Création d'une équipe de professionnels à distance capables de tout gérer
Créer une équipe à distance réussie demande du temps, de la réflexion et de la planification, mais cela apporte sans aucun doute d'immenses avantages. Les horaires de travail flexibles ne sont plus l'apanage des start-up technologiques – à l'ère de la connectivité mondiale actuelle, les entrepreneurs peuvent embaucher les personnes les plus brillantes et les plus compétentes, quel que soit leur lieu de résidence.
Sans plus tarder, voici comment sélectionner, embaucher et motiver des professionnels à distance et créer un vivier de talents qui fournit des résultats à chaque fois, partout.
Tout tourne autour des gens
Le télétravail n'est pas difficile, mais il comporte certains défis. Tout le monde n'en est pas capable, pour commencer. Bien que la flexibilité soit un excellent facteur de motivation pour certains, d'autres manquent des compétences et de la rigueur indispensables à l'autogestion. Il en va de même pour les membres de l'équipe et leurs responsables, car ce sont eux qui doivent apporter la structure nécessaire à une collaboration à distance fructueuse.
Pourtant, gérer une équipe bien composée est bien plus facile que de gérer un groupe dysfonctionnel. Pour cette raison, un recrutement intelligent est l'aspect le plus important pour constituer une main-d'œuvre distribuée efficace.
Quelles qualités rechercher chez un employé à distance ?
Les bons employés sont faciles à reconnaître – étant orientés objectifs, ils possèdent la capacité de résoudre des problèmes, la motivation intrinsèque et l'intelligence sociale nécessaires pour accomplir leurs tâches. Cependant, lorsque vous recrutez un travailleur à distance, il y a quelques qualités supplémentaires à prendre en compte.
Par nature, les emplois à distance sont privés d'un soutien managérial constant. Alors que les consultations créatives et l'échange d'informations et d'idées sont fréquents dans les environnements de bureau, les travailleurs à distance n'ont généralement personne sur qui compter la plupart du temps. Cela signifie qu'ils doivent être très indépendants, ingénieux et entreprenants.
Un des plus grands défis de la gestion d'un employé à distance est le manque de visibilité. Bien que cela puisse être atténué grâce à des rapports hebdomadaires et à un logiciel de suivi des employés, il est toujours essentiel que la personne que vous embauchez soit cohérente, fiable et digne de confiance. Vous pouvez le vérifier lors de l'entretien d'embauche, dont nous parlerons plus tard.
Comment s'assurer de recruter les meilleures personnes ?
Comme s'il n'était déjà pas assez difficile de trouver un employé consciencieux, les entreprises qui emploient des travailleurs à distance rencontrent généralement des difficultés encore plus grandes. Heureusement, il ne manque pas de candidats de haute qualité. Les sites d'emploi sont un excellent moyen de lancer votre processus de recrutement, puisqu'ils constituent une source inépuisable de personnes qui préfèrent le confort créatif à un environnement de travail traditionnel.
Mais, avant d'interviewer un candidat, assurez-vous que vos descriptions de poste et vos politiques de travail à distance soient clairement définies. Ne soyez pas avare ou vague quant au niveau de flexibilité que vous offrez – si les informations que vous fournissez ne sont pas suffisamment claires, vous risquez d'attirer des personnes qui ne correspondent pas parfaitement à votre entreprise, ou de passer à côté de candidats vraiment exceptionnels.
What Questions Should YouAsk?
Dans la grande majorité des cas, le processus d'embauche proprement dit exige une interaction en face-à-face à laquelle les recruteurs à distance ne peuvent pas toujours compter. Certains candidats peuvent se présenter en personne, mais vous devez établir une approche différente pour les personnes qui vivent loin ou qui ne peuvent pas se rendre physiquement à un entretien. Puisque le téléphone n'est pas toujours pratique, les services de visioconférence et de chat en ligne sont essentiels pour rencontrer vos candidats en tête-à-tête.
Voici quelques questions à ne pas oublier de poser :
Pourquoi êtes-vous intéressé par le travail à distance ?
La réponse à cette question vous indiquera si un candidat recherche un poste à distance par nécessité ou par réel intérêt pour ce mode de travail.
Quel est votre niveau d'expérience en matière de travail à distance et d'autogestion ?
La capacité de gérer efficacement sa charge de travail est une compétence qui peut s'apprendre et se perfectionner avec le temps. C'est pourquoi l'expérience dans ce domaine est toujours appréciable.
Comment aborderiez-vous un éventuel problème lié au travail ?
Nous avons déjà mentionné que l'indépendance est une qualité primordiale chez les travailleurs à distance, c'est pourquoi un candidat doit faire preuve d'autonomie et d'adaptabilité dans des scénarios hypothétiques de résolution de problèmes.
À quel point votre emploi du temps est-il flexible ?
Vous devez savoir combien d'heures par jour un candidat prévoit de travailler, ainsi que la façon dont il compte organiser son temps de travail.
Êtes-vous à l'aise avec la technologie ?
