Man mano che il lavoro si intensifica, aziende e professionisti cercano soluzioni per migliorare la produttività . Sono finiti i tempi in cui bastava solo essere attivi. Vogliamo ottimizzare i nostri sforzi e massimizzare il tempo e le risorse mentre cerchiamo di raggiungere obiettivi e traguardi.
Per fortuna, chiunque desideri essere produttivo ha ora accesso a molti strumenti che possono migliorare e misurare la produttività . In questo articolo, parleremo delle funzionalità che dovresti avere nella tua suite di produttività per aiutarti a ottenere una migliore produttività quest’anno e oltre.
Quindi cos’è il software di produttività ? Si tratta di strumenti digitali che i dipendenti possono utilizzare per ottenere più risultati con meno sforzo. Possono riguardare il lavoro vero e proprio o supportare te o il tuo team nello svolgimento delle attività .
Alcune delle migliori app di produttività includono strumenti come:
Strumenti di gestione delle attivitÃ
Tracker di tempo
Strumenti di comunicazione
Strumenti di misurazione del rendimento
E molto altro
Tra tutti gli strumenti disponibili oggi e le capacità che ci offrono, esistono funzionalità ottimali che dovremmo avere nella nostra suite di produttività . Continua a leggere per scoprire cinque funzionalità di produttività che ti aiuteranno a misurare e migliorare la produttività dei dipendenti.
Avere strumenti di tracciamento del tempo e di gestione dei progetti nel tuo software di produttività è fondamentale perché aiuta a far progredire i progetti chiave. Essi definiscono tappe intermedie per il tuo team, in modo da suddividere obiettivi più grandi in traguardi più piccoli, così da continuare ad avanzare.
La gestione dei progetti aiuta la produttività perché garantisce che ognuno svolga la propria parte e sia consapevole di ciò che ci si aspetta nel breve e medio termine. Se lo abbini a una time-tracking app, potrai anche monitorare quanto tempo impiega il team per raggiungere quegli obiettivi e ottenere report puntuali sulle loro consegne.
La produttività è quasi impossibile senza la collaborazione del team. Come recita il vecchio adagio: “Se vuoi andare veloce, vai da solo. Se vuoi andare lontano, crea una squadra.” La produttività non si concentra solo sui risultati a breve termine, ma sulle azioni sostenibili che portano maggiori risultati. Ed è proprio ciò che fanno gli strumenti di comunicazione e collaborazione.
Uno strumento di comunicazione importante è disporre di funzionalità di chat e videoconferenze, come quelle offerte da software come Skype. Puoi anche cercare un’alternativa a Skype, come:
Zoom
Google Meet
Microsoft Teams
Slack
Telegram
Tutti questi strumenti aiutano il tuo team a scambiare idee, promemoria e altri messaggi, assicurandosi che tutti abbiano ciò di cui hanno bisogno per portare a termine il lavoro.
Come parte dei tuoi strumenti di produttività , dovresti anche avere report e analisi. Le persone non amano sempre i numeri e i report, ma sono fondamentali per portare a termine le attività . Dopotutto, si migliora ciò che si misura.
Puoi ottenere report su diverse attività dei dipendenti, come il numero di attività completate, i profitti generati, le valutazioni del servizio clienti e molto altro ancora. Qualsiasi strumento di produttività tu abbia dovrebbe offrire qualche forma di reportistica e approfondimenti. Controllando questi dati, puoi trovare modi per far crescere e migliorare il tuo team.
Con gli strumenti di automazione, il tuo team può eliminare attività lunghe e ripetitive, così da potersi concentrare su quelle di alto valore. In questo modo, il loro tempo viene dedicato alle attività che fanno davvero la differenza. Esistono molte attività che puoi automatizzare oggi, tra cui la raccolta dati, i promemoria e molto altro.
Un ottimo esempio è l'utilizzo di strumenti di pianificazione degli appuntamenti per gestire la tua agenda o quella di qualcun altro. Questo è un tipo di strumento che i team di vendita possono usare per ottenere facilmente prime chiamate conoscitive. I manager possono anche usarlo per mettere a disposizione il proprio calendario per riunioni individuali o brevi incontri di squadra. Dai un'occhiata a strumenti ed esempi di pianificazione degli appuntamenti per scoprire quale puoi utilizzare a tuo vantaggio per pianificare appuntamenti.
I dipendenti aspettano in media 5 ore ogni settimana per ottenere conoscenze dai colleghi che hanno competenze specifiche. Puoi aiutare a eliminare questa perdita di tempo creando strumenti di gestione delle informazioni, così che i team possano accedere alle informazioni e ai dati, come:
Procedure operative standard
Argomentazioni di vendita
Password
Informazioni sui dipendenti
Informazioni sui clienti
Politiche HR
Manuale operativo
E così via
Il tuo team di professionisti remoti può concentrarsi sul lavoro da svolgere se maggiori informazioni sull’azienda e sul settore sono disponibili in un unico hub. Puoi utilizzare suite di produttività come strumenti di gestione delle informazioni, sistemi di gestione dell'apprendimento e sistemi di gestione delle risorse umane, tra molti altri.
Quando un’azienda si concentra sul miglioramento della produttività , non è solo l’organizzazione a beneficiarne. Anche i dipendenti saranno più felici e coinvolti. Dopotutto, gli studi mostrano che il 92% dei dipendenti afferma che avere strumenti di produttività a supporto del lavoro migliora la soddisfazione dei dipendenti.
Quindi investire nei migliori software di produttività è sicuramente una situazione vantaggiosa per tutti. Se non hai ancora investito in suite di produttività , dovresti farlo il prima possibile e assicurarti di avere tutte le funzionalità che abbiamo discusso in questo articolo.