إنشاء فريق من المحترفين عن بُعد يمكنهم التعامل مع أي شيء
إن بناء فريق ناجح من المحترفين عن بُعد يتطلب الوقت والتفكير والتخطيط، لكنه بكل تأكيد يحقق فوائد هائلة. لم تعد ساعات العمل المرنة مقتصرة على الشركات التقنية الناشئة – ففي عصر التواصل العالمي اليوم، يمكن لرواد الأعمال توظيف أذكى وأكثر الأشخاص كفاءة بغض النظر عن موقعهم الجغرافي.
ومن دون إطالة، ها هي الطريقة لاختيار وتوظيف وتحفيز المحترفين عن بُعد، وإنشاء فريق موثوق يقدم النتائج دائمًا وفي كل مكان.
الأمر كله يتعلق بالأشخاص
العمل عن بُعد ليس صعبًا، لكنه ينطوي على بعض التحديات. ليس بمقدور الجميع القيام بذلك في البداية. ففي حين تعد المرونة دافعًا رائعًا للبعض، قد يفتقر آخرون إلى المهارات والالتزام الضروريين للإدارة الذاتية. ينطبق الأمر نفسه على أعضاء الفريق وقادتهم، فهم من يتحتم عليهم توفير الهيكلية التي تضمن تعاونًا مثمرًا عن بُعد.
ومع ذلك، فإن إدارة فريق منظّم جيدًا أسهل بكثير من التعامل مع مجموعة من الأفراد غير المتوافقين. لهذا السبب، يُعَد التوظيف الذكي أهم الأجزاء في بناء فريق موزع فعّال.
ما السمات التي يجب البحث عنها في الموظف عن بُعد؟
الموظفون الجيدون يسهل تمييزهم – فهم موجّهون نحو الأهداف، ويمتلكون قدرات على حل المشكلات، ودوافع ذاتية، وذكاء اجتماعي مطلوب لإنجاز العمل. لكن، عند توظيف عامل عن بُعد، هناك بضع سمات إضافية يجب أخذها بالاعتبار.
بحكم طبيعتها، الوظائف عن بُعد تفتقر إلى الدعم الإداري المستمر. ففي حين تكون الاستشارات الإبداعية وتبادل المعلومات والأفكار أمرًا شائعًا في بيئات العمل المكتبية، لا يجد العاملون عن بُعد أحدًا يعتمدون عليه إلا أنفسهم معظم الوقت. وهذا يعني ضرورة تمتعهم بقدر عالٍ من الاستقلالية والابتكار وروح المبادرة.
إحدى أكبر التحديات في إدارة العاملين عن بُعد هي نقص الرؤية المباشرة. وعلى الرغم من إمكانية تحسين ذلك من خلال التحديثات الأسبوعية وبرامج مراقبة الموظفين، يظل من الضروري أن يتحلى الشخص الذي توظفه بالاتساق والموثوقية والأمانة. يمكنك التحقق من ذلك أثناء مقابلة العمل، والتي سنتطرق إليها لاحقًا.
كيف تضمن أنك توظف أفضل الأشخاص؟
كما لو أن العثور على موظف مجتهد لم يكن صعبًا بما فيه الكفاية، غالبًا ما تواجه الشركات التي توظف العاملين عن بُعد صعوبات أكبر. ولحسن الحظ، لا يوجد نقص في المرشحين ذوي الجودة العالية. تمثل لوحات الوظائف وسيلة رائعة لبدء عملية التوظيف، إذ إنها تُعد موردًا لا ينضب للأشخاص الذين يفضلون الراحة الإبداعية على بيئات العمل التقليدية.
لكن، قبل إجراء أي مقابلة مع المرشحين، تأكد من أن أوصاف الوظائف وسياسات العمل عن بُعد هي محددة بوضوح. لا تكن شحيحًا أو مبهمًا بشأن مستوى المرونة الذي تقدمه – فإذا لم تكن المعلومات التي تقدمها واضحة بشكل كافٍ، قد تجذب أشخاصًا ليسوا الأنسب لشركتك، أو تفوتك فرصة استقطاب مرشحين مميزين بالفعل.
ما الأسئلة التي يجب أن تطرحها؟
في معظم الحالات، تتطلب عملية التوظيف الحقيقية تواصلًا مباشرًا لا يمكن دائمًا الاعتماد عليه في المقابلات عن بُعد. قد يستطيع بعض المرشحين الحضور لاجتماع شخصي، ولكنك بحاجة إلى نهج مختلف للمتقدمين الذين يعيشون بعيدًا أو لا يستطيعون حضور المقابلة فعليًا. ولأن المكالمات الهاتفية ليست دائمًا الخيار الأمثل، فإن خدمات الفيديو والدردشة عبر الإنترنت ضرورية لمقابلة المرشحين وجهًا لوجه.
