مع ازدحام العمل، تسعى الشركات والمحترفون لإيجاد طرق لتحسين الإنتاجية. لقد ولّت الأيام التي كان فيها مجرد النشاط كافيًا. نريد أن نكون في أفضل حالاتنا ونستغل كل الوقت والموارد بينما نسعى لتحقيق الأهداف والغايات.
ولحسن الحظ، لدى كل من يرغب في زيادة إنتاجيته الآن إمكانية الوصول إلى العديد من الأدوات التي يمكنها تحسين الإنتاجية وقياسها. في هذه المقالة، سنتحدث عن الميزات التي يجب أن تتوفر في حزمة الأدوات الإنتاجية الخاصة بك لمساعدتك على تحقيق إنتاجية أفضل هذا العام وفي المستقبل.
إذًا ما هي برامج الإنتاجية؟ إنها أدوات رقمية يمكن للموظفين استخدامها لتحقيق المزيد من النتائج بجهد أقل. قد تتعامل مع العمل الفعلي نفسه أو تدعمك أنت وفريقك عند إنجاز المهام.
تتضمن بعض أفضل تطبيقات الإنتاجية أدوات مثل:
أدوات إدارة المهام
أدوات تتبع الوقت
أدوات الاتصال
أدوات قياس المخرجات
وغيرها الكثير
من بين جميع الأدوات المتوفرة اليوم والإمكانيات التي توفرها، هناك ميزات مثالية يجب أن تتواجد في حزمة الأدوات الإنتاجية لدينا. تابع القراءة لتتعرّف على خمس ميزات إنتاجية ستساعدك على قياس وتحسين إنتاجية الموظفين.
إن وجود أدوات تتبع الوقت وإدارة المشاريع في برنامج الإنتاجية أمر بالغ الأهمية لأنها تساعد على إبقاء المشاريع الأساسية في تقدم مستمر. فهي تضع علامات مرحلية لفريقك، مما يمكّنهم من تقسيم الأهداف الأكبر إلى إنجازات أصغر للاستمرار في دفع العجلة.
تساعد إدارة المشاريع في تعزيز الإنتاجية لأنها تضمن أن يقوم كل شخص بدوره ويدرك تمامًا ما يُتوقع منه على المدى القصير والمتوسط. وعند إقرانها مع تطبيق تتبع الوقت، ستتمكن أيضًا من معرفة المدة التي تستغرقها الفرق لتحقيق تلك الأهداف والحصول على تقارير فورية حول منجزاتهم.
يكاد يكون من المستحيل تحقيق الإنتاجية بدون التعاون بين أعضاء الفريق. وكما يقول المثل القديم: “إذا أردت أن تذهب سريعًا، فاذهب وحدك. إذا أردت أن تذهب بعيدًا، فكوّن فريقًا.” لا تركز الإنتاجية على الإنجازات قصيرة المدى فقط، بل تهتم بالعمل المستدام الذي يحقق مزيدًا من النتائج. وهذا ما تفعله أدوات الاتصال والتعاون.
إحدى أدوات الاتصال المهمة هي امتلاك ميزة الدردشة ومؤتمرات الفيديو، كالتي توفرها Skype. كما يمكنك البحث عن بديل لـ Skype مثل:
Zoom
Google Meet
Microsoft Teams
Slack
Telegram
جميع هذه الأدوات تساعد فريقك على تبادل الأفكار والتنبيهات والرسائل الأخرى لضمان حصول الجميع على ما يلزمهم لإنجاز الأعمال.
كجزء من أدوات الإنتاجية الخاصة بك، ينبغي أن تتوفر لك تقارير وتحليلات أيضًا. لا يحب الناس دائمًا الأرقام والتقارير، لكنها ضرورية لإنجاز المهام. فأنت تحسن ما يمكنك قياسه، في نهاية المطاف.
يمكنك الحصول على تقارير حول عدد من أنشطة الموظفين، مثل عدد المهام المنجزة، والأرباح المحققة، وتقييمات خدمة العملاء، وغير ذلك الكثير. يجب أن يتضمن أي برنامج إنتاجية تملكه شكلاً من أشكال التقارير والرؤى. ومن خلال مراجعة هذه التقارير، يمكنك إيجاد طرق للنمو وتحسين فريقك.
باستخدام أدوات الأتمتة، يمكن لفريقك التخلص من المهام المتكررة والتي تستنزف الوقت، ليركزوا على المهام ذات القيمة العالية. وبهذه الطريقة، يُخصص وقتهم للأنشطة التي تحرك عجلة التقدم. هناك العديد من المهام التي يمكن أتمتتها اليوم، بما في ذلك جمع البيانات والتذكيرات وغيرها.
من الأمثلة الجيدة على ذلك استخدام أدوات جدولة المواعيد لإدارة جدولك أو جدول أي شخص آخر. فهي أداة يمكن لفرق المبيعات استخدامها لتحديد مواعيد التعارف بسهولة. كما يمكن للمديرين استخدامها لفتح جدولهم للاجتماعات الفردية أو النقاشات السريعة. اطلع على أدوات جدولة المواعيد والأمثلة لمعرفة الأداة التي يمكنك استخدامها لصالحك في جدولة المواعيد.
ينتظر الموظفون في المتوسط ٥ ساعات كل أسبوع للحصول على المعرفة من أعضاء الفريق ذوي الخبرة في مجال معين. يمكنك المساعدة في التخلص من هذا الهدر الزمني من خلال إنشاء أدوات ضمن مجموعة المعلومات ليحصل الفريق على المعلومات والبيانات، مثل:
إجراءات التشغيل القياسية
عروض المبيعات
كلمات المرور
معلومات الموظفين
معلومات العملاء
سياسات الموارد البشرية
دليل العمليات
وهكذا دواليك
يمكن لفريقك من المحترفين عن بُعد التركيز على إنجاز العمل حين تتوفر تفاصيل شركتك وصناعتك في مكان واحد. يمكنك استخدام حزم برامج الإنتاجية مثل أدوات إدارة المعلومات وأنظمة إدارة التعلم وأنظمة معلومات الموارد البشرية وغيرها الكثير.
عندما تركز الشركة على تحسين الإنتاجية، لا يستفيد فقط الهيكل التنظيمي بل يستفيد الموظفون أيضًا، إذ يصبحون أكثر سعادة واندماجًا. فالدراسات تشير إلى أن ٩٢٪ من الموظفين يقولون إن امتلاك أدوات إنتاجية تساعدهم في العمل يزيد من رضا الموظفين.
لذا، فإن الاستثمار في أفضل برامج الإنتاجية يشكل وضعًا يربح فيه الجميع. إذا لم تكن قد استثمرت في أدوات حزمة الإنتاجية حتى الآن، فعليك القيام بذلك في أقرب وقت ممكن والتأكد من توفر جميع الميزات التي ناقشناها في هذه المقالة.