Seguimiento de tiempo con MonitUp
¿Eres propietario de un negocio, gestor de proyectos, empleado o quizás un cliente? Independientemente de tu posición en la empresa, es importante utilizar un software de seguimiento de tiempo.
Al usar una herramienta de seguimiento de tiempo, puedes disfrutar de numerosos beneficios, como mejorar la productividad del equipo, aumentar los ingresos del negocio y ahorrar dinero. Como gestor de proyectos, puedes supervisar a tus empleados y evitar problemas como el robo de tiempo y las entregas de tareas deliberadamente retrasadas. Como propietario de un negocio, puedes generar cotizaciones precisas de tiempo y precio para poner a tus clientes en la dirección correcta.
Si eres cliente, puedes obtener las cotizaciones adecuadas de tiempo y precio para comenzar con buen pie con tu proveedor de servicios. Además, una buena herramienta de seguimiento de tiempo facilita y agiliza la facturación.
Y si estás buscando uno de los mejores rastreadores de tiempo, no busques más allá de MonitUp.
MonitUp es una aplicación potente y fácil de usar para rastrear el tiempo y la línea temporal. Con este software, tú y tu equipo pueden registrar las horas dedicadas a varios proyectos o tareas individuales.
Además del simple seguimiento de tiempo, la herramienta cuenta con varias características útiles, como seguimiento de productividad, control de asistencia y registro de horas facturables con hojas de tiempo.
En este artículo, exploraremos en detalle las características únicas y útiles de la aplicación. También aprenderemos cómo la aplicación encaja en diferentes industrias y te ayuda a optimizar tu negocio.
Optimiza el tiempo en proyectos
MonitUp proporciona información útil y valiosa sobre cuánto tiempo dedica cada individuo al proyecto a nivel micro. Puedes especificar cuánto tiempo toma cada proyecto y las actividades asociadas. Este rastreador de tiempo ayuda a desarrollar mejores habilidades de gestión del tiempo, ser altamente productivo y generar más ganancias a gran escala.
El rastreador de tiempo de MonitUp ofrece una visión precisa y completa del uso del tiempo por proyecto o por tarea individual. No permite que los miembros del equipo “pasen desapercibidos” cuando dedican tiempo a actividades irrelevantes, como el uso de redes sociales.
Al final del día, obtienes un informe detallado de horas e incluso minutos de trabajo organizados por categorías y proyectos. Con base en ello, puedes definir aspectos como:
En consecuencia, puedes gestionar tu cronograma de proyecto para obtener los mejores resultados en el periodo más conveniente. Y los cronogramas sirven como una hoja de ruta de los proyectos, donde puedes verificar cuánto te desvías del plan original.
De esta manera, la herramienta de seguimiento de tiempo de MonitUp puede ayudarte a evitar pérdidas o fracasos al hacer que tu proyecto regrese al camino correcto. Esto, además, reduce tu nivel de estrés y te ayuda a apegarte a tu calendario de proyecto.
Más que solo seguimiento de tiempo
MonitUp resuelve muchos problemas de seguimiento de tiempo. ¡Pero eso es solo una parte! MonitUp hace mucho más por los usuarios. Algunas de sus otras funciones son:
Monitoreo de computadoras para equipos
Además del seguimiento de tiempo, MonitUp también ofrece prueba de trabajo y ahorra dinero a empresas y clientes.
Simplemente invita a los trabajadores remotos y empleados. Pídeles que empiecen a usar MonitUp. Asigna proyectos y registra las horas de trabajo y la prueba de trabajo. La herramienta puede supervisar cada actividad realizada en el ordenador, para que tengas el control de lo que hacen los empleados.
Líneas de tiempo automáticas
Con esta herramienta, no tienes que preocuparte por entradas de tiempo manuales ni por mantener plantillas de MS-Excel. Gracias a esta aplicación de seguimiento de tiempo automático, podrás aprovechar líneas de tiempo automáticas sin complicaciones. Además, este programa liviano es compatible con Windows, Linux, etc. Compatible con múltiples sistemas operativos.
Puedes crear líneas de tiempo automáticas que se sincronizan en tiempo real con el panel de control en vivo basado en la web.
Supervisión de empleados remotos
La supervisión de empleados remotos se refiere a un conjunto de actividades realizadas por el empleador. El propósito principal de monitorear a empleados remotos es aumentar la transparencia, la lealtad y la seguridad dentro de la empresa.
En los últimos cinco años se ha visto un aumento del 44% en la fuerza laboral remota. Se espera que la industria crezca hasta un 150% para finales de esta década. La creciente tendencia a contratar de forma remota conlleva sus propios desafíos. Y su mayor reto es este: Sin los procesos y herramientas adecuadas, a las empresas les resulta extremadamente difícil mantenerlos tan productivos y rentables como se espera.
Según Buffer, la mayoría de los trabajadores remotos prefieren trabajar desde casa, lo que puede afectar su motivación y desempeño.
A continuación se muestra una lista de las características de MonitUp que ayudan con la supervisión de empleados remotos:
Además, otras funciones incluyen monitoreo de aplicaciones, gestión de proyectos, monitoreo de internet y monitoreo de actividades.
Monitoreo de internet y aplicaciones
Usando MonitUp, puedes revisar las aplicaciones y los sitios web que visita tu equipo. Puedes reconocer sitios/aplicaciones ineficientes y el tiempo invertido en tareas repetitivas.
Gestión de proyectos
Crea y asigna eventos o proyectos a los empleados responsables. También puedes revisar informes detallados de proyectos generados por el software y verificar cuánto dinero se invierte en cada uno de tus proyectos.
Software de productividad de empleados
¿Diriges una pequeña startup o una gran empresa? Independientemente del tamaño de tu negocio, todos quieren asegurarse de que todos en el equipo estén trabajando, lo que ayuda a garantizar la productividad.
