Da die Arbeit immer umfangreicher wird, suchen Unternehmen und Fachkräfte nach Möglichkeiten, die Produktivität zu steigern. Vorbei sind die Zeiten, in denen es ausreichte, einfach nur aktiv zu sein. Wir möchten unsere Bemühungen optimal gestalten und sämtliche Zeit und Ressourcen maximieren, während wir unsere Ziele und Vorgaben erreichen.
Glücklicherweise hat heute jeder, der produktiver sein möchte, Zugang zu vielen Tools, die die Produktivität steigern und messen können. In diesem Artikel besprechen wir die Funktionen, die in Ihrer Produktivitätssuite enthalten sein sollten, um Ihnen in diesem Jahr und darüber hinaus zu einer höheren Produktivität zu verhelfen.
Was ist also Produktivitätssoftware? Dabei handelt es sich um digitale Tools, die Mitarbeitende nutzen können, um mit weniger Aufwand mehr Ergebnisse zu erzielen. Sie befassen sich entweder direkt mit der eigentlichen Arbeit oder unterstützen Sie bzw. Ihr Team bei den Aufgaben.
Einige der besten Produktivitäts-Apps enthalten beispielsweise folgende Tools:
Aufgabenverwaltungs-Tools
Zeiterfassungstools
Kommunikationstools
Tools zur Leistungsmessung
Und viele weitere
Von all den heute verfügbaren Tools und den Möglichkeiten, die sie bieten, gibt es einige optimale Funktionen, die in einer Produktivitätssuite nicht fehlen dürfen. Lesen Sie weiter, um fünf Funktionen kennenzulernen, die Ihnen helfen, die Produktivität Ihrer Mitarbeitenden zu messen und zu verbessern.
Zeiterfassungs- und Projektmanagement-Tools in Ihrer Produktivitätssuite zu haben, ist entscheidend, da sie dazu beitragen, wichtige Projekte in Bewegung zu halten. Sie setzen Meilensteine für Ihr Team, damit größere Ziele in kleinere Etappen aufgeteilt werden können und der Fortschritt erhalten bleibt.
Projektmanagement trägt zur Produktivität bei, weil es sicherstellt, dass alle ihren Beitrag leisten und wissen, was kurz- bis mittelfristig von ihnen erwartet wird. Wenn Sie das mit einer Zeiterfassungs-App kombinieren, können Sie außerdem erfassen, wie lange es Teams dauert, diese Ziele zu erreichen, und erhalten zeitnahe Berichte über ihre Ergebnisse.
Ohne Zusammenarbeit im Team ist Produktivität fast unmöglich. Wie es so schön heißt: „Willst du schnell vorankommen, geh allein. Willst du weit kommen, bilde ein Team.“ Produktivität konzentriert sich nicht nur auf kurzfristige Erfolge, sondern auf nachhaltige Maßnahmen, die zu mehr Ergebnissen führen. Und genau das leisten Kommunikations- und Kollaborationstools.
Ein wichtiges Kommunikationstool ist die Möglichkeit für Chat- und Videokonferenzen, wie sie beispielsweise Skype bietet. Sie können sich auch nach einer Skype-Alternative umsehen, zum Beispiel:
Zoom
Google Meet
Microsoft Teams
Slack
Telegram
All diese Tools helfen Ihrem Team, Ideen, Erinnerungen und andere Nachrichten auszutauschen, damit alle haben, was sie brauchen, um ihre Aufgaben zu erledigen.
Im Rahmen Ihrer Produktivitätstools sollten Sie auch Berichte und Analysen haben. Nicht jeder mag Zahlen und Berichte, aber sie sind entscheidend, um Aufgaben zu erledigen. Schließlich verbessert man das, was man misst.
Sie können Berichte über eine Vielzahl von Mitarbeiteraktivitäten erhalten, wie die Anzahl erledigter Aufgaben, erwirtschaftete Gewinne, Bewertungen im Kundenservice und vieles mehr. Jedes von Ihnen genutzte Produktivitätstool sollte eine Art Reporting und Einblicke bieten. Durch deren Auswertung entdecken Sie Möglichkeiten, Ihr Team weiterzuentwickeln.
Mit Automatisierungstools kann Ihr Team zeitaufwendige und repetitive Aufgaben eliminieren, sodass es sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren kann. Auf diese Weise fließt ihre Zeit in Arbeiten, die wirklich etwas bewegen. Es gibt unzählige Aufgaben, die sich heute automatisieren lassen, einschließlich der Datenerfassung, Erinnerungen und vieles mehr.
Ein gutes Beispiel ist der Einsatz von Terminplanungs-Tools, um Ihren oder fremde Terminkalender zu verwalten. Diese Tools können von Vertriebsteams genutzt werden, um schnell Erstgespräche zu vereinbaren. Auch Führungskräfte können damit ihren Kalender für Einzelgespräche oder kurze Teambesprechungen öffnen. Werfen Sie einen Blick auf Terminplanungs-Tools und Beispiele, um herauszufinden, welches Sie für Ihre Terminplanung nutzen können.
Mitarbeitende warten durchschnittlich 5 Stunden pro Woche, um Wissen von Teammitgliedern zu erhalten, die in bestimmten Bereichen über Fachkompetenz verfügen. Sie können diese Zeitverschwendung reduzieren, indem Sie eine Informationssuite erstellen, mit der Teams Zugriff auf Informationen und Daten erhalten, wie zum Beispiel:
Standardarbeitsanweisungen
Verkaufsskripte
Passwörter
Mitarbeiterinformationen
Kundeninformationen
Richtlinien der Personalabteilung
Betriebshandbuch
Und so weiter
Ihr Team aus Remote-Fachkräften kann sich besser auf die Arbeit konzentrieren, wenn mehr Unternehmens- und Branchendetails an einem zentralen Ort verfügbar sind. Sie können Produktivitätssuiten wie Informationsmanagement-Tools, Lernmanagementsysteme und Personalinformationssysteme sowie viele andere nutzen.
Wenn ein Unternehmen sich auf die Steigerung der Produktivität konzentriert, profitiert nicht nur die Organisation. Auch die Mitarbeitenden werden zufriedener und engagierter sein. Studien zeigen schließlich, dass 92 % der Mitarbeitenden angeben, dass Produktivitätstools bei der Arbeit die Mitarbeiterzufriedenheit verbessern.
Das Investieren in die beste Produktivitätssoftware ist daher eine Win-win-Situation für alle. Sollten Sie noch nicht in Produktivitätssuite-Tools investiert haben, sollten Sie dies so bald wie möglich nachholen und sicherstellen, dass Sie alle in diesem Artikel genannten Funktionen nutzen.