Desde la introducción del RGPD, las organizaciones que buscan implementar o que ya implementan el seguimiento de empleados en la UE han estado buscando respuestas legítimas a preguntas como:
¿Es software de supervisión de empleados legal según el RGPD, cuáles son los requisitos del RGPD y cómo puedo aplicarlos a mi proceso de supervisión de empleados? Este artículo de los expertos de MonitUp responde las preguntas anteriores y explica cómo MonitUp cumple con los objetivos de cumplimiento del RGPD.
En resumen, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) entró en vigor el 25 de mayo de 2018 para proteger los datos y la privacidad de todos los ciudadanos de la Unión Europea. El RGPD, que incluye, entre otros, (nombres, foto, dirección de correo electrónico, información bancaria, publicaciones en redes sociales, información médica o la dirección IP de una computadora) de las empresas u organizaciones de la UE y aquellas fuera de la UE que supervisan o brindan bienes/servicios (pagos o gratuitos) a personas de la UE, establece pautas para todas las empresas que recopilan y procesan datos personales.
Las sanciones por cualquier violación de datos pueden costar hasta el 4% de los ingresos anuales mundiales de una empresa, o 20 millones de euros.
Para evitar estas sanciones, una empresa debe poder demostrar:
La respuesta rápida a la pregunta es sí. El uso de un software para supervisar a los empleados es legal conforme a las leyes del RGPD. El software de supervisión de empleados es una herramienta vital para garantizar la eficiencia empresarial, proteger datos sensibles y asegurar el uso adecuado de los activos de la empresa. Dicho esto, cualquier solución utilizada para supervisar empleados tendrá que ver con nombres, uso de Internet, tráfico de correo electrónico, etc. Debe cumplir con el RGPD, ya que recopila datos personales, incluidas
Con respecto a la supervisión de empleados, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) exige que las empresas que manejan el procesamiento de datos personales cumplan con siete principios fundamentales para garantizar que sus prácticas de supervisión cumplan con las leyes de protección de datos nacionales y de la UE:
Este principio exige transparencia, equidad y legalidad en el procesamiento y uso de los datos personales. Los empleadores tienen la obligación de ser transparentes con sus empleados sobre por qué recopilan datos, cómo se recopilan y para qué se utilizarán.
El propósito de la recopilación de datos debe ser legítimo, claro y sin ambigüedades.
Un empleador debe determinar con precisión el propósito del seguimiento y el interés comercial que se busca proteger. Hacerlo los ubica en una mejor posición para justificar las medidas desde una perspectiva legal y práctica.
Para minimizar la recopilación y el almacenamiento de datos personales. Los datos personales recopilados deben ser lo más pequeños posible para evitar cualquier violación de la privacidad. Los datos personales que se recojan deben ser "suficientes, pertinentes y limitados únicamente al propósito previsto".
Tenga en cuenta que, según el RGPD, las empresas deben justificar la cantidad de datos recopilados.
Las empresas deben garantizar que los datos desactualizados no se conserven. Además, el RGPD establece que cada dato personal falso debe eliminarse o corregirse dentro de los 30 días. Los datos personales "deben ser precisos y mantenerse actualizados cuando sea necesario".
Este principio trata de la minimización de datos y establece que los datos personales no deben "mantenerse por más tiempo del necesario en una forma que permita la identificación de los sujetos de datos". En pocas palabras, cualquier dato personal recopilado solo debe conservarse mientras sea necesario para lograr los fines para los cuales se recopiló.
Esta política trata únicamente sobre la seguridad. Las empresas deben asegurarse de que se tomen todas las medidas apropiadas para garantizar la seguridad de los datos personales. El RGPD establece que las organizaciones traten los datos personales "de manera que [garantice] la seguridad adecuada", incluyendo "la protección contra el procesamiento ilegal o la pérdida, destrucción o daño accidental".
Esta política requiere que las organizaciones sean responsables de la información bajo su control y garanticen su adherencia a los principios del RGPD. Esto significa que todas las medidas para la recopilación y el procesamiento de datos deben documentarse de manera integral y cumplir con la ley.
Software de supervisión de empleados
Es imperativo garantizar la confidencialidad y la seguridad de los datos obtenidos a través de MonitUp para cumplir con los requisitos del RGPD sin violar indebidamente la privacidad de los empleados mediante:
La transparencia es un requisito de las leyes del RGPD al procesar datos personales. Junto con el paquete de software, MonitUp proporciona manuales de supervisión de empleados y políticas detalladas, brindando transparencia a los empleadores que desean informar a los empleados sobre el proceso de supervisión que se implementará en la organización. Además, MonitUp permite a los usuarios elegir cuándo supervisar. Se puede dar a los empleados acceso a sus propios informes para ver qué se ha rastreado.
El software de supervisión de empleados de MonitUp se centra en un monitoreo puro, no invasivo y orientado a la productividad. MonitUp recopila la menor cantidad posible de datos personales. Los datos recopilados están relacionados con el objetivo comercial previsto y son limitados. Por ejemplo, MonitUp no guarda ni almacena contraseñas para evitar problemas de seguridad y privacidad.
MonitUp cuenta con funciones de seguridad de datos integradas para prevenir fugas de información. Toda la información capturada se almacena en una base de datos cifrada con protección de contraseña. Los registros de los usuarios también se pueden eliminar en cualquier momento.
MonitUp ayuda a las organizaciones a cumplir con todos los requisitos del RGPD y garantiza el cumplimiento total mientras las empresas alcanzan sus objetivos corporativos.
Este artículo proporciona únicamente información general. Esta información es solo para entendimiento general y no debe utilizarse como asesoramiento legal. Consulte con su abogado para obtener asesoramiento legal profesional.