अधिक व्यस्त होते काम के बीच, कंपनियाँ और पेशेवर उत्पादकता बढ़ाने के तरीकों को खोजने का प्रयास करते हैं। वह समय बीत गया जब सिर्फ सक्रिय होना ही पर्याप्त था। हम अपने प्रयासों को सर्वोत्तम बनाना चाहते हैं और लक्ष्य व उद्देश्यों को पूरा करने के लिए अपने सारे समय और संसाधनों का अधिकतम उपयोग करना चाहते हैं।
सौभाग्य से, जो भी व्यक्ति अब अधिक उत्पादक होना चाहता है, उसे कई ऐसे टूल्स तक पहुँच है जो उत्पादकता बढ़ा और माप भी सकते हैं। इस लेख में, हम उन विशेषताओं के बारे में बात करेंगे जो आपके उत्पादकता सुइट में होनी चाहिए ताकि आप इस साल और आने वाले समय में बेहतर उत्पादकता प्राप्त कर सकें।
तो उत्पादकता सॉफ्टवेयर क्या है? ये वे डिजिटल टूल हैं जिनका उपयोग कर्मचारी कम संसाधनों के साथ अधिक परिणाम प्राप्त करने के लिए कर सकते हैं। ये या तो वास्तविक कार्य से सीधे जुड़े होते हैं या फिर आपके या आपकी टीम के काम को आसान बनाने में मदद करते हैं।
सबसे बेहतरीन उत्पादकता ऐप्स में आमतौर पर ये टूल शामिल होते हैं:
टास्क प्रबंधन टूल्स
टाइम ट्रैकर्स
संचार संबंधी टूल्स
आउटपुट मापने वाले टूल्स
और भी बहुत कुछ
आज उपलब्ध सभी टूल्स और उनकी क्षमताओं के बावजूद, कुछ आवश्यक विशेषताएँ हैं जो हमारे उत्पादकता सुइट में होनी चाहिए। आगे पढ़ें और जानें पाँच ऐसी उत्पादकता विशेषताएँ जो कर्मचारी उत्पादकता मापने और सुधारने में आपकी मदद करेंगी।
अपने उत्पादकता सॉफ्टवेयर में टाइम-ट्रैकिंग और प्रोजेक्ट प्रबंधन टूल्स होना बहुत आवश्यक है क्योंकि ये महत्त्वपूर्ण प्रोजेक्ट्स को आगे बढ़ाने में मदद करते हैं। ये आपकी टीम के लिए माइलस्टोन निर्धारित करते हैं ताकि बड़े लक्ष्यों को छोटे चरणों में बांटकर आगे बढ़ाया जा सके और प्रगति निरंतर बनी रहे।
प्रोजेक्ट प्रबंधन उत्पादकता में मदद करता है क्योंकि यह सुनिश्चित करता है कि हर व्यक्ति अपनी भूमिका निभाए और अल्प अवधि से मध्यम अवधि में उनसे क्या अपेक्षित है, यह स्पष्ट हो। यदि आप इसे एक टाइम-ट्रैकिंग ऐप के साथ जोड़ते हैं, तो आप यह भी ट्रैक कर पाएँगे कि टीमों को उन लक्ष्यों को प्राप्त करने में कितना समय लगता है और उनके डिलीवेरेबल्स पर समय पर रिपोर्ट प्राप्त कर पाएँगे।
टीम के सहयोग के बिना उत्पादकता लगभग असंभव है। जैसा कि पुरानी कहावत कहती है, “अगर आपको तेज जाना है, तो अकेले जाइए। लेकिन अगर आपको दूर जाना है, तो एक टीम बनाइए।” उत्पादकता सिर्फ अल्पकालिक उपलब्धियों पर ध्यान नहीं देती। यह टिकाऊ क्रियान्वयन पर केंद्रित होती है जो अधिक परिणाम लाती है। और यही काम संचार और सहयोग टूल्स करते हैं।
एक महत्त्वपूर्ण संचार टूल है चैट और वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग फीचर, जो Skype जैसे टूल्स कर सकते हैं। आप इसके अलावा Skype का विकल्प भी ढूँढ सकते हैं, जैसे:
Zoom
Google Meet
Microsoft Teams
Slack
Telegram
ये सभी टूल आपकी टीम को विचारों, रिमाइंडर और अन्य संदेशों का आदान-प्रदान करने में मदद करते हैं, ताकि हर किसी के पास काम पूरा करने के लिए आवश्यक जानकारी हो।