Même lorsque le poste lui-même ne requiert pas de compétences informatiques, la technologie et les outils en ligne sont indispensables pour rester sur la même longueur d'onde que les autres membres de l'équipe et le reste de l'entreprise.
Qu'attendez-vous de la culture d'une entreprise à distance ?
Le fait de préférer des horaires de travail flexibles ne suffit pas. Un bon candidat doit également connaître votre organisation, et faire preuve d'enthousiasme et d'intérêt pour ce qu'il fera s'il rejoint votre équipe.
Stratégies pour un onboarding en douceur
En ce qui concerne le processus d'intégration, les interactions en temps réel sont le meilleur moyen de découvrir et de s'adapter au nouvel environnement de travail. Une formation pratique n'est pas possible pour les équipes à distance, c'est pourquoi vous devez leur fournir un ensemble complet de règles, de directives et de conseils utiles.
Les wikis internes sont parfaits pour cela. Leur objectif principal est le partage des connaissances à l'échelle de l'entreprise, ce qui signifie que les nouveaux employés ne sont pas les seuls à en bénéficier. En plus du savoir-faire collectif de votre personnel, ils incluent des plans très pratiques pour les opérations quotidiennes, nous vous recommandons donc vivement d'en envisager la création.
Selon Onboardia, 56% des nouveaux employés aimeraient avoir un mentor ou un compagnon pendant le processus d'intégration. C'est tout à fait possible pour les travailleurs à distance aussi – il suffit de désigner une personne qui les aidera à s'adapter à la culture de votre entreprise, et qui sera là pour leur apporter son soutien et répondre à leurs questions.
Gérer le flux de travail
Quelle que soit leur autonomie, les membres de votre équipe à distance doivent tout de même rester en phase les uns avec les autres, ainsi qu'avec l'organisation dans son ensemble. Il appartient au responsable de l'équipe de mettre en place une structure et de fournir une orientation pour chaque tâche successive. Lorsque les coéquipiers ne sont pas synchronisés, il est presque impossible d’espérer que les projets soient terminés à temps.
1. Organizational Charts
Les organigrammes et les tableaux de bord d'équipe sont d'excellentes techniques de gestion qui favorisent la visualisation et la transparence à l'échelle de l'entreprise. Aujourd'hui, ils font partie des systèmes de gestion de projet, aux côtés des listes de tâches, des calendriers partagés et des rapports d'avancement.
Bien que leur objectif soit assez simple, les organigrammes répartissent efficacement la charge de travail entre plusieurs services et permettent aux responsables d'équipe de garder un œil sur les projets passés, en cours et futurs. Ils constituent un outil puissant pour tous les acteurs de votre organisation, car ils indiquent qui fait quoi et centralisent ces informations pour assurer un flux de travail plus harmonieux.
Nous parlerons plus en détail des outils en ligne pour une main-d'œuvre distribuée dans la suite de l'article – pour l'instant, gardez à l'esprit que les solutions sur site ne permettent pas un accès complet à distance. Si vous souhaitez un système que les employés au bureau comme à distance peuvent utiliser, vous devez opter pour la technologie cloud.
2. Meetings and Updates
Depuis que la communication en temps réel est également possible en ligne, la nécessité de séances de remue-méninges et de réunions d'équipe fréquentes a soudainement diminué. Pour les équipes à distance, toutefois, elles restent indispensables. Alors que les employés sur site peuvent partager leurs idées ou signaler brièvement l'avancée de leur travail au détour d'une discussion informelle, les travailleurs à distance doivent planifier leurs réunions.
Programmez des mises à jour hebdomadaires et des entretiens individuels mensuels comme élément obligatoire de votre politique de travail à distance. Ainsi, vous ne ferez perdre de temps à personne, tout en vous assurant que chacun accomplit correctement sa mission. Les rencontres via Skype sont un excellent moyen de passer un moment créatif avec vos coéquipiers et de découvrir leurs préoccupations. Encouragez-les également à discuter en vidéo entre eux ; cela peut susciter d'excellentes idées novatrices.
3. Outils
La communication étant la clé d'une gestion réussie des équipes à distance, veillez à tirer le meilleur parti des systèmes, outils et applications en ligne qui offrent une interaction en temps réel. Il en existe aujourd'hui pour presque tout, y compris la collaboration, la gestion du flux de travail, la productivité et le partage de documents. Ce ne sont là que les éléments essentiels. Vous pouvez les utiliser séparément ou opter pour un logiciel offrant plusieurs fonctionnalités au sein d'un seul et même package.
Parmi ces outils figurent notamment Trello, Asana et Basecamp. Ils ont été conçus pour les équipes virtuelles et incluent une variété de fonctionnalités utiles, des listes de tâches aux salons de discussion privés. Dropbox est sans conteste le meilleur logiciel de partage de documents du marché, tandis qu'Evernote propose une plateforme pour organiser et archiver des informations dans un espace de travail unique. Skype est incontournable, mais vous pouvez également essayer la visioconférence avec Google Hangouts ou GoToMeeting. Vous aurez également besoin d'un service qui gère la paie dans différents États, pour lequel TriNet, Justworks et SurePayroll sont parfaits.