El seguimiento de empleados se ha utilizado durante mucho tiempo. El propósito principal de esta aplicación de negocio es aumentar la eficiencia general de tu equipo y mejorar el desempeño de la empresa. Estos son algunos de los problemas clave que esta aplicación resuelve:
Al usar MonitUp para rastrear la productividad de los empleados, se motiva a los trabajadores a ser extremadamente eficientes y productivos. Desarrollas un entendimiento mutuo de la carga de trabajo actual e identificas las mejoras necesarias.
Esta valiosa información también resulta útil cuando se trata de evaluaciones de empleados. Con altos niveles de productividad, los empleados a menudo reciben una recompensa por alcanzar los objetivos que establecieron. Se sienten motivados a hacer un buen trabajo. Por otro lado, si los informes muestran una falta del nivel de eficiencia deseado, puedes identificar estas áreas y realizar las mejoras necesarias.
Uso de software de seguimiento de tiempo para empleados en tu empresa
El propósito principal de un rastreador de tiempo es registrar el tiempo que cada empleado dedica a un proyecto o a una tarea/actividad específica.
Por ejemplo, cuando un usuario cierra o abre el rastreador, se crea una línea de tiempo automática. El horario, el total de horas trabajadas, los salarios, los descansos, etc. Mantiene registros de estos aspectos.
También puedes usar la aplicación de seguimiento de tiempo de los empleados para muchos otros propósitos. Algunos de estos se describen a continuación:
Optimiza la gestión de proyectos
El tiempo es la clave del éxito de cualquier proyecto. Los gestores de proyectos deben cronometrar cuidadosamente el éxito del proyecto. Y aquí es donde ayuda una herramienta eficiente de seguimiento de tiempo.
El software permite a los empleados agregar fácilmente entradas de tiempo para cada evento. Después de registrar el tiempo, les permite a los administradores ver e imprimir informes de horarios para cada proyecto e incluso para cada actividad asociada.
Con estos datos, puedes monitorear fácilmente la carga de trabajo de tus empleados e imprimir informes completos para tus clientes y otros interesados.
La rentabilidad del proyecto es una prioridad
Cuando puedes rastrear cuánto tiempo está tomando un proyecto, esa información ayuda a crear nuevos proyectos de manera eficiente. Este análisis de tu tiempo y costo te permite hacer las mejoras necesarias para obtener la máxima rentabilidad. Estas ideas también te mantienen informado sobre las mejoras que necesitas para aumentar tus ganancias y productividad.
Con esta herramienta, puedes entender qué funciona y qué no, cómo planificar tus proyectos futuros y cómo ahorrar tiempo y dinero.
Puedes comprender y reducir gastos innecesarios. La herramienta proporciona facturación precisa para que te paguen por cada minuto de trabajo realizado. Además, si sabes cuánto tiempo dedicas a cada tarea, puedes calcular fácilmente salarios, sueldos, bonificaciones y deducciones. Las líneas de tiempo automáticas simplifican todo el proceso mientras ahorran tiempo.
Gestión y responsabilidad con clientes
Con los rastreadores de tiempo, tus empleados o miembros del equipo son responsables de las horas de trabajo que dedican a un proyecto o actividad asociada.
Además, tienes todos los datos completos y, con base en ellos, puedes gestionar a tus clientes de manera efectiva y eficiente. Cuentas con la evidencia para facturar a tus clientes y los informes de las horas disponibles.
Por lo tanto, hay muchas maneras de usar una herramienta de seguimiento de tiempo y de empleados para mejorar el rendimiento general de tu negocio. Por ello, tiene sentido utilizar en tu organización una herramienta de seguimiento de tiempo confiable y legítima. Elige una herramienta confiable como MonitUp, que ofrece múltiples funcionalidades para supervisar a tus empleados, la gestión de asistencia y la gestión de proyectos.
Seguimiento de tiempo multiplataforma
MonitUp es un potente y útil software de seguimiento de tiempo multiplataforma. Es adecuado para agencias, equipos, individuos y pequeñas empresas de cualquier tamaño y con cualquier dispositivo. Sus potentes capacidades de generación de informes, combinadas con sus funciones avanzadas y compatibilidad multiplataforma, lo hacen destacar.
MonitUp funciona bien con los siguientes sistemas operativos:
Seguimiento de tiempo en Windows
¿Eres usuario de Windows y te preocupa la productividad de tu equipo? ¡No te preocupes! MonitUp hará esto por ti. Para iniciar la supervisión, debes pedir a tus empleados que descarguen la aplicación para Windows.
Para descargar la aplicación en Windows, sigue estos pasos:
Paso 1: Crea tu cuenta en MonitUp.
Paso 2: Instala la aplicación MonitUp en los trabajadores remotos y empleados.
Toca el botón "Invite your team" en el panel de la aplicación. Luego, agrega las direcciones de correo electrónico de los miembros de tu equipo. La mejor parte es que puedes añadir cualquier número de empleados a la cuenta.
Los empleados deben descargar la aplicación de seguimiento de tiempo y comenzar a registrar su tiempo. Los propietarios y gerentes de la empresa no necesitan instalar la aplicación. Pueden acceder a los datos directamente a través del panel de control en tiempo real basado en la web.
Paso 3: Si tu empleado es un freelancer, asígnale los proyectos.
Usa las funciones de gestión de proyectos de MonitUp para asignar proyectos a los miembros del equipo. Esta función también te permite revisar las horas de trabajo de cada proyecto y tarea.
Con el Panel en Vivo, puedes ver a los empleados que están en línea, sus entradas de tiempo, capturas de pantalla, uso de internet, etc. Puedes revisar todo.
MonitUp analiza los datos y el tiempo en tu organización. Después de varias semanas de uso, el programa genera informes detallados para analizarlos e identificar cuellos de botella y procesos.
Historia del seguimiento de tiempo
¡El tiempo es dinero! Perder tiempo significa perder dinero. Por eso, todas las empresas, grandes o pequeñas, quieren llevar un registro del tiempo. Para los empleados, el seguimiento de tiempo puede parecer un concepto moderno. Pero existe desde hace miles de años.
