काम के समय को ट्रैक करने के लिए कर्मचारियों को कैसे प्रशिक्षित करें
दुनिया के विभिन्न हिस्सों में, कर्मचारियों के काम के समय की निगरानी करना कानूनी है। उदाहरण के लिए, संयुक्त राज्य अमेरिका में उचित श्रम मानक अधिनियम (एफएलएसए) द्वारा अनिवार्य संघीय कानूनों के तहत, नियोक्ताओं को प्रत्येक घंटे अपने कर्मचारी के रिकॉर्ड को रिकॉर्ड करना होगा, प्रत्येक दिन और कार्यसप्ताह के दौरान वे कितने घंटे लॉग इन करते हैं, कार्यसप्ताह शुरू होने की तारीख और समय, प्रति घंटा मजदूरी दर, नियमित आय, उनके पास उनकी ओवरटाइम कमाई और ओवरटाइम घंटे दिखाने वाले रिकॉर्ड होने चाहिए।
कानून के अनुसार नियोक्ताओं को प्रत्येक कर्मचारी के काम के घंटों का तीन साल का रिकॉर्ड रखना होता है। नतीजतन, व्यवसाय के मालिक कर्मचारी निगरानी सॉफ्टवेयर का उपयोग कर्मचारियों के प्रत्येक घंटे द्वारा काम किए गए घंटों की सटीक संख्या को ट्रैक करने के लिए करते हैं ताकि वे काम करने के समय के लिए सटीक वेतन प्राप्त कर सकें। हालांकि, किसी भी सफल व्यवसाय के लिए कर्मचारी समय ट्रैकिंग महत्वपूर्ण है।
आप कर्मचारियों को काम के समय को ट्रैक करने के लिए कैसे प्रशिक्षित करते हैं?
ऐसे कई तरीके हैं जिनका उपयोग नियोक्ता अपनी टीम को काम के घंटों को ट्रैक करने के लिए प्रशिक्षित करने के लिए कर सकता है। नीचे दिए गए सुझाव आपके कर्मचारियों को एक अच्छी तरह से तेल वाली मशीन की तरह समय का ट्रैक रखने के लिए प्रशिक्षित करेंगे।
वर्कफ़्लोज़ में समय ट्रैकिंग एकीकृत करें
एक कर्मचारी अपने वर्तमान वर्कफ़्लो में शामिल होने के बाद अपटाइम की निगरानी करेगा। इसके अलावा, अपनी टीम को टाइम-ट्रैकिंग ऐप्स और स्क्रीन-मॉनिटरिंग टूल का उपयोग करने के लिए प्रोत्साहित करें ताकि समय को यथासंभव निर्बाध रूप से ट्रैक किया जा सके।
समय ट्रैकिंग के महत्व को समझाएं
आपको बस अपने कर्मचारियों को समझाना है कि उन्हें अपने काम के घंटों को ट्रैक करने की आवश्यकता क्यों है। यह मदद करता है यदि आप उन्हें व्यवसाय में समय ट्रैकिंग के मूल्य पर अधिक शिक्षित करते हैं, जो उन्हें इसे स्वयं शुरू करने के लिए प्रेरित कर सकता है।
सुनिश्चित करें कि आप अपनी टीम में शामिल हों
अपनी अपेक्षाओं को निर्धारित करना सुनिश्चित करें और उन्हें अपने कर्मचारियों को स्पष्ट करें। फिर समय ट्रैकिंग की शुरुआत को यथासंभव सुचारू बनाने के लिए एक सिस्टम स्थापित करें। समय ट्रैकिंग की बात आने पर अपनी टीम को उनके पास मौजूद सभी विकल्पों के बारे में सूचित करें।
टाइम ट्रैकिंग को एक रोमांचक अनुभव बनाएं।
कर्मचारियों को कुछ ऐसा करने के लिए प्रेरित किया जा सकता है जिसे वे प्यार करते हैं। आप उनके जीवन को बेहतर बनाने के लिए डेटा का उपयोग कर सकते हैं और उन्हें महान देखने की आदतों के लिए प्रोत्साहन दे सकते हैं। यह न केवल उनके लिए एक सकारात्मक अनुभव पैदा करेगा, बल्कि यह उन्हें अपने अध्ययन के समय को बेहतर ढंग से ट्रैक करने के लिए भी प्रेरित करेगा।
आपको कर्मचारी के घंटों को क्यों ट्रैक करना चाहिए?
