Crear un equipo de profesionales remotos que puedan con todo
Construir un equipo remoto exitoso requiere tiempo, reflexión y planificación, pero sin duda produce grandes beneficios. Los horarios de trabajo flexibles ya no están reservados únicamente a las startups de tecnología– en la era actual de conectividad global, los emprendedores pueden contratar a las personas más inteligentes y competentes sin importar dónde vivan.
Sin más preámbulos, aquí te mostramos cómo elegir, contratar y motivar a profesionales remotos y crear un grupo de expertos que cumpla siempre y en todas partes.
Todo se trata de las personas
Trabajar de forma remota no es difícil, pero sí conlleva algunos desafíos. Para empezar, no todos pueden hacerlo. Mientras que la flexibilidad es un gran motivador para algunos, otros carecen de las habilidades y la diligencia que son cruciales para la autogestión. Lo mismo se aplica tanto a los miembros del equipo como a sus líderes, ya que son ellos quienes deben proporcionar la estructura necesaria para una fructífera colaboración remota.
Aun así, gestionar un equipo bien formado es mucho más fácil que lidiar con un grupo disfuncional. Por esa razón, la contratación inteligente es la parte más importante de la construcción de una fuerza laboral distribuida efectiva.
¿Qué cualidades buscar en un empleado remoto?
Los buenos empleados son fáciles de reconocer – siendo orientados a objetivos, poseen capacidades de resolución de problemas, motivación intrínseca e inteligencia social necesarias para hacer el trabajo. Pero, cuando contratas a un trabajador remoto, hay un par de rasgos adicionales que debes considerar.
Por su naturaleza, los trabajos remotos carecen de un apoyo gerencial constante. Mientras que las consultas creativas e intercambio de información e ideas son frecuentes en los entornos de oficina, los trabajadores remotos no tienen en quién apoyarse más que en ellos mismos la mayor parte del tiempo. Esto significa que deben ser muy independientes, ingeniosos y emprendedores.
Uno de los mayores desafíos de gestionar a un trabajador remoto es la falta de visibilidad. Aunque esto se puede mejorar mediante actualizaciones semanales y software de monitoreo de empleados, sigue siendo esencial que la persona que contrates sea constante, confiable y digna de confianza. Puedes verificar esto durante la entrevista de trabajo, de la que hablaremos más adelante.
¿Cómo asegurarte de que estás reclutando a las mejores personas?
Como si encontrar un empleado diligente no fuera ya lo bastante difícil, las empresas que emplean trabajadores remotos suelen experimentar dificultades aún mayores. Afortunadamente, no faltan candidatos de alta calidad. Los tablones de empleo son una gran manera de iniciar tu proceso de reclutamiento, ya que son una fuente inagotable de personas que prefieren la comodidad creativa a un entorno de trabajo tradicional.
Pero, antes de entrevistar a los candidatos, asegúrate de que tus descripciones de puestos y las políticas de trabajo remoto estén claramente definidas. No seas escaso ni vago acerca de la cantidad de flexibilidad que ofreces – si la información que proporcionas no es lo suficientemente clara, puedes atraer a personas que no sean la mejor opción para tu empresa o perder a algunos candidatos verdaderamente excepcionales.
¿Qué preguntas deberías hacer?
En la gran mayoría de los casos, el proceso real de contratación requiere una interacción cara a cara con la que los entrevistadores de trabajos remotos no siempre pueden contar. Algunos candidatos pueden presentarse a una reunión en persona, pero debes establecer un enfoque diferente para los solicitantes que viven lejos o que no pueden asistir físicamente a una entrevista. Dado que las llamadas telefónicas no siempre son la forma más conveniente, los servicios de video y chat en línea son esenciales para reunirte con tus candidatos uno a uno.
Aquí hay algunas preguntas que no debes olvidar hacer:
¿Por qué te interesa trabajar de forma remota?
La respuesta a esta pregunta te dirá si un candidato busca un trabajo remoto por necesidad existencial o por un interés genuino en este método de trabajo.
¿Cuánta experiencia tienes en el trabajo remoto y la autogestión?
La capacidad de gestionar eficientemente tu carga de trabajo es una habilidad que se puede aprender y perfeccionar con el tiempo. Por eso la experiencia en este campo es siempre deseable.
¿Cómo abordarías un posible problema relacionado con el trabajo?
Ya hemos mencionado que la independencia es un rasgo crucial de los trabajadores remotos, por lo que un candidato debe demostrar autosuficiencia y adaptabilidad en escenarios hipotéticos de problemas.
¿Qué tan flexible es tu horario?
Necesitas saber cuántas horas al día planea trabajar un solicitante, así como cómo planea organizar su tiempo en el escritorio.
¿Qué tan experto en tecnología eres?
