सबसे प्रभावी व्यवसाय हमेशा टीम की उत्पादकता बढ़ाने के तरीकों के बारे में सोचते रहते हैं। जब कर्मचारी अपने सर्वश्रेष्ठ स्तर पर होते हैं, तो संगठन भी सामूहिक रूप से अधिक हासिल करते हैं। वे कई पहलुओं में सुधार करते हैं, जिनमें कर्मचारी प्रसन्नता, कार्य में भागीदारी और यहां तक कि लाभप्रदता भी शामिल है।
अपने कर्मचारियों की उत्पादकता को सक्रिय रूप से बढ़ाने का एक तरीका कर्मचारी निगरानी सॉफ्टवेयर का उपयोग करना है। कुछ कंपनियाँ और कर्मचारी इस बात से असहमत हो सकते हैं कि कर्मचारी निगरानी सूक्ष्म प्रबंधन को प्रोत्साहित करती है। लेकिन उपयुक्त मापदंडों और लक्ष्यों के साथ, आपकी कंपनी की समग्र उत्पादकता के लिए कर्मचारी निगरानी उपकरणों के कई फायदे हो सकते हैं।
यदि आप कर्मचारी निगरानी उपकरणों का उपयोग करते हैं, तो आपके व्यवसाय या टीम को ये सात प्रमुख लाभ मिल सकते हैं।
कर्मचारी निगरानी उपकरण उत्पादकता मापने के लिए बेहतरीन संसाधन हो सकते हैं। हमें इन्हें इनपुट के बजाय आउटपुट पर नज़र रखने के लिए इस्तेमाल करना चाहिए। उदाहरण के लिए, कई कंपनियाँ कर्मचारी द्वारा काम किए गए घंटों को ट्रैक करती हैं और उसी से उनकी उत्पादकता को आँकती हैं। लेकिन वही कर्मचारी दो घंटे में वह कार्य पूरा कर सकता है, जिसे बाकी कर्मचारी चार घंटे में पूरा करते हैं।
जब हमारे पास निगरानी उपकरण और आउटपुट को ट्रैक करने की संस्कृति होती है, तो हम व्यक्तिगत और सामूहिक परिणामों पर बेहतर नज़र रख सकते हैं। तदनुसार, हम प्रदर्शन संबंधी प्रोत्साहनों को लागू कर सकते हैं, जो हमें दूसरे लाभ की ओर ले जाता है।
जब हम कर्मचारियों को अपना समय ट्रैक करने के लिए प्रशिक्षित करते हैं और परिणामों को मापते हैं, तो हम देख सकते हैं कि कौन-से कर्मचारी सर्वश्रेष्ठ प्रदर्शन कर रहे हैं। तदनुसार, हम उच्च प्रदर्शन करने वालों को पहचानकर उन्हें पुरस्कृत कर सकते हैं।
ये प्रोत्साहन महँगे होने की ज़रूरत नहीं है। कभी-कभी छोटे-छोटे आसान तरीकों से भी कर्मचारियों को सराहा जा सकता है। टॉप परफ़ॉर्मर्स के लिए कुछ प्रोत्साहन आइडिया इस प्रकार हैं:
कर्मचारी निगरानी प्रणाली का उपयोग करके गैर-उत्पादक प्रोजेक्ट, पुरानी प्रक्रियाएँ या काम में रुकावट बनने वाली चीज़ों को कम या समाप्त किया जा सकता है। एक बहुत बड़ी संख्या— 98% कर्मचारी स्वीकार करते हैं कि वे दिन में कम से कम 3-4 बार व्यस्तता से भटकते हैं। इन रुकावटों के चलते उत्पादक समय का नुकसान होता है और मानवीय त्रुटियाँ भी बढ़ती हैं, क्योंकि विचलित होने पर कर्मचारी 2-3 गुना अधिक गलतियाँ कर बैठते हैं।
कर्मचारी निगरानी उपकरण उन रुकावटों की पहचान करके उन्हें हटाने में सहायता कर सकते हैं। कुछ ट्रैकिंग उपकरणों में सोशल मीडिया प्लेटफ़ॉर्म या गैर-कार्य चैट ऐप्लिकेशन जैसी विचलित करने वाली वेबसाइटों को ब्लॉक करने की सुविधा भी होती है।
कर्मचारी निगरानी करने के दूसरी ओर, ये उपकरण उन गतिविधियों और कार्यों को भी निर्धारित करने में मदद कर सकते हैं जो कर्मचारियों, टीमों और कंपनियों के विकास में सहयोग करते हैं। आप ऐसी सेल्स कॉल्स ट्रैक कर सकते हैं जो कनेक्शन स्थापित करती हैं, मार्केटिंग कैंपेन जो सहभागिता बढ़ाती हैं और वे कार्यकलाप व बैठकें जो आपके कार्यबल को सक्रिय रखती हैं।
