Şirketinizdeki çalışanlar Azure Virtual Desktop veya Amazon WorkSpaces kullanıyor olabilir. MonitUp da bu tür sistemlerde çalışabilir.
İnternet çok geniş bir alan ve iş dünyası hiç bu kadar bağlantılı olmamıştı. Bu kadar çok fırsat parmaklarınızın ucundayken, şirketinizin her zaman önde olduğundan emin olmanız gerekir.
Günümüzün dijital dünyasında, her kuruluş çalışanlarının çevrimiçi faaliyetlerini izlemelidir. İzleme yazılımı, çalışanlarınızın çevrimiçi zamanlarını nasıl geçirdiklerini takip etmenize ve daha iyi sonuçlar elde etmenize yardımcı olabilir. Çalışan verimliliğini artırabilir, yasal sorumlulukları azaltabilir ve hatta kârlılığınızı yükseltebilir.
Bu blog yazısında, izleme yazılımını kullanırken faydalanabileceğiniz ipuçlarının yanı sıra, şirketinizin verilerini kötü niyetli tehditlerden korumanıza yardımcı olacak tekniklerden bahsedeceğiz.
Kurumsal izleme yazılımı, bilgisayarlar, tabletler ve akıllı telefonlar üzerinde bireysel çalışanların faaliyetlerini izlemek için kullanılır. Bu, web tarama geçmişlerinden sosyal medya paylaşımlarına, hatta kuruluşunuzun ağının dışına gönderilen e-postalara kadar her şeyi kapsar.
Bu yazılımı kullanmak, yöneticilerin şirket kaynaklarının verimli bir şekilde kullanıldığından emin olmalarını sağlarken, kötü amaçlı yazılım saldırıları gibi kötü niyetli tehditlere karşı hassas verileri de korur.
Teknoloji gelişmeye devam ettikçe, işletmelerin karşılaştığı tehditler de değişiyor. Şirketinizin fikri mülkiyetini ve hassas bilgilerini korumaya gelince, çevrimiçi ortamda hakkınızda tam olarak ne söylendiğini bilmek hem savunma hem de saldırı amaçları için son derece faydalı olabilir.
Şirketiniz için kurumsal izleme yazılımı kullanıp kullanmamaya karar verirken, olası avantajlarını aklınızda tutmanız önemlidir. Bunlar arasında:
İzleme yazılımı, çalışanların interneti nasıl kullandığını ve çevrimiçi ortamda hangi bilgileri paylaştıklarını göstererek güvenlik risklerini belirlemenize yardımcı olabilir. Bu sayede şirket sırlarını, müşteri verilerini veya gizli şirket bilgilerini sosyal medyaya kimlerin sızdırabileceğini kolayca bulabilirsiniz.
İzleme yazılımı, yöneticilerin çalışanların Facebook'ta geçirdiği sürenin, masalarında geçirdikleri süreden fazla olmamasını sağlar.
Giderek daha rekabetçi hale gelen pazarda, şirketiniz çalışanların verimli olduğunu bilmelidir – ve mesai saatleri içinde ne kadar iş yapıldığını ölçmenin bir yoluna sahip olmak iyi bir fikirdir.
Kurumsal izleme yazılımı, müşterileriniz ve rakipleriniz hakkında daha fazla bilgi edinmenizi sağlayarak iş zekânızı geliştirmeye yardımcı olabilir.
Yöneticilerin müşterilerle iletişim kurmak için en iyi zamanları veya birinin kendi ürünü yerine rakibin ürününü ne zaman kullandığını tespit etmesine yardımcı olabilir. Bu tür bilgilere dayalı daha iyi kararlar alındığında, uzun vadede herkes – çalışanlar da dahil – kazançlı çıkar.
Şirketinizin veri güvenliği ile ilgili tüm kural ve düzenlemelere uyduğundan emin olmanın ne kadar önemli olduğunu yeterince vurgulayamıyoruz – bu da üçüncü taraflarla tam olarak hangi bilgilerin paylaşıldığını bilmek anlamına gelir. İzleme yazılımı, şirketlerin her şeyi yasalara uygun şekilde yaptığını görerek içlerinin rahat etmesini sağlayabilir.
Doğru şirketi seçerken dikkat etmeniz gereken birkaç nokta şunlardır:
İyi bir izleme yazılımı şirketi ararken bakılması gereken ilk unsurlardan biri maliyettir.
Fiyat, şirketinizin aradığı özelliklere ve hizmeti kullanacak kullanıcı sayısına göre değişecektir. Seçeceğiniz paketin şirketiniz için doğru olduğundan emin olmak önemlidir.