Desde la aparición de las horas facturables, la gente ha estado rastreando el tiempo con fines de pago. Utilizar herramientas de seguimiento de tiempo de empleados permite que las empresas y los gestores de proyectos realicen informes completos, determinen la rentabilidad, establezcan objetivos y hagan proyecciones.
Originalmente, se usaban líneas de tiempo en papel, pero en la era digital actual, han sido reemplazadas por herramientas automáticas de seguimiento de tiempo como MonitUp. La herramienta con funciones optimizadas ayuda a prevenir el robo de tiempo y se sincroniza con sistemas de nómina, ahorrando tiempo y reduciendo errores.
Veamos los orígenes del seguimiento de tiempo, desde las plantillas en papel hasta el software basado en la web. Veremos qué cambios ha experimentado esta disciplina y a dónde hemos llegado con ella.
Plantillas de seguimiento de tiempo
Desde los inicios de la gestión del tiempo, las empresas han utilizado plantillas de hojas de tiempo en papel para registrar las horas de sus empleados. Aunque esto se considera un método antiguo de seguimiento de asistencia, muchas empresas aún lo utilizan, ya sea de forma exclusiva o junto con tecnologías modernas.
Las hojas de papel se consideran muy fáciles de usar y portátiles, tanto como plantilla como papel para cualquier anotación. Si bien han existido durante mucho tiempo y todavía son usadas por muchas empresas, este método de seguimiento de tiempo tiene sus propios inconvenientes.
Usar plantillas de papel para el control de asistencia es un proceso que consume mucho tiempo. Para el procesamiento de nóminas, debes ingresar manualmente el número y el nombre de los empleados. Además, hay problemas con las hojas de tiempo escritas a mano porque son difíciles de descifrar. Asimismo, el papel puede perderse, destruirse, dañarse o incluso falsificarse con facilidad.
Seguimiento de tiempo con hojas de cálculo
Las líneas de tiempo en Excel llevaron el proceso de seguimiento de tiempo a un nivel completamente nuevo. Permite que cualquier usuario del ordenador acceda a hojas de cálculo de MS-Excel fáciles de usar que actúan como una línea de tiempo.
Muchas empresas han comenzado a usar hojas de cálculo para monitorear la asistencia de sus empleados. Es cierto que esta forma de seguimiento de tiempo es una opción de fácil acceso, pero también tiene algunas fallas.
Aún es necesario ingresar los datos al sistema de procesamiento de nóminas. Y aunque todo esto consume mucho tiempo, también aumenta las posibilidades de cometer errores. Además, el programa en sí presenta algunos problemas. Aunque es fácil aprender Excel, para aprovechar su potencial se deben aprender algunas funciones avanzadas de generación de informes. Muchas de estas opciones podrían ser muy complicadas en este producto de Microsoft.
Aplicaciones para seguimiento de tiempo
Luego aparecieron aplicaciones de escritorio para el seguimiento de tiempo. Con estas aplicaciones, los empleadores pueden monitorear el tiempo de sus empleados a través de un programa de software en el ordenador. Es más simple y eficiente que Excel.
Aunque representa una mejora significativa con respecto a Excel, todavía presenta algunas desventajas. Cuando utilizas aplicaciones basadas en el escritorio, no puedes sincronizar datos de un dispositivo a otro. El programa se instala en un dispositivo. Esto significa que si no estás en tu propio ordenador, es posible que debas usar el viejo estilo de bolígrafo y bloc de notas.
Después, con la llegada de internet, aparecieron las aplicaciones de seguimiento de tiempo basadas en la web. Hoy en día, estas herramientas han ganado gran popularidad debido a sus características extremadamente útiles. Se han convertido en la opción a seguir para muchas empresas que buscan avanzar.
Los rastreadores de tiempo basados en la web, como MonitUp, ofrecen una flexibilidad inigualable. Te permiten procesar datos independientemente del dispositivo, al tiempo que ofrecen un alto nivel de precisión. Con funciones de inicio de sesión verificadas, estos programas de software ayudan a prevenir el robo de tiempo y evitan que los empleados exageren sus horas de trabajo.
La única desventaja de los rastreadores de tiempo basados en la web es que puede resultar complicado elegir el mejor debido a la gran cantidad de opciones disponibles. Herramientas como MonitUp pueden ser una gran elección si buscas un software de seguimiento de tiempo basado en la web, todo en uno y con muchas funciones.
Así, la historia del seguimiento de tiempo es fascinante; cómo pasó de plantillas en papel a programas basados en la web con múltiples funciones. Las herramientas modernas son definitivamente superiores a las que se usaban en el pasado y se mejoran constantemente para ofrecer una funcionalidad sobresaliente.
Las empresas deben buscar una aplicación sólida y actualizada de seguimiento de tiempo que haga que la facturación y la nómina sean bastante simples, precisas y eficientes.
Seguimiento de tiempo para cualquier industria
El tiempo es un activo valioso para las empresas de todos los sectores. Cualquier industria puede obtener importantes beneficios de productividad y eficiencia al usar una herramienta de seguimiento de tiempo.
Aunque cualquier industria podría beneficiarse de esta tecnología, las siguientes son las candidatas más populares:
Software de seguimiento de tiempo para empleados
La productividad de tu equipo conduce a las ganancias, y la gestión del tiempo desempeña un papel crucial en impulsar la productividad. ¿Cómo saber si tus empleados utilizan cada minuto de su jornada laboral en beneficio de la empresa?
¡Ahí es donde entra un software confiable de seguimiento de tiempo para empleados! Con esta herramienta, puedes monitorear cómo tu equipo emplea sus horas de trabajo. Con base en estos datos, puedes implementar todas las mejoras necesarias, identificar a los que no están rindiendo lo esperado y, en última instancia, obtener las ganancias que tu negocio merece.
Utilizar un rastreador de tiempo es una gran decisión, ya sea que dirijas una pequeña compañía o una gran organización, tengas un equipo remoto o empleados en el mismo sitio.
