Ein Team aus Remote-Profis aufbauen, das alles bewältigen kann
Der Aufbau eines erfolgreichen Remote-Teams erfordert Zeit, Nachdenken und Planung, bringt jedoch zweifellos enorme Vorteile. Flexible Arbeitszeiten sind längst nicht mehr nur Tech-Startups – im heutigen Zeitalter der globalen Vernetzung können Unternehmer die klügsten und kompetentesten Mitarbeiter einstellen, unabhängig davon, wo sie leben.
Ohne lange Umschweife erfahren Sie hier, wie Sie Remote-Fachkräfte auswählen, einstellen und motivieren und so einen Pool an Experten schaffen, der jederzeit und überall Ergebnisse liefert.
Alles dreht sich um die Menschen
Remote zu arbeiten ist nicht schwierig, bringt jedoch einige Herausforderungen mit sich. Nicht jeder ist dafür geeignet. Während Flexibilität für manche ein großer Anreiz ist, fehlen anderen die Fähigkeiten und die Sorgfalt, die für effektives Selbstmanagement unerlässlich sind. Das gilt sowohl für Teammitglieder als auch für deren Führungskräfte, denn sie müssen den Rahmen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit in der Ferne schaffen.
Dennoch ist die Führung eines gut zusammengestellten Teams viel einfacher als der Umgang mit einer dysfunktionalen Gruppe. Daher ist eine kluge Personalwahl der wichtigste Schritt beim Aufbau einer effektiven verteilten Belegschaft.
Welche Eigenschaften sollte ein Remote-Mitarbeiter mitbringen?
Gute Mitarbeiter sind leicht zu erkennen – da sie zielorientiert sind, über Problemlösungskompetenz, innere Motivation und soziale Intelligenz verfügen, die für die Erledigung der Aufgaben erforderlich sind. Aber wenn Sie einen Remote-Mitarbeiter einstellen, müssen Sie ein paar zusätzliche Eigenschaften berücksichtigen.
Remote-Jobs haben von Natur aus keinen ständigen Rückhalt durch Vorgesetzte. Während in Büro-Umgebungen häufig kreative Konsultationen und Informationsaustausch stattfinden, sind Remote-Mitarbeiter die meiste Zeit auf sich allein gestellt. Daher müssen sie äußerst unabhängig, einfallsreich und unternehmerisch veranlagt sein.
Eines der größten Herausforderungen bei der Leitung eines Remote-Mitarbeiters ist die fehlende Einsicht in dessen Arbeitsabläufe. Zwar können wöchentliche Updates und Mitarbeiterüberwachungssoftware dies verbessern, aber es ist dennoch unerlässlich, dass die von Ihnen eingestellte Person beständig, zuverlässig und vertrauenswürdig ist. Sie können dies während des Bewerbungsgesprächs überprüfen, auf das wir später noch eingehen.
Wie stellen Sie sicher, dass Sie die besten Leute einstellen?
Als wäre es nicht schon schwer genug, einen fleißigen Mitarbeiter zu finden, haben Unternehmen, die Remote-Mitarbeiter einstellen, oft noch größere Schwierigkeiten. Zum Glück mangelt es nicht an hochwertigen Bewerbern. Jobbörsen sind ein großartiger Ausgangspunkt für Ihren Rekrutierungsprozess, da sie eine unerschöpfliche Quelle für Menschen sind, die kreativen Freiraum einer traditionellen Arbeitsumgebung vorziehen.
Doch bevor Sie einen der Kandidaten persönlich kennenlernen, stellen Sie sicher, dass Ihre Stellenbeschreibungen und Richtlinien für Remote-Arbeit klar definiert sind. Seien Sie nicht sparsam oder vage mit den Informationen über den Umfang der gebotenen Flexibilität – wenn die von Ihnen bereitgestellten Informationen nicht eindeutig genug sind, könnten Sie entweder Personen anziehen, die nicht optimal zu Ihrem Unternehmen passen, oder außergewöhnliche Kandidaten verpassen.
What Questions Should YouAsk?
In den meisten Fällen erfordert der eigentliche Einstellungsprozess ein persönliches Gespräch, auf das sich Remote-Personalverantwortliche nicht immer verlassen können. Einige Kandidaten können möglicherweise zu einem persönlichen Treffen erscheinen, doch für Bewerber, die weit entfernt wohnen oder kein physisches Vorstellungsgespräch besuchen können, müssen Sie einen anderen Ansatz wählen. Da Telefonate nicht immer praktisch sind, sind Online-Video- und Chatdienste unverzichtbar für das persönliche Kennenlernen Ihrer Kandidaten.