Farklı şirketler farklı özellikler sunar, bu nedenle belirli bir sağlayıcıya karar vermeden önce her zaman araştırma yapmalısınız.
Örneğin uzun vadeli izleme, şirket verilerini korumanın en iyi yolu olarak kabul edilir – ancak anında bilgiye ihtiyacınız varsa veya çalışan etkinlik raporlarını oturum kapattıktan saniyeler sonra istiyorsanız ideal olmayabilir.
Seçim yapmadan önce küçük yazıları okuyun – aksi takdirde iş ihtiyaçlarınıza uygun olmayan ve sizi memnun etmeyecek bir ürünle karşılaşabilirsiniz.
Şirketin müşteri hizmetleri departmanını da göz önünde bulundurun. İzleme yazılımı, alır almaz hemen kullanabileceğiniz bir şey değildir – bu nedenle sağlayıcınızın kurulum veya eğitimde yardım sunması ve kurulum sırasında ortaya çıkabilecek sorunlar için teknik destek sağlaması faydalı olur.
Ayrıca şirketin kendi sektörünüzdeki deneyimini de dikkate almalısınız. Örneğin, yüksek güvenlik gerektiren veya yoğun düzenlemelere tabi bir ortamdaysanız, daha önce sizin gibi işletmelerle çalışmış bir şirketi seçmek daha iyi olabilir.
Kurumsal izleme şirketlerinin sunduğu çok çeşitli özellikler vardır. En popüler olanlardan bazıları şunlardır:
Bu özellik, işverenlerin çalışanların bilgisayarlarında yaptığı her tuş vuruşunu görmesini sağlar.
Bu, çalışan verimliliğini izlemek ve şirket bilgisayarlarına yazılan uygunsuz veya gizli bilgileri yakalamak için yararlı olabilir.
Bu özellik, belirli aralıklarla çalışanların ekranlarında neler olduğunu gösteren ekran görüntüleri alır. Bu sayede işverenler, çalışanların faaliyetlerini takip edebilir ve kelimelerle ifade edilmese bile potansiyel güvenlik ihlallerini yakalayabilir.
Bazı durumlarda işverenler, çalışanların faaliyetlerini web kameraları aracılığıyla da izlemeyi tercih edebilirler.
Bu, gerçek zamanlı güvenlik ihlallerini yakalamak ve anlık olarak verimliliği takip etmek için yararlı olabilir.
Email ve internet kullanımını izleme
Bu özellik, işverenlerin çalışanların şirket e-postasını ve interneti nasıl kullandığını görmesine olanak tanır.
Bu özellik, işverenlerin çalışanların konumunu gerçek zamanlı olarak izlemelerini sağlar.
Potansiyel güvenlik ihlallerini tespit etmek veya çalışan verimliliğini takip etmek için faydalı olabilir, çünkü çalışanın fiziksel konumunu görebilirsiniz.
Bu, daha müdahaleci bir çalışan izleme biçimidir ve tüm şirketlere uygun olmayabilir. Ancak yüksek riskli bir sektörde çalışıyorsanız, değerlendirebileceğiniz bir seçenek olabilir.
Örneğin bir çalışanın dizüstü bilgisayarının konumunun ofiste olmadığını tespit ederseniz, anında şüphelenerek güvenlik ihlali olabileceğini düşünürsünüz. Bu da dizüstü bilgisayar içindeki hassas bilgileri uzaktan silmeniz için size zaman kazandırır, böylece veriler yanlış ellere geçmeden durumu kontrol altına alabilirsiniz.
Bu, işverenlere çalışanların yaptığı telefon görüşmelerinin içeriğini bildiren oldukça yararlı bir özelliktir.
Çağrıların büyük çoğunluğunun telefonla yapıldığı müşteri hizmetleri veya soğuk arama uzmanları için ideal bir izleme biçimi olabilir.
Çalışanların bilgisayarlarında hangi uygulamaları kullandığını görmek için uygulama kullanımını izlemek oldukça faydalı olabilir.
Bu, sistemlerinizin güvende kalmasını ve şirket cihazlarına yalnızca uygun uygulamaların indirildiğini doğrulayan ek bir koruma katmanıdır.
İşverenler, bir sağlayıcı seçmeden önce kurumsal izleme çözümünde hangi özelliklere ihtiyaç duyduklarını dikkatle değerlendirmelidir.