فيما يلي بعض الأسئلة التي لا ينبغي أن تنسى طرحها:
لماذا تهتم بالعمل عن بُعد؟
ستكشف إجابة هذا السؤال ما إذا كان المرشح يبحث عن وظيفة عن بُعد بدافع الحاجة الوجودية أم الاهتمام الحقيقي بهذه الطريقة في العمل.
ما مقدار خبرتك في العمل عن بُعد والإدارة الذاتية؟
القدرة على إدارة عبء العمل بكفاءة مهارة يمكن تعلّمها وتطويرها بمرور الوقت. لهذا السبب، فإن امتلاك خبرة في هذا المجال أمر مرغوب فيه دائمًا.
كيف تتعامل مع مشكلة محتملة متعلقة بالعمل؟
ذكرنا سابقًا أن الاستقلالية سمة أساسية للعاملين عن بُعد، ولهذا يتوجب على المرشح أن يظهر قدرة على الاعتماد على الذات والتكيف في سيناريوهات المشكلات الافتراضية.
ما مدى مرونة جدولك الزمني؟
تحتاج إلى معرفة عدد الساعات التي ينوي المتقدم العمل خلالها يوميًا، بالإضافة إلى كيفية تنظيمه لأوقات الجلوس على المكتب.
ما مدى إلمامك بالتقنية؟
حتى عندما لا تتطلب الوظيفة الفعلية مهارات حاسوبية، فإن التقنيات والأدوات الرقمية ضرورية للبقاء على نفس الصفحة مع أعضاء الفريق الآخرين وبقية الشركة.
ما الذي تبحث عنه في ثقافة الشركة التي تعمل عن بُعد؟
تفضيل ساعات العمل المرنة ليس كافيًا. يجب أن يكون المرشح ملمًا بمنظمتك أيضًا، ويُظهر حماسة واهتمامًا بما سيقوم به إذا أصبح عضوًا في فريقك.
تكتيكات للإعداد السلس للموظفين الجدد
عندما يتعلق الأمر بعملية دمج الموظفين الجدد، فإن التفاعلات في الوقت الفعلي هي أفضل طريقة للتعلّم والتكيّف مع بيئة العمل الجديدة. ولأن التدريب العملي المباشر ليس خيارًا للفرق عن بُعد، عليك تزويدهم بمجموعة شاملة من القواعد والإرشادات والنصائح المفيدة.
تُعد الويكيات الداخلية رائعة لهذا الغرض. فهي تهدف في الأساس إلى مشاركة المعرفة على نطاق الشركة بأكملها، ما يعني أن الموظفين الجدد ليسوا الوحيدين الذين يستفيدون منها. وبالإضافة إلى المعرفة الجماعية لفريقك، فهي تتضمن خططًا تفصيلية وعملية للعمليات اليومية، لذا ننصحك بشدة بالنظر في إنشاء واحدة.
تشير تقارير Onboardia إلى أن 56% من الموظفين الجدد يرغبون في وجود مرشد أو زميل يساعدهم خلال عملية الاندماج. ويمكن تطبيق ذلك على العاملين عن بُعد أيضًا – كل ما عليك فعله هو تعيين شخص يساندهم في التأقلم مع ثقافة شركتك، ويكون حاضرًا لتقديم الدعم والإجابة عن أي أسئلة لديهم.
إدارة سير العمل
مهما بلغوا من قدرة على الاكتفاء الذاتي، لا يزال أعضاء فريقك عن بُعد بحاجة إلى البقاء على تواصل فيما بينهم ومع الشركة ككل. تقع على عاتق مدير الفريق مسؤولية وضع الهيكلية المناسبة وتقديم التوجيه لكل مهمة متوالية. فعندما يفتقر الزملاء إلى التناغم، يصعب إنجاز المشاريع في الوقت المطلوب.
1. المخططات التنظيمية
تُعد المخططات التنظيمية ولوحات معلومات الفريق تقنية إدارية رائعة تشجع على التصور والشفافية على مستوى الشركة بأكملها. واليوم، تأتي مع أنظمة إدارة المشروعات، جنبًا إلى جنب مع قوائم المهام والتقويمات المشتركة وتقارير التقدم.
وعلى الرغم من أن غايتها بسيطة جدًا، فإن المخططات التنظيمية توزّع عبء العمل بين الأقسام المختلفة وتمكن قادة الفرق من متابعة المشاريع السابقة والحالية والمستقبلية. إنها أداة قوية لكل من يرتبط بمنظمتك، إذ تسجل من يقوم بأي مهمة وتعزز من انسيابية المعلومات لتحقيق سير عمل أكثر سلاسة.