कुछ कर्मचारी निगरानी उपकरण बहीखाता (बुककीपिंग) सॉफ्टवेयर के साथ एकीकृत भी हो सकते हैं, जिससे लाभदायक गतिविधियों या टीमों की पहचान की जा सके। यहाँ एक बुककीपिंग सॉफ्टवेयर की सूची और तुलना दी गई है, जिन्हें आप अपने कर्मचारी निगरानी उपकरणों के साथ उपयोग कर सकते हैं।
सबसे अच्छे कर्मचारी निगरानी सॉफ्टवेयर और प्रबंधन नीतियाँ सूक्ष्म प्रबंधन नहीं बल्कि जवाबदेही को बढ़ावा देती हैं। दोनों के बीच अंतर छोटा दिखता है, लेकिन वास्तव में दोनों में बहुत फ़र्क है।
जवाबदेही कर्मचारियों को संगठन के लिए परिणाम देने में व्यक्तिगत ज़िम्मेदारी महसूस कराती है। यह टीमों को सहयोग और जुड़ाव महसूस करने में मदद करती है, जिससे वे एक साथ अधिक हासिल कर सकें। निगरानी उपकरण इस लक्ष्य को सुदृढ़ करते हैं क्योंकि वे मापनीय डेटा प्रदान करते हैं, जिससे पता चलता है कि कोई कर्मचारी या टीम मुख्य प्रदर्शन मानकों और कार्य लक्ष्यों की ओर कितना आगे बढ़ रही है।
जवाबदेही के लिए, आपको उपकरणों के साथ सही कंपनी संस्कृति की भी आवश्यकता होगी। सहयोग और सौहार्द का वातावरण तैयार करें। टीम-बिल्डिंग गतिविधियाँ और पारदर्शी संवाद स्थापित करके टीमों को एकसाथ लाएँ। इसी तरह की कई अन्य चीज़ें व्यक्तिगत जवाबदेही को बढ़ावा देने के लिए आवश्यक विश्वास विकसित करती हैं।
दूरस्थ कर्मचारी निगरानी सॉफ्टवेयर का उपयोग करके मानव संसाधन प्रबंधक और टीमें कर्मचारी प्रदर्शन का मूल्यांकन कर सकती हैं। यह लीडरशिप उत्तराधिकार तय करने के लिए ज़रूरी होता है, ताकि प्रदर्शन के आधार पर उन कर्मचारियों की पहचान की जा सके जो पदोन्नति के अधिकारी हैं। अधिक मात्रात्मक डेटा के साथ, आप उन लोगों को वेतन वृद्धि और पदोन्नति दे सकते हैं जो वास्तव में इसके हकदार हैं, जिससे कार्यस्थल में लेनदेन संबंधी बाधाएँ घटती हैं।
ये मूल्यांकन उपकरण बेहतरीन कोचिंग के मौके भी दे सकते हैं। लगभग 60% कर्मचारी नियमित रूप से प्रबंधकों से फीडबैक चाहते हैं, और युवा कर्मचारियों में यह संख्या 72% तक पहुँच जाती है। कर्मचारी कोचिंग और निरंतर मूल्यांकन को बहुत सराहते हैं, जिनका उपयोग हम कर्मचारी निगरानी सॉफ्टवेयर से प्राप्त डेटा के आधार पर कर सकते हैं।
अंत में, कर्मचारी निगरानी उपकरण आपको यह भी दिखाते हैं कि आपकी टीम को किन क्षेत्रों में अतिरिक्त प्रशिक्षण की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, यदि आप पाते हैं कि कस्टमर सर्विस प्रतिनिधि ग़ुस्से में आए ग्राहकों को शांत कराने में बहुत अधिक समय लेते हैं, तो उसी विषय पर प्रशिक्षण कार्यक्रम दे सकते हैं।
आप Moodle जैसे लर्निंग मैनेजमेंट सिस्टम का उपयोग करके ये प्रशिक्षण कार्यक्रम तुरंत उपलब्ध करा सकते हैं। यदि आपको अन्य विकल्प चाहिए, तो Moodle alternatives पर भी नज़र डालें।
अंत में, कर्मचारी निगरानी उपकरणों से संगठन को कई लाभ मिलते हैं। अतः एक उपयुक्त कर्मचारी निगरानी सॉफ्टवेयर सूची देखें और अपनी कंपनी के लिए सही विकल्प चुनें। कर्मचारी निगरानी के माध्यम से, हम उन पहलुओं को ट्रैक कर सकते हैं जो वास्तव में मायने रखते हैं, ताकि हम उन्हें और बेहतर कर सकें और आगे बढ़ा सकें।