Incluso cuando el trabajo en sí no requiera habilidades informáticas, la tecnología y las herramientas en línea son cruciales para mantenerse en sintonía con otros miembros del equipo y el resto de la empresa.
¿Qué buscas en la cultura de una empresa remota?
Preferir horarios de trabajo flexibles no es suficiente. Un buen candidato también debería estar familiarizado con tu organización y mostrar entusiasmo e interés por lo que harán si se convierten en parte de tu equipo.
Tácticas para una integración fluida
Cuando se trata del proceso de integración, las interacciones en tiempo real son la mejor forma posible de aprender y aclimatarse al nuevo entorno de trabajo. La capacitación práctica no es una opción para los equipos remotos, por lo que debes equiparlos con un conjunto completo de reglas, pautas y consejos útiles.
Las wikis internas son excelentes para esto. Su propósito principal es el intercambio de conocimientos en toda la empresa, lo que significa que los nuevos empleados no serán los únicos en recibir beneficios. Además del conocimiento colectivo de tu personal, incluyen planos muy prácticos para las operaciones diarias, por lo que definitivamente te recomendamos considerar la creación de una.
Onboardia informa que el 56% de los nuevos empleados desearían un mentor o compañero durante el proceso de integración. Esto también puede hacerse con trabajadores remotos – simplemente designa a una persona que los ayude a adaptarse a la cultura de tu empresa y esté disponible para brindarles apoyo y responder cualquier pregunta que tengan.
Gestionar el flujo de trabajo
Por muy autosuficientes que sean, los miembros de tu equipo remoto aún necesitan mantenerse en sintonía entre sí, así como con la organización en su conjunto. Depende del gerente del equipo establecer una estructura y proporcionar orientación para cada tarea consecutiva. Cuando los compañeros de equipo no están sincronizados, es casi imposible esperar que los proyectos se terminen a tiempo.
1. Organigramas
Los organigramas y los paneles de equipo son una técnica brillante de gestión que fomenta la visualización y la transparencia a escala de toda la empresa. Hoy en día, forman parte de los sistemas de software de gestión de proyectos, junto con listas de tareas, calendarios compartidos e informes de progreso.
Aunque su propósito es bastante simple, los organigramas distribuyen la carga de trabajo de manera eficiente entre múltiples departamentos y permiten a los líderes de equipo mantenerse al tanto de los proyectos pasados, actuales y futuros. Son una ayuda poderosa para todos los involucrados en tu organización, ya que registran quién hace qué y centralizan esa información para un flujo de trabajo más fluido.
Hablaremos más sobre las herramientas en línea para una fuerza laboral distribuida en el resto del artículo – por ahora, ten en cuenta que las soluciones in situ no otorgan acceso remoto completo. Si deseas un sistema que puedan usar tanto los trabajadores de oficina como los remotos, debes optar por la tecnología en la nube.
2. Reuniones y actualizaciones
Desde que la comunicación en tiempo real también se habilitó en el entorno en línea, la necesidad de frecuentes sesiones de lluvia de ideas y reuniones de equipo ha disminuido repentinamente. En el caso de los equipos remotos, sin embargo, siguen siendo una necesidad. Mientras que los trabajadores de oficina pueden compartir pensamientos o informar un breve progreso durante una charla de pasillo, los empleados remotos deben programar sus reuniones.
Haz que las actualizaciones semanales y las reuniones mensuales uno a uno sean parte obligatoria de tu política de trabajo remoto. De esa manera, no perderás el tiempo de nadie y aún así te asegurarás de que todos estén cumpliendo con su labor. Las videollamadas por Skype son una excelente manera de pasar un tiempo creativo con tus compañeros de equipo y conocer sus inquietudes. Anímalos a chatear por video entre ellos también; puede conducir a ideas excelentes e innovadoras.
3. Herramientas
Dado que la comunicación es la clave para la gestión exitosa de equipos remotos, asegúrate de aprovechar al máximo los sistemas, herramientas y aplicaciones en línea que ofrecen interacción en tiempo real. Hoy en día, existe uno para casi todo, incluidas la colaboración, la gestión del flujo de trabajo, la productividad y el intercambio de documentos. Estos son solo los elementos esenciales. Puedes usarlos por separado o emplear una herramienta de software que ofrezca múltiples funciones en un solo paquete.
Estas herramientas incluyen Trello, Asana y Basecamp. Están diseñadas pensando en equipos virtuales e incluyen una variedad de funciones útiles, desde listas de tareas hasta salas de chat privadas. Dropbox es, sin duda, el mejor software de intercambio de documentos del mercado, mientras que Evernote proporciona una plataforma para organizar y archivar datos en un solo espacio de trabajo. Skype es imprescindible, pero también puedes probar la videoconferencia con Google Hangouts o GoToMeeting. También necesitarás un servicio que maneje la nómina en diferentes estados, para lo cual TriNet, Justworks y SurePayroll son perfectos.
