リモートワークはますます一般的になっています。パンデミック前は在宅勤務する従業員はごく少数でしたが、2019年のCOVIDパンデミック時にはすべての企業が経済発展を維持するためにリモートワークを導入せざるを得ませんでした。リモートワークの経験がなかった従業員も在宅勤務を始めています。Upworkの報告では、パンデミック後もリモートワークは今後5年間で22％増加すると示されています。ただし、リモートワークをしている方は、予定通りの1日と実際の展開の間に大きな違いがあることに気づくかもしれません。一度在宅勤務を始めると、リモートワークの利点と欠点の両方を実感します。
リモートワークには利点もあれば欠点もあります。たとえば気が散ること、孤独感、コミュニケーションの問題、精神的・身体的疲労、信頼の維持などがあります。これらの問題を無視すると、あなたの私生活や仕事に悪影響を及ぼす可能性があります。在宅や他の場所で仕事をしているときに集中力と生産性を高めるための12の有益なヒントを見ていきましょう。
在宅勤務で生産性を高めるうえで最大の障害は中断です。たとえ自宅で仕事を選んだとしても、突然の邪魔には弱いもの。友人とのオンラインチャット、同僚へのメール、ショッピングサイトの閲覧、必要のない電話など、さまざまな要因があります。
自宅で仕事をしている際に気を散らす要素を最小限に抑える方法はいくつかあります。以下はその一部です:
気が散る領域の特定
気を散らすものを排除するには、もっとも大きな気を散らす原因を特定することが重要です。これにより、集中力を要する作業に集中しやすくなります。自分に問いかけてみましょう：「自分の判断を裏切ってでもやってしまうものは何か？」「最も気を散らすものは何か？」
職場での気の散りは、パフォーマンスや生産性に悪影響を与えることは周知の事実です。気を散らす要因には内的なものと外的なものがあり、まずは自分の内面を見つめることから始めましょう。もし作業内容があちこちに散漫しているなら、本当の原因は何かを自問すべきです。在宅勤務中に経験する気を散らす要因を把握しておかないと、それを解決することはできません。どんな仕事上の邪魔が時間を奪っているのかを特定することが必要です。
リモートワークでは、スケジュールを設定し、それを守ることが非常に重要です。リモートワークにおいて効果的に働くには、できる限り多くの気を散らす要因を排除しなければなりません。適切なスケジュールと計画があれば、作業の大部分は完了します。自分の好きなことをする時間を確保することで、充実感と幸福感を得られます。
適切なスケジュールによってリモートワーク中の集中力の妨げが減らせます。特定の時間帯には邪魔が入らないように1日の予定を組むのが良いでしょう。例えば平日は午前9時から午後3時までメールやソーシャルメディアを確認しない、といったルールを設けるのも方法です。日々の構成を定めることで、タスクからタスクへと飛び回ることなく円滑に作業を進められます。
3. Do Not Disturb Mode
近年、多くの企業が在宅勤務や柔軟な勤務時間を従業員に提供しています。しかし、リモートワークは中断によって難しくなることがあります。その対策としてコンピューターやスマートフォンで「おやすみモード」をオンにすると、作業中の不要な通知やアラートを防ぐことができます。スマートフォンの着信音をオフにし、必要のないウェブサイトからの通知をブロックし、ソーシャルメディアの通知を切るのも手です。
クライアントや上司との緊急ミーティングでペットに気を取られたくはないですよね。重要な会議の最中に注意散漫を避ける最も簡単な方法は、スマートフォンの「おやすみモード」を有効にすることです。
在宅勤務は非常に柔軟で便利ですが、気を散らす要因が多いのも事実です。プロジェクトに取り組んでいても、本を読んでいても、家族の用事や子どもの相手、テレビなど、様々な邪魔が入り得ます。
リモートワークに集中するのは簡単ではありません。そのため、明確な境界線を引いて自宅オフィスのスペースを確保することがおすすめです。そうすることで生産的な作業に再び集中できます。自宅のスペースと仕事スペースを分ける戦略を使えます。寝室にパーテーションを設置したり、オフィス用家具を使って両方の部屋を区切る方法があります。
在宅勤務は、多くのフリーランサーや起業家にとって夢のような働き方です。一方で、在宅勤務では正しい時間管理や食事管理が難しく感じることもあります。特に仕事をしながら家族のために食事を準備することは大きな課題です。あらかじめ1日のスケジュールを立て、家族に健康的な食事を用意する時間を確保することが重要です。日中に非常に空腹にならないよう、常に軽食を手元に置いておきましょう。在宅勤務する場合は、昼食やスナックの時間をはっきり決めておくとよいです。
