À medida que o trabalho fica mais agitado, empresas e profissionais se esforçam para encontrar meios de melhorar a produtividade. Já se foi o tempo em que apenas estar ativo era suficiente. Queremos ser ideais com nossos esforços e maximizar todo o tempo e recursos para tentar atingir metas e objetivos.
Felizmente, qualquer pessoa que deseje ser produtiva agora tem acesso a muitas ferramentas que podem aprimorar e medir a produtividade. Neste artigo, falaremos sobre os recursos que você deve ter em sua suíte de produtividade para ajudá-lo(a) a alcançar uma melhor produtividade neste ano e além.
Então, o que é software de produtividade? São ferramentas digitais que os funcionários podem usar para conquistar mais resultados com menos esforço. Elas lidam diretamente com o trabalho em si ou oferecem suporte para você ou sua equipe na hora de realizar tarefas.
Alguns dos melhores aplicativos de produtividade incluirão ferramentas como:
Ferramentas de gerenciamento de tarefas
Rastreadores de tempo
Ferramentas de comunicação
Ferramentas de medição de resultados
E muitas outras
De todas as ferramentas disponíveis hoje e das capacidades que elas nos oferecem, existem recursos ideais que devemos ter em nossa suíte de produtividade. Continue lendo para conhecer cinco recursos de produtividade que ajudarão você a medir e melhorar a produtividade dos funcionários.
Ter ferramentas de rastreamento de tempo e gerenciamento de projetos em seu software de produtividade é crucial, pois ajuda a manter projetos-chave em andamento. Elas alinham marcos para sua equipe, de modo que possam dividir objetivos maiores em pequenas conquistas, permitindo que você continue avançando.
O gerenciamento de projetos ajuda na produtividade porque garante que todos façam sua parte e entendam claramente o que é esperado deles no curto e médio prazo. Se você combinar isso com um aplicativo de rastreamento de tempo, também poderá acompanhar quanto tempo as equipes levam para atingir essas metas e receber relatórios pontuais sobre suas entregas.
A produtividade é quase impossível sem colaboração em equipe. Como diz o velho ditado, “se você quer ir rápido, vá sozinho. Se quer ir longe, forme uma equipe.” A produtividade não se concentra apenas em conquistas de curto prazo. Ela foca em uma ação sustentável que traz mais resultados. E é isso que as ferramentas de comunicação e colaboração fazem.
Uma ferramenta de comunicação importante é ter recursos de bate-papo e videoconferência, algo que plataformas como Skype oferecem. Você também pode procurar uma alternativa ao Skype, como:
Zoom
Google Meet
Microsoft Teams
Slack
Telegram
Todas essas ferramentas ajudam sua equipe a trocar ideias, lembretes e outras mensagens para garantir que todos tenham o que precisam para realizar o trabalho.
Como parte de suas ferramentas de produtividade, você também deve ter relatórios e análises. As pessoas nem sempre gostam de números e relatórios, mas eles são cruciais para fazer as coisas acontecerem. Afinal, você melhora aquilo que mede.
Você pode obter relatórios sobre diversas atividades dos funcionários, como a quantidade de tarefas concluídas, lucros gerados, avaliações de atendimento ao cliente e muito mais. Qualquer ferramenta de produtividade que você tenha deve ter algum tipo de relatório e insights. Ao verificar esses dados, você encontra maneiras de crescer e melhorar sua equipe.
Com ferramentas de automação, sua equipe pode eliminar tarefas repetitivas e demoradas, para que possam se concentrar em tarefas de alto valor. Dessa forma, o tempo deles vai para atividades que realmente fazem a diferença. Existem muitas tarefas que você pode automatizar hoje em dia, incluindo coleta de dados, lembretes e muito mais.
Um ótimo exemplo é usar ferramentas de agendamento de compromissos para gerenciar sua agenda ou a de outra pessoa. Essa é uma ferramenta que equipes de vendas podem usar para marcar facilmente chamadas de descoberta. Os gestores também podem utilizá-la para abrir sua agenda para reuniões individuais ou discussões em grupo. Confira ferramentas de agendamento de compromissos e exemplos para ver qual delas pode usar a seu favor para agendar compromissos.
Os funcionários esperam em média 5 horas por semana para obter conhecimento de membros da equipe que dominam determinado assunto. Você pode ajudar a eliminar esse desperdício de tempo criando ferramentas de suíte de informações para que as equipes tenham acesso a dados e informações, tais como:
Procedimentos operacionais padrão
Discursos de vendas
Senhas
Informações de funcionários
Informações de clientes
Políticas de RH
Manual de operações
E assim por diante
Sua equipe de profissionais remotos pode se concentrar em realizar o trabalho quando mais detalhes sobre sua empresa e seu setor estiverem disponíveis em um só local. Você pode usar suítes de produtividade, como ferramentas de gerenciamento de informações, sistemas de gerenciamento de aprendizagem e sistemas de informações de recursos humanos, entre muitos outros.
Quando uma empresa foca em melhorar a produtividade, não é apenas a organização que se beneficia. Os funcionários também ficam mais felizes e mais engajados. Afinal, pesquisas mostram que 92% dos funcionários afirmam que ter ferramentas de produtividade para ajudá-los no trabalho melhora a satisfação dos empregados.
Portanto, investir no melhor software de produtividade é certamente uma situação ganha-ganha para todos. Se você ainda não investiu em ferramentas de suíte de produtividade, faça isso o quanto antes e garanta que tenha todos os recursos que discutimos neste artigo.