Software de seguimiento de tiempo para consultores
Aprender a rastrear tus horas de consultoría de manera eficiente y precisa es clave para cualquier consultor que desee tener éxito. Ya sea que te paguen por hora o por proyecto, si no registras tu tiempo correctamente, podrías perder una cantidad significativa de dinero.
Por otro lado, una vez que empieces a usar un sistema de seguimiento de tiempo inteligente y reconocido, podrás estar tranquilo. Esto se debe a que tú y tu equipo saben que las horas de trabajo se registran adecuadamente.
Sabes que nadie en tu firma de consultoría está perdiendo el tiempo y la energía. Ayuda a garantizar que recibas la compensación justa por todo tu trabajo. Afortunadamente, existen muchas herramientas de seguimiento de tiempo para consultores que son fáciles de usar e implementar.
Software de seguimiento de tiempo para freelancers
Trabajar como freelancer parece un negocio muy lucrativo y atractivo. En el creciente mundo de la urbanización y el avance tecnológico actual, las personas pueden trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Sin embargo, ser freelancer también presenta sus propios desafíos. Requiere autodisciplina, buena gestión del tiempo y una comunicación saludable con los clientes.
No obstante, es bastante difícil garantizar la cooperación y colaboración adecuadas. De hecho, cuántas horas dedicas a un proyecto, presupuesto esperado, proyecto, métricas, etc. Es un proceso continuo que implica intercambiar información de manera constante.
Aquí, una aplicación de seguimiento de tiempo permite a los freelancers registrar su tiempo y recibir pago por sus horas de trabajo. Además, herramientas como el rastreador de tiempo de MonitUp te permiten gestionar proyectos, llevar la contabilidad para freelancers y almacenar todos los datos relevantes en un mismo lugar. Con un buen rastreador de tiempo, los freelancers pueden registrar el tiempo de forma automática, añadir y editar entradas de tiempo, rastrear horas facturables e integrar la aplicación con otras herramientas de software.
Software de seguimiento de tiempo para pequeñas empresas
El tiempo es fundamental para todas las empresas, pero aún más para las pequeñas. ¿Tus empleados son honestos y no están involucrados en robo de tiempo? ¿Están siendo productivos según su verdadero potencial? ¿Estás siguiendo todo correctamente? ¿Puedes detectar adecuadamente las horas extra o el mal uso de la jornada laboral?
Las herramientas de seguimiento de tiempo son la respuesta a todas estas preguntas. Esta sola herramienta resuelve numerosos problemas que puedas enfrentar.
Registrar el tiempo mientras tú y tu equipo trabajan da lugar a facturas más precisas que las estimaciones. Un alto nivel de precisión genera confianza entre tú y tus clientes. También te permite tomar decisiones empresariales fundamentadas para mejorar la eficiencia y la productividad en general.
Software de seguimiento de tiempo para abogados
La mayoría de los abogados que cobran a sus clientes por hora siguen reestructurando sus registros de tiempo a diario, semanal o mensualmente. Incluso si no compartes tus registros de tiempo con los clientes, es importante llevar un diario de tiempo.
Utilizar un software moderno de seguimiento de tiempo para abogados brinda acceso a funciones relevantes para la industria. Al usar estas funciones, puedes automatizar la mayoría de tu trabajo diario. Esto también te ayuda a aumentar tu productividad y desarrollar un sentido de confianza y lealtad con los clientes.
Hoy en día, los abogados que utilizan software de facturación legal con funciones de seguimiento de tiempo integradas pueden registrar sus horas de trabajo directamente en su dispositivo móvil. Estas herramientas te facilitan registrar y contabilizar adecuadamente el horario, permitiéndote capturar todas las horas facturables y recibir pago.
Software de seguimiento de tiempo para trabajadores remotos
La cultura de trabajo remoto se está volviendo habitual en estos días. Si adoptas esta cultura, ¿cómo sabrás que tus trabajadores remotos están realmente trabajando? ¿Cuánto tiempo suelen dedicar a cada proyecto?
Respuesta: utilizando la solución adecuada de software de seguimiento de tiempo. Con un programa así, tus empleados son responsables de su rendimiento diario y se motivan para ser productivos. Obtienes evidencia tangible de las horas invertidas para facturar a tus clientes.
Los clientes saben por qué trabajo se les cobra. Además, una herramienta de supervisión de empleados también reduce la necesidad de espacio de oficina, ya que los empleados se mantienen productivos de forma remota. No tienes que preocuparte demasiado al contratar trabajadores remotos.
Software de seguimiento de tiempo para contratistas
Arquitectos, construcción, diseño, banca, TI, etc. Tienen muy poco que ver entre sí en esos campos.
Sin embargo, deben ocuparse de muchas áreas de trabajo difíciles que involucran una amplia variedad de tareas. Estas funciones a menudo incluyen consultoría, cumplimiento de permisos locales o federales y contabilidad. Al igual que otros profesionales, deben asegurarse de recibir pago por el trabajo realizado.
Por ello, es muy importante que los contratistas usen un software de seguimiento de tiempo. Elige la herramienta adecuada para este propósito. Por ejemplo, MonitUp es un rastreador de tiempo y una herramienta de supervisión de empleados todo en uno que pueden usar tanto contratistas como otros profesionales.
¿Qué tipo de empresas controlan su tiempo?
Todas las organizaciones que desean mantenerse en contacto con sus equipos y brindarles el apoyo que necesitan utilizan software de seguimiento de tiempo. Se mide la productividad de los trabajadores que las organizaciones requieren para el crecimiento y desarrollo general de su negocio.
Cuando adoptas herramientas de seguimiento de tiempo para tu empresa, esta evolucionará al máximo y te dará un mejor control sobre la gestión del tiempo.
Veamos qué industrias pueden usar dispositivos de seguimiento de tiempo con más frecuencia y por qué.