कोविद -19 महामारी ने कई चीजों को बदल दिया है, जिसमें हमारे करने और काम करने का तरीका भी शामिल है। स्व-रोजगार उद्योग फलफूल रहा है और ऐसा लगता है कि घर से काम करना शुरू हो रहा है। यह प्रवृत्ति भयावह लगती है क्योंकि यह कई व्यवसायों के लिए उत्पादकता आपदा का कारण बनेगी।
हालांकि, टाइम ट्रैकिंग जैसे सरल समाधान झटका का सामना कर सकते हैं। निम्नलिखित पैराग्राफ आपको दिखाएंगे कि आपको अपने कर्मचारी के काम के समय की निगरानी क्यों करनी चाहिए।
परियोजनाओं को लाभदायक रहने में मदद करता है
प्रत्येक परियोजना में घंटों की एक निश्चित संख्या होती है, और प्रत्येक घंटा महंगा होता है जो इस बात पर निर्भर करता है कि आप काम करने वाले लोगों को कितना भुगतान करते हैं। आपके व्यवसाय को जीवित रखने के लिए, आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि ग्राहक से प्राप्त कुल कीमत एक व्यावसायिक परियोजना करने की लागत से अधिक है। हालांकि, आपकी सटीक लागतों को समझने का एकमात्र तरीका यह निर्धारित करना है कि परियोजना को पूरा करने में कितने घंटे लगे। इसलिए, समय ट्रैकिंग की आवश्यकता है।
बिलिंग ग्राहकों के लिए उपयोगी
ग्राहकों को प्रति घंटा बिलिंग करने के लिए टाइम ट्रैकिंग महत्वपूर्ण है। अपने कर्मचारी के काम के समय का अनुमान लगाने के बजाय, इसे ट्रैक करना आवश्यक है। किसी दिए गए कार्य को पूरा करने में कितने घंटे लगते हैं और अपनी सेवाओं को ओवरचार्ज करने या बेचने से बचने के लिए ग्राहकों से कितना शुल्क लेना है, यह जानने के लिए टाइम ट्रैकिंग ऐप्स का उपयोग करें।
अपने मूल्य निर्धारण में सुधार
टाइम ट्रैकिंग सीईओ और कर्मचारियों दोनों को पिछली परियोजनाओं की लाइब्रेरी बनाने की अनुमति देती है। MonitUp जैसे विश्वसनीय समय ट्रैकिंग टूल का उपयोग करने से नियोक्ताओं और उनके कर्मचारियों दोनों को यह निर्धारित करने में मदद मिलेगी कि पिछली परियोजनाओं में कितने घंटे चले गए हैं और प्रत्येक पिछली परियोजना को पूरा करने में कितना समय लगा है, साथ ही साथ उनकी कंपनी ने कितना पैसा खर्च किया है। नतीजतन, व्यवसाय के मालिक समझ सकते हैं कि उनके व्यवसाय ने पिछली परियोजनाओं पर पैसा कमाया है या खो दिया है।
अपने काम का रिकॉर्ड बनाना
टाइम ट्रैकिंग एक रिकॉर्ड प्रदान करती है कि आपकी टीम किस पर काम कर रही है, और यह रिकॉर्ड कई स्थितियों में उपयोगी साबित होता है। कभी-कभी ग्राहक इस बात का विस्तृत विवरण चाहते हैं कि किसी विशेष परियोजना में इतना समय क्यों लगा। वे आश्वासन चाहते हैं कि वे जो समय भुगतान करते हैं वह उनके मूल्य के लायक है।
मैं अपने कर्मचारियों के काम के समय की दूरस्थ रूप से निगरानी कैसे कर सकता हूं?
MonitUp एक टाइम ट्रैकिंग ऐप है जिसे कई व्यावसायिक विशेषज्ञ कर्मचारियों के काम के समय की दूरस्थ रूप से निगरानी करने की सलाह देते हैं। इस कर्मचारी निगरानी सॉफ्टवेयर के लिए मूल्य निर्धारण प्रत्येक उपयोगकर्ता के लिए $ 4.99 प्रति माह से शुरू होता है। MonitUp एक कर्मचारी डेटाबेस, ऑफ़लाइन समय, स्वचालित समय कैप्चर, ट्रैकिंग, ऑनलाइन समय ट्रैकिंग, प्रति-परियोजना समय रिपोर्टिंग और टाइमशीट प्रबंधन के साथ आता है।
इसके अलावा, यह सॉफ्टवेयर ऑनलाइन समर्थन, व्यावसायिक घंटे का समर्थन और यहां तक कि एक मुफ्त संस्करण भी प्रदान करता है। MonitUp विंडोज, मैक, SaaS और Linux के लिए सॉफ्टवेयर के रूप में उपलब्ध है।
मैं किसी कर्मचारी को कैसे समझा सकता हूं कि मेरी जासूसी नहीं की गई है?
