По мере того, как работы становится больше, компании и профессионалы стремятся найти способы повысить продуктивность. Прошли те времена, когда достаточно было просто быть активным. Мы хотим оптимизировать наши усилия и максимально использовать все время и ресурсы, стараясь достичь целей и показателей.
К счастью, любой, кто хочет быть продуктивным, теперь имеет доступ ко многим инструментам, которые могут повысить и измерить продуктивность. В этой статье мы поговорим о тех возможностях, которые должны быть в вашем пакете продуктивности, чтобы помочь вам достичь большей эффективности в этом году и в будущем.
Что же такое программное обеспечение для продуктивности? Это цифровые инструменты, которые сотрудники могут использовать для достижения больших результатов при меньших затратах. Они либо непосредственно связаны с выполнением работы, либо поддерживают вас или вашу команду в процессе выполнения задач.
Некоторые из лучших приложений для повышения продуктивности включают в себя такие инструменты, как:
Инструменты управления задачами
Трекеры времени
Инструменты связи
Инструменты для измерения результатов
И многое другое
Из всех доступных сегодня инструментов и возможностей, которые они предоставляют, есть оптимальные функции, которые должны быть в нашем пакете продуктивности. Читайте дальше, чтобы узнать о пяти функциях для повышения продуктивности, которые помогут вам измерять и улучшать продуктивность сотрудников.
Наличие инструментов для отслеживания времени и управления проектами в вашем программном обеспечении для продуктивности имеет решающее значение, так как оно помогает поддерживать движение ключевых проектов. Они определяют этапы для вашей команды, позволяя разбивать более крупные цели на меньшие победы, чтобы непрерывно двигаться вперед.
Управление проектами способствует повышению продуктивности, поскольку гарантирует, что каждый выполняет свою роль и понимает, что от него ожидается в краткосрочной и среднесрочной перспективе. Если вы дополните это приложением для отслеживания времени, вы также сможете отследить, сколько времени уходит у команд на достижение этих целей, и своевременно получать отчеты об их результатах.
Продуктивность почти невозможна без командного взаимодействия. Как говорится: «Хочешь идти быстро – иди один. Хочешь идти далеко – собирай команду». Продуктивность не ограничивается краткосрочными достижениями. Она нацелена на устойчивые действия, которые приносят больше результатов. Именно это и обеспечивают инструменты для коммуникации и совместной работы.
Одним из важных инструментов коммуникации является чат и функция видеоконференций, которую предлагает, например, Skype. Вы также можете рассмотреть альтернативу Skype, такую как:
Zoom
Google Meet
Microsoft Teams
Slack
Telegram
Все эти инструменты помогают вашей команде обмениваться идеями, напоминаниями и другими сообщениями, чтобы у всех было всё необходимое для выполнения поставленных задач.
В составе ваших инструментов для повышения продуктивности обязательно должны быть отчеты и аналитика. Люди не всегда любят цифры и отчеты, но они крайне важны для достижения целей. В конце концов, вы улучшаете то, что измеряете.
Вы можете получать отчеты по ряду действий сотрудников, например, по количеству выполненных задач, полученной прибыли, оценке обслуживания клиентов и многому другому. Любой инструмент для продуктивности должен иметь некоторую форму отчетности и аналитики. Изучая эти показатели, вы находите способы развивать и совершенствовать свою команду.
С помощью инструментов автоматизации ваша команда может исключить трудозатратные и повторяющиеся задачи, чтобы сосредоточиться на более важных. Таким образом, они тратят время на действия, которые действительно продвигают дело вперед. Существует множество задач, которые можно автоматизировать уже сегодня, включая сбор данных, напоминания и многое другое.
Отличный пример — использование инструментов для планирования встреч, чтобы управлять своим расписанием или расписанием другого человека. Это может быть полезно для команд продаж, которым нужно легко организовывать звонки для первичного знакомства. Менеджеры также могут использовать это, чтобы открыть свое расписание для индивидуальных встреч с сотрудниками или командных совещаний. Посмотрите инструменты для планирования встреч и примеры, чтобы выбрать подходящий вариант для планирования встреч.
Сотрудники в среднем тратят 5 часов каждую неделю, ожидая, когда коллеги, обладающие определенными знаниями, поделятся ими. Вы можете помочь устранить эту потерю времени, создав инструменты информационного пакета, где команды смогут быстро получать доступ к данным и информации, например:
Стандартные операционные процедуры
Скрипты продаж
Пароли
Информация о сотрудниках
Информация о клиентах
Политики HR
Операционный регламент
И так далее
Ваша команда удаленных профессионалов может сосредоточиться на выполнении работы, когда больше информации о вашей компании и отрасли доступно в одном месте. Вы можете использовать пакеты продуктивности, такие как инструменты управления информацией, системы управления обучением и системы управления информацией о персонале, а также многие другие.
Когда компания сосредотачивается на повышении продуктивности, выгоду получает не только организация. Сотрудники также становятся более довольными и вовлечёнными. Исследования показывают, что 92% сотрудников утверждают, что наличие инструментов для продуктивности, помогающих в работе, повышает удовлетворённость персонала.
Таким образом, инвестиции в лучшее программное обеспечение для повышения продуктивности — это беспроигрышная ситуация для всех. Если вы еще не вложились в инструменты пакета продуктивности, сделайте это как можно скорее и убедитесь, что у вас есть все функции, о которых мы говорили в этой статье.