Contratistas
Los contratistas que trabajan regularmente en diversos proyectos pueden usar y beneficiarse de la herramienta de seguimiento de tiempo. Dadas tantas tareas que se realizan al mismo tiempo, es vital monitorear las horas de los empleados para garantizar precisión al facturar.
Firmas de abogados
Usar software de monitoreo ayuda a las organizaciones legales a evaluar informes precisos del total de tiempo que sus empleados dedicaron a un trabajo o caso en particular. También ayudará a rastrear el tiempo facturable y no facturable para tener una facturación precisa para sus clientes.
Contabilidad
Como contador, llevar bien tus libros es la parte más importante del trabajo. Cuando tu organización está ocupada con auditorías, proyectos de tarifa fija o facturación por hora, necesitas rastrear todo el tiempo que pasas con los clientes durante tu jornada laboral.
Con esta información, puedes optimizar tus procesos para adaptarlos a tus clientes. Cada cliente es diferente y tiene deseos únicos; por lo tanto, ahora podrás brindarles la solución adecuada que necesitan.
Arquitectos
El seguimiento de tiempo es sumamente importante, especialmente para los arquitectos que cobran a sus clientes por hora. Sin esta herramienta, no podrás seguir avanzando en tus pronósticos ni aprovechar al máximo tu tiempo.
Las herramientas de monitoreo registran cada segundo y cada detalle del día. Con esto, obtienes una explicación completa de cómo se utilizan tus recursos.
Consultor
Los consultores usan su amplio conocimiento para resolver los problemas de sus clientes. Sin embargo, además de resolver el problema, lo que más desean es una solución rápida.
Por eso, un rastreador de tiempo es una herramienta esencial para los consultores. Te ayuda a terminar tu trabajo lo antes posible al registrar tus acciones y el tiempo que dedicas a cada proyecto.
Cuando tus clientes están completamente satisfechos con tu trabajo, tienes más posibilidades de trabajar con ellos nuevamente en el futuro.
Freelancers
En cuanto a los freelancers, sabrás lo importante que es rastrear el tiempo. Al trabajar en tantos proyectos con distintos clientes, puedes perder la cuenta de tus horas de trabajo.
Por lo tanto, la herramienta de seguimiento de tiempo te permite concentrarte en la tarea que debe realizarse a esa hora en particular. Puedes gestionar el tiempo correspondiente para cada cliente y para actividades específicas.
Es una herramienta extraordinaria para mantener un balance equitativo de trabajo para todos.
Sector de Personal y Reclutamiento
El seguimiento de tiempo juega un papel fundamental en la industria de personal y reclutamiento. A menudo se enfrentan a dificultades para monitorear el trabajo de su equipo.
Contar con un software adecuado en la empresa que pueda monitorizar a los empleados ayudará a los gerentes a llevar un control preciso de las horas trabajadas y gestionar mejor los proyectos.
Si quieres destacar, invierte en este tipo de software ya que se amortizará en poco tiempo.
Señales que indican que necesitas seguimiento de tiempo
¿Has notado señales de robo de tiempo o una disminución en el nivel de rendimiento de los empleados en tu organización?
Si la respuesta es sí, entonces es momento de adoptar herramientas de seguimiento de tiempo para afrontar estos problemas.
Estas son algunas señales que este software puede ayudarte a resolver.
Registro inadecuado de asistencia
Es muy frustrante cuando tu organización tiene un sistema ineficiente de gestión de ausencias, ya que los proyectos pueden verse afectados por la escasez de trabajadores.
Con las herramientas de seguimiento de tiempo, es fácil saber con anticipación quién está disponible y quién no.
En consecuencia, puedes crear diferentes políticas de permisos para cada empleado de forma individual. También puedes aprobar o denegar instantáneamente una solicitud de permiso.
Los proyectos toman un tiempo irrazonablemente largo
Completar cualquier tarea dentro del plazo puede ser un desafío cuando tus miembros de equipo se están relajando. Pero al mismo tiempo, no es fácil vigilar a cada empleado.
Aquí es donde el software de seguimiento de tiempo resulta útil. Todo lo que necesitas hacer es crear un horario y comunicarles las horas mínimas y máximas de trabajo por día.
Estas entradas te ayudarán a entender con exactitud cuánto tiempo se necesita para terminar una tarea en particular. Además, con estos datos, puedes estimar cuánto tardará un proyecto en completarse.
Las herramientas de seguimiento de tiempo te mantienen informado sobre las responsabilidades que asignas a cada empleado. Y te permiten tratar con tus empleados sin complicaciones.
El desafío de monitorear la tasa de eficiencia
La productividad de los empleados desempeña un papel crucial en el éxito de cualquier organización. Un rastreador de tiempo puede ayudarte a obtener información valiosa sobre la contribución de cada miembro del personal a la empresa o al proyecto.
Por ejemplo, evaluará automáticamente la eficiencia del trabajo de los empleados clasificando todos los recursos en categorías neutrales, productivas y no productivas.
Puedes entender qué personal necesita más atención y quiénes aportan más, en lugar de asignar más recursos.
Los requisitos del cliente y la entrega no coinciden
Cuando el resultado final o producto no está a la altura, significa que existe alguna brecha. Una de las razones podría ser que los empleados no están trabajando de manera eficiente.
Aquí necesitas un sistema que te dé control constante sobre el personal relacionado con el proyecto. Una herramienta de seguimiento de tiempo te ayudará a conocer las horas de trabajo correctas y los pasos a seguir para enfrentar estos problemas.
Conclusión
Si notas cualquiera de las señales anteriores, es momento de adquirir herramientas de seguimiento de tiempo para tu organización.
¿Es este el paso correcto para tu empresa?
Una preocupación común respecto al seguimiento de tiempo es: “¿No es como espiar a mi equipo?”, “¿Mi jefe me está espiando?”. Muchos gestores de proyectos o negocios evitan el seguimiento de tiempo considerándolo un gasto innecesario.
Por lo tanto, dudan si deberían usar un rastreador de tiempo. Sigue leyendo para encontrar la respuesta.