Hier sind einige Fragen, die Sie nicht vergessen sollten zu stellen:
Warum interessieren Sie sich für die Arbeit im Homeoffice?
Die Antwort auf diese Frage gibt Aufschluss darüber, ob ein Kandidat eine Remote-Stelle aus existenziellem Bedarf oder aus aufrichtigem Interesse an dieser Arbeitsweise sucht.
Wie viel Erfahrung haben Sie mit Remote-Arbeit und Selbstmanagement?
Die Fähigkeit, das eigene Arbeitspensum effizient zu verwalten, ist eine Fertigkeit, die man erlernen und im Laufe der Zeit verbessern kann. Daher ist Erfahrung in diesem Bereich immer von Vorteil.
Wie würden Sie ein potenzielles arbeitsbezogenes Problem angehen?
Wir haben bereits erwähnt, dass Unabhängigkeit eine entscheidende Eigenschaft für Remote-Mitarbeiter ist. Aus diesem Grund muss ein Kandidat in hypothetischen Problemszenarien Selbstständigkeit und Anpassungsfähigkeit beweisen.
Wie flexibel ist Ihr Zeitplan?
Sie müssen wissen, wie viele Stunden pro Tag ein Bewerber arbeiten möchte und wie er seine Schreibtischzeit plant.
Wie technikaffin sind Sie?
Auch wenn der eigentliche Job keine Computerkenntnisse erfordert, sind Technologie und Online-Tools entscheidend, um mit anderen Teammitgliedern und dem Rest des Unternehmens auf dem Laufenden zu bleiben.
Was ist Ihnen an der Kultur eines Remote-Unternehmens wichtig?
Allein flexible Arbeitszeiten zu bevorzugen, reicht nicht aus. Ein guter Kandidat sollte sich auch mit Ihrer Organisation auseinandergesetzt haben und Begeisterung für das zeigen, was er tun wird, wenn er Teil Ihres Teams wird.
Taktiken für ein reibungsloses Onboarding
Beim Onboarding-Prozess sind Interaktionen in Echtzeit der beste Weg, um zu lernen und sich an die neue Arbeitsumgebung zu gewöhnen. Praktische Übungen vor Ort sind für Remote-Teams keine Option, weshalb Sie ihnen einen umfassenden Satz an Regeln, Richtlinien und nützlichen Tipps bereitstellen müssen.
Interne Wikis sind hierfür ideal. Ihr Hauptzweck ist das unternehmensweite Teilen von Wissen, was bedeutet, dass nicht nur neue Mitarbeiter davon profitieren. Neben dem gesammelten Know-how Ihrer Belegschaft enthalten sie zudem äußerst praktische Vorlagen für tägliche Abläufe, weshalb wir Ihnen dringend empfehlen, ein solches zu erstellen.
Laut Onboardia wünschen sich 56 % der neuen Mitarbeiter während des Onboarding-Prozesses einen Mentor oder Ansprechpartner. Das ist auch für Remote-Mitarbeiter möglich – weisen Sie ihnen einfach eine Person zu, die ihnen bei der Eingewöhnung in Ihre Unternehmenskultur hilft, Unterstützung bietet und alle Fragen beantwortet.
Workflow verwalten
So eigenständig sie auch sein mögen, die Mitglieder Ihres Remote-Teams müssen dennoch miteinander und mit dem gesamten Unternehmen synchron bleiben. Es liegt an den Teamleitern, eine Struktur einzuführen und bei jedem neuen Projekt Anleitungen zu geben. Wenn Teammitglieder nicht im Einklang sind, ist es fast unmöglich, Projekte rechtzeitig abzuschließen.
1. Organigramme
Organigramme und Team-Dashboards sind eine hervorragende Managementtechnik, die Visualisierung und Transparenz auf Unternehmensebene fördert. Heute sind sie Teil von Projektmanagement-Software, zusammen mit To-Do-Listen, gemeinsamen Kalendern und Fortschrittsberichten.
Obwohl ihr Zweck einfach genug ist, verteilen Organigramme mühelos die Arbeitsbelastung auf mehrere Abteilungen und ermöglichen es Teamleitern, den Überblick über vergangene, aktuelle und zukünftige Projekte zu behalten. Sie sind ein leistungsstarkes Hilfsmittel für alle Beteiligten in Ihrem Unternehmen, da sie dokumentieren, wer was tut, und diese Informationen zentralisieren, um einen reibungsloseren Workflow zu gewährleisten.