Bazı sağlayıcılar yukarıdaki tüm özellikleri sunarken, bazıları yalnızca bir alt kümesini sunar. Şirketinizin ihtiyaçlarına uygun özellik kombinasyonunu sunan bir sağlayıcı seçmek önemlidir.
Kurumsal bir izleme çözümünü düşünmek için en uygun zaman, çalışanlarınızın daha verimli olmasını istediğiniz zamandır.
Örneğin, çalışanlarınızın Facebook veya Twitter'da fazla zaman harcadığını fark ederseniz, internet faaliyetlerini izleyecek bir yazılıma göz atmak mantıklı olacaktır.
Daha önce de bahsettiğimiz gibi, bu çözüm işletmelerin daha yüksek kâr, daha az hata ve daha memnun müşterilerle sonuçlanan daha iyi kararlar almasına yardımcı olabilir. Dolayısıyla çalışanlarınızın verimlilik seviyelerini artırmayı hedeflediğinizde bu aracı kullanmanız daha iyidir.
Bu tür bir araçtan pek çok ekip veya şirket faydalanabilir, daha spesifik olmak gerekirse aşağıdaki taraflar:
Çalışanlarının verimliliğinden endişe eden her şirket, bu tür bir aracı kullanmayı düşünmelidir.
Bununla birlikte bilgilerden en çok yararlanacaklar, yöneticiler veya liderler olacaktır. Hangi uygulamaların ne kadar süre kullanıldığı, hangi uygulamalara veya web sitelerine mesai saatleri içinde girildiği (ya da girilmediği) gibi noktaları izlemelerine yardımcı olur.
Çalışanların faaliyetlerini takip ederek, şirket için verimli olanları ve standartların altında çalışan veya dikkat dağıtıcı web sitelerinde vakit kaybedenleri tespit edebilirler.
Satış ve pazarlama ekipleri, bu tür yazılımları çalışanlarının kota veya hedeflere ulaşma konusundaki ilerlemesini izlemek için kullanabilirler.
Ayrıca hangi strateji veya faaliyetlerin işe yaradığını ve sonuç verdiğini, hangilerinin işe yaramadığını belirleyebilirler. Bu, her zaman satış ve pazarlama çabalarını optimize etmeye çalışan ve gayretlerinin doğru yöne yönlendirildiğinden emin olmak isteyen şirketler için çok önemlidir.
BT uzmanları, ağdaki kullanıcı faaliyetlerini izlemek için bu tür yazılımları kullanabilirler. Bu, ağın verimli bir şekilde kullanıldığından ve kötü niyetli veya yetkisiz bir etkinlikten kaynaklanan bir güvenlik riski olmadığından emin olmak için önemlidir.
Bu tür bir izleme, günümüzde BT güvenlik risklerinin çok geniş olduğu bir dönemde özellikle daha da önemli hale gelmiştir.
İnsan kaynakları departmanları, bu tür yazılımları çalışanların şirket politikalarına uyumunu izlemek için kullanabilir.
Örneğin, çalışma saatleri içerisinde belirli web sitelerinin kullanımını yasaklayan bir politika varsa, İK bu tür bir yazılımla çalışanların bu politikaya uyup uymadığını takip edebilir.
Şirketlerdeki işlerin büyük çoğunluğu bilgisayarlarla yapıldığından, bu tür bir izleme İK departmanları için değerli bir araçtır.
Uzaktan çalışanları olan şirketler, bu tür yazılımları çalışanların faaliyetlerini izlemek ve gerektiği saatlerde çalıştıklarından emin olmak için kullanabilirler.
Özellikle farklı zaman dilimlerinde çalışan çalışanları olan şirketler için önemlidir. Çalışan faaliyetlerini izleyerek, çalışanların verimli olduklarından ve işleri savsaklamadıklarından emin olabilirler.
Yeni sisteminizden en iyi şekilde yararlanmanızı sağlamak için dikkate almanız gereken bazı ipuçları ve püf noktaları şunlardır:
Bu tür yazılımlarla insanların sıkça yaptığı hatalardan biri, sistemi çok fazla bilgisayara kurmaktır. Unutmayın ki bu sistemler tuş vuruşları, ekran görüntüleri ve şirket bilgisayarında yapılan diğer tüm işlemler dahil olmak üzere tüm etkinlikleri izler.
Çalışanlarınız evde boş zamanlarında iş dizüstü bilgisayarlarında internette geziniyor veya kişisel e-postalar yazıyorsa, sizin onları izlediğinizi öğrendiklerinde şaşırabilirler.
