Cómo capacitar a los empleados para que realicen un seguimiento del tiempo de trabajo
En diferentes partes del mundo, es legal controlar el tiempo de trabajo de los empleados. Por ejemplo, según las leyes federales exigidas por la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) en los Estados Unidos, los empleadores deben registrar los registros de sus empleados cada hora, la cantidad de horas que inician sesión cada día y durante la semana laboral, la fecha y hora en que comienza la semana laboral, la tasa de salario por hora, los ingresos regulares, deben tener registros que muestren sus ganancias por horas extras y horas extras.
La ley requiere que los empleadores mantengan un registro de tres años de las horas trabajadas de cada empleado. Como resultado, los propietarios de negocios utilizan software de monitoreo de empleados para rastrear el número exacto de horas trabajadas por cada hora de empleados para obtener un pago preciso por el tiempo que trabajan. Sin embargo, el seguimiento del tiempo de los empleados es crucial para cualquier negocio exitoso.
¿Cómo se forma a los empleados para que hagan un seguimiento del tiempo de trabajo?
Hay varias formas que un empleador puede utilizar para capacitar a su equipo para realizar un seguimiento de las horas de trabajo. Las sugerencias a continuación capacitarán a sus empleados para realizar un seguimiento del tiempo como una máquina bien engrasada.
Integre el seguimiento del tiempo en los flujos de trabajo
Es probable que un empleado supervise el tiempo de actividad después de ser incluido en su flujo de trabajo actual. Además, anime a su equipo a utilizar aplicaciones de seguimiento del tiempo y herramientas de supervisión de pantalla para realizar un seguimiento del tiempo de la forma más fluida posible.
Explicar la importancia del seguimiento del tiempo
Todo lo que tienes que hacer es explicar a tus empleados por qué necesitan hacer un seguimiento de sus horas de trabajo. Es útil educarlos más sobre el valor del seguimiento del tiempo en los negocios, lo que puede motivarlos a comenzar a hacerlo ellos mismos.
Asegúrate de unirte a tu equipo
Asegúrate de establecer tus expectativas y dejárselas claras a tus empleados. A continuación, configure un sistema para que el seguimiento del inicio del tiempo sea lo más fluido posible. Informa a tu equipo de todas las opciones que tienen en lo que respecta al seguimiento del tiempo.
Haga que el seguimiento del tiempo sea una experiencia emocionante.
Los empleados pueden estar motivados para perseguir algo que aman. Puede utilizar los datos para mejorar sus vidas y darles incentivos para que tengan buenos hábitos de visualización. Esto no solo creará una experiencia positiva para ellos, sino que también los motivará a realizar un mejor seguimiento de su tiempo de estudio.
¿Por qué debería realizar un seguimiento de las horas de los empleados?
La pandemia de Covid-19 ha cambiado muchas cosas, incluida la forma en que hacemos y trabajamos. El sector del autoempleo está en auge y parece que el teletrabajo está empezando a despegar. Esta tendencia parece siniestra, ya que causará un desastre de productividad para muchas empresas.
Sin embargo, soluciones simples como el seguimiento del tiempo pueden resistir el golpe. Los siguientes párrafos le mostrarán por qué debe controlar el tiempo de trabajo de sus empleados.
Ayuda a que los proyectos sigan siendo rentables
Cada proyecto consta de un cierto número de horas, y cada hora es costosa dependiendo de cuánto pague a las personas que hacen el trabajo. Para que tu negocio sobreviva, debes asegurarte de que el precio total que recibes del cliente sea mayor que el costo de hacer un proyecto empresarial. Sin embargo, la única forma de comprender sus costos exactos es determinar cuántas horas se tardó en completar el proyecto. Por lo tanto, se necesita un seguimiento del tiempo.
Útil para facturar a los clientes
El seguimiento del tiempo es vital para facturar a los clientes por hora. En lugar de estimar el tiempo de trabajo de su empleado, es necesario realizar un seguimiento del mismo. Utilice aplicaciones de seguimiento del tiempo para saber cuántas horas se tarda en completar una tarea determinada y cuánto cobrar a los clientes para evitar cobrar de más o vender sus servicios.