リモートワークの自由度はとても素晴らしく、好きな服を着たり、庭で座ったり、お気に入りのペットと過ごしたりできます。しかし、その一方であなたの仕事を監視してくれる人がいないので注意散漫になりやすくなるのも事実です。
気づくとYouTubeを見たり、ソーシャルメディアやミームを眺めたりしてしまうこともあるかもしれません。そんなときは、もっとも優れた時間管理ソフトウェアのいずれかを使って、プロジェクトやタスクごとに費やした時間を正確に把握しましょう。どのプロジェクト、あるいは非生産的な作業にどれだけの時間を使っているのかを記録するのです。
在宅勤務では厳密なドレスコードはありません。どんな服装でもかまいません。ただし、フォーマルなミーティングに快適なパジャマで参加するのはやめるべきです。
Zoom、Skype、Google Meetなど、どのツールを使う場合でも、プロフェッショナルに見えるようにしましょう。必ずしもスーツやネクタイである必要はありませんが、仕事にふさわしいきちんとした服装を心がけてください。自宅でフォーマルウェアを着るのが不思議に感じるかもしれませんが、家の中でもオフィスとして区切ったエリアだけで着るようにするとよいでしょう。
Francesco Cirilloは1980年代後半にPomodoroの手法を考案しました。これはシンプルかつ迅速に実践できるタイムマネジメントシステムで、今やっていることに集中しながらより多くの作業をこなせるようになります。
この生産性向上の方法は、作業を25分ごとに区切り、各セッションの合間に短い休憩を取るというものです。1日を通してこまめに脳を休ませることで、1つの作業に集中しやすくなり、結果的に生産性が上がります。
マルチタスクは注意散漫を増やし生産性を下げるという考えがある一方で、期限内に仕事をこなし、他のタスクに使えるエネルギーを残せるという意見もあります。しかし、マルチタスクは数少ない利点に比べると大きなデメリットがあると考える人も多いのです。
多くのリモートワーカーはマルチタスクに苦労しています。仕事のコントロールを失うか、時間内に終えられないか、どちらかです。解決策は、一つの仕事を小分けにして、それぞれに集中すること。マルチタスクをすると、常に仕事を切り替えるため、どれ一つとして十分に集中できず、作業効率を下げてしまうのです。
在宅勤務は柔軟なスケジュールで家事をこなしたり友人との交流をしやすいように思われますが、実際にはそうとも限りません。仕事ばかりになるか、友人や趣味に没頭しすぎるかのどちらかに偏ることもあるのです。
学習にどれだけの時間が必要か考えてみましょう。仕事は大切ですが、自分自身や家族と過ごす時間ももっと確保する必要があります。余暇にまで仕事のことを考えるのはやめましょう。職場では実現可能な目標を設定し、それをきちんと守ることです。
自分が心から楽しめるアクティビティに取り組むと、精神的な満足感を得られます。ゲームでも日記を書くことでも、あなたが楽しく満足を感じられるものであれば、それが自己表現の一つになるでしょう。
精神面の健康を維持するには、運動とセルフケアを組み合わせるのが最適です。瞑想やエクササイズ、あるいは読書や執筆など、自分に合った方法で目標に近づけます。ウォーキングやジョギング、スポーツへの参加は、人々の精神的健康に良い影響を与え、仕事への集中力を高めてくれます。モチベーションを保ち、気を散らす要因を減らし、生産性を向上するためにも重要です。
しかし、もし今の仕事がメンタル面の満足感を妨げていると感じるなら、別の仕事を検討してみるのも手かもしれません。在宅勤務が可能な仕事は数多くあり、より自分らしい働き方を望む場合にも役立つでしょう。
正直なところ、すべてを予測することは不可能です。どんなに先の作業を計画していても、突発的な依頼が発生することがあります。しかし、これらの突発的なタスクも期限までに終わらせる必要があります。そのためには、常に予備の時間を確保しておき、追い詰められて気が散るのを防ぐことが重要です。もし余分なタスクが特になければ、その時間を使って既存のタスクをより高い品質で仕上げることもできます。
リモートワークには、柔軟性があることやドレスコードがないこと、通勤が不要なこと、家族や友人と過ごす時間が増えることなど、多くの利点がありますが、その一方で仕事への集中を妨げ、負担になってしまう恐れもあります。
仕事に集中できないのは大きな問題です。健全なリモートワークを実現するには、在宅勤務で気を散らす原因を特定し、それらを解決することが不可欠です。