अपने उत्पादकता टूल्स के हिस्से के रूप में, आपके पास रिपोर्ट और एनालिटिक्स भी होने चाहिए। लोग अक्सर आँकड़े और रिपोर्ट पसंद नहीं करते, लेकिन काम पूरा करने के लिए वे बेहद महत्त्वपूर्ण होते हैं। आखिरकार, आप उसी को सुधारते हैं जिसे आप मापते हैं।
आप कर्मचारियों की कई गतिविधियों पर रिपोर्ट प्राप्त कर सकते हैं, जैसे कि पूरे किए गए कार्यों की संख्या, हुए मुनाफे, ग्राहक सेवा रेटिंग्स इत्यादि। आपके किसी भी उत्पादकता टूल में किसी न किसी तरह की रिपोर्टिंग और इनसाइट्स होनी चाहिए। उन्हें देख कर, आप अपनी टीम को विकसित करने और बेहतर बनाने के तरीके खोजते हैं।
ऑटोमेशन टूल्स के साथ, आपकी टीम समय लेने वाले और दोहराए जाने वाले कार्यों को खत्म कर सकती है, ताकि वे उच्च-मूल्य वाले कार्यों पर ध्यान केंद्रित कर सकें। इस प्रकार उनका समय उन गतिविधियों में जाता है जो वास्तव में प्रगति को आगे बढ़ाती हैं। आज आप डेटा एकत्र करने, रिमाइंडर भेजने और बहुत से अन्य कार्यों को स्वचालित कर सकते हैं।
एक बढ़िया उदाहरण है अपॉइंटमेंट शेड्यूलिंग टूल्स का उपयोग करके अपनी या किसी और की समय-सारणी प्रबंधित करना। यह एक ऐसा टूल है जिसे सेल्स टीमें आसान डिस्कवरी कॉल प्राप्त करने के लिए उपयोग कर सकती हैं। मैनेजर्स भी अपनी समय-सारणी टीम की वन-ऑन-वन या बैठकों के लिए खोलने के लिए इसका उपयोग कर सकते हैं। अपॉइंटमेंट शेड्यूलिंग के लिए आप कौन-सा टूल अपने फायदे के लिए इस्तेमाल कर सकते हैं, यह जानने के लिए अपॉइंटमेंट शेड्यूलिंग टूल्स और उदाहरण देखें।
कर्मचारी औसतन हर सप्ताह 5 घंटे इंतज़ार करते हैं ताकि वे ऐसे टीम सदस्यों से जानकारी प्राप्त कर सकें जिनके पास किसी क्षेत्र में विशेषज्ञता होती है। आप सूचना सुइट टूल्स बनाकर यह समय बर्बादी रोक सकते हैं, जिससे टीमें जानकारी और डेटा तक आसानी से पहुँच सकें, जैसे:
मानक संचालन प्रक्रियाएँ
सेल्स स्पील्स
पासवर्ड्स
कर्मचारी जानकारी
ग्राहक जानकारी
एचआर नीतियाँ
ऑपरेशंस मैनुअल
और इसी तरह
जब आपकी कंपनी और उद्योग से जुड़ी अधिक जानकारी एक ही हब में उपलब्ध हो, तब आपका रिमोट प्रोफेशनल्स की टीम काम को पूरा करने पर ध्यान केंद्रित कर सकती है। आप सूचना प्रबंधन टूल्स, लर्निंग मैनेजमेंट सिस्टम्स, और ह्यूमन रिसोर्स इंफॉर्मेशन सिस्टम्स जैसे कई अन्य उत्पादकता सूइट्स का उपयोग कर सकते हैं।
जब कोई कंपनी उत्पादकता को बेहतर बनाने पर ध्यान देती है, तो केवल संगठन को ही लाभ नहीं होता। कर्मचारी भी अधिक प्रसन्न और सचेत हो जाते हैं। आखिरकार, अध्ययनों से पता चलता है कि 92% कर्मचारी कहते हैं कि काम में मदद करने वाले उत्पादकता टूल्स होने से कर्मचारी संतुष्टि बढ़ती है।
इसलिए, सर्वश्रेष्ठ उत्पादकता सॉफ्टवेयर में निवेश करना निश्चित रूप से सभी के लिए एक लाभप्रद स्थिति है। यदि आपने अभी तक उत्पादकता सुइट टूल्स में निवेश नहीं किया है, तो आपको जल्द से जल्द ऐसा करना चाहिए और यह सुनिश्चित करना चाहिए कि आपके पास इस लेख में चर्चा की गई सभी विशेषताएँ हों।