El seguimiento de tiempo no significa espiar
Para los empleados, el seguimiento de tiempo no significa que te espíen o violen tu privacidad. Si eres honesto con tu trabajo, en realidad te beneficia. La herramienta registra tu nivel de productividad y muestra tu compromiso con la empresa. Como cada minuto queda registrado, tienes pruebas de todas tus actividades durante las horas laborales.
Los empleadores o tus clientes usan estos registros para pagarte con precisión por las horas trabajadas. Además, la herramienta también ayuda a mantener la asistencia adecuada y el procesamiento de la nómina.
Los empleadores también deben ser conscientes del verdadero propósito de los rastreadores de tiempo. No deberían tratar de usar estas soluciones para espiar a sus equipos, ya que esto podría desmoralizarlos y desincentivar su productividad.
Ética del seguimiento de tiempo
Un seguimiento de tiempo demasiado entusiasta a menudo resulta en pánico y ansiedad en toda la empresa. A la gente no le gusta descubrir que están siendo espiados por su gestor de proyectos o jefe.
Cuando hablamos de los peores casos, el espionaje resulta perjudicial para la productividad. Esto se debe a que el personal se pone muy nervioso y le resulta difícil concentrarse en las tareas necesarias. Además, el sentimiento de espionaje puede crear un ambiente de resentimiento y amargura hacia la administración.
También hay ciertos límites éticos cuando se trata de usar un rastreador de tiempo. Algunos piensan que la privacidad es un derecho fundamental para todos. Otros creen que se debe permitir a los empleados hacer cosas personales siempre que cumplan con sus metas comerciales.
Si bien todas estas inquietudes son legítimas, la mayoría de las empresas aún prefiere implementar el seguimiento de tiempo. Cuando se hace de manera correcta y legítima, usar un rastreador de tiempo resulta ser un gran activo para cualquier organización.
No obstante, asegúrate de usar esta herramienta de forma sensata. De lo contrario, podrías arriesgarte a desmoralizar y alejar a tu equipo, lo que perjudicaría el éxito de tu negocio.
Pero, ¿cómo elegir e implementar un rastreador de tiempo de manera responsable? Aquí tienes algunos consejos:
Por último, no olvides recopilar comentarios sobre el rastreador de tiempo por parte de tus empleados.
¿El seguimiento de productividad y el seguimiento de tiempo son similares o no?
La mayoría de las veces, se habla de cómo aumentar la productividad en una empresa. Pero, ¿qué significa realmente?
¿Cómo determinas la productividad de tus empleados? Entender y medir la productividad de un miembro de tu equipo es uno de los aspectos más importantes para el crecimiento de tu organización.
Todos quieren informes precisos y oportunos para saber cuánto tiempo les llevó terminar cada proyecto. Con la ayuda de herramientas de seguimiento de tiempo y productividad, los empleadores pueden monitorear fácilmente la productividad y los resultados de sus colaboradores.
No obstante, si quieres saber más sobre cómo las herramientas de seguimiento de productividad y de tiempo son similares, revisa los siguientes puntos.
El seguimiento de tiempo permite medir indicadores clave (KPI)
Con la ayuda de herramientas de seguimiento de tiempo, puedes medir la productividad de tu equipo directamente en relación con la eficacia. Te da una visión del promedio de duración de las tareas, las horas facturables y no facturables, cuántos recursos estás usando y la capacidad de cada miembro para realizar tareas.
También puedes calcular cuánto aporta cada miembro a la rentabilidad de la organización. Todos estos factores tienen un impacto directo en la productividad.
Para ahorrarte tiempo, las herramientas de productividad y seguimiento de tiempo visualizan todas las actividades monitoreadas para que tu equipo reconozca sus propios esfuerzos y logros.
Ayuda a identificar pérdidas de tiempo
Tanto las herramientas de seguimiento de tiempo como de productividad destacan las barreras productivas para que seas consciente de qué tareas, procesos, flujos de trabajo, herramientas y comportamientos requieren atención.
Te hacen visible todo patrón ineficiente, procesos sobredimensionados y tareas de bajo valor. Así, puedes tomar medidas concretas a tiempo para prevenir estos problemas y lograr la productividad real de tus empleados.
Revelando distracciones
Controlar las interrupciones diarias es realmente importante para ser más productivo. Por eso, estas herramientas de monitoreo te permiten mapear interrupciones diarias al registrar “solicitudes rápidas” para reuniones y consultas de correo electrónico que afectan el enfoque productivo de tu equipo.
Con estas herramientas, también puedes identificar cualquier tarea no programada que te distraiga de tu trabajo principal e interfiera en tu carga laboral.
Aumenta la participación de los empleados
La implicación de los empleados puede influir considerablemente en la productividad y la reputación de tu negocio. Por ello, los gerentes desarrollan estrategias de compromiso para asegurarse de contar con un equipo comprometido.
Entonces, la eficiencia mide la eficacia de técnicas profundas así como el software de seguimiento de tiempo, y esto solo es posible con estas herramientas de seguimiento. Además, cuando tus empleados saben que se mide su productividad, serán más responsables.
Como resultado, aumentan los niveles de compromiso en cada tarea o proyecto.
Alcanzar los objetivos de negocio
Este software de monitoreo ayuda a las empresas a alcanzar sus objetivos a largo plazo sin complicaciones. Cuando se definen claramente las metas y expectativas de productividad a monitorear, tu equipo puede entender en qué áreas deben enfocarse más.
Además, los informes generados por estas herramientas también permiten a los empleadores analizar la productividad real y tomar medidas para incrementar su compromiso en cada proyecto.
En resumen, podemos decir que tanto las herramientas de productividad como de seguimiento de tiempo son, en cierta medida, similares.
Cómo el seguimiento de tiempo transforma tu forma de hacer negocios
Al igual que la planificación y el trabajo en equipo, el seguimiento de tiempo influye en el resultado final de los proyectos o negocios, especialmente aquellos que cobran a sus clientes por hora.
