Alors que le travail s’intensifie, les entreprises et les professionnels s’efforcent de trouver des moyens d’améliorer la productivité. Finies sont les époques où il suffisait simplement d’être actif. Nous voulons optimiser nos efforts et maximiser le temps et les ressources afin d’atteindre nos objectifs et nos cibles.
Heureusement, toute personne souhaitant être productive dispose désormais de nombreux outils pour améliorer et mesurer la productivité. Dans cet article, nous examinerons les fonctionnalités à inclure dans votre suite de productivité afin d’atteindre une meilleure productivité cette année et au-delà.
Qu’est-ce qu’un logiciel de productivité ? Ce sont des outils numériques que les employés peuvent utiliser pour obtenir plus de résultats avec moins d’effort. Ils traitent soit le travail réel, soit vous aident, vous ou votre équipe, à accomplir vos tâches.
Certaines des meilleures applications de productivité comprennent des outils tels que :
Outils de gestion des tâches
Outils de suivi du temps
Outils de communication
Outils de mesure des résultats
Et bien d’autres encore
Parmi tous les outils disponibles aujourd’hui et les capacités qu’ils nous offrent, il existe des fonctionnalités optimales à inclure dans notre suite de productivité. Lisez la suite pour découvrir cinq fonctionnalités de productivité qui vous aideront à mesurer et à améliorer la productivité des employés.
Disposer d’outils de suivi du temps et de gestion de projet dans votre logiciel de productivité est essentiel pour faire avancer les projets clés. Ils définissent les jalons pour votre équipe, afin de diviser des objectifs plus vastes en victoires plus petites et de maintenir le cap.
La gestion de projet contribue à la productivité car elle garantit que chacun remplit son rôle et sait exactement ce qu’on attend de lui à court et moyen terme. Si vous l’associez à une application de suivi du temps, vous pourrez également mesurer le temps nécessaire aux équipes pour atteindre ces objectifs et obtenir des rapports ponctuels sur leurs livrables.
La productivité est presque impossible sans collaboration d’équipe. Comme le dit le vieil adage : “si vous voulez aller vite, partez seul. Si vous voulez aller loin, formez une équipe.” La productivité ne se concentre pas uniquement sur les réalisations à court terme. Elle met l’accent sur une action pérenne apportant davantage de résultats. Et c’est précisément ce que permettent les outils de communication et de collaboration.
Un outil de communication important est la fonctionnalité de discussion et de visioconférence, comme les solutions proposées par Skype. Vous pouvez également chercher une alternative à Skype, comme :
Zoom
Google Meet
Microsoft Teams
Slack
Telegram
Tous ces outils aident votre équipe à échanger des idées, des rappels et d’autres messages afin que chacun dispose de tout ce dont il a besoin pour accomplir son travail.
Dans le cadre de vos outils de productivité, vous devriez également disposer de rapports et d’analyses. Les gens n’aiment pas toujours les chiffres et les comptes-rendus, mais ils sont essentiels à l’avancement des tâches. Après tout, on améliore ce que l’on mesure.
Vous pouvez obtenir des rapports sur un certain nombre d’activités des employés, comme le nombre de tâches terminées, les bénéfices générés, les évaluations du service client, et bien plus encore. Tout outil de productivité que vous utilisez devrait proposer une forme de reporting et d’informations. En les consultant, vous découvrirez des moyens de développer et d’améliorer votre équipe.
Avec des outils d’automatisation, votre équipe peut éliminer les tâches fastidieuses et répétitives afin de se concentrer sur celles à forte valeur ajoutée. De cette manière, leur temps est consacré aux activités qui font réellement avancer les choses. Il existe une multitude de tâches que vous pouvez automatiser aujourd’hui, notamment la collecte de données, les rappels, et bien d’autres.
Un excellent exemple consiste à utiliser des outils de planification de rendez-vous pour gérer votre calendrier ou celui de quelqu’un d’autre. C’est un outil que les équipes commerciales peuvent utiliser pour obtenir rapidement des appels de découverte. Les managers peuvent également l’utiliser pour ouvrir leur emploi du temps aux entretiens individuels ou réunions d’équipe. Consultez des outils de planification de rendez-vous et des exemples afin de voir lequel vous pouvez exploiter pour prendre des rendez-vous.
Les employés attendent en moyenne 5 heures chaque semaine pour obtenir des connaissances de collègues qui possèdent une expertise particulière. Vous pouvez contribuer à réduire ce gaspillage de temps en créant des outils de gestion de l’information, permettant aux équipes d’accéder à des informations et données telles que :
Procédures opérationnelles standard
Arguments de vente
Mots de passe
Informations sur les employés
Informations sur les clients
Politiques RH
Manuel des opérations
Et ainsi de suite
Votre équipe de professionnels en télétravail peut se concentrer sur son travail lorsque davantage d’informations sur votre entreprise et votre secteur sont disponibles en un seul endroit. Vous pouvez utiliser des suites de productivité comme des outils de gestion de l’information, des systèmes de gestion de l’apprentissage ou des systèmes d’information des ressources humaines, entre autres.
Lorsque la productivité devient une priorité pour une entreprise, ce n’est pas seulement l’organisation qui en profite. Les employés seront également plus satisfaits et plus engagés. En effet, les études montrent que 92% des salariés affirment que la mise à disposition d’outils de productivité pour les aider au travail améliore leur satisfaction.
Investir dans les meilleurs logiciels de productivité est donc une situation gagnant-gagnant pour tout le monde. Si vous n’avez pas encore investi dans des outils de productivité, vous devriez le faire dès que possible et vous assurer de disposer de toutes les fonctionnalités évoquées dans cet article.