Wir werden im weiteren Verlauf des Artikels noch mehr über Online-Tools für verteilte Teams sprechen – vorerst sollten Sie jedoch bedenken, dass On-Premise-Lösungen keinen vollständigen Remote-Zugriff bieten. Wenn Sie ein System wünschen, das sowohl im Büro als auch aus der Ferne genutzt werden kann, müssen Sie auf Cloud-Technologie setzen.
2. Meetings und Updates
Seit die Echtzeitkommunikation auch online möglich ist, hat der Bedarf an häufigen Brainstorming-Sitzungen und Team-Meetings merklich abgenommen. Für Remote-Teams sind sie jedoch immer noch erforderlich. Während Mitarbeiter im Büro ihre Gedanken oder kurze Fortschrittsupdates bei einem kurzen Gespräch teilen können, müssen Remote-Mitarbeiter ihre Meetings planen.
Machen Sie wöchentliche Updates und monatliche Einzelgespräche zu einem festen Bestandteil Ihrer Remote-Arbeitsrichtlinien. So verschwenden Sie keine Zeit und können dennoch sicher sein, dass jeder seine Aufgaben erfüllt. Skype-Konferenzen sind eine hervorragende Möglichkeit, etwas kreative Zeit mit Ihren Teammitgliedern zu verbringen und herauszufinden, ob sie irgendwelche Anliegen haben. Ermutigen Sie sie auch dazu, untereinander Video-Chats abzuhalten; dies kann zu großartigen, innovativen Ideen führen.
3. Tools
Da Kommunikation der Schlüssel zu erfolgreich gemanagten Remote-Teams ist, sollten Sie Online-Systeme, Tools und Apps nutzen, die Interaktionen in Echtzeit ermöglichen. Mittlerweile gibt es für fast alles eine Anwendung, einschließlich Zusammenarbeit, Workflow-Management, Produktivität und Dokumentenfreigabe. Dies sind nur die wichtigsten Bereiche. Sie können sie einzeln verwenden oder eine Software einsetzen, die mehrere Funktionen in einem Paket anbietet.
Dazu zählen Tools wie Trello, Asana und Basecamp, die speziell für virtuelle Teams entwickelt wurden und eine Vielzahl nützlicher Funktionen bieten, von To-Do-Listen bis hin zu privaten Chatrooms. Dropbox gilt als beste Software für den Dokumentenabgleich, während Evernote eine Plattform zum Organisieren und Archivieren von Daten an einem Ort bietet. Skype ist ein Muss, aber Sie können auch Google Hangouts oder GoToMeeting für Videokonferenzen ausprobieren. Außerdem benötigen Sie einen Dienst, der in verschiedenen Bundesstaaten die Gehaltsabrechnung abwickelt, wofür TriNet, Justworks und SurePayroll bestens geeignet sind.
4. Produktivität messen
Wenn Sie sich Gedanken darüber machen, wie Sie die Produktivität Ihres Teams täglich überwachen können, bieten Online-Tools auch dafür eine Lösung. Remote-Desktop- und Mitarbeiterüberwachungssoftware werden genutzt, um die Zeit zu erfassen, die Mitarbeiter für ihre Projekte und für Aktivitäten außerhalb der Arbeit aufwenden. So können sowohl Manager als auch Mitarbeiter ermitteln, welche Aufgaben ihre Gesamtleistung am meisten beeinträchtigen.
Sie sollten jedoch vorsichtig sein, wie Sie diese Tools einsetzen. Ständige Überwachung kann sich schnell wie Bespitzelung anfühlen, was die Motivation eher verringert als die Produktivität steigert. Erklären Sie, dass es Ihnen nicht um aggressive Transparenz geht, sondern darum, mögliche Unterbrechungen zu erkennen und die Produktivität des gesamten Teams zu erhöhen.
Wählen Sie zwischen Time Doctor, Roadmap App, TickSpot, Timely oder HiveDesk – abgesehen von ein oder zwei Funktionen ähneln sich diese Tools weitgehend. Results ist eine weitere großartige Software dieser Art, verfolgt jedoch einen etwas anderen Ansatz: Anstatt die Zeit zu messen, die Mitarbeiter mit ihrer Arbeit verbringen, schätzt sie im Voraus, wie lange bestimmte Aufgaben und Projekte dauern werden, bevor Sie diese Ihrem Team zuteilen.
Wie schafft man eine Remote-Unternehmenskultur?