سنتحدث أكثر عن الأدوات الإلكترونية المفيدة للفرق الموزعة في بقية المقال – لكن تذكر أن الحلول المحلية لا توفر وصولاً كاملًا عن بُعد. إذا أردت نظامًا يمكن لكل من العاملين في المكتب والعاملين عن بُعد استخدامه، فعليك اختيار التقنية السحابية.
2. الاجتماعات والتحديثات
منذ أن أصبح التواصل في الوقت الفعلي ممكنًا عبر الإنترنت، تراجعت الحاجة إلى جلسات العصف الذهني واجتماعات الفريق المتكررة. ومع ذلك، تظل الاجتماعات ضرورية للفرق العاملة عن بُعد. فبينما يمكن للموظفين في المكاتب تبادل الأفكار أو تقديم تحديث مختصر أثناء محادثة قصيرة، يتعين على الموظفين عن بُعد جدولة اجتماعاتهم.
اجعل التحديثات الأسبوعية واللقاءات الشهرية الفردية جزءًا إلزاميًا من سياسة العمل عن بُعد الخاصة بك. بهذه الطريقة، لن تهدر وقت أي شخص، وتظل متأكدًا من أن الجميع يؤدون مهامهم. تُعد محادثات Skype طريقة رائعة لقضاء وقت إبداعي مع زملائك ومعرفة ما يقلقهم. شجعهم على إجراء مكالمات فيديو فيما بينهم أيضًا؛ فقد يؤدي ذلك إلى بعض الأفكار المبتكرة الرائعة.
3. الأدوات
نظرًا لأن التواصل هو المفتاح لإدارة الفرق عن بُعد بنجاح، احرص على الاستفادة الكاملة من الأنظمة والأدوات والتطبيقات عبر الإنترنت التي توفر التفاعل في الوقت الفعلي. هناك أدوات تغطي كل جانب تقريبًا هذه الأيام، بما في ذلك المشاركة والتعاون وإدارة سير العمل والإنتاجية ومشاركة المستندات. هذه هي الأساسيات فقط. يمكنك استخدامها بشكل مستقل أو الاستعانة بأداة برمجية تقدم ميزات متعددة ضمن حزمة واحدة.
تشمل هذه الأدوات Trello وAsana وBasecamp. لقد صُممت هذه المنصات مع وضع الفرق الافتراضية في الاعتبار، وتوفر مجموعة متنوعة من الميزات المفيدة، بدءًا من قوائم المهام وصولًا إلى غرف المحادثة الخاصة. يُعد Dropbox أفضل برنامج لمشاركة المستندات على الساحة، بينما يوفر Evernote منصة لتنظيم البيانات وأرشفتها في مساحة عمل واحدة. لا غنى عن Skype بالطبع، ولكن يمكنك أيضًا تجربة مؤتمرات الفيديو عبر Google Hangouts أو GoToMeeting. ستحتاج أيضًا إلى خدمة للتعامل مع كشوف الرواتب عبر مناطق مختلفة، مثل TriNet أو Justworks أو SurePayroll.
4. قياس الإنتاجية
إذا كنت قلقًا بشأن كيفية مراقبة إنتاجية فريقك يوميًا، فإن الأدوات الإلكترونية لديها حل لذلك أيضًا. تُستخدم برامج مراقبة موظفي سطح المكتب وأنظمة مراقبة الأفراد لتسجيل الوقت الذي يقضيه الموظفون في مشاريعهم والأمور الخارجة عن نطاق العمل، حتى يتمكن كل من المديرين والموظفين من تحديد المهام التي تؤثر سلبًا على أدائهم العام.
ومع ذلك، يجب أن تكون حذرًا في كيفية تطبيقها. قد يبدأ الموظفون بالشعور بأنها مراقبة متواصلة، مما يقلل الدافع بشكل كبير بدلًا من زيادة الإنتاجية. أوضح أن نيتك ليست السعي نحو شفافية عدوانية، بل اكتشاف أي فترات توقف محتملة وزيادة إنتاجية الفريق بأكمله.
اختر بين Time Doctor أو Roadmap App أو TickSpot أو Timely أو HiveDesk – فباستثناء ميزة أو اثنتين، تتشابه هذه الأدوات في الأساس. يُعد Results أيضًا برنامجًا ممتازًا من هذا النوع، لكنه يستخدم نهجًا مختلفًا قليلًا؛ فبدلًا من قياس الوقت الذي يقضيه الموظفون في العمل، يقوم بتقدير المدة اللازمة لإتمام المهام والمشروعات قبل تكليف فريقك بها.