4. Mesurer la productivité
Si vous vous demandez comment contrôler la productivité de votre équipe au quotidien, sachez qu'il existe aussi des solutions en ligne pour cela. Les logiciels de surveillance à distance des employés et les systèmes de suivi du personnel sont utilisés pour consigner le temps que les employés consacrent à leurs projets et aux activités non professionnelles, afin que les responsables et les employés puissent déterminer quelles tâches nuisent le plus à leurs performances globales.
Vous devez toutefois faire preuve de prudence quant à leur utilisation. Une surveillance constante peut vite être perçue comme de l'espionnage, ce qui peut considérablement réduire la motivation au lieu d'augmenter la productivité. Expliquez que votre intention n'est pas de rechercher une transparence agressive, mais de détecter les éventuelles pauses et d'améliorer la productivité de l'ensemble de l'équipe.
Choisissez entre Time Doctor, Roadmap App, TickSpot, Timely ou HiveDesk – à une ou deux fonctionnalités près, ces outils sont essentiellement identiques. Results est un autre excellent logiciel de ce type, mais il adopte une approche légèrement différente ; plutôt que de mesurer le temps que les employés consacrent à leur travail, il estime le temps nécessaire pour terminer certaines tâches et projets avant de les confier à votre équipe.
Comment créer une culture d'entreprise à distance
Les travailleurs à distance sont différents des freelances et vous devez faire attention à ne pas les traiter comme tels. Comme le reste du personnel interne, ils font partie de votre communauté et méritent le même environnement accueillant, inclusif et inspirant. C'est ce qu'est toute culture d'entreprise productive, et cela s'applique aussi aux équipes à distance.
Les cultures d'entreprise à distance sont confrontées à plusieurs défis logistiques. Pour créer un environnement où les employés seront heureux de travailler, vous devez vaincre la distance grâce à une communication fréquente et efficace. Après tout, des coéquipiers travailleurs et loyaux ont besoin d'applaudissements motivants, même lorsqu'il n'y a personne autour pour les entendre.
De temps en temps, organisez une réunion vidéo de groupe et mettez complètement le travail de côté. Le team building a aussi un but bien précis dans ce cas, alors profitez-en pour apprendre à mieux connaître vos collègues. Sans aucun doute, cela améliorera votre coopération.
N'imaginez jamais que l'absence de nouvelles est forcément une bonne nouvelle. Si vous pensez que vous n'avez pas à donner votre avis à moins qu'il ne se passe quelque chose de négatif, vous vous trompez lourdement. Vos coéquipiers pourraient interpréter votre manque de contact régulier comme un mauvais signe, et il ne faudra pas longtemps avant qu'ils ne commencent à se décourager par rapport à leur travail.
La confiance est toujours un échange à double sens – si vous voulez que l'équipe gagne la vôtre, vous devez lui offrir la vôtre en retour. Montrez à chaque individu votre intérêt et votre engagement envers votre objectif commun, et n'ayez pas peur de fournir des efforts supplémentaires s'il y a un problème pour lequel ils ont besoin d'aide.
N'oubliez jamais de demander leurs idées, suggestions et contributions créatives. Une équipe à distance peut être très productive tant que ses membres bénéficient de la liberté d'exprimer leurs opinions et de faire part de leurs préoccupations. Informez-les de ce qui se passe dans l'entreprise et incitez-les à participer à son développement futur.
Là où des esprits créatifs travaillent ensemble, il y a aussi des divergences créatives. Gérer un conflit au sein d'une équipe à distance peut être la tâche la plus difficile que vous ayez jamais à accomplir, car pour la plupart des gens, le manque de contact physique fréquent signifie un manque d'empathie.
De plus, la nature non verbale de la communication en ligne est très sujette à interprétation – le ton ne se traduit pas toujours bien dans les messages, c'est pourquoi les administrateurs devraient insister d'abord sur des rencontres vidéo régulières.
Si possible, organisez au moins un voyage de team building par an. Il est important que les membres de votre équipe se rencontrent en personne et se découvrent dans un cadre informel. S'ils sont dispersés à travers le monde, offrez-leur une carte cadeau pour un café local et planifiez un moment de discussion de groupe virtuelle.
En fait, c'est le seul moyen de gérer les problèmes interpersonnels dans un environnement à distance. Lorsqu'un employé vous signale un problème avec un autre, vous ne pouvez pas faire grand-chose si ce n'est les inciter à discuter en face à face. Ne les laissez toutefois pas seuls, mais rejoignez la conversation et agissez en médiateur, comme vous le feriez au bureau.
Que vous gériez une équipe à distance ou un groupe de personnes au sein de l'entreprise, la clé de leur réussite est essentiellement la même. Une collaboration hautement productive repose sur une communication sans faille, une organisation efficace du flux de travail et une transparence totale, donc vous devez vous concentrer sur la création d'un environnement virtuel productif, inclusif et inspirant.