Cuando puedes registrar cómo tus miembros de equipo dedican su jornada laboral a un proyecto, recopilas información útil para mejorar procesos y productividad.
Usando una herramienta de seguimiento de tiempo, obtienes respuestas a preguntas como:
Estos datos, combinados con otras métricas de éxito, te impulsan hacia el crecimiento.
Observa más razones de lo que el seguimiento de tiempo puede hacer por tu negocio:
1. Presupuestos más exactos te ahorran dinero
El software de seguimiento de tiempo te ayuda a ahorrar mucho dinero. Te permite integrar tu sistema de nóminas para una facturación precisa.
También puedes generar informes analíticos como horas extra, estimaciones de trabajo, tiempo promedio de proyecto, plazos y más.
Esta información es fundamental para elaborar presupuestos y planes precisos de cara al futuro.
2. Comprende las capacidades de tu equipo
Al usar un rastreador de tiempo, puedes entender la capacidad real de tus empleados. De esta manera, puedes asignarles una carga de trabajo saludable y ética.
Además, descubres dónde tu empleado se queda rezagado y necesita mayor atención.
Así, puedes motivarlos a ser más productivos, lo que en última instancia afecta al desempeño global de tu negocio.
3. Gestión correcta de proyectos
Cuando inicias un nuevo proyecto, el seguimiento de tiempo te brinda una visión general inmediata. También te hace más flexible para asignar personas y recursos.
Puedes facilitar los proyectos al:
4. Rastrear tareas invisibles
Los rastreadores de tiempo te permiten tener en cuenta todas las tareas que normalmente no se reportan, como la comunicación del proyecto, la gestión de tareas, las llamadas con el cliente y las reuniones.
Si conoces todas estas tareas, puedes descubrir la verdadera productividad de tus empleados.
5. Ayuda a la empresa a calcular costos
Los propietarios de negocios pagan salarios, bonificaciones, impuestos, beneficios adicionales, oportunidades de capacitación y más para competir en la satisfacción de los empleados.
Todos estos gastos se acumulan y, si se ignoran, crecerán más que tus ganancias.
Por ello, es realmente importante calcular todos los costos, y los mejores rastreadores de tiempo resultan muy útiles.
6. Identificar áreas de mejora
Puedes buscar áreas, tareas o proyectos que requieran más tiempo que otros.
En consecuencia, resulta más sencillo identificar por qué ocurren los retrasos. También puedes determinar las medidas necesarias para mejorar el rendimiento de tus empleados.
7. Establecer metas medibles
Si tus empleados suelen excederse en los plazos, es señal de que están trabajando con metas poco realistas o difíciles de medir.
Al usar una aplicación de seguimiento de tiempo, puedes controlar fácilmente los plazos y cambiar tus estrategias de acuerdo con ello.
Como puedes ver, una aplicación para monitorear el tiempo puede revelar brechas en tus procesos y encaminar tu negocio correctamente.
¿Qué necesitas realmente monitorear?
Las herramientas de seguimiento de tiempo ayudan a supervisar:
¿Son esenciales las funciones de seguimiento de tiempo para la productividad?
Cuando intercambias horas por dinero, es muy importante llevar un registro cuidadoso del tiempo que has trabajado para determinados clientes. Hacer conjeturas no es en absoluto una gran opción.
Si olvidas registrar algunos datos importantes, podría resultar en una pérdida de ingresos. Por lo tanto, un seguimiento de tiempo efectivo y competente es esencial.
En este artículo, hablaremos de las funciones que puedes esperar para crear una rutina de seguimiento de tiempo que funcione de manera efectiva para tu negocio.
Seguimiento de tiempo
Esta es una de las funciones clave de cualquier herramienta de seguimiento de tiempo. Te permite monitorear con precisión las horas de trabajo reales.
Esto te ayuda a revisar el flujo de trabajo del proyecto junto con la productividad y el rendimiento de los empleados. También puedes analizar datos de proyectos anteriores para ajustar plazos esperados para tus próximos proyectos.
Análisis e informes
Todos los datos acumulados que recopilas de las aplicaciones de seguimiento de tiempo solo son útiles si se presentan de forma clara y comprensible.
La información debe ser completa y fácil de entender por todos. También ayudará a tomar decisiones efectivas y permitirá un mejor crecimiento de la organización.
Facturación en línea
El proceso de facturación en línea se vuelve muy sencillo con las hojas de tiempo disponibles en las aplicaciones de seguimiento de tiempo. Las líneas de tiempo evitan cualquier temor a errores e inconsistencias en los datos que se supervisan.
Automatiza el seguimiento de tiempo y la generación de facturas, lo que de otro modo llevaría muchas horas de trabajo humano. También evita muchos conflictos por inconsistencias en horas facturadas y tiempo registrado por los empleados.
Capacidad de integración
Una herramienta de seguimiento de tiempo debe integrarse con los sistemas existentes para mantener un flujo de trabajo fluido en la organización. Puedes acceder a múltiples perspectivas sobre toda la fuerza laboral y obtener información sobre el desempeño y la productividad.
Estos informes facilitan que cualquier empresa compile pagos, contabilidad, rendimiento de empleados y proyectos.
Notificaciones
Esta función es un gran salvavidas en las herramientas de seguimiento de tiempo. Puedes configurar notificaciones automáticas para tu personal que les avise cuando olviden registrar sus horas.
También puedes usarla para enviar recordatorios periódicos sobre las fechas límite de tareas y la entrega de proyectos. Esto te permite mantener a tu equipo encaminado y evitar la postergación de tareas, uno de los mayores desafíos que enfrentan casi todas las organizaciones hoy en día.
De esta forma, los empleados tendrán un mejor desempeño y se esforzarán por completar sus proyectos a tiempo.
Estas son algunas de las funciones clave que puedes esperar de un software de seguimiento de tiempo. Compara las funciones de varios programas y elige el mejor para tu negocio.