Özellikle çalışan dizüstü bilgisayarlarında kullanıyorsanız yönetimle bu sistem hakkında açık bir tartışma yapmayı düşünün. Bu adım, şirketinizin izleme yazılımı konusunda yanlış anlaşılmaları veya kaygıları önlemeye yardımcı olabilir.
Yöneticiler, ekiplerine toplanan verileri ne yapmayı planladıklarını ve bu verilerin ne kadar süre saklanacağını açıkça söylemelidir. Bu, şeffaf bir şirket kültürü yaratmaya yardımcı olabilir ve izleme yazılımı hakkında önceden bilgilendirilmeyen çalışanlarla yaşanabilecek sorunları engelleyebilir.
Herhangi bir şirket politikasında olduğu gibi, çalışanlarınızın yaptığı her şeyi izleyen bir yazılım politikası dayatmamaya özen göstermelisiniz. Bu, çalışanların adil davranılmadıklarını hissedip güvensizlik ve memnuniyetsizlik duymalarına neden olabilir.
Sosyal medya uygulamalarında ne kadar vakit geçirildiği gibi küçük detaylardan ziyade, büyük resmi göz önünde bulundurmak daha iyidir.
Ayrıca bazı şirketlerin, çalışanların iş başında olmadığı zamanlarda dahi iş veya iş dışı kullanım için uygulama veya siteleri izleyebildiklerini unutmamak gerekir. Bu, bir şirket bilgisayarının, çalışan masasında olmasa da kullanılması hâlinde belirli faaliyetlerin kaydedilmesi anlamına geliyor.
Şirketlerin izleme yazılımını uygularken yaptığı yaygın hatalardan biri, sağlam bir planlarının olmamasıdır. Sağlam bir plan, çalışanların ne için izleneceğine, verilerin ne kadar süre saklanacağına dair ayrıntılı bir dokümantasyon içerir.
Ayrıca planınıza, bu yeni politikayı neden uygulamaya koyduğunuz ve şirketinizin bundan beklediği faydaların neler olduğu da eklenmelidir.
Bir plana sahip olmamak, çalışanlarda hayal kırıklığına ve onları izleyen yönetime karşı güvensizliğe yol açabilir. Sağlam bir planın birçok önemi vardır:
Şirketin izleme yazılımını doğru ve adil bir şekilde kullandığından emin olmanıza yardımcı olur.
Çalışanların, sizden habersiz takip ediliyor olmalarından rahatsızlık duymalarıyla ilgili hukuki sorunları önler.
Çalışanların bilgisayarlarında tam olarak neyi izlediğinizi ve nedenini anlamalarını sağlar.
Kurumsal izleme yazılımı çok etkili olsa da, işyeriniz için her zaman en ideal çözüm olmayabilecek bazı durumlar vardır.
Aşağıda, kurumsal izleme yazılımından uzak durmanın ve alternatif bir çözüm aramanın daha iyi olabileceği 5 duruma örnek verilmiştir:
Eğer iş yeriniz zaten çok katı bir ortamsa, izleme yazılımı işleri daha da kötüleştirebilir. Her hareketinizin izlenip kaydedildiği bir ortam hayal edin.
Bu, paranoya ve güvensizlik duygularına yol açarak verimli bir iş ortamı için istemediğiniz sonuçlar doğurur. Çalışanlarınız kendilerini sürekli izleniyormuş gibi hissederlerse risk almaktan veya yenilik yapmaktan çekinebilirler.
Çok sayıda uzaktan çalışanınız varsa, yalnızca herkesi ofisteyken etkili olan bir izleme yazılımı kullanmak mantıklı olmayabilir.
Uzaktaki çalışanları tek tek izlemenin bir yolunu bulmanız gerekir ki bu hem karmaşık hem de pahalı olabilir. Daha küçük şirketlerde, uzaktaki çalışanlarınıza güvenmek ve en iyisini ummak daha uygun olabilir.
Bu durum, günümüzde 100% internet üzerinden çalışan uzaktan şirketlerin artmasıyla daha yaygın hale geldi. Bu tür bir şirket olduğunuzu fark ederseniz, kurumsal izleme yazılımının firmanıza gerçekten değer katıp katmayacağını düşünmek için zaman ayırın.
Şirketiniz hassas bilgilerle uğraşıyorsa, izleme yazılımı yarardan çok zarar getirebilir. Gizli veriler sızdırılırsa, şirketinizin itibarı onarılamaz şekilde zarar görebilir.
