كيفية تدريب الموظفين على تتبع وقت العمل
في أجزاء مختلفة من العالم ، من القانوني مراقبة وقت عمل الموظفين. على سبيل المثال ، بموجب القوانين الفيدرالية التي يفرضها قانون معايير العمل العادلة (FLSA) في الولايات المتحدة ، يجب على أصحاب العمل تسجيل سجلات موظفيهم كل ساعة ، وعدد الساعات التي يسجلونها كل يوم وخلال أسبوع العمل ، وتاريخ ووقت بدء أسبوع العمل ، ومعدل الأجر بالساعة ، والدخل المنتظم ، يجب أن يكون لديهم سجلات توضح أرباحهم من العمل الإضافي وساعات العمل الإضافي.
يتطلب القانون من أصحاب العمل الاحتفاظ بسجل لمدة ثلاث سنوات لساعات عمل كل موظف. نتيجة لذلك ، يستخدم أصحاب الأعمال برنامج مراقبة الموظفين لتتبع العدد الدقيق لساعات العمل التي تعمل بها كل ساعة من الموظفين للحصول على أجر دقيق مقابل وقت عملهم. ومع ذلك ، فإن تتبع وقت الموظف أمر بالغ الأهمية لأي عمل ناجح.
كيف تقوم بتدريب الموظفين على تتبع وقت العمل؟
هناك عدة طرق يمكن لصاحب العمل استخدامها لتدريب فريقه على تتبع ساعات العمل. ستعمل الاقتراحات أدناه على تدريب موظفيك على تتبع الوقت مثل آلة جيدة التزييت.
دمج تتبع الوقت في مهام سير العمل
من المحتمل أن يراقب الموظف وقت التشغيل بعد تضمينه في سير العمل الحالي. أيضا ، شجع فريقك على استخدام تطبيقات تتبع الوقت وأدوات مراقبة الشاشة لتتبع الوقت بأكبر قدر ممكن من السلاسة.
شرح أهمية تتبع الوقت
كل ما عليك فعله هو أن تشرح لموظفيك سبب حاجتهم إلى تتبع ساعات عملهم. من المفيد أن تقوم بتثقيفهم أكثر حول قيمة تتبع الوقت في الأعمال التجارية ، مما قد يحفزهم على البدء في القيام بذلك بأنفسهم.
تأكد من الانضمام إلى فريقك
تأكد من تحديد توقعاتك وتوضيحها لموظفيك. ثم قم بإعداد نظام لجعل بدء تتبع الوقت سلسا قدر الإمكان. أبلغ فريقك بجميع الخيارات المتاحة لهم عندما يتعلق الأمر بتتبع الوقت.
اجعل تتبع الوقت تجربة مثيرة.
يمكن تحفيز الموظفين لمتابعة شيء يحبونه. يمكنك استخدام البيانات لتحسين حياتهم ومنحهم حوافز لعادات مشاهدة رائعة. لن يخلق هذا تجربة إيجابية لهم فحسب ، بل سيحفزهم بنفس القدر على تتبع وقت دراستهم بشكل أفضل.
لماذا يجب عليك تتبع ساعات عمل الموظف؟
لقد غير جائحة Covid-19 أشياء كثيرة ، بما في ذلك الطريقة التي نعمل بها ونعمل بها. تزدهر صناعة العمل الحر ويبدو أن العمل من المنزل بدأ في الإقلاع. يبدو هذا الاتجاه شريرا لأنه سيتسبب في كارثة إنتاجية للعديد من الشركات.
ومع ذلك ، يمكن للحلول البسيطة مثل تتبع الوقت أن تصمد أمام الضربة. ستوضح لك الفقرات التالية لماذا يجب عليك مراقبة وقت عمل موظفك.
يساعد المشاريع على البقاء مربحة
يتكون كل مشروع من عدد معين من الساعات ، وكل ساعة مكلفة اعتمادا على المبلغ الذي تدفعه للأشخاص الذين يقومون بالعمل. لكي يستمر عملك ، تحتاج إلى التأكد من أن السعر الإجمالي الذي تتلقاه من العميل أعلى من تكلفة القيام بمشروع تجاري. ومع ذلك ، فإن الطريقة الوحيدة لفهم تكاليفك الدقيقة هي تحديد عدد الساعات التي استغرقها إكمال المشروع. لذلك ، هناك حاجة إلى تتبع الوقت.
مفيد لعملاء الفوترة
يعد تتبع الوقت أمرا حيويا لفوترة العملاء بالساعة. بدلا من تقدير وقت عمل موظفك ، من الضروري تتبعه. استخدم تطبيقات تتبع الوقت لمعرفة عدد الساعات التي يستغرقها إكمال مهمة معينة ومقدار شحن العملاء لتجنب الشحن الزائد أو بيع خدماتك.
يحسن التسعير الخاص بك
يسمح تتبع الوقت لكل من الرؤساء التنفيذيين والموظفين ببناء مكتبة من المشاريع السابقة. سيساعد استخدام أدوات تتبع الوقت الموثوقة مثل MonitUp كلا من أصحاب العمل وموظفيهم على تحديد عدد الساعات التي استغرقتها المشاريع السابقة والمدة التي استغرقها كل مشروع سابق لإكماله ، بالإضافة إلى مقدار الأموال التي كلفتها شركتهم. نتيجة لذلك ، يمكن لأصحاب الأعمال فهم ما إذا كانت أعمالهم قد حققت أو خسرت أموالا في مشاريع سابقة.