Remote-Mitarbeiter unterscheiden sich von Freiberuflern, und Sie sollten darauf achten, sie nicht als solche zu behandeln. Wie der Rest Ihres internen Personals sind sie Teil Ihrer Gemeinschaft und verdienen die gleiche einladende, integrative und inspirierende Umgebung. Genau das ist jede produktive Unternehmenskultur, und das gilt ebenso für Remote-Teams.
Remote-Unternehmenskulturen stehen vor einer Reihe logistischer Herausforderungen. Um ein Umfeld zu schaffen, in dem Mitarbeiter gerne arbeiten, müssen Sie die Distanz durch häufige und effiziente Kommunikation überbrücken. Schließlich brauchen fleißige und loyale Teammitglieder motivierende Anerkennung, auch wenn niemand in der Nähe ist, der sie hört.
Planen Sie hin und wieder ein Gruppen-Video-Meeting und lassen Sie die Arbeit außen vor. Teambuilding hat auch hier sein klares Ziel; nutzen Sie die Gelegenheit, Ihre Kollegen etwas besser kennenzulernen. Das wird zweifellos Ihre Zusammenarbeit verbessern.
Gehen Sie niemals davon aus, dass keine Nachrichten gute Nachrichten sind. Wenn Sie denken, Sie müssten nur dann Feedback geben, wenn etwas Negatives passiert, liegen Sie falsch. Ihre Teammitglieder könnten das Fehlen regelmäßiger Rückmeldungen Ihrerseits als schlechtes Zeichen werten, und es wird nicht lange dauern, bis sie an ihrer Arbeit zweifeln.
Vertrauen ist immer eine wechselseitige Angelegenheit – wenn Sie erwarten, dass Ihr Team Ihres gewinnt, müssen Sie ihm ebenfalls etwas zurückgeben. Zeigen Sie jeder einzelnen Person, dass Sie sich für sie interessieren und sich für das gemeinsame Ziel einsetzen. Scheuen Sie sich nicht, sich besonders anzustrengen, wenn es ein Problem gibt, das gelöst werden muss.
Vergessen Sie nie, nach ihren Ideen, Vorschlägen und kreativen Beiträgen zu fragen. Ein Remote-Team kann sehr produktiv sein, solange die einzelnen Mitglieder die Freiheit haben, ihre Meinungen zu äußern und ihre Bedenken vorzutragen. Informieren Sie sie darüber, was im Unternehmen passiert, und ermutigen Sie sie, sich an dessen Weiterentwicklung zu beteiligen.
Wo kreative Köpfe zusammenarbeiten, gibt es auch unterschiedliche Ansichten. Ein Remote-Team durch eine Konfliktlösung zu führen, kann die schwierigste Aufgabe sein, die Sie je bewältigen müssen, da für die meisten Menschen der Mangel an häufigem persönlichen Kontakt bedeutet, dass weniger Empathie vorhanden ist.
Zudem ist die nonverbale Natur der Online-Kommunikation sehr anfällig für Missverständnisse – Tonfall und Intention kommen in Nachrichten oft nicht eindeutig zum Ausdruck, daher sollten Administratoren von vornherein auf regelmäßige Video-Meetings bestehen.
Wenn möglich, organisieren Sie mindestens einmal pro Jahr einen Teambuilding-Ausflug. Es ist wichtig, dass sich die Mitglieder Ihres Teams persönlich kennenlernen und in ungezwungener Atmosphäre ein Gefühl für die Persönlichkeit der anderen bekommen. Wenn sie über die ganze Welt verstreut sind, überraschen Sie sie mit einem Geschenkgutschein für ein lokales Café und planen Sie eine Zeit für ein gemeinsames virtuelles Gespräch.
Dies ist in der Tat der einzige Weg, um zwischenmenschliche Probleme in einem Remote-Umfeld zu lösen. Wenn sich ein Mitarbeiter bei Ihnen über einen anderen beschwert, können Sie kaum etwas tun, außer die beiden zu einem direkten Gespräch von Angesicht zu Angesicht zu bewegen. Lassen Sie sie dabei jedoch nicht allein, sondern nehmen Sie selbst daran teil und vermitteln Sie so, wie Sie es im Büro tun würden.
Egal, ob Sie ein Remote-Team oder eine Gruppe von Mitarbeitern im Unternehmen führen – der Schlüssel zu ihrem Erfolg ist grundsätzlich derselbe. Höchst produktive Zusammenarbeit beruht auf reibungsloser Kommunikation, effektiver Workflow-Organisation und vollständiger Transparenz. Konzentrieren Sie sich also darauf, eine produktive, inklusive und inspirierende virtuelle Umgebung zu schaffen.