근무량이 증가함에 따라 회사와 전문가들은 생산성을 높일 방법을 찾기 위해 노력하고 있습니다. 단순히 활동만으로 충분했던 시대는 지나갔습니다. 목표와 성과를 달성하기 위해 노력하면서, 우리의 노력을 최적화하고 모든 시간과 자원을 최대한 활용하고 싶어 합니다.
다행히도, 이제 생산성을 높이고 측정하고자 하는 사람이라면 누구나 이를 가능하게 하는 다양한 도구를 사용할 수 있습니다. 이번 글에서는 올해와 그 이후에도 뛰어난 생산성을 달성하기 위해 생산성 스위트에 꼭 갖추어야 할 기능들에 대해 알아보겠습니다.
그렇다면 생산성 소프트웨어란 무엇일까요? 이는 직원들이 더 적은 투입으로 더 높은 성과를 달성할 수 있도록 돕는 디지털 도구를 말합니다. 이 도구들은 실제 작업 자체를 처리하거나, 업무를 수행하는 과정에서 개인 혹은 팀을 지원합니다.
가장 뛰어난 생산성 앱들은 다음과 같은 도구들을 포함합니다:
작업 관리 도구
시간 추적 도구
커뮤니케이션 도구
성과 측정 도구
그 외에도 여러 가지
오늘날 우리가 활용할 수 있는 수많은 도구와 그 기능 중에서, 생산성 스위트에 반드시 갖추어야 할 최적의 기능들이 있습니다. 이를 통해 직원 생산성을 측정하고 향상시키는 데 도움이 되는 다섯 가지 기능을 소개합니다.
생산성 소프트웨어에 시간 추적 및 프로젝트 관리 도구가 포함되어 있으면 주요 프로젝트를 진행하는 데 필수적입니다. 이를 통해 팀이 마일스톤을 설정하고, 큰 목표를 더 작은 단위로 나누어 꾸준히 진행 상황을 이어갈 수 있습니다.
프로젝트 관리는 단기에서 중기 목표에 대한 각자의 역할과 기대 사항을 명확히 하기 때문에 생산성 향상에 유익합니다. 여기에 시간 추적 앱을 연동하면, 팀이 해당 목표를 달성하는 데 걸리는 시간을 파악하고, 산출물에 대한 적시 보고서를 받을 수 있습니다.
협업 없는 생산성은 거의 불가능합니다. 옛말에 “빨리 가려면 혼자 가고, 멀리 가려면 함께 가라”는 말이 있듯이, 생산성은 단기적인 성과뿐 아니라, 더 많은 결과를 가져오는 지속 가능한 행동에 초점을 맞춥니다. 그리고 바로 이러한 부분을 커뮤니케이션 및 협업 도구가 지원합니다.
중요한 커뮤니케이션 도구 중 하나로 채팅 및 화상 회의 기능이 있으며, 이는 Skype 같은 도구에서 가능합니다. 또는 다음과 같은 Skype 대안을 살펴볼 수도 있습니다:
Zoom
Google Meet
Microsoft Teams
Slack
Telegram
이러한 모든 도구는 팀이 아이디어, 알림, 기타 메시지를 주고받으며 필요한 정보를 공유하여 업무를 완료할 수 있도록 도와줍니다.
생산성 도구의 일부로는 보고 및 분석 기능도 포함되어야 합니다. 많은 사람이 숫자와 보고서 작업을 선호하지 않지만, 실제로 업무를 달성하는 데 필수입니다. 측정하는 것이 곧 개선의 시작이니까요.
예를 들어, 완료된 업무 수, 창출된 이익, 고객 서비스 평가 등 다양한 직원 활동에 대한 보고서를 확인할 수 있습니다. 사용 중인 어떤 생산성 도구건 보고 및 인사이트 기능을 갖추어야 합니다. 이를 확인함으로써 팀을 성장시키고 개선할 방법을 찾을 수 있습니다.
자동화 도구를 활용하면 시간이 많이 걸리고 반복적인 작업을 제거하여 팀이 더욱 가치 있는 업무에 집중할 수 있습니다. 이렇게 하면 팀의 시간이 더 중요한 영향력을 발휘하는 업무로 투입됩니다. 예를 들어, 데이터 수집, 알림 생성 등 오늘날 자동화할 수 있는 작업이 무수히 많습니다.
좋은 예로, 약속 일정 잡기 도구를 이용해 자신의 스케줄이나 다른 사람의 스케줄을 관리하는 방법이 있습니다. 이는 영업 팀이 간단히 상담 전화를 받을 수 있도록 하는 도구이기도 합니다. 또한 관리자들은 일정 예약 도구를 통해 팀원들과 일대일 미팅이나 간단한 회의를 쉽게 잡을 수 있습니다. 약속 일정 잡기 도구와 예시를 확인하여, 어떤 도구를 미팅 예약에 활용할 수 있을지 살펴보세요.
직원들은 특정 분야에 전문성을 가진 팀원들로부터 지식을 얻기 위해 평균적으로 주당 5시간을 기다립니다. 정보 스위트 도구를 만들어 팀이 필요한 정보와 데이터를 바로 확인할 수 있게 함으로써 이러한 시간 낭비를 줄일 수 있습니다.
표준 운영 절차
영업 대본
비밀번호
직원 정보
고객 정보
인사 정책
운영 매뉴얼
그 외 다수
보다 많은 회사 및 업계 정보가 한 곳에 모여 있다면, 원격 근무 전문가 팀은 업무에 더욱 집중할 수 있습니다. 정보 관리 도구, 학습 관리 시스템, 인사 정보 시스템 등 다양한 생산성 스위트를 활용할 수 있습니다.
회사가 생산성 향상에 집중할 때, 혜택을 보는 것은 조직만이 아닙니다. 직원들 역시 더 행복하고 업무에 적극적으로 임하게 됩니다. 실제로 직원 92%가 업무 지원을 위한 생산성 도구를 보유하면 직원 만족도가 높아진다고 답했다고 합니다.
따라서 최고의 생산성 소프트웨어에 투자하는 것은 모두에게 윈윈이 됩니다. 아직 생산성 스위트 도구에 투자하지 않았다면, 하루빨리 도입하여 이 글에서 언급한 모든 기능을 갖추는 것이 좋습니다.