम बेहद उत्पादक हो सकती है, बशर्ते उसके सदस्यों को अपनी राय रखने और चिंताएँ ज़ाहिर करने की स्वतंत्रता मिले। उन्हें कंपनी में चल रही गतिविधियों से अवगत कराएँ और उसके आगे के विकास में भाग लेने के लिए प्रेरित करें।

• रिमोट टीम में विवाद

जहाँ रचनात्मक दिमाग़ साथ काम करते हैं, वहाँ रचनात्मक मतभेद भी हो सकते हैं। रिमोट टीम को किसी विवाद से निकालना शायद आपका सबसे चुनौतीपूर्ण कार्य हो सकता है, क्योंकि अधिकांश लोगों के लिए बार-बार का शारीरिक संपर्क कम सहानुभूति का कारण बनता है।

साथ ही, ऑनलाइन संचार की गैर-मौखिक प्रकृति गलतफ़हमी के प्रति अत्यधिक संवेदनशील है – संदेशों के लहजे को समझना मुश्किल हो जाता है, इसलिए व्यवस्थापकों को शुरुआत से ही नियमित वीडियो हैंगआउट पर जोर देना चाहिए।

संभव हो तो साल में कम से कम एक बार टीम बिल्डिंग ट्रिप आयोजित करें। यह ज़रूरी है कि आपकी टीम के सदस्य व्यक्तिगत रूप से मिलें और अनौपचारिक माहौल में एक-दूसरे के व्यक्तित्व को महसूस करें। यदि वे दुनिया भर में फैले हैं, तो उन्हें किसी स्थानीय कैफ़े के लिए गिफ्ट कार्ड भेजें और समूह के लिए एक वर्चुअल बातचीत का समय तय करें।

असल में, रिमोट सेटिंग में अंतर-संबंधी समस्याओं का प्रबंधन करने का यही एकमात्र तरीका है। जब कोई कर्मचारी किसी अन्य कर्मचारी की शिकायत आपके पास लाता है, तो आप उतना ही कर सकते हैं कि आप उन्हें आमने-सामने बात करने के लिए कहें। हालाँकि उन्हें अकेला न छोड़ें; खुद भी बातचीत में शामिल हों और ठीक उसी तरह मध्यस्थता करें जैसे आप ऑफिस में करते हैं।

चाहे आप रिमोट टीम का प्रबंधन कर रहे हों या कंपनी के भीतर किसी समूह का, उनकी सफलता का मूलमंत्र एक ही है। उच्च उत्पादकता वाला सहयोग निर्बाध संचार, प्रभावी वर्कफ़्लो संगठन और पूर्ण पारदर्शिता पर निर्भर करता है, इसलिए आपको एक उत्पादक, समावेशी और प्रेरणादायक वर्चुअल माहौल बनाने पर ध्यान केंद्रित करना होगा।