4. Medir la productividad
Si te preocupa cómo supervisar la productividad de tu equipo a diario, las herramientas en línea también tienen una solución para eso. El software de monitoreo de empleados de escritorio remoto y el software de monitoreo de personal se utilizan para registrar el tiempo que los empleados dedican a sus proyectos y a actividades ajenas al trabajo, de modo que tanto gerentes como empleados puedan determinar qué tareas son más perjudiciales para su rendimiento general.
Sin embargo, debes tener cuidado al aplicarlas. El monitoreo constante puede comenzar a sentirse como vigilancia, lo cual puede reducir significativamente la motivación en lugar de aumentar la productividad. Explica que tu intención no es perseguir una transparencia agresiva, sino detectar posibles pausas y aumentar la productividad de todo el equipo.
Elige entre Time Doctor, Roadmap App, TickSpot, Timely o HiveDesk – aparte de una o dos funciones, estas herramientas son básicamente iguales. Results es otro gran software de este tipo, pero utiliza un enfoque ligeramente diferente; en lugar de medir el tiempo que los empleados dedican al trabajo, estima cuánto se tardará en completar determinadas tareas y proyectos antes de asignarlos a tu equipo.
Cómo crear una cultura de empresa remota
Los trabajadores remotos son diferentes de los freelancers y debes tener cuidado de no tratarlos como tales. Al igual que el resto del personal interno, forman parte de tu comunidad y merecen el mismo ambiente acogedor, inclusivo e inspirador. Eso es lo que cualquier cultura corporativa productiva debe ser, y es lo que se aplica a los equipos remotos también.
Las culturas de las empresas remotas enfrentan una serie de desafíos logísticos. Para crear un entorno en el que los empleados estén contentos de trabajar, necesitas superar la distancia con una comunicación frecuente y eficiente. Después de todo, los miembros del equipo que trabajan duro y son leales necesitan aplausos motivacionales, incluso cuando no hay nadie alrededor para escucharlos.
De vez en cuando, programa una reunión de video grupal y olvídate de todo el trabajo. El team building tiene un propósito claro en este caso también, así que aprovecha la oportunidad para conocer mejor a tus colegas. Sin duda, mejorará la cooperación.
Nunca supongas que no tener noticias son buenas noticias. Si crees que no tienes que dar retroalimentación a menos que ocurra algo negativo, estás muy equivocado. Tus compañeros de equipo podrían considerar la falta de contacto regular de tu parte como una mala señal, y no pasará mucho tiempo antes de que comiencen a desanimarse con su trabajo.
La confianza siempre es de doble sentido – si esperas que un equipo gane la tuya, tienes que darles algo a cambio. Muestra a cada individuo tu interés y tu compromiso con su objetivo mutuo, y no temas dar un paso adicional si hay un problema en el que necesiten ayuda.
Nunca olvides pedir sus ideas, sugerencias y aportaciones creativas. Un equipo remoto puede ser muy productivo siempre que sus miembros individuales tengan la libertad de expresar sus opiniones y plantear sus preocupaciones. Infórmales sobre lo que sucede en la empresa e inspíralos a participar en su desarrollo futuro.
Donde hay mentes creativas trabajando juntas, también hay diferencias creativas. Guiar a un equipo remoto en la resolución de conflictos puede ser la tarea más difícil que jamás tengas que llevar a cabo, ya que para la mayoría de las personas la falta de contacto físico frecuente implica una falta de empatía.
Además, la naturaleza no verbal de la comunicación en línea es muy vulnerable a la mala interpretación – el tono no se traduce bien cuando se trata de mensajería, por lo que los administradores deberían insistir en reuniones de video regulares desde el principio.
Si es posible, organiza al menos un viaje de team building al año. Es importante que los miembros de tu equipo se conozcan en persona y sientan la personalidad de los demás en un entorno informal. Si están repartidos por todo el mundo, sorpréndelos con una tarjeta de regalo para una cafetería local y programa un tiempo para una sesión de conversación virtual grupal.
De hecho, es la única forma de manejar los problemas interpersonales en un entorno remoto. Cuando un empleado se queja de otro contigo, no hay mucho que puedas hacer aparte de pedirles que hablen cara a cara. Sin embargo, no los dejes solos, sino únete a la conversación y media como lo harías en la oficina.
Ya sea que estés gestionando un equipo remoto o un grupo de personas dentro de la empresa, la clave de su éxito es esencialmente la misma. Una colaboración altamente productiva se basa en una comunicación fluida, una organización efectiva del flujo de trabajo y una total transparencia, por lo que debes enfocarte en crear un entorno virtual productivo, inclusivo e inspirador.