¿Debes tener conocimientos técnicos? Y cómo funciona todo
Como sabes, el software de seguimiento de tiempo es una herramienta virtual que ayuda a administrar tu tiempo de manera eficiente para seguir por el buen camino y alcanzar los objetivos de la organización. Pero quizás te preguntes si necesitas ser una persona con conocimientos técnicos para usar este software.
En esta guía, aprenderás cómo las herramientas de seguimiento de tiempo están disponibles para todos, independientemente de que tengas conocimientos técnicos avanzados o no.
Interfaz fácil de usar
Las herramientas de monitoreo siempre se diseñan con la motivación de tener una buena interfaz de usuario (UI). Ofrecen una experiencia “amigable” que te permite manejar el hardware o software de manera natural e intuitiva.
Proporcionan un acceso sencillo y rápido a todas sus funciones o comandos. Además, todos sus programas están bien organizados, lo que facilita encontrar diferentes opciones.
Lo mejor es que automatiza tareas rutinarias tediosas y facilita el acceso rápido a toda la información comercial que necesitas para tomar decisiones importantes.
Sin capacitación formal adicional
Cuando quieras presentar esta herramienta a los miembros de tu equipo, no te preocupes por la formación adicional. Incluso tus trabajadores remotos pueden beneficiarse fácilmente de este software gracias a su carácter intuitivo.
Esta herramienta te motivará a encontrar soluciones innovadoras para alcanzar los objetivos de tu negocio sin ninguna formación o costo adicional.
¿Cómo funciona el rastreador de tiempo?
Según diferentes aspectos de proyectos y trabajos, las empresas hacen el seguimiento del tiempo de sus empleados. El funcionamiento del software de monitoreo suele ser muy sencillo y no supone ninguna complejidad.
Veamos cómo usarlo adecuadamente para sacarle el máximo provecho:
En primer lugar, necesitas crear un proyecto o tarea en la que desees trabajar. El potencial de la herramienta de seguimiento de tiempo te permite controlar exactamente lo que sucede dentro del proyecto.
La línea de tiempo es donde puedes crear, editar y eliminar entradas de tiempo asignadas a tareas. Es una gran función que realmente mejora el negocio. Todo el tiempo rastreado se recopila en un mismo lugar como informes completos.
Cuando te integras con las herramientas de seguimiento de tiempo, no solo te aseguras de que todas las tareas en las que tú y tu equipo trabajen se ejecuten sin problemas. Sino que también obtienes resultados más productivos para tu negocio.
Usa las entradas de tiempo para facturar a tus clientes y medir las ganancias en varios proyectos. Los empleados pueden registrar fácilmente sus horas de trabajo, lo que facilita pagarles por las horas trabajadas a fin de mes.
Si deseas aprovechar al máximo tus recursos humanos para aumentar la productividad, asegúrate de probar las herramientas de seguimiento de tiempo amigables y fáciles de usar.
Cómo ser proactivo en la introducción de la innovación en el equipo
Los recursos humanos son uno de los activos más productivos en cualquier organización. No importa el sector en el que trabajes; la capacidad de ser innovador y creativo es algo que todos los equipos deben tener.
La innovación desempeña un papel fundamental y actúa como columna vertebral de toda organización exitosa si desean sobrevivir en una ventaja competitiva. Además, los cambios frecuentes en la tecnología, los clientes, los mercados y las regulaciones gubernamentales generan turbulencia e imprevisibilidad.
Entonces, ¿cómo debería tu equipo hacer frente a tales presiones?
Veamos cómo puedes fomentar proactivamente la innovación en tu equipo.
Habla sobre la importancia de la innovación proactiva
Algo que debes tener en cuenta es que la innovación debe ser proactiva, no reactiva. Esto se debe a que la innovación proactiva puede obtener el máximo rendimiento de tu equipo.
Puedes establecer distintos programas que ayuden a los miembros de tu equipo a identificar cambios lo antes posible, antes de que se conviertan en problemas importantes. Con un enfoque proactivo, puedes planificar y anticipar todas las iniciativas posibles que lleven a una mejor ejecución de las tareas asignadas.
Además, motivará a tu personal a dejar su zona de confort y pensar de forma innovadora.
Empodera a tu equipo para tomar decisiones
Cuando conviertes el proceso de tomar decisiones en algo colaborativo, tu equipo puede sentirse empoderado desde el inicio del proyecto. Y dedicarán su máximo esfuerzo y enfoque a cumplir con las demandas de ese proyecto.
Tus miembros del equipo pueden tener ideas o sugerencias más creativas para completar una tarea. Por lo tanto, como líder de equipo, debes estar abierto a nuevas formas de hacer las cosas, pues tu equipo crecerá con este enfoque.
También recuerda no desestimar las opiniones o puntos de vista de tu equipo. De esta manera, se asumirán como miembros del equipo innovadores.
Ofrece oportunidades para contribuciones continuas
Cuando realizas regularmente talleres de innovación proactiva, puedes desarrollar un hábito de pensamiento que transforme por completo la cultura de tu organización. Así, puedes crear un ambiente en el que cada miembro del equipo se sienta parte de la transformación a largo plazo de la empresa.
Además, esto elevará la moral de los empleados de tu equipo y garantizará que la innovación siga siendo su principal prioridad. La innovación proactiva es una forma inteligente, rápida y efectiva de hacer crecer tu negocio de manera saludable.
Reconocimientos a los empleados
Incluso si la idea que un miembro de tu equipo te compartió no se implementa en el proyecto, dales algún reconocimiento para mantenerlos motivados. De esta manera, otros miembros del equipo también participarán en las discusiones y propondrán diversas ideas.
Lo importante es que sientan que valoras sus esfuerzos por mejorar el negocio. Y esto, en última instancia, resultará en un crecimiento fluido y exitoso de tu negocio.
Para aprovechar las oportunidades de negocio y prosperar en la feroz competencia actual, debes motivar a los miembros de tu equipo a participar de manera proactiva y adaptarse con éxito a todas las estrategias innovadoras.