नियोक्ता अपने कर्मचारियों को दिखा सकते हैं कि वे पारदर्शी प्रबंधन के माध्यम से जासूसी नहीं कर रहे हैं। अच्छा; आपको अपने कर्मचारियों को समझाना होगा कि आप क्या देख रहे हैं और क्यों। उन्हें निगरानी के परिणाम दिखाएं और उन्हें प्रतिक्रिया प्रदान करने दें। इससे भी महत्वपूर्ण बात, एक प्रणाली प्रदान करें जहां वे एकत्र किए गए डेटा से प्रभावित अपने करियर के बारे में निर्णय ले सकते हैं।
इस तरह, वे अधिक आत्मविश्वास महसूस करेंगे कि आप उन पर जासूसी नहीं कर रहे हैं। इसके अलावा, नियोक्ता अपने कर्मचारियों को अपनी विंडोज, मैक, आईओएस और एंड्रॉइड डिवाइस पर ट्रैकिंग का पता लगाने के लिए एंटी-मैलवेयर और एंटी-स्पाइवेयर ऐप इंस्टॉल करने के लिए कहकर अतिरिक्त मील जा सकते हैं।
एक कर्मचारी को अपने काम के समय को ट्रैक करने के लिए मनाने के कुछ तरीके
कभी-कभी अपने कर्मचारियों को यह समझाने के लिए आसान नहीं होता है कि वे अपने काम के लिए कितना समय समर्पित करते हैं। हालांकि, उन्हें अन्यथा करने के कई तरीके हैं।
#1. उदाहरण द्वारा नेतृत्व
यह सच है कि लंबे समय में, उदाहरण से नेतृत्व करना इसके लायक है। अपने काम के घंटों को उसी तरह ट्रैक करें जैसे आपके कर्मचारी। किसी भी प्रति घंटा निगरानी प्रक्रियाओं के माध्यम से उनके साथ काम करें जिन्हें आप सहानुभूति के साथ अपने चुने हुए माध्यम के साथ लागू करने और किसी भी मुद्दे से निपटने की योजना बनाते हैं।
#2. अपनी नीतियों को लागू करें
यदि आपके कर्मचारियों को स्वयं काम के समय का ट्रैक रखना मुश्किल लगता है, तो अपने नए सिस्टम की आदत डालने के लिए ऐसे कर्मचारियों के साथ काम करें। इसके अलावा, किसी ऐसे व्यक्ति से भुगतान न रोकें जो आपकी नीतियों को लागू करने के लिए काम के घंटों को ट्रैक करने के लिए आपके नए सिस्टम का उपयोग नहीं कर रहा है। हालांकि, किसी भी कर्मचारी के लिए सावधानी बरतने के लिए तैयार रहें जो व्यवस्थित रूप से अपना समय बर्बाद करके गेम खेलता है।
#3. चीजों को आसान रखें
जब किसी कर्मचारी को समय का ट्रैक रखने के लिए राजी करने की कोशिश की जाती है, तो उन्हें अपने शेड्यूल से चिपके रहने के लिए कहें और उन्हें सार्वभौमिक रूप से उपलब्ध तरीके से ऐसा करने दें। फिर, सुनिश्चित करें कि आप समय ट्रैकिंग प्रक्रिया को अधिक जटिल नहीं करते हैं। अपनी टीम के साथ साझा करने के लिए एक सरल टेम्पलेट डिज़ाइन करें।
#4. उपयोगी फ़ीडबैक स्वीकार करें
यदि आपका कोई कर्मचारी आपके द्वारा रखे गए वातावरण के साथ किसी भी समस्या की रिपोर्ट करता है, तो उन्हें सुनें और उनकी लागू प्रतिक्रिया स्वीकार करें। फिर उनकी जरूरतों का जवाब देने के लिए अपनी पूरी कोशिश करें। इसके अलावा, सुनिश्चित करें कि आप अपनी अपेक्षाओं के अनुकूल हैं और इसके एकीकरण के दौरान और बाद में नई प्रणाली के साथ काम करने के इच्छुक हैं, क्योंकि कोई भी प्रणाली बल्ले से योजना के अनुसार काम नहीं करेगी।
सारांश
अंत में, कर्मचारी उत्पादकता सॉफ्टवेयर किसी भी व्यवसाय की उत्पादकता बढ़ा सकता है। इसलिए यदि आप इस बारे में स्मार्ट निर्णय लेना चाहते हैं कि आप कैसे चार्ज करते हैं, आप अपनी टीम की योजना कैसे बनाते हैं और अपनी परियोजना कैसे चलाते हैं, या आप अपने व्यवसाय को कैसे बढ़ा सकते हैं और लाभ बढ़ा सकते हैं, तो जल्दी से सस्ती कीमत पर MonitUp के लिए साइन अप करें।