En etkili işletmeler her zaman ekip verimliliğini artırmanın yollarını düşünürler. Çalışanlar en iyi performansında olduğunda, kuruluşlar da toplu olarak daha fazlasını başarır. Çalışan mutluluğu, iş bağlılığı ve hatta kârlılık gibi birçok açıdan gelişim kaydederler.
Çalışanlarınızın verimliliğini aktif olarak artırmanın bir yolu, çalışan izleme yazılımı kullanmaktır. Bazı şirketler ve personel, aşırı mikroyönetimi teşvik ettiği düşüncesiyle çalışan izlemeye karşı çıkabilir. Ancak doğru parametreler ve hedeflerle, çalışan izleme araçlarını kullanmak şirketinizin toplam verimliliğine birçok fayda sağlar.
İşte çalışan izleme araçlarını kullandığınızda işletmenizin veya ekibinizin elde edebileceği en önemli yedi avantaj.
Çalışan izleme araçları, verimliliği ölçme konusunda harika kaynaklar olabilir. Onları girdiyi değil, çıktıyı izlemek ve takip etmek için kullanmalıyız. Örneğin, birçok şirket çalışan izlemeyi çalışma saatlerini takip etmek ve çalışan verimliliğini buna dayandırmak için kullanma eğilimindedir. Ancak aynı çalışan, çoğu personelin dört saatte tamamladığı bir görevi iki saatte bitirebilir.
İzleme araçlarımız ve çıktı izleme kültürümüz olduğunda, bireysel ve kolektif sonuçları daha iyi gözlemleyebiliriz. Sonuçlara yönelik faktörleri performans teşvikleri sunarak artırabiliriz; bu da bizi ikinci faydaya getiriyor.
Çalışanları zamanlarını takip etmeleri için eğittiğimizde ve sonuçları ölçtüğümüzde, en iyi performans gösteren çalışanları takip edebiliriz. Ardından bu başarıları kutlamak için performansı teşvik ederek başarılı çalışanları ödüllendirebiliriz.
Bu teşviklerin pahalı olması gerekmez. Bazen basit ödüller bile, başarılı çalışanların takdir edildiğini hissetmelerine yeterli olur. En iyi performans gösterenlere verebileceğiniz bazı teşvik fikirleri şunlardır:
Bir çalışan izleme sistemi kullanmak, verimsiz projeler, eski görevler veya iş dikkat dağıtıcıları gibi zaman harcayıcıları ortadan kaldırmaya veya en aza indirmeye yardımcı olabilir. Çarpıcı bir şekilde çalışanların %98'i, günde en az 3-4 kez dikkatlerinin dağıldığını kabul ediyor. Bu dikkat dağınıklıkları, verimli çalışma süresinin kaybedilmesine ve daha fazla insan hatasına yol açabilir; raporlar çalışanların dikkatleri dağıldığında 2-3 kat daha fazla hata yaptığını gösteriyor.
Çalışan izleme araçları, bu dikkat dağıtıcı unsurları belirleyerek bunları ortadan kaldırma yollarını bulmanıza yardımcı olabilir. Bazı izleme araçları, sosyal medya platformları veya iş dışı sohbet uygulamaları gibi dikkat dağıtıcı web sitelerini engelleyebilir.
Çalışan izleme denklemine diğer taraftan baktığımızda, bu araçlar çalışanların, ekiplerin ve şirketlerin büyümesine yardımcı olan faaliyet ve görevleri belirlemenize de yardımcı olabilir. Dönüşüm sağlayan satış çağrılarını, etkileşim getiren pazarlama kampanyalarını ve ekibinizi katılıma teşvik eden çalışma faaliyetlerini ve toplantıları takip edebilirsiniz.
Bazı çalışan izleme araçları, muhasebe yazılımlarıyla bile entegre olarak kârlı faaliyetleri veya ekipleri belirlemenizi sağlayabilir. İşte kullanabileceğiniz bir muhasebe yazılımı listesi ve karşılaştırması örneği; bu araçları, çalışan izleme araçlarınızla birlikte kullanabilirsiniz.
En iyi çalışan izleme yazılımları ve yönetim politikaları, mikroyönetim değil hesap verebilirlik inşa eder. Bu ikisi arasında ince bir çizgi olsa da aralarında büyük fark vardır.
Hesap verebilirlik, çalışanların kuruluş için sonuç elde etme konusunda kişisel bir sorumluluk hissetmelerini sağlar. Ekiplerin iş birliği yapmasına ve daha fazlasını birlikte başarmalarına olanak tanır. İzleme araçları, bir çalışanın veya ekibin temel performans ölçütleri ve iş hedefleri doğrultusunda ne kadar ilerlediğini gösteren ölçülebilir veriler sunarak bu amacı güçlendirir.
Hesap verebilirlik oluşturmak için, araçları doğru şirket kültürüyle de birleştirmelisiniz. İş birliği ve dostluk atmosferi aşılayın. Ekipleri, takım çalışması etkinlikleri ve kırılganlık egzersizleriyle birbirine kenetleyin. Bunlar ve daha birçok unsur, bireysel hesap verebilirliği teşvik etmek için gerekli güveni inşa eder.
Uzaktan çalışan izleme yazılımı kullanmak, insan kaynakları yöneticilerinin ve ekiplerinin çalışan performansını değerlendirmesine yardımcı olur. Bu, liderlik görevlendirmesini belirlemek için gerekli bir adımdır; çünkü terfiye layık çalışanları performanslarına göre belirlemek gerekir. Daha nicel veriler sayesinde, zamları ve terfileri gerçekten hak edenlere verebilir, böylece iş yerindeki bürokrasiyi azaltabilirsiniz.
Bu değerlendirme araçları aynı zamanda harika bir koçluk fırsatı olabilir. Çalışanların %60'ı, yöneticilerden düzenli geri bildirim almak istediklerini bildiriyor. Daha genç çalışanlarda bu oran %72'ye çıkıyor. Çalışanlar, koçluk ve değerlendirmeye büyük değer veriyor ve çalışan izleme yazılımları gibi araçlar, bu uygulamaları hayata geçirmemize olanak tanıyor.
Son olarak, çalışan izleme araçları ekibinizin hangi alanlarda daha fazla eğitime ihtiyaç duyduğuna dair bir genel bakış sunar. Örneğin, müşteri hizmetleri temsilcilerinin kızgın müşterileri sakinleştirmek için fazla zaman harcadığını bu araçlarla tespit ederseniz, bu senaryo için eğitim programları sunabilirsiniz.
Moodle gibi öğrenme yönetim sistemlerini kullanarak bu eğitim programlarını talep üzerine sunabilirsiniz. Başka seçeneklere ihtiyacınız varsa, Moodle alternatiflerine de göz atabilirsiniz.
Bütün bunlar gösteriyor ki çalışan izleme araçları, bir kuruluş için birçok fayda sağlayabilir. Bu nedenle, bir çalışan izleme yazılımı listesine göz atarak şirketiniz için hangisini kullanabileceğinizi inceleyin. Çalışan izleme sayesinde, önemli olanı takip edebilir ve önemli olanı geliştirebiliriz.