Verilere yalnızca yetkili personelin erişebildiğinden emin olmak için çok katı bir izleme politikası uygulamanız gerekir ve yine de verilerin güvende olacağının garantisi yoktur.
Eğer çalışanlarınız hassas projeler üzerinde çalışıyorsa, izlendiğini bilmek en iyi performansı göstermelerini engelleyebilir.
Bu da onların stresli ve endişeli hissetmelerine yol açabilir, ki bu çalışanlardan beklediğinizin tam tersidir. Hassas projeler, çalışanların izlendiklerini düşünerek fazlasıyla kaygı duymaları halinde riske girebilir.
Eğer çalışanlarınız yaratıcı projeler üzerinde çalışıyorsa, izlendiğini bilmek gerçekten yaratıcı olmalarını engelleyebilir.
Bu, onların stresli ve kaygılı hissetmelerine neden olarak, yaratıcı bir çalışandan isteyeceğinizin tam tersini doğurur.
Bazı çalışanlar, işleri kendi yöntemleriyle yaparak daha yaratıcı olma eğilimindedir. Bu sürecin izlenmesi onları rahatsız edip, yaratıcı sürecin gereksiz yere sekteye uğramasına neden olabilir.
Şimdiye kadar yalnızca kurumsal izleme yazılımına odaklanmış olsak da, şirketinizin kullanabileceği tek seçenek bu değildir.
Daha önce tartıştığımız gibi, kurumsal izleme yazılımının sizin için uygun olmadığı sonucuna varırsanız dikkate alabileceğiniz başka seçenekler de var. Aşağıda 5 alternatif çözüm kısaca özetlenmiştir:
Manuel çalışan takibi, çalışan verimliliğini takip etmenin daha geleneksel bir yaklaşımıdır. Bu, zaman kartları, günlük raporlar veya çalışanlarla yapılan haftalık kontrol görüşmeleri gibi yöntemlerle yapılabilir.
Eğer küçük bir ekibiniz varsa, bu tür bir izleme daha etkili olabilir çünkü bireysel çalışan performansını daha yakından takip etmenize olanak tanır.
Bu, kurumsal izleme yazılımına benzer, ancak çalışan verimliliğine daha spesifik bir odaklanma sunar.
Bu çözümler genellikle görev yönetimi, proje yönetimi ve gerçek zamanlı raporlama gibi özelliklerle gelir ve çalışan verimliliğini ve etkinliğini artırmanıza yardımcı olabilir.
İsminden de anlaşılacağı gibi, zaman takip yazılımı çalışanların işte vakitlerini nasıl geçirdiğini izlemenize yardımcı olur. Bu, uzun molalar veya uzun öğle yemekleri gibi zamanın boşa harcandığı alanları belirlemenize yarar.
Ayrıca hangi çalışanların en fazla saat çalıştığını görmenize yardımcı olarak, fazla çalışma yapıp yapmadıklarından emin olmanızı sağlar.
Proje yönetimi yazılımı, ekiplerin projeler üzerinde iş birliği yapmasını ve son teslim tarihlerine uymasını sağlamak için tasarlanmıştır. Bu çözümler genellikle görev atama, dosya paylaşımı ve gerçek zamanlı sohbet gibi özelliklerle gelir ve çalışanların projeler üzerinde birlikte çalışmasını kolaylaştırır.
Şirketinizdeki çalışan faaliyetlerini takip etmek için donanım tabanlı izleme çözümleri de düşünebilirsiniz. Güvenlik kameraları, zaman saatleri ve ofise giriş-çıkışları izleyen kart okuyucular gibi unsurlar bu kapsama girer.
Çalışan izleme donanımı, yazılım çözümlerine göre daha pahalı olabilir ancak hassas verilerle çalışıyorsanız veya belirli güvenlik veya uyumluluk gereksinimleriniz varsa iyi bir seçenek olabilir.
Doğru kurumsal izleme yazılımı, işinizi daha iyi takip etmenize yardımcı olabilir. Aynı zamanda sizin ve çalışanlarınızın daha şeffaf bir kültür geliştirmesini de sağlayabilir.
Eğer kurumsal izleme yazılımının sizin için doğru çözüm olduğunu düşünüyorsanız, ondan en iyi şekilde yararlanmak için ipuçlarımıza ve püf noktalarımıza uyduğunuzdan emin olun.
Bu nedenle, hangi yazılımın şirketiniz için en iyisi olduğunu araştırın ve yeni sisteminizden maksimum fayda sağladığınızdan emin olmak için sağlam bir plan oluşturun.