إنشاء سجل لعملك
يوفر تتبع الوقت سجلا لما يعمل عليه فريقك بالضبط ، ويثبت هذا السجل أنه مفيد في العديد من المواقف. في بعض الأحيان ، سيرغب العملاء في الحصول على شرح مفصل لسبب استغراق مشروع معين وقتا طويلا. إنهم يريدون الاطمئنان إلى أن الوقت الذي يدفعونه يستحق القيمة التي لديهم.
كيف يمكنني مراقبة وقت عمل الموظفين عن بعد؟
MonitUp هو تطبيق لتتبع الوقت يوصي به العديد من خبراء الأعمال لمراقبة وقت عمل الموظفين عن بعد. يبدأ سعر برنامج مراقبة الموظف هذا من 4.99 دولارا شهريا لكل مستخدم. يأتي MonitUp مع قاعدة بيانات للموظفين ، ووقت غير متصل بالإنترنت ، والتقاط تلقائي للوقت ، وتتبع ، وتتبع الوقت عبر الإنترنت ، وإعداد تقارير الوقت لكل مشروع ، وإدارة الجدول الزمني.
أيضا ، يوفر هذا البرنامج الدعم عبر الإنترنت ودعم ساعات العمل وحتى إصدار مجاني. يتوفر MonitUp كبرنامج لنظام التشغيل Windows و Mac و SaaS و Linux.
كيف يمكنني أن أشرح لموظف أنه لم يتم تجسس؟
يمكن لأصحاب العمل أن يظهروا لموظفيهم أنهم لا يتجسسون من خلال إدارة شفافة. حسنا; عليك أن تشرح لموظفيك ما تشاهده ولماذا. اعرض عليهم نتائج المراقبة ودعهم يقدمون ملاحظاتهم. والأهم من ذلك ، توفير نظام يمكنهم من خلاله استئناف القرارات المتعلقة بحياتهم المهنية المتأثرة بالبيانات التي تم جمعها.
بهذه الطريقة ، سيشعرون بمزيد من الثقة في أنك لا تتجسس عليهم. أيضا ، يمكن لأصحاب العمل بذل جهد إضافي من خلال مطالبة موظفيهم بتثبيت تطبيقات مكافحة البرامج الضارة وبرامج التجسس لاكتشاف التتبع على أجهزة windows و Mac و iOS و Android.
بعض الطرق لإقناع الموظف بتتبع وقت عمله
في بعض الأحيان ، ليس من السهل إقناع موظفيك بتتبع مقدار الوقت الذي يكرسونه لعملهم. ومع ذلك ، هناك عدة طرق لحملهم على القيام بخلاف ذلك.
#1. كن قدوة يحتذى بها
صحيح أنه على المدى الطويل ، القيادة بالقدوة تستحق العناء. تتبع ساعات عملك بنفس الطريقة التي يتتبع بها موظفوك. اعمل معهم من خلال أي إجراءات مراقبة كل ساعة تخطط لتنفيذها والتعامل مع أي مشكلات مع الوسيط الذي اخترته بتعاطف.
#2. فرض سياساتك
إذا وجد موظفوك صعوبة في تتبع وقت العمل بأنفسهم ، فاعمل مع هؤلاء الموظفين لتعتاد على نظامك الجديد. أيضا ، لا تحجب الدفع من شخص لا يستخدم نظامك الجديد لتتبع ساعات العمل لفرض سياساتك. ومع ذلك ، كن مستعدا لاتخاذ الاحتياطات اللازمة لأي موظف يلعب الألعاب من خلال إضاعة وقته بشكل منهجي.
#3. حافظ على سهولة الأمور
عند محاولة إقناع الموظف بتتبع الوقت ، اطلب منه الالتزام بجدوله الزمني والسماح له بالقيام بذلك بطريقة متاحة عالميا. مرة أخرى ، تأكد من عدم تعقيد عملية تتبع الوقت. صمم قالبا بسيطا لمشاركته مع فريقك.
#4. قبول ردود فعل مفيدة
إذا أبلغ أحد موظفيك عن أي مشاكل في البيئة التي وضعتها ، فاستمع إليهم واقبل ملاحظاتهم القابلة للتطبيق. ثم ابذل قصارى جهدك للاستجابة لاحتياجاتهم. تأكد أيضا من أنك قابل للتكيف مع توقعاتك وعلى استعداد للعمل مع النظام الجديد طوال فترة وبعد تكامله ، حيث لن يعمل أي نظام كما هو مخطط له على الفور.
تلخيص
أخيرا ، يمكن لبرامج إنتاجية الموظفين زيادة إنتاجية أي عمل تجاري. لذلك إذا كنت ترغب في اتخاذ قرارات أكثر ذكاء حول كيفية الشحن ، أو كيفية تخطيط فريقك وتشغيل مشروعك ، أو كيف يمكنك توسيع نطاق عملك وزيادة الأرباح ، فقم بالتسجيل بسرعة في MonitUp بسعر مناسب.