Mejora sus precios
El seguimiento del tiempo permite tanto a los directores generales como a los empleados crear una biblioteca de proyectos anteriores. El uso de herramientas fiables de seguimiento del tiempo como MonitUp ayudará tanto a los empleadores como a sus empleados a determinar cuántas horas se han invertido en proyectos anteriores y cuánto tiempo ha tardado en completarse cada proyecto anterior, así como cuánto dinero le ha costado a su empresa. Como resultado, los propietarios de negocios pueden entender si su negocio ha ganado o perdido dinero en proyectos anteriores.
Crear un registro de su trabajo
El seguimiento del tiempo proporciona un registro de exactamente en qué está trabajando su equipo, y este registro resulta útil en muchas situaciones. A veces, los clientes querrán una explicación detallada de por qué un proyecto en particular tomó tanto tiempo. Quieren tener la seguridad de que el tiempo que pagan vale el valor que tienen.
¿Cómo puedo controlar el tiempo de trabajo de mis empleados de forma remota?
MonitUp es una aplicación de seguimiento del tiempo que muchos expertos en negocios recomiendan para monitorear de forma remota el tiempo de trabajo de los empleados. El precio de este software de monitoreo de empleados comienza en $ 4.99 por mes por cada usuario. MonitUp viene con una base de datos de empleados, tiempo fuera de línea, captura automática de tiempo, seguimiento, seguimiento de tiempo en línea, informes de tiempo por proyecto y gestión de hojas de horas.
Además, este software brinda soporte en línea, soporte en horario comercial e incluso una versión gratuita. MonitUp está disponible como software para Windows, Mac, SaaS y Linux.
¿Cómo puedo explicarle a un empleado que no he sido espiado?
Los empleadores pueden demostrar a sus empleados que no están espiando a través de una gestión transparente. Pozo; Tienes que explicar a tus empleados lo que estás viendo y por qué. Muéstreles los resultados del monitoreo y permítales dar su opinión. Y lo que es más importante, proporcionar un sistema en el que puedan apelar las decisiones sobre sus carreras afectadas por los datos recopilados.
De esa manera, se sentirán más seguros de que no los estás espiando. Además, los empleadores pueden hacer un esfuerzo adicional pidiendo a sus empleados que instalen aplicaciones antimalware y antispyware para detectar el seguimiento en sus dispositivos Windows, Mac, iOS y Android.
Algunas formas de convencer a un empleado de que realice un seguimiento de su tiempo de trabajo
A veces no es fácil convencer a tus empleados de que lleven un registro de cuánto tiempo dedican a su trabajo. Sin embargo, hay varias formas de conseguir que hagan lo contrario.
#1. Predicar con el ejemplo
Es cierto que, a la larga, predicar con el ejemplo merece la pena. Realice un seguimiento de sus horas de trabajo de la misma manera que sus empleados. Trabaje con ellos a través de cualquier procedimiento de monitoreo por hora que planee implementar y trate cualquier problema con el medio elegido con empatía.
#2. Aplique sus políticas
Si a sus empleados les resulta difícil realizar un seguimiento del tiempo de trabajo por sí mismos, trabaje con ellos para que se acostumbren a su nuevo sistema. Además, no retenga el pago de alguien que no esté utilizando su nuevo sistema para realizar un seguimiento de las horas de trabajo para hacer cumplir sus políticas. Sin embargo, prepárese para tomar precauciones con cualquier empleado que juegue perdiendo el tiempo sistemáticamente.
#3. Mantén las cosas fáciles
Cuando intentes persuadir a un empleado para que lleve un registro del tiempo, pídele que se ciña a su horario y déjalo hacerlo de una manera universalmente disponible. Una vez más, asegúrate de no complicar demasiado el proceso de seguimiento del tiempo. Diseña una plantilla sencilla para compartir con tu equipo.
#4. Acepte comentarios útiles
Si uno de tus empleados informa de algún problema con el entorno que has colocado, escúchalo y acepta sus comentarios aplicables. Luego, haz todo lo posible para responder a sus necesidades. Además, asegúrese de que se adapta a sus expectativas y está dispuesto a trabajar con el nuevo sistema durante y después de su integración, ya que ningún sistema funcionará según lo planeado desde el principio.
Resumiendo
Por último, el software de productividad de los empleados puede aumentar la productividad de cualquier empresa. Así que si quieres tomar decisiones más inteligentes sobre cómo cobrar, cómo planificas tu equipo y gestionas tu proyecto, o cómo puedes escalar tu negocio y aumentar los beneficios, regístrate rápidamente en MonitUp a un precio asequible.