كيف تنشئ ثقافة مؤسسية للعمل عن بُعد
يختلف العاملون عن بُعد عن المستقلين، وعليك أن تحرص على عدم معاملتهم بالطريقة ذاتها. فمثلهم مثل باقي الموظفين الداخليين، هم جزء من مجتمعك ويستحقون نفس البيئة المرحبة والشاملة والمحفزة. هذا هو جوهر أي ثقافة مؤسسية منتجة، وينطبق الأمر ذاته على الفرق العاملة عن بُعد.
تواجه ثقافات الشركات عن بُعد عددًا من التحديات اللوجستية. ولإنشاء بيئة يشعر فيها الموظفون بالسعادة في العمل، عليك تجاوز مسألة المسافات بالتواصل المتكرر والفعّال. ففي النهاية، يحتاج أعضاء الفريق المجتهدون والمخلصون إلى التقدير المعنوي، حتى لو لم يكن هناك أحد حولهم لسماعه.
بين الحين والآخر، قم بجدولة اجتماع فيديو جماعي وانسَ أمر العمل تمامًا. فبناء الفريق له أهمية واضحة هنا أيضًا، لذا استغل الفرصة للتعرف أكثر على زملائك. ومن المؤكد أن ذلك سيحسن من مستوى تعاونكم.
لا تفترض أبدًا أن عدم وجود أخبار يعني أنها أخبار جيدة. إذا كنت تعتقد أنك لست مضطرًا لتقديم التعليقات ما لم يحدث أمر سلبي، فأنت مخطئ تمامًا. قد يفسر زملاؤك غياب الاتصال المنتظم من جانبك على أنه مؤشر سيئ، ولن يمر وقت طويل قبل أن يبدأوا في الشعور بالإحباط تجاه عملهم.
الثقة دائمًا طريق ذو اتجاهين – إذا كنت تتوقع أن يكسب الفريق ثقتك، فعليك أن تمنحهم شيئًا في المقابل. أظهر لكل فرد اهتمامك والتزامك بالهدف المشترك، ولا تتردد في بذل جهد إضافي إذا واجهوا مشكلة يحتاجون المساعدة فيها.
لا تنسَ مطلقًا أن تطلب أفكارهم واقتراحاتهم ومدخلاتهم الإبداعية. يمكن أن يكون الفريق العامل عن بُعد منتجًا للغاية ما دام كل فرد يتمتع بالحرية للتعبير عن آرائه ومخاوفه. أطلعهم على مستجدات ما يحدث في الشركة وشجعهم على المشاركة في تطويرها.
عندما يجتمع عدد من العقول الإبداعية للعمل معًا، لا بد أن تظهر بعض الاختلافات الإبداعية أيضًا. قد يكون حل النزاعات في فريق يعمل عن بُعد أصعب مهمة قد تواجهها، إذ إن معظم الناس يعتبرون نقص التواصل المباشر المتكرر عائقًا أمام التعاطف.
وبالإضافة إلى ذلك، فإن الطبيعة غير اللفظية للتواصل عبر الإنترنت معرضة لسوء الفهم – فالنبرة لا تنتقل جيدًا في الرسائل الإلكترونية، لذا ينبغي على المسؤولين الإصرار على عقد لقاءات فيديو بشكل منتظم من الأساس.
إذا أمكن، نظّم ما لا يقل عن رحلة واحدة لبناء الفريق سنويًا. من المهم أن يلتقي أعضاء الفريق وجهًا لوجه ويشعروا بشخصيات بعضهم في جو غير رسمي. أما إذا كانوا متفرقين حول العالم، فيمكنك أن تفاجئهم بقسائم شرائية لمقهى محلي وتحدد وقتًا لجلسة دردشة جماعية افتراضية.
في الواقع، هذه هي الطريقة الوحيدة للتعامل مع المشكلات الشخصية في بيئة العمل عن بُعد. فعندما يتقدم أحد الموظفين بشكوى ضد آخر، لا يمكنك فعل الكثير سوى مطالبتهم بالتحدث سويًا وجهًا لوجه. لكن لا تتركهم بمفردهم، بل انضم إلى النقاش وتوسط كما تفعل في المكتب.
سواء كنت تدير فريقًا عن بُعد أو مجموعة من الأشخاص داخل الشركة، فإن مفتاح نجاحهم واحد في الأساس. تعتمد التعاونيات عالية الإنتاجية على التواصل السلس والتنظيم الفعال لسير العمل والشفافية الكاملة، لذا عليك التركيز على توفير بيئة افتراضية منتجة وشاملة وملهمة.